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Executive Audit Challenge Summer Series 2010

Vorstellung von Process Mining als innovative Lösung für die Analyse von Prozessen im Prüfungsalltag der internen Revision. Vorgestellt während der 'Executive Audit Challenge Summer Series 2010' in 11 Städten in Deutschland, Österreich und Schweiz

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Executive Audit Challenge Summer-Series
          - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -




                             Process Mining
    Innovation im Prüfungsalltag der internen Revision




                  Referent:             Rudolf Kuhn
                                        Vorstand
                                        ProcessGold AG



Folie 1                                                  Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
Executive Audit Challenge Summer-Series
          - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -




„Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen
Revision ist ein ausschlaggebender Punkt
das Finden und Analysieren von nützlichen
und verwertbaren Informationen in kurzer
Zeit.“ (www.DIIR.de)




Folie 2                                                  Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
Executive Audit Challenge Summer-Series
            - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -



Wie finden und analysieren Sie verwertbare Informationen heute?


    Stichproben          Beobachtung                Befragung    Walkthroughs


          ungenau                        teuer              zeitaufwändig


            Herausforderung: Analyse digitaler Prozesse?



                   Lösungsalternative: Process Mining!




Folie 3                                                           Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
Executive Audit Challenge Summer-Series
                     - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -



Effizienzsteigerung versus Risikominimierung


          hoch                                                                   hoch
              Optimierungspotenzial




                                                                                Risiko
          niedrig                                                              niedrig
                                      viele   Geschäftsvorfälle     wenige

Folie 4                                                                      Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
Executive Audit Challenge Summer-Series
           - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -



Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der
Prozessanalyse und –Revision .

   Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“
   aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).

   Typische Einsatzgebiete von Process Mining
   •  Process Discovery              „What is really happening?“
   •  Performance Analysis           „Where are the the bottlenecks?“
   •  Compliance Check               „Do we follow the rules?“
   •  Process Improvement            „How to optimize this process?“
   •  Process Prediction             „Will this case be late?“ 

   Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Vorgehensweise:
      100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung


Folie 5                                                     Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
Executive Audit Challenge Summer-Series
           - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -



Die Voraussetzungen für Process Mining sind gering und fast immer
gegeben.

„Digitale Spuren“ bestehend aus:
  •  Vorgangsnummer (Case ID)
  •  Aktivitätskennzeichnung
  •  Zeitstempel (Start und/oder Ende einer Aktivität)
  •  Beliebige weitere Daten für vertiefende Analysen




              Daten                    werden zu          Design / KPIs


Folie 6                                                             Rudolf Kuhn, ProcessGold AG

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Executive Audit Challenge Summer Series 2010

  • 1. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Process Mining Innovation im Prüfungsalltag der internen Revision Referent: Rudolf Kuhn Vorstand ProcessGold AG Folie 1 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 2. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“ (www.DIIR.de) Folie 2 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 3. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Wie finden und analysieren Sie verwertbare Informationen heute? Stichproben Beobachtung Befragung Walkthroughs ungenau teuer zeitaufwändig Herausforderung: Analyse digitaler Prozesse? Lösungsalternative: Process Mining! Folie 3 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 4. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Effizienzsteigerung versus Risikominimierung hoch hoch Optimierungspotenzial Risiko niedrig niedrig viele Geschäftsvorfälle wenige Folie 4 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 5. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Prozessanalyse und –Revision . Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“ aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...). Typische Einsatzgebiete von Process Mining •  Process Discovery „What is really happening?“ •  Performance Analysis „Where are the the bottlenecks?“ •  Compliance Check „Do we follow the rules?“ •  Process Improvement „How to optimize this process?“ •  Process Prediction „Will this case be late?“  Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Vorgehensweise: 100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung Folie 5 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 6. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Die Voraussetzungen für Process Mining sind gering und fast immer gegeben. „Digitale Spuren“ bestehend aus: •  Vorgangsnummer (Case ID) •  Aktivitätskennzeichnung •  Zeitstempel (Start und/oder Ende einer Aktivität) •  Beliebige weitere Daten für vertiefende Analysen Daten werden zu Design / KPIs Folie 6 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 7. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - "Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen. Die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“ (Albert Einstein) Folie 7 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 8. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Life Demo Process Mining Folie 8 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 9. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen zeitlichen und finanziellen Investitionen. Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von Process Scan Text Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten. Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten. Text Data Extraction Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold. Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die Process Mining Text gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold. Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder Process Review Text Erweiterung der Analyse. Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender Process Findings Text und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte und möglicher Zusammenarbeit. Folie 9 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 10. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse. Tage Inhalte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Process Scan Data Extraction Process Mining Process Review Process Findings Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process Review‘ und ‚Process Findings‘ – werden im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt. Folie 10 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 11. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Wertbeitrag Wirkt unmittelbar auf … •  Durch die verbesserte Identifizierung der kritischen Fälle können Risiken kurz- bis Kosten aus Falschbearbeitung mittelfristig reduziert werden •  Die Unterstützung durch Werkzeuge und die verbesserte Kosten für Prüfung und Transparenz führt zu jederzeit Prozessanalyse aktuellen Ergebnissen und messbaren Stati •  Die automatisierte und Kosten für Implementierung wiederholbare Analyse reduziert und den laufenden Betrieb der manuelle Aufwände erheblich internen Kontrollen Folie 11 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 12. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Fazit: Process Mining liefert einen hohen Wertbeitrag für die Revision. •  „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“ (Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa) Folie 12 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 13. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Go for Gold... ProcessGold AG Rudolf Kuhn Robert-Koch-Straße 116d Vorstand 65779 Kelkheim T: +49.178.8855528 www.processgold.de F: +49.178.998855528 www.twitter.com/processgold M: rudolf.kuhn@processgold.de Folie 13 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 14. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Audit Challenge 2011 Save the date: Konferenzprogrammtage 28.-31. März 2011 Wachstumsfelder für die Interne Revision & Audit Decision - 28. März – Pre-Audit Challenge: Audit Executive Seminare - 29. März – ½ Konferenztag Audit Technology Innovation Arena - 29. März – ½ Konferenztag Audit Challenge Classic + Audit Innovation Awards - 30. März – Konferenztag Audit Challenge Wachstumsfelder für die Interne Revision - 31. März – Thementag Managing Fraud Investigation & Prevention - 01. April – Fraud Management Training Weitere Detailinformationen zu Vorträgen und Referenten finden Sie unter: www.audit-challenge.de Folie 14 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 15. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Appendix Folie 15 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 16. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Hintergrund und Zielsetzung von Process Mining •  Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von Prozessanalyse und Data Mining. •  Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren. •  Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu untersuchen. •  Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen. •  Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist. Folie 16 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 17. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Gartner ist von Process Mining überzeugt. •  „We think automated process discovery is a tool worth considering if you want to really understand the dynamics of business processes and want to improve the quality of your process models.“ •  "The technique of process mining is so strong that you don’t even have to specify a process model; it is created from a greenfield by the pattern recognition.“ Folie 17 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG
  • 18. Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern - Weitere Informationen online verfügbar: •  Unsere Präsentationen und Whitepaper http://www.slideshare.net/ProcessGold •  Screenshots http://www.processgold.de/?page_id=360 •  Animation Process http://www.processgold.de/Download/Animation_Process.swf •  Animation Social Network http://www.processgold.de/Download/Animation_Social_Network.swf •  Twitter http://www.twitter.com/processgold Folie 18 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG