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Rahmenbedingungen für
agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung
11. September 2012, Universität Bern
Marco Fetz - Bruno Schafer - Stephan Sutter - Reto Maduz
2
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Mitwirkende
•  Marco Fetz, BBL
Leiter Kompetenzzentrum öffentliches Beschaffungswesen
und Rechtsdienst BBL
•  Bruno Schafer, BIT
Abteilungsleiter Beschaffung und Logistik
•  Stephan Sutter, ti&m
Head Office Bern
•  Jean-Pierre Wymann, SIA
Leiter Wettbewerbe und Studienaufträge
•  Reto Maduz, SwissQ
Leiter Services
3
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Ziele
1.  Entwicklung: Wird Software besser beschafft, wenn bereits
in deren Entwicklungsphase Vergabestelle und Anbietende
einen Dialog führen?
2.  Technologie-Partner: Wie kann aufgrund der
vorgegebenen Situation der richtige Partner gefunden
werden?
3.  Diskussion: Feedback abholen. Ansätze entgegen
nehmen. Stimmung spüren.
4.  Weiteres Vorgehen: Plattform bieten, Thema weiter zu
bearbeiten.
4
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Gründe für ein Scheitern von
(Beschaffungs-)projekten
•  Machbarkeit:
Falscheinschätzung; Annahmen
•  Kommunikation:
zu abstrakte Formulierungen; Missverständnisse;
sequenzielle Kommunikation
•  Änderungen:
wachsende oder ändernde Anforderungen an das
Gesamtsystem (Scope); wechselnde Rahmenbedingungen
(Priorisierung; Budget); neue Zusammensetzung
Stakeholder
•  neue Erkenntnisse:
können nicht umgesetzt werden
5
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Herausforderungen & Erfolgsfaktoren
•  Beschaffen heisst Auswählen und Entscheiden.
•  Es besteht ein Zielkonflikt zwischen Transparenz/
Gleichbehandlung und einer gemeinsamen Lösungsfindung
Herausforderungen Erfolgsfaktoren
Wie gestalte ich den
Beschaffungsprozess interaktiv?
Iterativer Prozess:
Vergabestelle & Anbieter
erarbeiten gemeinsam die
bestmögliche Lösung (Lernkurve).
Wie kann ich beschaffen, dass ich
agil (schrittweise) umsetzen kann?
Wie muss ich den Prozess
gestalten, dass ich nachher flexibel
bleibe?
Kommunikation
Wie finde ich den richtigen Partner
hierfür?
Flexible Aufteilung in Phasen
6
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Vorgehensweisen zur Verbesserung
Ausschreibung
Zuschlag
Realisierung
Ausschreibung
Zuschlag
Teil 1
Entwicklung
Weiter-
entwicklung
Teil 2 Teil ..
7
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Marco Fetz
Der Dialog
gemäss Art. 26a der Bundesverordnung
über das öffentliche Beschaffungswesen
8
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Der „Fall“
Aufgabenbeschrieb:
Elektronischer Daten/Informationsaustausch in der Verwaltung, mit
den Einsatzbetrieben sowie den dienstpflichtigen Personen.
Die Fachanwendung soll als ein integriertes Gesamtsystem
konzipiert, realisiert und eingeführt werden.
Projekt-
management
Entwicklung Lösung Umsetzung
Einführung,
Ausbildung
Pflege &
Support
entwerfen,
spezifizieren,
erstellen
Zudem: Zusatzleistungen (Dokumentation, Prozesse etc.).
installieren,
aktivieren (prod.
System) & testen
Unterstützung 3. Level
9
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Das Problem…
•  Lösungswege gesucht:
Beschaffungsstelle kennt das Ziel,
nicht aber zwingend den besten Weg dorthin;
Entscheidende Weichen werden am Anfang gestellt.
•  Bedürfnis:
Bereits in früher Phase Vorschläge besprechen und
gemeinsam weiterentwickeln
Gemeinsame Lernkurve in einem iterativen Prozess
•  Fehlende Flexibilität:
Kantone kennen Verbot von Abgebotsrunden
Bund regelte bis anhin nur „Verhandlungen“
10
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
… und die Lösung (Dialog)
WTO - Verfahren2009-11
Funktionale Ausschreibung
Präqualifikation
Zuschlag
20.2.2012
19.4.2012
23.7.2012
Beschwerdefrist unbenützt abgelaufen
3 DialogrundenMai, Juni
April Dialogvereinbarung
Mai Frage-Antwort-Katalog
Juni Schlussofferte
Gescheitert: Komplexität unterschätzt
Kriterium Preis 20%
14
3
Kriterium unter anderem
auch Referenzen
11
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Fazit
Dialog ist nur etwas für Profis:
•  Hohe Anforderungen; Ressourcenintensiv (je ca. 500%)
Erfolgsfaktoren:
•  Internes Projektmanagement Vergabestelle
•  Klare „Regieanweisungen“
•  Vergütung Offerten / klare Regelung Urheberrechte
Zitate Vergabestelle:
•  Bauch und Kopf stimmen überein.
Man wählt eine Lösung und einen Partner.
Zitate Anbietende:
•  WTO: Wie ein Pilot eines Jumbo, der das Ziel kennt, aber
keine Ahnung hat, wo er landen muss. Mit Dialog: Dank dem
Autopilot weiss man nun immerhin, wo der Flughafen ist.
12
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Bruno Schafer
Technologie-Partner
mittels öffentlicher
Ausschreibung
13
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
•  Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
•  Flexibilität nach der Zuschlagserteilung
•  Keine Bewertung von Personen
•  Ergebnisorientierung beim Lieferanten
•  Nach Ablauf der Ausschreibung Lieferantenwechsel
möglich
Grundsätze der neuen Ausschreibung
14
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
•  Eignungskriterien:
•  Allgemeine
•  Fachliche (z.B. Referenzprojekte, Unternehmenszert.)
•  Qualitative Mindest-Kriterien der eingesetzten MA
•  Akzeptanz von AGB und Rahmenvertrag
•  Zuschlagskriterien:
•  Unternehmensbezogene (Projektvorgehensmethode,
Weiterentwicklung der MA, Managementsystem,
Masterzertifizierung)
•  Rollenbezogene (Projekterfahrung, Zertifizierung)
•  Arbeitsvolumens pro benötigter HERMES-Rolle mit 100%*
Option über 5* Jahre
•  *veränderbar
Ausschreibung
15
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
•  Vereinbarung von projektbezogenen
Einzelverträgen:
•  Werkvertragliche Leistungen (z.B. abgrenzbare Erst- oder
Weiterentwicklungen)
•  Auftragsrechtliche Dienstleistungen
•  Prozess der Leistungsvereinbarung
•  QS: Bewertung von Termintreue, Qualität von
Lieferobjekten und MA, Dokumentation, Preis-
Leistungsverhältnis (Ampelsystem,
vertragsauflösend)
•  Abschluss und Übergabe des Projekt
Rahmenvertrag (nach Zuschlag)
16
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Fazit
•  Mit dieser Ausschreibungsform ist man in der Lage
nach dem Zuschlag flexible Aufträge (Einzelverträge)
mit dem Technologie-Partner abzuschliessen.
17
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Moderation: Reto Maduz
Diskussion
18
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Ihre Meinung ist uns wichtig!
•  Ist das Konzept „Dialog“ praktikabel?
•  Ist das Konzept „Technologie-Partner“ praktikabel?
•  Ist die Wahl der Kriterien richtig?
•  Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog,
Strategiepartner) offen genug für Änderungen im Verlaufe
des Projektes?
•  Mit dem Nachbarn: 3 Punkte, die Sie gerne umgesetzt
sehen würden bzgl. einer agileren Softwarebeschaffung
19
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Offene Diskussion / Fragen
Wo klemmt es?
Wasmüssenwirliefern?
Was passiert, wenn was neues kommt?
Wann macht der Dialog Sinn?
Was bedeutet
das an Aufwand?
WannmachteineStrategiepartner-AuswahlSinn?
Was lernen wir von
anderen Branchen?
20
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
Wie geht es weiter?
•  Wir wollen das Momentum nützen.
•  Die Diskussion soll weiter gehen.
•  Es wird Folgeveranstaltungen geben. Wann, Wie, Wo ist
noch nicht bestimmt.
•  Senden Sie uns Ihre Meinungen und Ihren Input an:
it-beschaffung@swissict.ch
•  Bleiben Sie vernetzt auf Twitter: #AgileProcurement
•  Wunsch: Vorgehen für eine agilere Beschaffung (wie
das SIA oder USIC z.T. Teil bereits haben)
21
Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung
Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern
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Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung

  • 1. Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung 11. September 2012, Universität Bern Marco Fetz - Bruno Schafer - Stephan Sutter - Reto Maduz
  • 2. 2 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Mitwirkende •  Marco Fetz, BBL Leiter Kompetenzzentrum öffentliches Beschaffungswesen und Rechtsdienst BBL •  Bruno Schafer, BIT Abteilungsleiter Beschaffung und Logistik •  Stephan Sutter, ti&m Head Office Bern •  Jean-Pierre Wymann, SIA Leiter Wettbewerbe und Studienaufträge •  Reto Maduz, SwissQ Leiter Services
  • 3. 3 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Ziele 1.  Entwicklung: Wird Software besser beschafft, wenn bereits in deren Entwicklungsphase Vergabestelle und Anbietende einen Dialog führen? 2.  Technologie-Partner: Wie kann aufgrund der vorgegebenen Situation der richtige Partner gefunden werden? 3.  Diskussion: Feedback abholen. Ansätze entgegen nehmen. Stimmung spüren. 4.  Weiteres Vorgehen: Plattform bieten, Thema weiter zu bearbeiten.
  • 4. 4 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Gründe für ein Scheitern von (Beschaffungs-)projekten •  Machbarkeit: Falscheinschätzung; Annahmen •  Kommunikation: zu abstrakte Formulierungen; Missverständnisse; sequenzielle Kommunikation •  Änderungen: wachsende oder ändernde Anforderungen an das Gesamtsystem (Scope); wechselnde Rahmenbedingungen (Priorisierung; Budget); neue Zusammensetzung Stakeholder •  neue Erkenntnisse: können nicht umgesetzt werden
  • 5. 5 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Herausforderungen & Erfolgsfaktoren •  Beschaffen heisst Auswählen und Entscheiden. •  Es besteht ein Zielkonflikt zwischen Transparenz/ Gleichbehandlung und einer gemeinsamen Lösungsfindung Herausforderungen Erfolgsfaktoren Wie gestalte ich den Beschaffungsprozess interaktiv? Iterativer Prozess: Vergabestelle & Anbieter erarbeiten gemeinsam die bestmögliche Lösung (Lernkurve). Wie kann ich beschaffen, dass ich agil (schrittweise) umsetzen kann? Wie muss ich den Prozess gestalten, dass ich nachher flexibel bleibe? Kommunikation Wie finde ich den richtigen Partner hierfür? Flexible Aufteilung in Phasen
  • 6. 6 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Vorgehensweisen zur Verbesserung Ausschreibung Zuschlag Realisierung Ausschreibung Zuschlag Teil 1 Entwicklung Weiter- entwicklung Teil 2 Teil ..
  • 7. 7 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Marco Fetz Der Dialog gemäss Art. 26a der Bundesverordnung über das öffentliche Beschaffungswesen
  • 8. 8 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Der „Fall“ Aufgabenbeschrieb: Elektronischer Daten/Informationsaustausch in der Verwaltung, mit den Einsatzbetrieben sowie den dienstpflichtigen Personen. Die Fachanwendung soll als ein integriertes Gesamtsystem konzipiert, realisiert und eingeführt werden. Projekt- management Entwicklung Lösung Umsetzung Einführung, Ausbildung Pflege & Support entwerfen, spezifizieren, erstellen Zudem: Zusatzleistungen (Dokumentation, Prozesse etc.). installieren, aktivieren (prod. System) & testen Unterstützung 3. Level
  • 9. 9 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Das Problem… •  Lösungswege gesucht: Beschaffungsstelle kennt das Ziel, nicht aber zwingend den besten Weg dorthin; Entscheidende Weichen werden am Anfang gestellt. •  Bedürfnis: Bereits in früher Phase Vorschläge besprechen und gemeinsam weiterentwickeln Gemeinsame Lernkurve in einem iterativen Prozess •  Fehlende Flexibilität: Kantone kennen Verbot von Abgebotsrunden Bund regelte bis anhin nur „Verhandlungen“
  • 10. 10 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern … und die Lösung (Dialog) WTO - Verfahren2009-11 Funktionale Ausschreibung Präqualifikation Zuschlag 20.2.2012 19.4.2012 23.7.2012 Beschwerdefrist unbenützt abgelaufen 3 DialogrundenMai, Juni April Dialogvereinbarung Mai Frage-Antwort-Katalog Juni Schlussofferte Gescheitert: Komplexität unterschätzt Kriterium Preis 20% 14 3 Kriterium unter anderem auch Referenzen
  • 11. 11 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Fazit Dialog ist nur etwas für Profis: •  Hohe Anforderungen; Ressourcenintensiv (je ca. 500%) Erfolgsfaktoren: •  Internes Projektmanagement Vergabestelle •  Klare „Regieanweisungen“ •  Vergütung Offerten / klare Regelung Urheberrechte Zitate Vergabestelle: •  Bauch und Kopf stimmen überein. Man wählt eine Lösung und einen Partner. Zitate Anbietende: •  WTO: Wie ein Pilot eines Jumbo, der das Ziel kennt, aber keine Ahnung hat, wo er landen muss. Mit Dialog: Dank dem Autopilot weiss man nun immerhin, wo der Flughafen ist.
  • 12. 12 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Bruno Schafer Technologie-Partner mittels öffentlicher Ausschreibung
  • 13. 13 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben •  Flexibilität nach der Zuschlagserteilung •  Keine Bewertung von Personen •  Ergebnisorientierung beim Lieferanten •  Nach Ablauf der Ausschreibung Lieferantenwechsel möglich Grundsätze der neuen Ausschreibung
  • 14. 14 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Eignungskriterien: •  Allgemeine •  Fachliche (z.B. Referenzprojekte, Unternehmenszert.) •  Qualitative Mindest-Kriterien der eingesetzten MA •  Akzeptanz von AGB und Rahmenvertrag •  Zuschlagskriterien: •  Unternehmensbezogene (Projektvorgehensmethode, Weiterentwicklung der MA, Managementsystem, Masterzertifizierung) •  Rollenbezogene (Projekterfahrung, Zertifizierung) •  Arbeitsvolumens pro benötigter HERMES-Rolle mit 100%* Option über 5* Jahre •  *veränderbar Ausschreibung
  • 15. 15 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern •  Vereinbarung von projektbezogenen Einzelverträgen: •  Werkvertragliche Leistungen (z.B. abgrenzbare Erst- oder Weiterentwicklungen) •  Auftragsrechtliche Dienstleistungen •  Prozess der Leistungsvereinbarung •  QS: Bewertung von Termintreue, Qualität von Lieferobjekten und MA, Dokumentation, Preis- Leistungsverhältnis (Ampelsystem, vertragsauflösend) •  Abschluss und Übergabe des Projekt Rahmenvertrag (nach Zuschlag)
  • 16. 16 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Fazit •  Mit dieser Ausschreibungsform ist man in der Lage nach dem Zuschlag flexible Aufträge (Einzelverträge) mit dem Technologie-Partner abzuschliessen.
  • 17. 17 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Moderation: Reto Maduz Diskussion
  • 18. 18 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Ihre Meinung ist uns wichtig! •  Ist das Konzept „Dialog“ praktikabel? •  Ist das Konzept „Technologie-Partner“ praktikabel? •  Ist die Wahl der Kriterien richtig? •  Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog, Strategiepartner) offen genug für Änderungen im Verlaufe des Projektes? •  Mit dem Nachbarn: 3 Punkte, die Sie gerne umgesetzt sehen würden bzgl. einer agileren Softwarebeschaffung
  • 19. 19 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Offene Diskussion / Fragen Wo klemmt es? Wasmüssenwirliefern? Was passiert, wenn was neues kommt? Wann macht der Dialog Sinn? Was bedeutet das an Aufwand? WannmachteineStrategiepartner-AuswahlSinn? Was lernen wir von anderen Branchen?
  • 20. 20 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Wie geht es weiter? •  Wir wollen das Momentum nützen. •  Die Diskussion soll weiter gehen. •  Es wird Folgeveranstaltungen geben. Wann, Wie, Wo ist noch nicht bestimmt. •  Senden Sie uns Ihre Meinungen und Ihren Input an: it-beschaffung@swissict.ch •  Bleiben Sie vernetzt auf Twitter: #AgileProcurement •  Wunsch: Vorgehen für eine agilere Beschaffung (wie das SIA oder USIC z.T. Teil bereits haben)
  • 21. 21 Fachsession 1: Rahmenbedingungen für agile Softwarebeschaffung Fachkonferenz IT-Beschaffung, 11. September 2012, Universität Bern Danke