Web 2.0 Instrumente für die innovative Verwaltung

1. Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 9/2009. Weitere Infos unter: iV-Redaktion,
Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: innovative-verwaltung@kloeker.com,
Internet: www.innovative-verwaltung.de. © 2009 Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden
Wissenstransfer: Aufwand in bestehende IT-Strukturen ein-
Twitter, Wiki, Blog & Co. – binden. Content-Management-Systeme
wie Joomla oder Drupal, Weblog-Software
Web 2.0 im E-Government wie Wordpress, Wiki-Systeme wie Media-
wiki oder DokuWiki, all diese Anwen-
dungen sind Open Source und frei verfüg-
IT-gestütztes Wissensmanagement ist ein wichtiges Schlagwort für die moderne, bar. Sie lassen sich auch von geübten
innovative Verwaltung. Die Motivation der Mitarbeiter/innen, aktiv Wissen zu teilen, Laien installieren und administrieren. Da-
leidet allerdings nicht selten unter der technischen Komplexität und mangelnden Be- bei handelt es sich durchaus um Anwen-
nutzerfreundlichkeit der Software, fehlenden Feedback-Möglichkeiten und fehlender dungen, die den professionellen Einsatz
sozialer Anerkennung für geleistete Beiträge. Web-2.0-Instrumente versprechen hier nicht zu scheuen brauchen.
Abhilfe und ermöglichen eine neue Qualität der administrativen Zusammenarbeit. Diese Möglichkeiten sind neu und
vielversprechend. Überall, wo auf die Kraft
von Dr. Lutz Gerlach/Stefan Hauptmann* zungsschwellen auf. All dies schmälert der Masse vertraut wird, lassen sich her-
schnell die Motivation der Mitarbeiter/in- vorragende Ergebnisse erzielen. Das ist
V
erwaltungsaufgaben sind ohne IT nen zu aktivem Wissensmanagement. die Stärke von Web 2.0: Es ist ein Mit-
schon seit langer Zeit nicht mehr zu Wissen in Datenbanken ist also nur selten mach-Web, buchstäblich.
bewältigen. Datenbankpflege und auch gelebtes Wissensmanagement. Wel-
-abfragen gehören zum Verwaltungsalltag. che Wege bieten sich noch an? Obama im Web 2.0
Seit Ende der 1990er Jahre halten auch In-
strumente des IT-gesteuerten Wissensma- Web-2.0-Wissensmanagement Bekannt ist, dass Barack Obama im Wahl-
nagements Einzug in die Verwaltung. Sol- kampf 2008 durch Web 2.0 ganz neue
che Instrumente gewährleisten die Vernet- Im Zuge neuester Entwicklungen haben Quellen für Wahlkampfspenden erschlie-
zung von Mitarbeitern/innen, indem de- sich die für Wissensmanagement verfüg- ßen konnte. Bekannt ist auch, dass er das
ren Wissen und Kompetenzen transparent baren Technologien sehr stark erweitert. Internet sehr konsequent für seine Medi-
gemacht und Expertisen vernetzt werden. Unter dem Label Web 2.0 hält eine neue enkampagnen im Wahlkampf genutzt hat.
Beispielsweise werden eingesetzt: Philosophie der Benutzung von IT Einzug Weniger oft thematisiert wird hingegen,
■ Dokumentenmanagement-Systeme in Organisationen: die Rückkanal-Fähig- dass Web 2.0 die bislang extrem aufwen-
■ Content-Management-Systeme keit und die damit mögliche 2-Wege-Kom- dige Administration des Wahlkampfes US-
■ Such- und Ordnungssysteme munikation. Der Benutzer kann ohne groß- amerikanischer Prägung erheblich redu-
■ Benachrichtigungssysteme en Aufwand und ohne Einarbeitung in ziert hat. Die Stichworte lauten: dezentra-
Mittlerweile zeigen erste Anwendungs- komplizierte Technologie wichtige Beiträ- le Steuerung und Selbstorganisation. Per-
erfahrungen, dass die verwendete Tech- ge leisten. Beiträge im Intranet, die vor- sonen, die sich auf der Webseite www.
nik bzw. Software allein zwar ein not- mals in zentral gesteuerten Content-Ma- MyBarackObama.com ein Profil angelegt
wendiger, jedoch kein hinreichender As- nagement-Systemen mit verhältnismäßig haben (vielleicht auch nur aus Neugier),
pekt erfolgreichen Wissensmanage- hohem technischen und redaktionellen wurden bereits mit diesem Schritt zu Oba-
ments ist. Vielmehr geht es auch um die Aufwand erstellt wurden, können nun in mas potentiellen Wahlkampfhelfern. Wie?
Motivation der Mitarbeiter/innen zur Wikis und Blogs dezentral von jedem Nut- Auf die unterschiedlichste Art und Weise:
Wissensteilung. zer erstellt werden. Schriftliche Beiträge Sie konnten republikanische Blogs und
Diese Motivation der Mitarbeiter/in- lassen sich in Wikis gemeinsam erstellen; Zeitungsbeiträge kommentieren, sich am
nen ist ein besonders fragiler Erfolgsfak- thematische Diskussionen lassen sich in Abarbeiten von Telefonlisten beteiligen,
tor. Auch wenn Aktivitäten der Wissenstei- Online-Foren durchführen; in Webtagebü- Kampagnen-Flyer ausdrucken und vertei-
lung als wichtig eingeschätzt und offiziell chern, so genannten Blogs, kann jeder sei- len. Die Kooperationsunterstützung ging
gewünscht werden, fallen die notwen- ne eigene Webseite mit eigenen Inhalten so weit, dass auch Tools zur Entwicklung
digen Aktivitäten der Wissensteilung pflegen, ohne hierfür einen großen tech- kompletter Veranstaltungskonzepte zur
schnell gut zu legitimierenden „dring- nischen Aufwand betreiben zu müssen. freien Verfügung gestellt wurden. Mit-
lichen Alltagsroutinen“ zum Opfer – und Hinzu kommt, dass Wissensmanage- glieder der Plattform „MyBarackObama.
das erst recht, wenn Feedback und Aner- ment-Systeme in technischer Hinsicht com“ konnten somit in Eigenregie Wahl-
kennung für geleistete Beiträge nur verzö- nicht mehr aufwendig sein müssen. Es partys für Obama organisieren. So viel
gert oder gar nicht an die Mitarbeiter/in- existieren viele freie Open-Source-Lö- zum Potential dezentraler Steuerung und
nen gegeben werden. Mangelhafte Benut- sungen, und nicht wenige von ihnen set- der Selbstorganisation. Obama scheint
zerfreundlichkeit der Systeme, hoher Ein- zen bereits Standards. Diese Systeme sich aber nicht nur in politischer Hinsicht
arbeitungsaufwand, technische Komplexi- sind auch erheblich flexibler geworden. der Mittel des Web 2.0 zu bedienen. Bei
tät und Intransparenz bauen weitere Nut- Sie lassen sich mit verhältnismäßig wenig allen Schwierigkeiten, die dieses Instru-
innovative Verwaltung 9/2009 45

2. E - G ove r n m e nt + M u lt i m e d i a
mentarium für die Administration Obama Doch wie ließe sich ein solcher Wis- Doch das revolutionär Neue ist die
bedeutet – z. B. die Pflicht, dass alles Ge- senstransfer bewerkstelligen? Ein Bei- Reichweite von Microblogging. Kommuni-
schriebene dokumentiert und verwahrt spiel für eine Mitmach-Umgebung mit kation, die unwahrscheinlich ist, die also
werden können muss –, Obama ist gewillt, niedrigen technischen Umsetzungs- im Normalfall überhaupt nicht entsteht
das Instrumentarium auch für seine admi- schwellen gibt das Projekt „Verwaltung oder allenfalls bilateral stattfindet und fol-
nistrative Regierungstätigkeit zu nutzen. Modern“ (www.verwaltungmodern.de). genlos bleibt, wird nun wahrscheinlich, in-
Unter www.recovery.gov z. B. sollen alle Ähnlich könnte auch eine Plattform zum dem sie in Schriftform in die Breite getra-
Ausgaben des jüngst verabschiedeten Thema Konjunkturpaket II aussehen. gen werden kann. Ein großes Microblog-
Konjunkturprogramms transparent und In der Broschüre zum Thema Web 2.0 ging-Netzwerk ist ein Garant dafür, dass je-
nachvollziehbar dargestellt werden. Aller- für die öffentliche Verwaltung (herunterzu- de Kommunikation auch einen oder meh-
dings geschieht das noch nicht im Sinne laden unter http://www.bitkom.org/de/ rere „Abnehmer/innen“ findet, für den/
einer 2-Wege-Kommunikation. Hier ist die publikationen/38337_55117.aspx) macht die die Mitteilung einen Informationswert
der Bundesverband hat. Dieses Prinzip nennt sich „long tail“ –
Informationswir t- also der Schweif, dessen langer Auslauf
schaft, Telekommuni- letztendlich alle erreicht. Dabei gewähr-
kation und neue Me- leisten Such- und Ordnungsfunktionen,
dien e. V. (BITKOM) dass den Empfänger nur solche Themen
darauf aufmerksam, erreichen, die er auch nachfragt. Durch ge-
dass sich die Erwar- meinsame Themeninteressen verknüpfen
tungshaltung der Bür- sich dann auch Personen miteinander, die
ger/innen zukünftig im Verwaltungsalltag in keinem direkten
in Richtung Beteili- Bezug zueinander stehen.
gung via Web 2.0 be- Die Power von Statusmeldungen, das
wegen wird. Es wer- Potential einer darauf folgenden Transpa-
den darin auch einige renz ist inzwischen erkannt, aber noch
eindrückliche Bei- nicht hinreichend genau beschrieben – we-
spiele für die bereits der im Positiven noch im Negativen. Dass
stattfindende Zusam- solche Kommunikationsformen aber die
von US-Bürgermeistern/innen initiierte menarbeit von Bürgern/innen und öffent- Zukunft der Wissensarbeit bestimmen wer-
Webseite www.stimulus.gov weiter. Sie licher Verwaltung geschildert. den, das ist bereits ausgemachte Sache.
soll dezidiert das lokale Wissen der Bür- Web 2.0 ist unweigerlich auf dem Vor-
ger/innen für die Initiierung und Steue- Microblogging – marsch und etabliert sich in allen IT-ver-
rung von Projekten nutzen. der neueste Trend netzten Bereichen. Die Einweg-Kommuni-
kation hat ausgedient, denn die Vorteile
Web 2.0 im der Verwaltung Microblogging-Systeme wie Twitter trei- der Rückkanal-Fähigkeit neuester IT sind
ben das Prinzip des Mitmachens auf die nicht mehr zu ignorieren. Hinzu kommt,
Dem Nachrichtenmagazin Der Spiegel Spitze. Das gilt sowohl für die Wissensar- dass das Gros der zukünftigen Angestell-
zufolge (Nr. 17/2009) operieren viele beit als auch für die dezentrale Steue- ten, die so genannte Generation Y oder
Kommunalverwaltungen mit der Bean- rung. Verfasser von Microblogs geben auch Digital Natives, mit Facebook, Stud-
tragung von Geldern im Rahmen des Kurznachrichten darüber ab, welche In- VZ und Youtube aufgewachsen sind. Sie
Konjunkturpakets II an der Grenze ihrer formationen sie gerade gefunden haben werden darauf bestehen, dass ihre IT-Um-
Belastbarkeit. Unklare Förderungswür- oder was sie gerade suchen, an welchen gebung die 2-Wege-Kommunikation er-
digkeit der angestrebten Vorhaben, Res- Problemen sie arbeiten, welche Fort- laubt. Das sollte als Potential betrachtet
sourcenbündelung bei knappem Zeit- schritte eine Arbeit macht, was sie inter- werden; künftige E-Government-Projekte
budget, mangelnde Planungskompe- essant finden, was sie gerade tun, wie sie sollten darauf aufbauen.
tenzen – dies sind typische Schwierig- sich fühlen und vieles andere. Solche Weitere Informationen erhalten Sie bei
keiten, mit denen vor allen Dingen klei- recht informellen, aber gerade deshalb cm|d – corporate mind development, Dr.
ne Kommunen zu kämpfen haben. Es auch potentiell wichtigen Informationen Lutz Gerlach, E-Mail: lutz.gerlach@cm-de-
liegt auf der Hand, dass ein schneller, verteilen sich oft in Ganggesprächen, in velopment.de, oder bei Stefan Haupt-
bundesweiter Wissenstransfer unter Telefonaten und teils auch per E-Mail. Ein mann, E-Mail: stefan.hauptmann@cm-de-
kommunalen Verwaltungsangestellten erster wichtiger Nutzen von Microblog- velopment.de.
und Experten zu den Regelungen und ging ist, dass die Informationen ver-
aktuellen Erfahrungen mit den Antrags- schriftlicht sind, erhalten bleiben und da- * Die Autoren sind Geschäftsführer der cm|d –
prozessen sehr hilfreich wäre. durch breit (nach)nutzbar sind. corporate mind development, Chemnitz
46 innovative Verwaltung 9/2009