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Susanne SiekmeierProfessionelle KorrespondenzModerne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung1. Auflage 2012© BusinessVilla...
Inhalt1. Einleitung ...................................................................................... 52. Wie schreib...
6. Unangenehme Korrespondenz........................................................ 103        Die Reklamation..............
Einleitung   1
Professionelle Korrespondenz – warum ist ein weiterer Ratgeber zu die-sem viel behandelten Thema sinnvoll? Mir ist die Akt...
Ich kann mich gut an eine meiner früheren Dozentinnen erinnern – unddas war vor fast 25 Jahren – die uns sagte: »Meine Dam...
Noch eine kleine Anmerkung: Da ich den viel zitierten Herrn Max Mus-termann nicht schon wieder bemühen möchte, habe ich di...
Wie schreibe ichleserorientierte Briefe?                 2
»Schreibe, wie du redest, so schreibst du schön!« Diesen zutreffendenSatz sagte der Dichter Gotthold Ephraim Lessing schon...
also zunächst einmal seinen Leser ernst zu nehmen. Sie ist höflich, for-mal korrekt, orthografisch einwandfrei, aber sie i...
weilig beginnt, werden Sie es schwer schaffen, beim Leser Begeisterungzu wecken. Überlegen Sie daher im Voraus: Wie wirken...
Ein Brief, auf den der Empfänger wartet, ist diesbezüglich die ein-fachste Übung. Ist er ohnehin neugierig auf Ihr Angebot...
den Spannungsbogen so aufbauen können, dass überhaupt jemand das       Schreiben zu Ende liest.TIPP   Einen Rat, den ich d...
mehr Persönlichkeit. Mit einem frischen Schreibstil wecken Sie mehrAufmerksamkeit. Trauen Sie sich!Die Werbebranche ist ei...
damaligen Opposition zu. Franz-Josef Strauß, der gerne den klassischenBildungskanon bemühte, schleuderte dem damaligen Kan...
Natürlich fällt auch hier kein Meister vom Himmel und die ersten Briefewerden Ihnen nicht so locker aus der Feder fließen....
Menschen sind es noch sehr viel mehr. Deshalb ist die Frage berech-       tigt: Schreibe ich einen Brief oder eine E-Mail?...
Der Brief als wertiges KommunikationsmittelÜblicherweise hat jedes Unternehmen einen durchgestalteten Unter-nehmensauftrit...
dass auch dies wieder Rückschlüsse auf Ihre Intention zulässt: »Die       haben es ja dicke«, könnte der Adressat dann den...
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Professionelle Korrespondenz

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Geschäftliche Korrespondenz bereitet Ihnen oft Kopfzerbrechen? In Gedanken fällt es Ihnen leicht, einen Sachverhalt oder ein Anliegen auf den Punkt zu bringen. Doch spätestens wenn Sie vor dem Bildschirm sitzen, fallen Ihnen oft nur farblose Phrasen und Floskeln ein, weit entfernt von überzeugenden und positiven Formulierungen.

Gute Korrespondenz zeichnet sich durch präzise, klare und ansprechende Formulierungen aus. Sie hat das Ziel, dass sich der Empfänger angesprochen und gut aufgehoben fühlt.

Susanne Siekmeier liefert Ihnen praktische Tipps, Beispiele und Musterbriefe, mit denen Sie Schwung in Ihre Korrespondenz bekommen und überzeugend und positiv formulieren. In diesem Buch erfahren Sie, wie Sie zukünftig mit Leichtigkeit individuelle, auf die jeweilige Situation zugeschnittene und lebendige Briefe und E-Mails mit Persönlichkeit und großer Wirkung verfassen.

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Professionelle Korrespondenz

  1. 1. praxis kompakt Susanne Siekmeier Professionelle Korrespondenz Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung Susanne Siekmeier ist Expertin für Büroorganisation. Sie berät Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro und Sekretariat. Die Eventmanagerin ist auch als Dozentin tätig.Le se pr ob BusinessVillage e
  2. 2. Susanne Siekmeier ProfessionelleKorrespondenzModerne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung BusinessVillage
  3. 3. Susanne SiekmeierProfessionelle KorrespondenzModerne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung1. Auflage 2012© BusinessVillage GmbH, GöttingenBestellnummernISBN 978-3-86980-199-5 (Druckausgabe)ISBN 978-3-86980-200-8 (E-Book, PDF)Direktbezug www.BusinessVillage.de/bl/892Bezugs– und VerlagsanschriftBusinessVillage GmbHReinhäuser Landstraße 2237083 GöttingenTelefon: +49 (0)5 51 20 99–1 00Fax: +49 (0)5 51 20 99–1 05E–Mail: info@businessvillage.deWeb: www.businessvillage.deLayout und SatzSabine KempkeAutorenfotoTanja de MaanDruck und BindungBooksfactory.deCopyrightvermerkDas Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwer-tung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmungdes Verlages unzulässig und strafbar.Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Ein-speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autornach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantiedes Verlages. Er übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwavorhandene Unrichtigkeiten.Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. indiesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme,dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen– und Markenschutz–Gesetzgebung alsfrei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
  4. 4. Inhalt1. Einleitung ...................................................................................... 52. Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? .......................................... 9 An wen schreibe ich?...................................................................11 Aus welchem Anlass schreibe ich?..................................................12 Was möchte ich erreichen?............................................................14 Brief oder E-Mail?........................................................................173. Der Brief als Visitenkarte ...............................................................21 Der Name...................................................................................22 Die Anrede.................................................................................25 Positiv und verständlich formulieren...............................................29 Klare Struktur.............................................................................36 Einige Stilregeln..........................................................................39 Floskeln, Füllsel und andere Sünden...............................................43 Der Umgang mit Fremdwörtern und Fachbegriffen.............................504. Die äußere Form des Geschäftsbriefes nach DIN 5008.......................57 Die Bestandteile eines Briefes.......................................................58 Die Gestaltung eines Briefes..........................................................69 Was die DIN 5008 noch regelt ......................................................745. Geschäftsbriefe per E-Mail..............................................................81 DIN 5008 auch bei E-Mails............................................................82 Die äußere Form..........................................................................85 Die Signatur...............................................................................86 Knigge und Netikette...................................................................87 Die Abwesenheitsmeldung.............................................................94 Die E-Mail als Marketing-Instrument...............................................96 Die SMS ....................................................................................98 Zukunft der E-Mail.......................................................................99 Inhalt |3
  5. 5. 6. Unangenehme Korrespondenz........................................................ 103 Die Reklamation........................................................................ 106 Die Beschwerde......................................................................... 111 Der angemessene Ton................................................................. 116 Nachdruck verleihen .................................................................. 1257. Schreiben zu besonderen Anlässen ................................................ 133 Einladungen, Zusagen und Absagen.............................................. 135 Glückwünsche........................................................................... 146 Kondolenzschreiben................................................................... 1578. Musterbriefe................................................................................ 161 Jubiläen.................................................................................. 162 Geburtstage.............................................................................. 166 Kondolenzschreiben................................................................... 1769. Anhang........................................................................................ 185 Literatur.................................................................................. 186 Internetadressen....................................................................... 188Die Autorin...................................................................................... 189Danke.............................................................................................. 1904 | Inhalt
  6. 6. Einleitung 1
  7. 7. Professionelle Korrespondenz – warum ist ein weiterer Ratgeber zu die-sem viel behandelten Thema sinnvoll? Mir ist die Aktualität selbst erstvor Kurzem abrupt bewusst geworden, nämlich als ich einen Bericht imFernsehen sah. Viele Unternehmer, hieß es dort, fühlen sich in der Kor-respondenz unsicher. Rechtschreibung, Formulieren, die Form Wahrenstelle viele Firmeninhaber mehr denn je vor Probleme. Viele haben seitVerlassen der Schule kaum längere Texte verfasst, dabei können selbstAbteilungsleiter heute oft auf keine Sekretärin mehr zurückgreifen undmüssen ihre Korrespondenz selbst abwickeln. Das Erstaunliche: SogarMenschen mit akademischem Abschluss tun sich schwer, akkurate undtreffende Geschäftskorrespondenz zu verfassen.Professionelle Korrespondenz tut also not, heute noch mehr als früher.Denn durch die Verbreitung der elektronischen Kommunikationsmittelgewinnt das geschriebene Wort sogar noch an Bedeutung – wenn auchheute die Texte kürzer und spontaner ausfallen als in der klassischenBriefpost und vielleicht sogar weniger streng. Wo ich zum Beispiel frü-her zum Hörer griff, schreibe ich heute oft eine Mail.Aber auch eine Mail ist ein Geschäftsbrief. Im Ergebnis müssen vieleMenschen heute die geschäftliche Korrespondenz neu erlernen, indemsie dem geschriebenen Wort wieder die Wertschätzung entgegenbringen,die in früheren Zeiten selbstverständlich war. Damals war Geschäfts-korrespondenz meist die Angelegenheit einer hoch spezialisierten undsehr gut ausgebildeten Spezies, der Vorzimmerdamen in den Direkto-renetagen. Wenn heute ein Freelancer oder ein Projektleiter eine Mailschreibt, muss er neben dem Inhalt auch Form und Stil beherrschen –und das macht ihn verständlicherweise unsicher.6 | Einleitung
  8. 8. Ich kann mich gut an eine meiner früheren Dozentinnen erinnern – unddas war vor fast 25 Jahren – die uns sagte: »Meine Damen und Her-ren: Vermeiden Sie Wörter mit der Endung ›ung‹, sprich: Benutzen Siekeine Hauptwörter, sondern Verben.« Es sind solche einfachen Tipps,die heute wieder neu vermittelt werden.Auch die Teilnehmer in meinen Seminaren bringen die neue Unsicher-heit treffend zum Ausdruck: »Wenn ich so kurz und knapp schreibe,dann bleibt ja nichts mehr übrig.« Oder: »Unser Chef möchte aber, dassich so schreibe, wie er es von früher gewohnt ist.« Hier folgt danngleich mein erster Praxistipp:Legen Sie Ihrem Chef oder Ihrer Chefin diesen Ratgeber ans Herz und auf den TIPPSchreibtisch. Denn heute schreiben Vorgesetzte ihre Briefe – gerade per E-Mail– immer öfter selber.»Faites simple!« = »Macht es einfach.« So lautete ein Motto des franzö-sischen Meisterkochs Georges Auguste Escoffier (1846  1935). Greifen – Sie diesen Rat auf und schreiben Sie Ihre Briefe und E-Mails kurz undknapp, verzichten Sie auf Floskeln, komplizierte Redewendungen undüberflüssige Füllwörter.Der erste Teil des Buches gibt Ihnen Hinweise, wie Sie Briefe und E-Mailsmit Wirkung verfassen. Hier hat auch eine Erläuterung zur DIN 5008Platz sowie Hinweise zur Gestaltung von Briefen. Im zweiten Teil desBuches finden Sie Musterbriefe, an denen Sie sich orientieren können. Einleitung |7
  9. 9. Noch eine kleine Anmerkung: Da ich den viel zitierten Herrn Max Mus-termann nicht schon wieder bemühen möchte, habe ich die Namen inmeinen Beispielen willkürlich gewählt. Sollte sich der eine oder andereNamensvetter in den verschiedenen Beispielen wiederfinden, so ist dasreiner Zufall.Ich wünsche Ihnen beim Lesen dieses Ratgebers viele anregende Ideenfür Ihre Korrespondenz. Damit Sie künftig Briefe und E-Mails schnell,kreativ und mit Pfiff schreiben.8 | Einleitung
  10. 10. Wie schreibe ichleserorientierte Briefe? 2
  11. 11. »Schreibe, wie du redest, so schreibst du schön!« Diesen zutreffendenSatz sagte der Dichter Gotthold Ephraim Lessing schon im achtzehntenJahrhundert. Ich stelle immer wieder fest, dass sich sehr viele Men-schen, die Briefe verfassen, überhaupt nicht an diesen klugen Rat hal-ten.Dabei sind sie nicht selten wortgewaltige Manager, die in Ansprachenoder Konferenzen auf den Punkt genau formulieren, ihre Zuhörer in denBann ziehen und überzeugen können. Macher oder Entertainer, Visio-näre oder Gremienfüchse – in ihnen allen geht zuweilen eine sonder-bare psychische Veränderung vor, sobald sie vor einem Rechner sitzenund einen Brief schreiben sollen. Aus lauter Angst, sich mit Formfeh-lern zu entblößen, mutieren sie zu Langweilern und Phrasendreschern,schreiben hölzern, gespreizt oder gar unverständlich.Die heutige Korrespondenz – und wir befinden uns mittlerweile im21. Jahrhundert – strotzt denn auch nur so von Überbleibseln aus denvergangenen Jahrzehnten. In vielen Büros werden Briefvorlagen von1980 oder noch früher verwendet. Getreu dem Motto: Das haben wirschon immer so gemacht! Da stelle ich mir natürlich sofort die Frage:Wird es dann nicht mal Zeit, dies zu ändern? Und überhaupt: Warum istdie Angst, seine Leser zu langweilen, nicht viel ausgeprägter als dieAngst vor Formfehlern?Denn was nützt die Formtreue, wenn der Brief gleich in den Papierkorbwandert, die Mail ungelesen im Postfach versauert und der nächstenMassenlöschung anheimfällt? Ein Anschreiben ist immer auch eine Ver-beugung vor dem, der es liest – und eine deutliche Aussage über sichselbst, den Verfasser. Professionelle Korrespondenz zu schreiben, heißt10 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  12. 12. also zunächst einmal seinen Leser ernst zu nehmen. Sie ist höflich, for-mal korrekt, orthografisch einwandfrei, aber sie ist vor allem eins: leser-orientiert.Doch was bedeutet »leserorientiert«? Um diesem Geheimnis auf dieSpur zu kommen, muss man als Autor zunächst in sich selbst suchen.Drei wichtige Fragen sind zu beantworten: • An wen schreibe ich? • Aus welchem Anlass schreibe ich? • Was möchte ich mit meinem Schreiben erreichen?An wen schreibe ich?Diese erste Frage muss ich erst einmal beantworten und mir in Gedan-ken vorstellen, wer der Empfänger meines Schreibens ist. Leserorien-tiert bedeutet, dass ich den Empfänger von Anfang an einbeziehe.Wer wird meinen Brief lesen? Schreibe ich an einen Menschen, den ichkenne? Ist es ein alter Geschäftsfreund oder ein neuer Kundenkontakt?Schreibe ich an einen Lieferanten oder an einen Kollegen? Ist der Emp-fänger ein Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter? Ein junger oder ein ältererMensch? Diese Fragen muss ich mir vorher stellen. Die Beantwortungbenötigt in der Regel nur wenige Augenblicke. Und dann kann es mitdem Formulieren auch schon losgehen.Versetzen Sie sich also in die Lage des Empfängers hinein. Was ist fürihn wichtig und interessant? Auch in der Korrespondenz gilt: Für denersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Wenn Ihr Brief schon lang- Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 11
  13. 13. weilig beginnt, werden Sie es schwer schaffen, beim Leser Begeisterungzu wecken. Überlegen Sie daher im Voraus: Wie wirken meine Worte?Hier kommt das eben beschriebene Dilemma ins Spiel: die Verwendungvon Schablonen zulasten guten Stils. Dies gleicht dem berühmtenSelbstmord aus Angst vor dem Tod: Veraltete Begriffe und hölzerneRedewendungen sind nämlich keine Versicherung gegen Fehler, sondernwirken skurril oder gar lächerlich. Der Leser wird immer vom Stil desBriefes auf Ihr Unternehmen schließen. Wenn Sie verstaubtes Deutschschreiben, dann vermitteln Sie ein negatives Image von Ihrem Unter-nehmen.Umgekehrt gilt zwar auch: Schreiben Sie zu flippig, dann wird Ihr Kor-respondenzpartner Ihr Unternehmen eventuell nicht für seriös halten.Selbstverständlich ist es ein Unterschied, ob Sie für eine gediegeneSteuerberatungs- oder Rechtsanwaltskanzlei oder für eine innovativeund moderne Eventagentur arbeiten. Doch es bleibt dabei: Der Empfän-ger will nicht gelangweilt werden.Aus welchem Anlass schreibe ich?Warum schreibe ich den Leser überhaupt an? Welche Art von Briefschreibe ich? Was soll der Inhalt sein? Auch diese Frage beantwortenSie bitte für sich selbst, bevor Sie sich ans Werk machen. Diese Vor-gehensweise ist vor allem dann wichtig und hilfreich, wenn Sie einenBrief versenden, der nicht angefordert ist. Denn dann ist die Gefahr,den Leser zu langweilen oder gar zu verärgern, am größten.12 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  14. 14. Ein Brief, auf den der Empfänger wartet, ist diesbezüglich die ein-fachste Übung. Ist er ohnehin neugierig auf Ihr Angebot, Ihre Antwortauf ein Schreiben oder Ihre schriftliche Bestätigung, dann liest er IhrenBrief mit Interesse.Erwartet der Adressat kein Anschreiben, kommt es sehr auf den Anlassan. Mit Sicherheit freut er sich über eine unerwartete positive Nach-richt. Aber auch Dankschreiben, Geburtstagswünsche, Weihnachtskar-ten und Einladungen verfehlen ihre Wirkung nicht. Diese Schreibenwerden oft mit großer Neugier geöffnet und gelesen. Bei Wünschen zuStandardanlässen können Sie sich zudem gut vom »Rest der Gratulan-ten« abheben, indem Sie auch einmal ungewöhnlich formulieren.Aber die meiste Korrespondenz fällt nicht in diese Kategorien. Je weni-ger der Adressat Anlass zu Freudensprüngen hat, desto wichtiger istdie Ansprache. Es gilt den Leser abzuholen, ihm also jede mühsameGedankenarbeit abzunehmen. Sie beginnen ohne Umschweife undrufen idealerweise einen Gedächtnisanker bei ihm auf. Zügig führenSie ihn zu Ihrem Kernanliegen und schildern ihm in knappen, aber aus-sagekräftigen Sätzen den Sachverhalt. Danach leiten Sie in der Regelzu einer Bitte oder Aufforderung über. Gerade wenn der Empfängeretwas für Sie tun soll, sollten Sie ihm nicht auch noch seine Zeitrauben.Die Königsklasse schließlich ist der Akquisebrief, der ohne jedenAnlass eintrifft. Hier wartet der Adressat nicht, Sie haben keine froheBotschaft und Sie können auch nicht an einen Sachverhalt anknüp-fen. Im Gegenteil: Sie fordern seine Zeit und hoffen anschließendauf sein Geld. Kein Wunder, dass hier nur echte Meister ihres Fachs Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 13
  15. 15. den Spannungsbogen so aufbauen können, dass überhaupt jemand das Schreiben zu Ende liest.TIPP Einen Rat, den ich den Teilnehmern in meinen Seminaren ans Herz lege: Über- legen Sie sich den Sachverhalt, den Sie Ihrem Korrespondenzpartner vermit- teln möchten, schreiben Sie ihn so auf, wie Sie sprechen, und verschönern Sie dann noch die ein oder andere Formulierung. Mithilfe dieses kleinen Tricks ge- lingt es Ihnen auch leichter, komplizierte Sachverhalte zu vermitteln. Nutzen Sie die Salamitaktik, sprich: Vereinfachen Sie komplexe Dinge, indem Sie auch Briefinhalte in kleine Schritte aufteilen. Was möchte ich erreichen? Zunächst einmal: dass mein Brief gelesen wird. Was hilft der schönste Brief, wenn er nur im Papierkorb landet? Leider weiß ich nicht in allen Fällen, ob die Briefe auch gelesen werden. Ich kann aber dafür sorgen, dass die Chancen recht gut stehen. Geben Sie Ihren Briefen einen zeitgemäßen Stil und eine persönliche Note. Der Geschäftsführer einer mir bekannten Werbeagentur schreibt grundsätzlich »Dear Sirs«, auch wenn der Brief dann natürlich auf Deutsch verfasst ist. Das ist sozusagen sein Markenzeichen – seine per- sönliche Note. Und ganz nebenbei: Es passt auch zu ihm. Weil seine Klientel diese skurrile Eigenheit schätzt, kommt sie auch sehr gut an. Natürlich ist dies ein Beispiel aus der Werbebranche; hier werden Ver- rücktheiten nicht nur geduldet, sondern geradezu erwartet. Aber auch für normale Büromenschen gilt: Vermeiden Sie Langeweile und schrei- ben Sie ruhig, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist. Das zeugt von 14 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  16. 16. mehr Persönlichkeit. Mit einem frischen Schreibstil wecken Sie mehrAufmerksamkeit. Trauen Sie sich!Die Werbebranche ist ein Vorbild in vielerlei Hinsicht: Nirgendwo sonstwird so um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe gerungen. Aber auchRhetoriker wie zum Beispiel Politiker, Moderatoren und sogar Come-dians können Ihnen als Vorbild dienen. Sie alle schaffen vor allem eins:das Kopfkino in Gang zu setzen. Denn sie arbeiten mit Bildern.Neulich hörte ich im Radio den Spruch »Wir legen schon mal das Hand-tuch für Sie auf die besten Plätze«. Es war von einer Verlosung dieRede, bei der die Hörer zwei Eintrittskarten für ein Konzert gewinnenkonnten. Durch die lockere Formulierung der Moderatorin konnte sichnicht nur jeder Hörer vorstellen, was gemeint war. Es war vor allem dieungewöhnliche, unverbrauchte Metapher und der Bezug zu einer positivaufgeladenen Bildwelt, nämlich der des Sommerurlaubs, die hier fürgute Stimmung sorgten.Die bildhafte Sprache eignet sich entgegen vieler Bedenken selbst-verständlich auch für das Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe. VerwendenSie bildhafte Beschreibungen, unter denen sich jeder etwas vorstellenkann. Gerade in der Werbung, aber auch im Journalismus und der Politikwird mit dieser gestalterischen Art sehr oft gearbeitet.Nehmen wir uns doch einmal die großen Bundestagsdebatten aus denSiebzigern vor, als sich die damaligen Titanen der Rhetorik gegensei-tig den Schneid abzukaufen suchten. »Das alles wollen Sie uns jetztwie Juckpulver in die Halskrause schieben! Das kennen wir noch aus derSchule, nicht wahr?«, rief ein Herbert Wehner, offenbar in Topform, der Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 15
  17. 17. damaligen Opposition zu. Franz-Josef Strauß, der gerne den klassischenBildungskanon bemühte, schleuderte dem damaligen Kanzler HelmutSchmidt zwar schon mal ein bemühtes »Bei Philippi sehen wir uns wie-der!« entgegen, lobte ihn aber auch einmal für den »Rumpelstilzchen-Preis« aus. Genüsslich schloss er in unverkennbarem bayrischem Idiom:»Dann kann der Bundeskanzler sagen: Ach wie gut, dass niemand weiß,dass ich Rumpelstilzchen heiß.« Schmidt selbst liebte es, den Oppo-sitionsführer Kohl dumm dastehen zu lassen: »Wenn Sie dann so mitstolzgeschwellter Brust nach Hause kommen, da lachen doch die Hühnerin Mainz!«Solche Metaphern sind natürlich keine Vorbilder für Geschäftsbriefe,aber sie knipsen sofort Bilder im Kopf an. Was ich damit herüberbringenmöchte: Schreiben Sie plastisch und hin und wieder auch mal drastisch,um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu wecken. Am leichtesten fällt esIhnen vielleicht, bildhafte Beschreibungen, die zu Ihrer Branche passenund mit denen Sie Ihre Aussagen untermauern können, zu verwenden.BeispielIn der Kabelbranche ist eine unzureichende Hausverkabelung immer wie-der ein Ärgernis. Wenn in den oberen Etagen das TV-Signal schwächelt,wissen die Betreiber: Hier wurde »ein Lasso durch das Haus geworfen«,das Signal wird von unten nach oben »durchgeschleift«. Insbesonderedas Verb »durchschleifen« untermalt bildlich, wie durch serielle Verkabe-lung die Signalqualität nach jeder Wohnung abnimmt. Das »Lasso« istnur im mündlichen Gebrauch verbreitet, das »Durchschleifen« hat sichjedoch zum brancheninternen Begriff entwickelt.16 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  18. 18. Natürlich fällt auch hier kein Meister vom Himmel und die ersten Briefewerden Ihnen nicht so locker aus der Feder fließen. Lassen Sie es ein-fach einmal darauf ankommen und bauen Sie Bilder und Formulierungenein, die Ihnen im Kopf herumspuken. Sei es, weil Sie sie kürzlich auf-geschnappt haben, sei es, weil sie Sie seit Langem beschäftigen. Häufigergibt sich ein ansprechender Text, an dem Sie nur noch ein wenigherumfeilen müssen.Lesen Sie sich Ihre Briefe laut vor. Wenn Ihnen etwas auffällt, das künstlich TIPPoder altmodisch klingt, dann ändern Sie die Formulierung sofort.Brief oder E-Mail?Der Teil der Kommunikation in der deutschen Wirtschaft, der wirklichwichtig ist, erfolgt fast ausschließlich auf dem schriftlichen Weg, undzwar über Geschäftsbriefe, Faxe und E-Mails. Nun stellt sich die Frage:Schreibe ich einen Brief oder besser eine E-Mail? Der Brief wird dannvielleicht sogar per Fax verschickt. Wobei ich zu behaupten wage, dassdas Fax inzwischen fast ausgedient hat.Der Brief wird zur AusnahmeDas prozentuale Aufkommen von Briefen und E-Mails entwickelt sichimmer weiter zugunsten der E-Mail. Nach dem Urlaub finden die meis-ten Arbeitnehmer wenig Papier in ihren normalen Briefkästen oder aufden Schreibtischen vor. Wenn doch, dann handelt es sich vor allem umReklame, unwichtige Drucksachen, Zeitschriften und einige Rechnun-gen. Der E-Mail-Posteingang dagegen quillt über: Im Schnitt treffendort zwischen dreißig und fünfzig E-Mails pro Tag ein. Und bei manchen Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 17
  19. 19. Menschen sind es noch sehr viel mehr. Deshalb ist die Frage berech- tigt: Schreibe ich einen Brief oder eine E-Mail? Für einige besondere Anlässe ist dies gar keine Frage, da gebietet es die Höflichkeit, einen Brief zu schreiben. Gerade bei Kondolenzschreiben ist es Ausdruck guter Umgangsformen, einen Brief – am besten handgeschrieben – zu verfas- sen. Hier wäre eine E-Mail unhöflich und stillos.TIPP Das Thema »E-Mails« wird in Kapitel 5 ausführlich behandelt. Oft sind es rechtliche Gründe, die dafür sprechen, einen herkömmlichen Brief zu versenden, etwa wenn Sie Verträge oder Unterlagen versenden, bei denen eine Originalunterschrift erforderlich ist. Vielleicht möchten Sie durch einen Brief dem Empfänger eine besondere Form der Wert- schätzung zum Ausdruck bringen – auch dann empfiehlt sich auf jeden Fall ein Brief. Hierbei können Sie bereits mit dem entsprechenden Brief- papier Ihre Wertschätzung oder Anerkennung äußern. Die E-Mail hat dagegen einen ähnlichen Rang wie eine Postkarte: Sie ist nahezu öffentlich, weil sie theoretisch von jedem gelesen werden kann.TIPP Apropos Postkarte: Hier möchte ich ein kleines Plädoyer für die Postkarte hal- ten. Eine handgeschriebene Postkarte aus dem Urlaub ist persönlicher als eine SMS und ein Ausdruck von Wertschätzung. Das Gleiche gilt natürlich auch für eine handgeschriebene Grußkarte zum Geburtstag oder zu Weihnachten. Ich freue mich jedes Mal über handgeschriebene Karten unserer Nichte. Sie schickt aus jedem Urlaub Postkarten und erklärte mir vor Kurzem: »Ich schreibe Post- karten an alle meine Lieben!« 18 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  20. 20. Der Brief als wertiges KommunikationsmittelÜblicherweise hat jedes Unternehmen einen durchgestalteten Unter-nehmensauftritt, die beziehungsweise das sogenannte CI/CD (CorporateIdentity/Corporate Design). Falls Ihr Unternehmen noch keine Corpo-rate Identity hat, ist hier die Unterstützung durch einen Grafiker odereine Werbeagentur sinnvoll, denn nur dann kann der Brief auch dieWertigkeit erlangen, die ihm zusteht. Ein nicht gestalteter Briefbogenwirkt wie von einer Privatperson verfasst.Die Mindestanforderung an das Corporate Design ist ein eigenes Logo.Das Logo inklusive Farbgestaltung muss zum Typ des Unternehmenspassen. Eine solide Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei wird einanderes Logo verwenden als eine Eventagentur oder eine flippige Werbe-agentur.Mit der Qualität des Briefpapieres kann man diese Außenwirkung bereitshervorheben. Es muss nicht unbedingt handgeschöpftes Büttenpapiersein. Jedoch kann mit einfachem Kopierpapier nicht die gleiche Wir-kung erzielt werden wie mit einem schön gestalteten Briefbogen. Inden meisten Büros wird 80-Gramm-Papier benutzt. Wenn Ihre Briefehochwertiger wirken sollen, dann nehmen Sie ein 90-Gramm-Papier.Überaus edel wirkt Briefpapier mit Wasserzeichen. Unternehmen, diesich besonders um den Naturschutz kümmern, werden wahrscheinlichein Recycling-Briefpapier benutzen, welches dann auch zum Stil desUnternehmens passt.Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des Briefpapiers sind die Portokos-ten. Wenn Sie sehr dickes Papier wählen und mehrere Seiten in einemUmschlag versenden, dann wird das Porto schnell teurer. Bedenken Sie, Wie schreibe ich leserorientierte Briefe? | 19
  21. 21. dass auch dies wieder Rückschlüsse auf Ihre Intention zulässt: »Die haben es ja dicke«, könnte der Adressat dann denken.TIPP Achten Sie auch bei Ihren Drucksachen auf das Gewicht. Zu luxuriös produzier- te Broschüren auf zu dickem Papier führen zu erhöhten Portokosten. Die Farbe Ihres Briefpapieres spielt ebenfalls eine große Rolle. Verwen- den Sie möglichst kein farbiges Papier. Ein zarter Farbton ist möglich, doch Briefpapier in Knallrot oder quietschgrün verbannen Sie bitte in den privaten Bereich. Ein Brief, auf buntem Papier gedruckt, lässt sich zum einen schlecht lesen und ist zum anderen nicht unbedingt kopier- tauglich.TIPP Für eine kurze Info an die Kollegen, den schnellen Gruß an einen Geschäfts- partner oder den Versand von Unterlagen ohne Begleitschreiben bietet sich die Compliment Card an, die inzwischen wieder »neu« entdeckt worden ist. Die Compliment Card – am besten im Format DIN lang – eignet sich auch gut für Einladungen. Gestalten Sie diese Karte im Corporate Design und mit den Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Sie ist geeignet für kurze und persönliche Nachrichten an den Empfänger. 20 | Wie schreibe ich leserorientierte Briefe?
  22. 22. Super-Buch Notizmanagement mit System 110 Seiten; 2012; 6,90 Euro; Art-Nr.: 890Das Kult-Buch, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte, ist wieder lieferbar!In neuem Look & Feel und noch übersichtlicher beenden Sie mit dem neuenSUPER-BUCH das Zettelchaos auf Ihrem Schreibtisch. Notizen, Aufgaben, Ideen,... zentral an einem Ort.Das SUPER-BUCH ist Ihr „Speicher“ für Ideen, Projekte, Telefonnummern, Remin-der, nützliche Gedanken, Notizen ... all das, was sonst auf vielen kleinen Zettelnauf dem Schreibtisch verloren geht.Viele Experten empfehlen Super-Bücher, um endlich mehr Ordnung und Systemauf den Schreibtisch und in den Kopf zu bekommen. Doch diese Empfehlungenhaben einen entscheidenden Nachteil: Sie sind nur „Bauanleitungen“, wie mansich aus einem x-beliebigen Notizbuch sein Super-Buch bauen kann. Doch der„Eigenbau“ kostet Zeit, erfordert Einiges an Geschick und das Ergebnis ist oft allesandere als optimal.Deshalb haben wir die besten Ideen aus diesen Anleitungen und unsere prakti-schen Erfahrungen in das SUPER-BUCH einfließen lassen. Ohne großen Auf-wand kommen Sie jetzt zu Ihrem fertigen SUPER-BUCH und können dieses ganznach Ihren persönlichen Bedürfnissen modifizieren und weiterentwickeln.Dieses Buch ist nur im BusinessVillage-Online-Shop erhältlich!www.businessvillage.de/super-buch
  23. 23. Wera Nägler Alles im Griff Das 1×1 der Büroorganisation 172 Seiten; 2011; 17,90 Euro ISBN 978-3-86980-015-8; Art-Nr.: 830Wera Nägler zeigt in ihrem neuen Buch, wie Sie sich clever organisieren unddamit mehr Zeit fürs Wesentliche – Ihre eigentliche Arbeit – bekommen. MittelsChecklisten, praktischer Tipps, kreativer Ideen und Einsatz intelligenter Helferleinträgt dieses Buch dazu bei, die Büroarbeit eleganter, systematischer und manch-mal auch mit einem Augenzwinkern zu erledigen.Mit dem Selbsttest „Was für ein Bürotyp bin ich?“ entdecken Sie, was Sie wirklichfür ein Arbeitstyp sind und warum es manchmal so drunter und drüber geht.Die AutorinWera Nägler trainiert und coacht seit über 10 Jahren rund um das Zeit- und Büro-management. Fachliche Qualifikation ist dabei für die gelernte ReNo-Gehilfin undstudierte Pädagogin das eine. Doch eigene Erfahrungen mitten aus dem Lebensind ihr wichtiger: ob als Angestellte in der „kleinen Klitsche“ oder im Großraumbü-ro, als Sachbearbeiterin, Sekretärin, Führungskraft oder Freiberuflerin.

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