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6 Gründe für Process Mining in der internen Revision

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Nutzen	
  von	
  Process	
  Mining	
  in	
  der	
  internen	
  Revision	
  
     Der	
   Wertbeitrag	
   der	
   internen	
   Revision	
   zum	
   Unternehmenserfolg	
   besteht	
   in	
   der	
  
Steigerung	
  der	
  Effektivität	
  und	
  Effizienz	
  der	
  Unternehmensorganisation	
  und	
  -­‐Prozesse,	
  durch	
  
Minimierung	
   von	
   Risiken,	
   wie	
   sie	
   beispielsweise	
   durch	
   die	
   bewusste	
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   unbewusste	
  
Verletzung	
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  Prozess-­‐	
  und	
  Complianceregeln	
  entstehen	
  können.	
  

    Angeregt	
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  und	
  die	
  hinter	
  uns	
  liegende	
  Wirtschaftskrise	
  wird	
  die	
  
Rolle	
  der	
  internen	
  Revision	
  überdacht	
  und	
  der	
  Wunsch	
  nach	
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  statt	
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Arbeitsweise	
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  Unabhängig	
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  Wunsch	
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   die	
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   Continuous	
  
Auditing,	
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   denen	
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   spielt.	
   Im	
   Unterschied	
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analytischen	
   Werkzeugen	
   der	
   Revision	
   bietet	
   Process	
   Mining	
   einen	
   expliziten	
   Blick	
   auf	
   die	
  
Prozesse.	
  

1.	
  Prozessrevision	
  und	
  -­‐Verständnis	
  in	
  der	
  digitalen	
  Welt	
  

    Die	
   klassische	
   Vorgehensweise	
   der	
   Prozessrevision	
   besteht	
   im	
   Führen	
   von	
   Interviews,	
  
Beobachten	
   von	
   Abläufen	
   und	
   Ziehen	
   von	
   Stichproben.	
   Die	
   Ergebnisse	
   sind	
   aufwändig	
  
erarbeitet	
   und	
   bilden	
   in	
   vielen	
   Fällen	
   eher	
   den	
   Soll-­‐	
   und	
   weniger	
   den	
   tatsächlichen	
   Ist-­‐
Prozess	
  ab.	
  

      Geschäftsprozesse	
   werden	
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   durch	
   ERP-­‐	
   und	
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   unterstützt,	
   die	
  
einerseits	
   zu	
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   sind,	
   um	
   sie	
   vollständig	
   zu	
   überblicken,	
   andererseits	
   aber	
   jede	
  
einzelne	
   Aktivität	
   digital	
   protokollieren.	
   Process	
   Mining	
   verwendet	
   diese	
   digitalen	
   Spuren,	
  
um	
  aus	
  ihnen	
  die	
  Prozesswirklichkeit	
  zu	
  rekonstruieren;	
  vom	
  Anfang	
  bis	
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  und	
  inklusive	
  
aller	
  tatsächlich	
  aufgetretenen	
  Varianten	
  und	
  Abweichungen.	
  Der	
  Revisor	
  erlangt	
  damit	
  ein	
  
Prozessverständnis	
  mindestens	
  “auf	
  Augenhöhe”	
  mit	
  den	
  Prozessverantwortlichen.	
  

2.	
  Maximale	
  “Stichprobe”	
  von	
  100%	
  

     Bei	
   der	
   klassischen	
   Vorgehensweise	
   sind	
   der	
   Größe	
   von	
   Stichproben	
   natürliche	
   Grenzen	
  
gesetzt.	
  Je	
  komplexer	
  der	
  zu	
  untersuchende	
  Prozess	
  ist,	
  desto	
  kleiner	
  fällt	
  in	
  der	
  Regel	
  die	
  
Stichprobe	
  aus,	
  was	
  wiederum	
  ihre	
  Aussagefähigkeit	
  auf	
  den	
  gesamten	
  Prozess	
  einschränkt.	
  

       Für	
   Process	
   Mining	
   gelten	
   diese	
   Einschränkungen	
   nicht.	
   Die	
   Darstellung	
   des	
   Prozesses	
  
und	
   die	
   Prüfung	
   auf	
   z.B.	
   mögliche	
   Complianceverletzungen	
   basiert	
   immer	
   auf	
   100%	
   aller	
  
protokolierten	
  Geschäftsvorfälle.	
  

3.	
  Visualisierung	
  von	
  Prozessrisiken,	
  -­‐Ausnahmen	
  und	
  -­‐Kontrollen	
  

     Leider	
  laufen	
  die	
  Dinge	
  nicht	
  immer	
  so,	
  wie	
  sie	
  sollen.	
  Je	
  stärker	
  der	
  individuelle	
  Verlauf	
  
eines	
  Geschäftsvorfalls	
  vom	
  Soll-­‐,	
  bzw.	
  Kernprozess	
  abweicht,	
  desto	
  größer	
  ist	
  das	
  mögliche	
  
Risiko	
   für	
   das	
   Unternehmen.	
   Um	
   das	
   Risiko	
   aber	
   tatsächlich	
   beurteilen	
   zu	
   können,	
   muss	
  
überprüft	
   werden,	
   ob	
   auch	
   bei	
   Prozessausnahmen	
   die	
   internen	
   Kontrollen	
   greifen,	
   was	
  
wiederum	
  digitale	
  Spuren	
  in	
  den	
  Systemen	
  hinterlässt.	
  Process	
  Mining	
  verwendet	
  spezielle	
  
 




Filter,	
   um	
   –	
   auf	
   Wunsch	
   –	
   jede	
   Prozessausnahme	
   zu	
   visualisieren	
   und	
   zeigt	
   auch	
   das	
  
Vorhandensein	
  oder	
  Fehlen	
  von	
  Kontrollen.	
  

4.	
  Qualitätssteigerung	
  und	
  Aufwandsreduzierung	
  

      Erfahrungen	
   von	
   Revisionsabteilungen	
   haben	
   gezeigt,	
   dass	
   die	
   Prüfungsvorbereitung	
  
und	
  -­‐Planung	
  eine	
  ideale	
  Einsatzphase	
  für	
  Process	
  Mining	
  ist.	
  Der	
  Revisor	
  kann	
  den	
  Prozess	
  
effektiver	
   und	
   effizienter	
   analysieren,	
   mögliche	
   Risiken	
   erkennen	
   und	
   die	
   eigentliche	
  
Prüfung	
  besser	
  vorbereiten	
  als	
  vor	
  dem	
  Einsatz	
  von	
  Process	
  Mining.	
  

    Der	
   Aufwand	
   für	
   die	
   Prüfungsvorbereitung	
   wird	
   signifikant	
   reduziert	
   und	
   gleichzeitig	
  
wird	
   die	
   Qualität	
   der	
   Prüfung	
   gesteigert,	
   da	
   diese	
   aufgrund	
   der	
   vorab	
   gewonnenen	
  
Erkenntnisse	
  viel	
  fokussierter	
  stattfindet.	
  

      Unter	
  dem	
  Strich	
  reduziert	
  Process	
  Mining	
  den	
  Aufwand	
  einer	
  Prüfung	
  um	
  ca.	
  25%.	
  

5.	
  Continuous	
  Monitoring	
  und	
  Auditing	
  

     In	
   fast	
   allen	
   Organisationen	
   folgt	
   die	
   Revisionsarbeit	
   einem	
   jährlichen	
   Plan	
   und	
   jede	
  
Prüfung	
   findet	
   einmal	
   im	
   Jahr	
   statt.	
   Für	
   besonders	
   wichtige	
   oder	
   risikobehaftete	
   Prozesse	
  
reicht	
   das	
   aber	
   nicht	
   aus.	
   Hinter	
   dem	
   Stichwort	
   “Continuous	
   Auditing”	
   verbirgt	
   sich	
   der	
  
Wunsch	
  nach	
  einer	
  ständigen	
  Überwachung	
  von	
  Prozessen.	
  

        Process	
   Mining	
   stellt	
   hierfür	
   einen	
   idealen	
   Baustein	
   dar,	
   da	
   es	
   vollautomatisch	
   in	
  
vorgegebenen	
  Zeitabständen	
  aus	
  den	
  aktuellen	
  “digitalen	
  Spuren”	
  den	
  tatsächlichen	
  Prozess	
  
mit	
   allen	
   Varianten	
   und	
   benötigten	
   Kennzahlen	
   rekonstruiert	
   und	
   dem	
   Revisor	
   einen	
  
ständigen	
  Überblick	
  über	
  den	
  Prozessablauf	
  und	
  die	
  Wirkung	
  des	
  internen	
  Kontrollsystems.	
  

6.	
  Process	
  Mining	
  als	
  Wachstumsfeld	
  der	
  internen	
  Revision	
  

    Process	
   Mining	
   hilft	
   dem	
   Revisor,	
   sich	
   auch	
   als	
   Berater	
   für	
   wertorientierte	
  
Verbesserungen	
   im	
   Unternehmen	
   zu	
   positionieren.	
   Er	
   ist	
   nicht	
   länger	
   auf	
   subjektive	
  
Aussagen	
   der	
   Prozessbeteiligten	
   und	
   –Verantwortlichen	
   und	
   Stichproben	
   angewiesen,	
  
sondern	
  seine	
  Aussagen	
  basieren	
  auf	
  objektiven	
  Fakten	
  und	
  effizienten	
  Analysen.	
  

       Der	
   Revisor	
   wird	
   damit	
   zum	
   Lieferant	
   für	
   strategisch	
   und	
   operativ	
   wertvolle	
   Analysen	
  
und	
  ein	
  gesuchter	
  Gesprächspartner	
  für	
  das	
  Top-­‐Management.	
  

Weitere	
  Informationen?	
  

       Besuchen	
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   Sie	
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der	
  Nummer	
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  9989877	
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6 Gründe für Process Mining in der internen Revision

  • 1.   Nutzen  von  Process  Mining  in  der  internen  Revision   Der   Wertbeitrag   der   internen   Revision   zum   Unternehmenserfolg   besteht   in   der   Steigerung  der  Effektivität  und  Effizienz  der  Unternehmensorganisation  und  -­‐Prozesse,  durch   Minimierung   von   Risiken,   wie   sie   beispielsweise   durch   die   bewusste   oder   unbewusste   Verletzung  von  Prozess-­‐  und  Complianceregeln  entstehen  können.   Angeregt  durch  diverse  Skandale  und  die  hinter  uns  liegende  Wirtschaftskrise  wird  die   Rolle  der  internen  Revision  überdacht  und  der  Wunsch  nach  einer  proaktiven  statt  reaktiven   Arbeitsweise  geäußert.  Unabhängig  davon,  mit  welchem  Nachdruck  dieser  Wunsch  geäußert   wird,   passt   Process   Mining   perfekt   in   die   Diskussion   um   Trends,   wie   z.B.   Continuous   Auditing,   bei   denen   Technologie   eine   zentrale   Rolle   spielt.   Im   Unterschied   zu   anderen   analytischen   Werkzeugen   der   Revision   bietet   Process   Mining   einen   expliziten   Blick   auf   die   Prozesse.   1.  Prozessrevision  und  -­‐Verständnis  in  der  digitalen  Welt   Die   klassische   Vorgehensweise   der   Prozessrevision   besteht   im   Führen   von   Interviews,   Beobachten   von   Abläufen   und   Ziehen   von   Stichproben.   Die   Ergebnisse   sind   aufwändig   erarbeitet   und   bilden   in   vielen   Fällen   eher   den   Soll-­‐   und   weniger   den   tatsächlichen   Ist-­‐ Prozess  ab.   Geschäftsprozesse   werden   heute   durch   ERP-­‐   und   BPM-­‐Systeme   unterstützt,   die   einerseits   zu   komplex   sind,   um   sie   vollständig   zu   überblicken,   andererseits   aber   jede   einzelne   Aktivität   digital   protokollieren.   Process   Mining   verwendet   diese   digitalen   Spuren,   um  aus  ihnen  die  Prozesswirklichkeit  zu  rekonstruieren;  vom  Anfang  bis  Ende  und  inklusive   aller  tatsächlich  aufgetretenen  Varianten  und  Abweichungen.  Der  Revisor  erlangt  damit  ein   Prozessverständnis  mindestens  “auf  Augenhöhe”  mit  den  Prozessverantwortlichen.   2.  Maximale  “Stichprobe”  von  100%   Bei   der   klassischen   Vorgehensweise   sind   der   Größe   von   Stichproben   natürliche   Grenzen   gesetzt.  Je  komplexer  der  zu  untersuchende  Prozess  ist,  desto  kleiner  fällt  in  der  Regel  die   Stichprobe  aus,  was  wiederum  ihre  Aussagefähigkeit  auf  den  gesamten  Prozess  einschränkt.   Für   Process   Mining   gelten   diese   Einschränkungen   nicht.   Die   Darstellung   des   Prozesses   und   die   Prüfung   auf   z.B.   mögliche   Complianceverletzungen   basiert   immer   auf   100%   aller   protokolierten  Geschäftsvorfälle.   3.  Visualisierung  von  Prozessrisiken,  -­‐Ausnahmen  und  -­‐Kontrollen   Leider  laufen  die  Dinge  nicht  immer  so,  wie  sie  sollen.  Je  stärker  der  individuelle  Verlauf   eines  Geschäftsvorfalls  vom  Soll-­‐,  bzw.  Kernprozess  abweicht,  desto  größer  ist  das  mögliche   Risiko   für   das   Unternehmen.   Um   das   Risiko   aber   tatsächlich   beurteilen   zu   können,   muss   überprüft   werden,   ob   auch   bei   Prozessausnahmen   die   internen   Kontrollen   greifen,   was   wiederum  digitale  Spuren  in  den  Systemen  hinterlässt.  Process  Mining  verwendet  spezielle  
  • 2.   Filter,   um   –   auf   Wunsch   –   jede   Prozessausnahme   zu   visualisieren   und   zeigt   auch   das   Vorhandensein  oder  Fehlen  von  Kontrollen.   4.  Qualitätssteigerung  und  Aufwandsreduzierung   Erfahrungen   von   Revisionsabteilungen   haben   gezeigt,   dass   die   Prüfungsvorbereitung   und  -­‐Planung  eine  ideale  Einsatzphase  für  Process  Mining  ist.  Der  Revisor  kann  den  Prozess   effektiver   und   effizienter   analysieren,   mögliche   Risiken   erkennen   und   die   eigentliche   Prüfung  besser  vorbereiten  als  vor  dem  Einsatz  von  Process  Mining.   Der   Aufwand   für   die   Prüfungsvorbereitung   wird   signifikant   reduziert   und   gleichzeitig   wird   die   Qualität   der   Prüfung   gesteigert,   da   diese   aufgrund   der   vorab   gewonnenen   Erkenntnisse  viel  fokussierter  stattfindet.   Unter  dem  Strich  reduziert  Process  Mining  den  Aufwand  einer  Prüfung  um  ca.  25%.   5.  Continuous  Monitoring  und  Auditing   In   fast   allen   Organisationen   folgt   die   Revisionsarbeit   einem   jährlichen   Plan   und   jede   Prüfung   findet   einmal   im   Jahr   statt.   Für   besonders   wichtige   oder   risikobehaftete   Prozesse   reicht   das   aber   nicht   aus.   Hinter   dem   Stichwort   “Continuous   Auditing”   verbirgt   sich   der   Wunsch  nach  einer  ständigen  Überwachung  von  Prozessen.   Process   Mining   stellt   hierfür   einen   idealen   Baustein   dar,   da   es   vollautomatisch   in   vorgegebenen  Zeitabständen  aus  den  aktuellen  “digitalen  Spuren”  den  tatsächlichen  Prozess   mit   allen   Varianten   und   benötigten   Kennzahlen   rekonstruiert   und   dem   Revisor   einen   ständigen  Überblick  über  den  Prozessablauf  und  die  Wirkung  des  internen  Kontrollsystems.   6.  Process  Mining  als  Wachstumsfeld  der  internen  Revision   Process   Mining   hilft   dem   Revisor,   sich   auch   als   Berater   für   wertorientierte   Verbesserungen   im   Unternehmen   zu   positionieren.   Er   ist   nicht   länger   auf   subjektive   Aussagen   der   Prozessbeteiligten   und   –Verantwortlichen   und   Stichproben   angewiesen,   sondern  seine  Aussagen  basieren  auf  objektiven  Fakten  und  effizienten  Analysen.   Der   Revisor   wird   damit   zum   Lieferant   für   strategisch   und   operativ   wertvolle   Analysen   und  ein  gesuchter  Gesprächspartner  für  das  Top-­‐Management.   Weitere  Informationen?   Besuchen   Sie   unsere   Webseite   www.processgold.de   oder   rufen   Sie   uns   einfach   unter   der  Nummer  +49  6174  9989877  an.