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Internationales Projektmanagement
in der Cloud
Stuttgart, 11. Dezember 2014
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Niederlassung Stuttgart
Quellenstraße 7
70376 Stuttgart
Deutschland
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Gründung: 2008
Mitarbeiter: zweistellig
KaTe GmbH
2
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Portfolio
Zusammenarbeit mit
Projektmanagement
SAP Werkzeuge
GPM@IT Stuttgart
in SAP Projekten
1. Solution Manager
 Blueprint: Process Integration
 Testmanagement
 ChangeManagement
2. ASAP Methodik
KaTe GmbH
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Internationales Projektmanagement
in der Cloud
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Agenda
2. PM Herausforderungen
Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams?
3. Herausforderungen meistern mit Collaboration Tools
Was zeichnet die Arbeit mit Projectplace aus?
5. Fragen & Diskussionsrunde
19.15 Uhr : Pause ca. 15 Minuten
4. Projectplace praktisch
Wie bilde ich ein SAP Projekt in Projectplace ab?
20.15 Uhr : Ende der Veranstaltung
1. Ausgangssituation:
Internationale Projekte virtuelle Teams
Wie leitet man ein Projekt aus der Ferne?
5
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Ausgangssituation
… Sitz: Glarus, Schweiz … Sitz: Stans, Schweiz
… Sitz: Zürich, Schweiz
Internationale Projekte virtuelle Projektteams
Versicherungs-
Unternehmen
GLS
Versicherungs-
Unternehmen
NSV
Software-
Entwicklung
… Sitz: Stuttgart, Deutschland
Projektleitung
6
www.kate-group.de
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Ausgangssituation
7
Projektbeschreibung:
„Austausch einer individuell entwickelten Sachversicherungssoftware“
3+1 Jahre Laufzeit
40 Teammitglieder in wechselnder Besetzung
4 Standorte
7 Teilprojekte
36 Arbeitspakete
40 Konzeptionsworkshops
Teilweise keine Projekterfahrung
Keine IT-Erfahrung
Keine Erfahrung mit virtuellen Teams.
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Herausforderungen
8
1. Teambildung
2. Motivation & Führung
3. Aufgabenmanagement,
Projektstrukturierung
4. Dokumentenmanagement,
Informationsmanagement
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Herausforderungen (1/4)
Teambildung nach Tuckman
Forming Storming Norming Performing Adjourning
Erschwerter Prozess bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
9
…Kantinengespräche…
…Kontextinformationen…
(Kind in Firmen-Kindertagesstätte)
„sollen wir dutschi machen“
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Herausforderungen (2/4)
Motivation & Führung
Zuwendung, Zugehörigkeit,
Anerkennung, Wertschätzung
Grundlagen der
Motivation eines Teams.
Directing, Coaching, Supporting,
Delegating
Grundlagen situativer
Führung eines Teams.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
&
10
…ist Mitarbeiter überfordert,
unzufrieden, zu entspannt?
…Kontextinformationen
(Parallelprojekt beansprucht
ihn auch)?
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Herausforderungen (3/4)
Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung
Planung und Steuerung aller Aufgaben und Lieferobjekte,
die das Team, zum Erreichen der Projektziele leisten muss.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Potentielle Förderung von Einzelkämpfern
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Darstellung des Projektstatus erschwert
• Übergabe und Transparenz
der Lieferergebnisse
erschwert
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Ist Aufgabe jemanden anderen
zugeordnet? Welchen Status hat
diese ? Beim letzten Besuch hat er
so komisch geschaut?
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Herausforderungen (4/4)
Dokumentenmanagement, Informationsmanagement
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Zuweisung und Einhaltung von Zugriffsrechten problematisch
• Einhaltung von Strukturvorgaben erschwert
• Disziplinierte Dokumentenablage und Versionierung
schwerer einzufordern und zu kontrollieren
• Durchführung von Reviews komplex
Permanente, strukturierte und verständliche zur Verfügung
Stellung aller Dokumente und Informationen, die das Team
benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen.
12
Ich habe die
Prozessbeschreibung zur
Vorbereitung per eMail
versendet – wieso haben
Sie noch etwas geändert?
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Herausforderungen
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Projektmanagement in der Cloud bedarf demnach
besondere Unterstützung bei den Themen …
… aber wie?
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Gibt es Grenzen … KickOff, Steuerkreis Entscheidungen …?
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Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
ABER:
• kein Fokus auf PM-Bedürfnisse
• komplexe Handhabung
• fehlende Akzeptanz bei
unerfahrenen Nutzern
>>> das Tool wird nicht gelebt!!!
… mithilfe eines Collaboration Tools?
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Notes / Outlook:
Reviewprozess per EMail !
Sharepoint:
Wo stehen wir im Projekt ?
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Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vielleicht:
• Fokus auf PM-Bedürfnisse?
• einfache Handhabung?
• Akzeptanz bei
unerfahrenen Nutzern?
>>> das Tool wird gelebt???
… mithilfe einer virtuellen Projektumgebung?
?
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Dokumentation
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Identifikation
Prozesse
Kontakt
Das Team in Daten und Bildern
Telefonkonferenzen
Online-Meetings
Whiteboard-Funktion
Projektchat
E-Mail
Projekt-Icon
Terminabstimmung
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Prozesse
Kontakt
Das Team in Daten und Bildern
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Feuerwehrfachmann:
„Ist das die Art, wie sich
die Techniker auf
unseren Bildschirm
schalten ?…“
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AufgabenmanagementZiele
Versionierung
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Was ist ein KanBan Board?
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Vorlagen
Arbeitsprozesse
Terminabstimmung
Change-
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Reviewprozesse
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…
15 Minuten Pause
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Internationales PM in der Cloud
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