1. Process Mining
Effizienz- und Qualitätssteigerung in der
Prozessrevision durch Process Mining

2. Aufgaben und Herausforderungen der Revision
! Alle Prozessabläufe innerhalb des Prüfgebiets in kurzer Zeit End-to-End
verstehen und analysieren.
! basierend auf dem Prozessverständnis auf Augenhöhe mit den Prozeß-
Owner Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren und damit Mehrwerte
schaffen…
! unter Berücksichtigung von Marktstandards und „best practices“…
! bei einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds und damit
einhergehend dem Wegfall althergebrachter Testmethoden wie z.B.
Beobachtung und Reperformance…
! mit umfangreichen Massendaten…
! plus jederzeitige Durchführung von Sonderprüfungen z.B. auf Wunsch des
Vorstandes oder bei Betrugsverdacht.
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3. Wie analysieren und auditieren Sie Ihre Prozesse?
Stichproben Walkthroughs Interviews
unpräzise zeitaufwändig
Herausforderung: Digitalisierte Prozesse mit Massendaten
Lösung: Process Mining
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4. Process Mining
Vorstellung der Technologie
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5. Was ist Process Mining?
! Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der
Analyse und des Monitoring von Prozessen aus beliebigen
Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...) anhand „digitaler
Spuren (Datenbanken, Logfiles, ...).
! Vorgangsnummer
! Aktivitätskennzeichnung
! Zeitstempel
! Beliebige weitere Daten für detailliertere Analysen
werden Zahlen
“digitale
Daten
Spuren” zu Fakten
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6. Was leistet und nützt Process Mining?
! Typische Einsatzgebiete von Process Mining
! Process Discovery Darstellung der gelebten (Prozess-)Realität
! Process Measurement Erhebung von Kennzahlen
! Process Compliance Check Überprüfung der Regeleinhaltung
! Process Improvement Optimierung auf Basis von Fakten
! Process Monitoring Fortlaufende automatisierte Überwachung
! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:
! Sehr hohe Genauigkeit bei sehr hoher Zeit- und Kosteneinsparung
! Basis für Diskussion über das „warum statt über das „wie
! Werte statt Worte, Konkretes statt Konjunktive, Fakten statt Vermutungen
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7. Process Mining ermöglicht sowohl Effizienzsteigerung,
wie auch Risikominimierung
hochOptimierungspotenzial hoch
Risiko
niedrig niedrig
viele gleichartige wenige
(Standard) Geschäftsvorfälle (Ausnahmen)

8. Der ‚Process Mining Prozess
Daten
ERP
Statistiken
Daten
CRM
Daten
Process Mining
Aufbereitung
Daten
BPM
Daten
...
Prozesse
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9. Process Mining
Screenshots, bzw. im Workshop Wechsel in
das Live System
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10. Ein beispielhaftes Logfile
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11. Start Mining
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12. Das Mining läuft
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13. Das Mining läuft weiter
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14. Das Mining läuft immer noch
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15. Mining abgeschlossen
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16. Kernprozess auf Knopfdruck
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17. Prozessvarianten auf Knopfdruck
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18. Kennzahlen auf Knopfdruck

19. Teamstrukturen auf Knopfdruck
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20. Filter ermöglichen die genau Analyse von Daten
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21. Beispiel für Ausnahmen im Prozess
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22. Details der selektierten Geschäftsvorfälle
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23. So laufen Ihre Geschäfte.
Animation unter: http://bit.ly/process_animation
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24. Process Mining
Vorgehensweise bei einer Prüfung

25. Was bietet Ihnen Process Mining in der Revision?
Sie können in sehr kurzer Zeit einen Prozess verstehen,
analysieren, Fragen beantworten und aufgestellte
Audit Challenge
Hypothesen mit Zahlen, Daten und Fakten bestätigen
oder widerlegen.
Sie können die Qualität Ihrer Prüfungen durch die
Analyse aller protokollierten Geschäftsvorfälle steigern
Audit Improvement
und darüber hinaus zur Effizienzsteigerung der
Geschäfts- und Revisionsprozesse beitragen.
Sie können definierte Prozesse fortlaufend überwachen
Continuous Auditing und erhalten regelmäßig abgestimmte Analysen und
Reports.
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26. Vorgehensweise
Auswahl und Abgrenzung des Prozesses.
Formulierung von konkreten Klärung unterstützender Systeme,
Prüfungsfragen und Hypothesen vor dem möglicher Medienbrüche und der
Hintergrund möglicher Risiken. grundsätzlichen Datenverfügbarkeit.
Ableitung, Extraktion und Aufbereitung benötigter Daten.
Prozessrevision mit Process Mining Unterstützung.
Bewertung der Ergebnisse und ggf. weitere Prüfungshandlungen
Ursachenanalyse der Abweichungen
Finaler Auditreport
Optional: Etablierung eines Continuous Auditings oder Process Monitoring
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27. Process Mining
Erfahrungen & Fazit

28. Welche Erfahrungen machen unsere Klienten mit
Process Mining?
Frank Bieser, CIO, Yellow Pages, Wien:
! „Mit dem von ProcessGold angewandten Ansatz des Process Minings hat
es nur wenige Stunden gebraucht, um Verbesserungspotenziale und
Risiken in unseren Prozessen zu entdecken.
Für das Process Mining Projekt haben wir lediglich Daten von unseren IT
Systemen extrahiert, ohne das Tagesgeschäft durch Interviews oder
Workshops in irgendeiner Weise zu beeinflussen.“
Volker Panreck, Direktor Audit Services, ING-DiBa, Frankfurt:
! „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit
verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining
implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller
unserer Geschäftsvorgänge.
Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing
nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche
Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.
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29. "Das Problem zu erkennen ist
wichtiger, als die Lösung zu
erkennen. Die genaue Darstellung
des Problems führt zur Lösung.“
(Albert Einstein)
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30. Mehrwert von Process Mining für die Revision
! Prozessverständnis mindestens auf Augenhöhe mit dem Process Owner
! Maximale Stichprobe von 100% aller protokollierten Geschäftsvorfälle
! Visualisierung von Prozessrisiken, –Ausnahmen und –Kontrollen
! Qualitätssteigerung und Aufwandsreduzierung von über 20%
! Baustein für Continuous Auditing und Monitoring
! Wachstumsfeld für die interne Revison
! Berater für wertorientierte Verbesserungen im Unternehmen
! Lieferant für strategisch und operativ wertvolle Analysen
! Gesprächspartner für Top-Management
! ...
Whitepaper unter: http://bit.ly/6Gruende oder http://bit.ly/6Reasons (engl.)
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31. Go for Gold...
ProcessGold AG Rudolf Kuhn
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