Slides zum Impulsreferat: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle! – Einfache Lösungsansätze mit Notes und Domino | Carsten Coenen - Cobalt | DNUG Stammtisch Hamburg | 11.05.2023

1. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

2. Hinweis
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Die Inhalte dieser Präsentation stellen
keine Rechtsberatung dar.

3. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Über uns
• Gründung 1997
• Produktentwicklung und Projektumsetzung im Lotus Notes Umfeld,
mit und ohne Produktbezug
• Zeiterfassungslösungen seit dem Jahr 2000
• Spezialisierung auf Zeiterfassungshardware von Datafox seit 2008
• SAP HCM– Schnittstellen seit 2010
• SAP Business ByDesign (Cloud) seit 2014
• SAP Cloud for Customers und S/4 HANA Cloud seit 2019
• Anwesenheitszeiterfassung, Projektzeiten, Rückmeldungen auf
Produktionsaufgaben und Serviceaufträge und mehr

4. EuGH / BAG-Urteile
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erwächst aus jeweils
einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und
des Bundesarbeitsgerichts (BAG).
• Bisher war nur das Aufzeichnen von Überstunden und
Sonntagsarbeit erforderlich.
• Künftig gilt dies auch für Arbeitsbeginn und –ende, sowie
die Arbeitsdauer.

5. Ziel und Zweck
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Grundsätzlicher Schutz des Arbeitnehmers
• Vermeidung überlanger Arbeitszeiten
• Vermeidung zu vieler Überstunden (erhöhtes Unfallrisiko)
• Schutz der Gesundheit von Beschäftigten
• Vermeidung unbezahlter Überstunden (bisher lag
Beweislast auf Seite des Arbeitnehmers)
• Generelle Fairness gegenüber Angestellten

6. Pflichten des AG
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Der Arbeitgeber ist für die exakte Aufzeichnung von
Zeiten gegenüber Behörden und dem Betriebsrat
verantwortlich.
• Der Arbeitgeber hat ein einfaches und leicht zugängliches
System zur Verfügung zu stellen.
• Auf welche Art und Weise bzw. mit welchem System die
Erfassung zu erfolgen hat, wird allerdings nicht
vorgeschrieben.

7. Ausnahmen
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen
Zeiterfassung sind Betriebe mit weniger als 10
Mitarbeitern. Es muss jedoch eine Erfassung erfolgen,
alternativ in Papierform.
• Ausgenommen sind Führungskräfte.
• Ausnahmen von elektronischer Zeiterfassung sind per
Tarifvertrag möglich.

8. Fristen
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung:
a) Mehr als 250 Mitarbeiter: 1 Jahr
b) 50 bis 250 Mitarbeiter: 2 Jahre
c) Weniger als 50 Mitarbeiter: 5 Jahre

9. Bußgelder
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Im Moment werden bei Verstößen keinerlei Bußgelder
verhängt.
• Im aktuellen Referentenentwurf ist allerdings von Strafen
von bis zu 30.000 Euro die Rede.
• Es besteht die Gefahr, dass entsprechende Gesetzes-
anpassungen dieses Jahr noch beschlossen werden.

10. Pragmatischer Ansatz
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Ganz unabhängig von drohenden Bußgeldern oder
einzuhaltenden Fristen folgende Frage:

11. Pragmatischer Ansatz
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Wie ist es um meine Nachweis- und Beweisfähigkeit (AG)
bestellt, wenn eine juristische
Auseinandersetzung drohen sollte ?
• Beispiel: Kündigungsschutzklage

12. Hinweis zu Fallstricken
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
• Stempelzeiten sollten generell nicht verändert werden.
• Beispiel: automatisches Runden zu Ungunsten des
Mitarbeiters (Kommen 08:50  09:00 Uhr)
• Beim Einsatz von Zeiterfassungslösungen am PC sind
dessen Zeit zum Hochfahren und sonstiges generelle
Rüstzeiten zu beachten (im Laborbetrieb Anlegen von
Schutzkleidung, sonstiges Arbeitsvorbereitung etc.)
• Explizite Hinweise zur Fragestellung: Wann beginnt die
Arbeitszeit ?

13. Vorteile
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Elektronische Zeiterfassungssysteme haben u.a. diese
Vorteile:
• Automatische Saldenermittlung (GZ, AZ, ÜZ, …)
• Automatischer Hinweis bei Über-/oder
Unterschreitungen
• Automatische Datenübergabe an Lohnbuchhaltung
• Überblick über anwesende Mitarbeiter
• Korrektur fehlender Buchungen durch Mitarbeiter
• Entlastung der Personalabteilung und der Vorgesetzten

14. Voraussetzungen
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Was wird als Zeiterfassungsbasis, außer einem Domino Server, noch benötigt ?

15. Voraussetzungen
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino
Nichts !

16. Installationsbeispiel „Zeit & Zutritt“
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

17. Architektur
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

18. Standortunabhängigkeit
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

19. Anbindung el. Klinken und Beschläge
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

20. Anbindung el. Klinken und Beschläge
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

21. Anbindung el. Klinken und Beschläge
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

22. Zeiterfassungsterminals
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23. Zeiterfassungsterminals
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

24. Cobalt Software GmbH | Friedrichstraße 171 | 10117 Berlin | Internet: www.cobalt.de
IndustriePCs
Unterschiedliche Größen, variable Ausstattung, ansprechend und robust:

25. Zeiterfassungsterminals
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26. Zeiterfassungsterminals
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

27. Zeiterfassungsterminals
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

28. Zeiterfassungsterminals
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

29. Zeiterfassungsterminals
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Lösungsansätze mit HCL Notes / Domino

30. • Erfassung per Notes Client
• Erfassung per Zeiterfassungsterminal
• Erfassung per Industrie-PC
• Erfassung per Software Terminal/Browser
• Erfassung per Tablet
• Erfassung per Smartphone
Erfassungsvarianten
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31. Funktionen
• Abwesenheitskalender
• Anwesenheits- und
Evakuierungslisten
• Anwesenheitserfassung
• Erfassung auf Innenaufträge,
Produktionsaufgaben, Projekte
• Erfassung von Fehlzeiten
• Excel Export
• Genehmigungsworkflow
• Kostenstellenwechsel
• Monats- und Jahresübersicht
für jeden Mitarbeiter
• Mehrspachigkeit: DE, EN, IT, FR
• Reisekostenabrechnung
• SAP ECC Integration
• SAP Business ByDesign -
Integration
• SAP S/4 HANA Cloud -
Integration (in Arbeit)
• SAP SuccessFactors - Integration
• Schnittstellen zu DATEV, SBS –
Lohn, Abacus und anderen
• Webfrontend
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Zeiterfassungsportal
Beispiel für Zeiterfassung via Browser, Inhalt und Funktionen sind anpassbar:

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Projektzeiterfassung
Beispiel für Projektzeiterfassung:

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Betriebsdatenerfassung
Beispiel für Portalvariante „BDE“ inkl. Anwesenheitsliste:

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BDE Erfassung
Nachfolgend ein Beispiel für die Erfassung von Rückmeldungen auf Produktions-
aufgaben. Erfassungsmaske und zu erfassende Daten sind anpassbar:

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Fehlzeitanträge
Beispiel für Erfassung eines Urlaubsantrages:

37. Kontakt
+49 30 863 29 412-0
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Bei Fragen erreichen Sie uns
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