Webinar-Präsentation zu "Erfolgreicher um öffentliche Aufträge mitbieten" vom 16. Februar 2023

1. Tipps & Tricks aus dem Vergabealltag für Unternehmen – ein
auftrag.at-Webinar
Manuel Aghamanoukjan, auftrag.at
Erfolgreicher um öffentliche Aufträge
mitbieten

2. Webinar Ablauf & Etikette
Austausch mit
TeilnehmerInnen
während Webinar
über Chat-Funktion

3. Webinar Ablauf & Etikette
Konkrete Fragen über
F & A Funktion
stellen, Antworten
am Schluss

4. • Ein Vergaberecht-Seminar
• Ein Webinar für Vergabe-Profis
• Beratung für individuelle BieterInnen-Probleme
Was dieses Webinar NICHT ist

5. Warum ich Ihnen überhaupt Tipps geben
kann?
• Bid-Manager für Wiener Software-KMU für 15 Jahre
• Teilnahme an ca. 30 Ausschreibungen
• Erfolgsquote 40% in Österreich, Schweiz und Syrien
• Größter Auftragswert: ca. 2 Mio Euro
• Verantwortlich für auftrag.at + Wechsel ins AuftraggeberInnen-Team

6. Warum an
Ausschreibungen
teilnehmen?

7. • Zugang zu den größten Auftraggebern in Österreichs & EU
• Vertriebskanal ohne Netzwerke & Kontakte
• Mit Qualität und Kompetenz punkten
• Chance für KMU
Bei Ausschreibungen mitmachen - Warum?

8. Ausschreibung finden
oder
eingeladen werden

9. • 10 Arten von Vergabeverfahren
• Entweder offen für alle oder nur auf Einladung
• Auswahl basierend auf Art und Umfang des Auftrages
• Alle offene Ausschreibungen müssen veröffentlicht werden
Vergaben – Offen oder nur auf Einladung

10. • Ich stehe auf der geistigen Einkaufsliste des Auftraggebenden
• In Folge einer Markterkundung
• Eintrag in BieterInnen-Datenbank wie connect.auftrag.at
Wie komme ich zu einer Einladung zur
Ausschreibung?

11. connect.auftrag.at – Auftraggeber sucht

12. connect.auftrag.at – Auftraggeber sucht

13. • Über nationale oder EU-weite Veröffentlichung
• Jeden Tag auf verschiedenen Plattformen suchen
• In der eigenen Mailbox mit der auftrag.at-Suche
Wie finde ich offene Ausschreibungen?

14. Ausschreibungen automatisch bekommen

15. Praxis-Tipps: Ausschreibungen finden
Klare Zuständigkeit schaffen – wer beobachtet?
Öffentliche Ausschreibungen konstant beobachten
Definieren Sie Suchkriterien für interessante Ausschreibungen

16. Achtung Fallgrube: Ausschreibungen finden
Urlaubsfalle: Beobachtung nicht nur einer MitarbeiterIn
zuweisen
Ausschreibungsbeschreibungen nicht immer perfekt – daher
nicht zu enge Suchkriterien verwenden

17. Ausschreibung
analysieren

18. Ist der Auftrag noch zu vergeben?
Was ist zu anzubieten?
Wann ist die Deadline für Abgabe und Fragen?
Was ist es für eine Art von Vergabeverfahren?
Wie wird Ausschreibung & Abgabe abgewickelt?
Wie komme ich zu den
Ausschreibungsunterlagen?
Analyse Eckdaten

19. • Unterschwelle zwischen max.
−100.000 und 215.000 netto für Dienstleistung/Lieferungsaufträge
−100.000 und 5 382.000 netto für Bauaufträge
• Alles drüber = Oberschwelle = EU-weite Ausschreibungspflicht
• Eigene Regeln zur Berechnung Verfahren und Sektoren- und
zentrale Auftraggeber
Exkurs Auftragswert/Schwellenwert

20. Analyse Eckdaten
Was für Arten von
Dienstleistungen/Produkte werden
gesamt ausgeschrieben.
Termine als Timeline visualisieren
Abgabefrist High Noon oder End of Day

21. Grob-Analyse Ausschreibungskriterien
• Wie lauten die Kriterien?
• Wie ist die Erfüllung
nachzuweisen?
Auswahl- und
Zuschlagskriterien verstehen
Eignungskriterien müssen erfüllt
werden

22. Go/NoGo Entscheidung treffen
Kann ich die gewünschte
Leistung anbieten?
Kann ich die Kriterien
möglichst gut erfüllen?
&
Nein?!
Partner suchen –
Bietergemeinschaft/
Subunternehmer
Teilnahme abbrechen
oder

23. • Ziel: Summe besser als die Einzelteile
• Teilnahmebarriere überwinden
• Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen & Risiko verteilen
• Bietergemeinschaft vs Subunternehmer – Nutzen/Risikoabwägung
Erfolgreich mit Partnern
Klare Rechnung – gute Freunde
So schnell wie möglich finden &
fixieren

24. Ausschreibung
bearbeiten

25. • Eine Ausschreibung ist ein Projekt, managen sie dieses genauso
• Schaffen Sie die Rolle Bid ManagerIn
• Bringen Sie unterstützende Abteilungen vorab an Bord
Machen Sie sich fit für Ausschreibungen
Ausschreibungsteilnahme geht
ohne RechtsanwältIn
Partner-Management nicht
vergessen

26. • Ziel: Bestmöglichen Teilnahmeantrag/Angebot abgeben
• Nicht-Ziel: Formelle Fehler begehen und ausgeschieden werden.
• Ausschreibungsunterlagen sind Ihre besten Freunde
Folgen Sie der Ausschreibung
Jede Ausschreibung ist ihre
eigene Anleitung.
Alternativangebote nur
abgeben, wenn erlaubt.

27. Einzig erlaubter Kommunikationsweg vor Abgabe
• Eingrenzen
• Klarstellen
• Fehler aufzeigen & Probleme melden
Fragen stellen? Ja aber richtig.
Aus Fragen der Konkurrenz
lernen
Immer offene Fragen stellen

28. • Sind unternehmensbezogene Mindestanforderungen
• Berufliche Befugnis und Zuverlässigkeit & finanzielle,
wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
• Liefern von Nachweisen oder Eigenerklärung
Die Pflicht: Eignungskriterien erfüllen
Check welche Form der
Eigenerklärung?
Für Nachweise Aktualität und
Vorlaufzeit beachten

29. Die Kür: Auswahlkriterien/Zuschlagskriterien
optimieren
• Auswahlkriterien: Reihung nach Qualität – komme ich in 2. Runde?
• Zuschlagskriterien: Bewertung – bekomme ich den Auftrag?
• Art und Gewichtung der Kriterien genau analysieren
Referenzen aufheben, für
spätere Verwendung
Nicht stur nach Preisliste agieren

30. Teilnahmeantrag/Angebot abgeben
• Vergessen Sie keine geforderten Angebotsteile
• Nehmen Sie sich immer Zeit für finalen Check und Lektorat
• Geben Sie nicht zu viel ab – vor allem keine Werbeunterlagen
Sprechen Sie die Sprache des
Auftraggebenden
Ignorieren Sie Formvorgaben des
Auftraggebenden nicht

31. • Weniger Aufwand für Sie
• Teilnahme IMMER, Unterlagen grundsätzlich kostenfrei
• Machen Sie sich früh mit eTendering Plattform vertraut
• Registrieren sich gleich zu Beginn für alle Infos
eTendering – Online teilnehmen
Mit Spezialvollmacht
Signaturprobleme vermeiden
Digitale Signatur als Fallgrube

32. Fazit

33. • Das erste Mal macht den meisten Aufwand
• Strukturen und Inhalte sind wieder verwendbar
• Ausschreibungen sind das Tor zum größten Auftraggeber
Österreichs
Ausschreibung – trauen Sie sich

34. Interessante Ausschreibungen
jeden Tag per E-Mail?
30 Tage kostenfrei testen:
suche.auftrag.at

35. Ihre Fragen unsere
Antworten

36. Bietergemeinschaft
mehr Einfluss auf gemeinsames Angebot
Solidarische Leistungserbringung und Haftung
Eignung/Anforderung gemeinsam erfüllen, Chance für KMU
Wird nach Zuschlag zur Arbeitsgemeinschaft
Nachträgliche Änderung problematisch
Einer raus – alle raus

37. Subunternehmer
Erbringt einen Teil der ausgeschriebenen Leistung
Weniger Einfluss auf Gesamtangebot
Kann helfen Eignung zu erbringen
Keine Haftung gegenüber Auftraggeber
Nichtnennung Subunternehmer Ausschlussgrund
Potentielle Gefahrenquelle für Formfehler