Webinar Corona und Home Office

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Nikolas Knickrehm & David Caraveo, Webinar Home-Office und Corona
Webinar: Home-Office & Corona
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Wir sind für Sie da
Alle Anfragen bitte an geschaeftsstelle@m4kk.de
Nikolas Knickrehm
Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0
UniTransferKlinik Lübeck GmbH
n.knickrehm@unitransferklinik.de
David Caraveo
Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0
UniTransferKlinik Lübeck GmbH
d.caraveo@unitransferklinik.de

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AGENDA • Kostenlose Unterstützung durch M4KK
• Grundlagen für Home-Office
• Digitale Tools für Home-Office
• Meetings per Videokonferenz
• Team-Kommunikation
• Sicherer Austausch von Dateien
• (Paralleles Arbeiten an Office-Dateien)

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Grundlagen für Home-Office

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Grundlagen für Home-Office
• Home-Office wird üblicherweise über den Arbeitsvertrag geregelt
• In Ausnahmesituationen sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam eine Lösung
abstimmen
• ABER: kein generelles Recht auf Home-Office in Deutschland!
• In einem normalen Angestelltenverhältnis muss in der Regel der Arbeitgeber nötige
Arbeitsmittel (z.B. einen Laptop) zur Verfügung stellen
• Home-Office wir normalerweise nur gestattet, wenn dem Arbeitgeber zu Hause ein
Arbeitsplatz zur Verfügung steht, an dem er ungestört ist
• Mehr Informationen zu rechtlichen Aspekten z.B. hier

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Digitale Tools für Home-Office
Wofür und warum eigentlich?

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Team-Kommunikation Videokonferenzen Datei-Austausch

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Digitale Tools für Teamkommunikation
• Home-Office führt zu räumlicher Distanz und eingeschränkter Kommunikation zwischen
Mitarbeitern
• Jegliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern über E-Mail und Telefon abzuwickeln ist sehr
umständlich
• Private Chatlösungen wie WhatsApp im Unternehmen einsetzen?
• Gute Zusammenarbeit basiert in der Regel auf guter Kommunikation
• Was tun wenn alle im Home-Office arbeiten?
• Popularität von alternativen Unternehmens-internen Kommunikationslösungen steigt
zunehmend (laut Business Insider, 2019):
• Microsoft Teams mit 13 Mio. aktiven Nutzern täglich
• Slack mit 12 Mio. aktiven Nutzern täglich (37% Wachstum im Vergleich zum Vorjahr)

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Digitale Tools für Teamkommunikation (z.B. Slack)
Bild: https://www.computerbase.de/downloads/internet/kommunikation/slack/

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Digitale Tools für Videokonferenzen
• Schriftliche Kommunikation allein reicht in den seltensten Fällen aus
• Interne und externe Meetings mit Video, Audio und Bildschirmübertragung
• Annäherung an das Erlebnis einer Besprechung, bei der alle Teilnehmer im selben
physischen Raum sind
• Kommunikation verläuft nicht nur auf verbaler Ebene
• Teilnehmer haben je nach Standort beschränkte Bandbreite und Netzwerkqualität

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Digitale Tools für Videokonferenzen (z.B. GoToMeeting)
Bild: https://www.gotomeeting.com/de-ch/funktionen/audiokonferenz-optionen?sc_lang=de-ch

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Digitale Tools zum Austausch von Dateien
• Sichere online Ablage für Dateien
• Synchronisation zwischen mehreren Endgeräten der Mitarbeiter
• Verwaltung von Zugriffsrechten von Benutzern (Gruppen) auf Dateien (Ordner)
• Eventuell Freigabe von Dateien an externe Personen
• Gemeinsames editieren von Office Dateien (Co-Authoring)
• Versionsverwaltung für Dateien

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Digitale Tools zum Austausch von Dateien (z.B. Box)
Bild: https://www.box.com/de-de/pricing

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• Wichtige Entscheidungskriterien:
• Maximale Benutzerzahl
• Unterstützte Benutzergeräte
• Verknüpfung mit anderen Tools
• Datenschutz
• Sicherheit
• Kosten / Abo-Modelle

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Team-Kommunikation Videokonferenzen Datei-Austausch

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Microsoft Office 365
• Microsoft bietet Komplettlösungen an, die alle drei Bereiche abdecken
• Funktionsumfang ist abhängig vom gewählten Abonnement (siehe nächsten Folien)
• Als Komplettlösung sehr gute Integration zwischen den einzelnen Programmen

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Microsoft Office 365 – Teams
• Einzel- und Gruppenchats für interne Zwecke
• Audio- / Videokonferenzen bis 250 Teilnehmer
• Telefoneinwahl über kostenpflichtiges Plug-In
• Integration von Software von Drittanbietern über Plug-Ins
• Gastzugänge für externe Personen
• Teams kann grundsätzlich kostenlos genutzt werden
• Aktuell einige Premium Features kostenlos (keine Quelle aus erster Hand, aber weitere
Informationen hier) z.B. Aufzeichnung von Meetings
• Kosten pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung
• 4,20 € u.a. mit SharePoint und OneDrive
• 10,50 € u.a. mit allen Office Desktop-Anwendungen, SharePoint und OneDrive

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Microsoft Office 365 – Sharepoint
• Erlaubt Unternehmens-interne Websites anzulegen
• Kann auch auf eigener Infrastruktur betrieben werden
• Bis 1 TB Speicher pro Benutzer
• 2 GB Maximale Datei-Größe
• Paralleles Arbeiten an Microsoft Office Dateien
• 4,20 € enthält zusätzlich OneDrive und Teams
• 10,50 € enthält zusätzlich alle Desktopanwendungen für Office 365

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Microsoft Office 365 – OneDrive
• Bis 1 TB Speicher pro Benutzer
• Paralleles Arbeiten an Microsoft Office Dateien
• 4,20 € zusammen mit SharePoint und Teams
• 8,80 € enthält zusätzlich alle Desktopanwendungen für Office 365 (ohne Teams und SharePoint)
• 10,50 € enthält zusätzlich alle Desktopanwendungen für Office 365, SharePoint und Teams

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Google Suite
• Google bietet Komplettlösung an, die alle drei Bereiche abdeckt
• Alle drei Bereiche in allen Abo-Modellen abgedeckt
• Kompatibilität zu Microsoft Office Dateien eingeschränkt (andere Dateiformate)
• Google Produkte können in kleineren Teams auch komplett kostenlos genutzt werden
• 5,20 €
• 10,40 €
• 23 €

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Google Suite – Hangouts
• Audio- / Videokonferenzen
• Einwahl per Telefon möglich
• Kostenlose Version von Hangouts enthält nur US-Nummer zur Einwahl
• Zur Zeit kostenlose Erweiterung der Abo-Modelle (mehr Informationen hier)
• Bis 250 Teilnehmer pro Konferenz
• Kostenlose Aufzeichnung von Meetings und Sicherung in Google Drive
• 5,20 € bis zu 100 Teilnehmer in Video-Konferenzen
• 10,40 € bis zu 150 Teilnehmer in Video-Konferenzen
• 23 € bis zu 250 Teilnehmer in Video-Konferenzen

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Google Suite - Drive
• Speicherplatz abhängig vom Abo-Modell
• Beim günstigsten Abo 30 GB pro Benutzer
• Bei den beiden anderen Abos unbegrenzt ab 5 Benutzern sonst 1 TB pro Benutzer
• Verwendet eigenes Datei-Format für Office-Dateien
• Gemeinsames bearbeiten von Dateien
• 5,20 € ohne Google Suche für interne Dateien
• 10,40 €
• 23 €

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Cisco WebEx
• Cisco bietet Lösung an, die sowohl Videotelefonie als auch Teamkommunikation enthält
• Gute Integration in Software von Drittanbietern

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Cisco WebEx - Meetings
• Video, Audio + Bildschirmübertragung
• Einwahl per Telefon
• Integration in andere Anwendungen mittels Plug-Ins
• Aufzeichnung und Transkription von Meetings
• „Organisator“ muss während Konferenz online sein
• Limitierung der Anzahl der parallel möglichen Meetings
• Zur Zeit kostenlos bis 100 Teilnehmer wegen Corona (mehr Informationen hier)
• Kosten pro Organisator pro Monat bei jährlicher Abrechnung
• 12,85 € für bis zu 50 Teilnehmer
• 17,30 € für bis zu 100 Teilnehmer
• 26,65 € für bis zu 200 Teilnehmer; mindestens 5 Organisatoren

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Cisco WebEx - Teams
• Enthalten in WebEx Meetings und eng verknüpft
• Verknüpfung z.B. mit Google Drive oder Box zur Dokumentenverwaltung
• (Leider keine Übersicht über wesentliche Produktmerkmale)

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Slack
• Einzel- und Gruppenchats
• Audio- / Videokonferenzen bis 15 Teilnehmer
• Integration von Software von Drittanbietern über Plug-Ins
• Einhaltung zahlreicher Normen zu Datenschutz und Sicherheit in höheren Preisstufen
• Sogar für die Übertragung von medizinischem Bildmaterial zugelassen
• Kann grundsätzlich kostenlos genutzt werden
• Keine Videokonferenzen (Gespräche mit mehr als 2 Teilnehmern)
• Chatverläufe werden nur begrenzt gespeichert
• 11,75 € für größere Unternehmen bzw. bei hohen Compliance-Anforderungen
• 6,25 € für KMU

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Zoom
• Audio, Video und Bildschirmübertragung
• Kostenlose Meetings mit bis zu 100 Teilnehmer bis 40 Minuten Dauer
• Zusatz-Features über kostenpflichtige Add-Ons
• Kostenlose Einwahl per Telefon erst ab 100€ pro Monat
• „Host“ muss während Konferenz online sein
• 13,99 € für bis zu 100 Teilnehmer pro Meeting
• 18,99 € für bis zu 300 Teilnehmer pro Meeting; mindestens 10 Hosts

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GoToMeeting
• Einwahl per Telefon
• Teilnehmer können automatisch angerufen werden, sobald die Konferenz beginnt
• Kostenlose Meetings mit 4 Teilnehmern bis 40 Minuten Dauer
• „Organisator“ muss während Konferenz online sein
• Bietet ein „Emergency-Kit“ für Unternehmen auf Nachfrage an (mehr Informationen hier)
• 10,75 € für bis zu 150 Teilnehmer pro Meeting (zzgl. Gebühr für Telefoneinwahl)
• 14,33 € für bis zu 250 Teilnehmer + Aufzeichnung und Transkription von Meetings

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Discord
• Komplett kostenlos
• Nicht für geschäftliche Zwecke entwickelt
• Videokonferenzen bis 10 Teilnehmer
• Audiokonferenzen bis 120 Teilnehmer
• Keine Einwahl per Telefon möglich
• Zur Zeit bis zu 50 Zuschauer auf Videoübertragungen erlaubt (mehr Informationen hier)

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Box
• Bis 100 GB Speicher pro Benutzer
• Versionsverwaltung abhängig vom Abo-Modell (letzte 25, 50 oder 100 Dateien)
• Starker Fokus auf Sicherheit und Datenschutz
• 4,50 € bis zu 10 Benutzer
• 13,50 €
• 22,50 € mindestens 3 Benutzer

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Nextcloud
• Open Source à kann auch auf eigener Infrastruktur eingerichtet werden
• Plug-Ins zur gemeinsamen Bearbeitung von Microsoft Office Dateien
• Plug-Ins für Einzel- und Gruppenchats
• Plug-Ins für Audio- / Videokonferenz
• Viele Unterschiedliche Anbieter mit eigenem Preismodell
• z.B. bei IONOS (1&1) hier
• Oder bei HKN hier (ab 15 € pro Monat)

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Microsoft Office 365 ü ü ü
Microsoft Office 365 – Teams ü ü
Microsoft Office 365 – Sharepoint ü
Microsoft Office 365 – OneDrive ü
Google Suite ü ü ü
Google Suite – Hangouts ü ü
Google Suite – Drive ü
Cisco WebEx ü ü
Cisco WebEx – Meetings ü
Cisco WebEx – Teams ü
Slack ü ü
GoToMeeting ü
Zoom ü ü
Discord ü ü
Box ü
Nextcloud ü ü ü

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Webinar: Home-Office & Corona
Offene Frage- und
Diskussionsrunde

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