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Projektportfolio-Management 2
Inhalt.
Trends und Herausforderungen
Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs
Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?
Warum ist das Thema wichtig?
Projektportfolio-Management – Benefits
Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
Relevante Standards und Rahmenwerke
Anhang
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Projektportfolio-Management 4
Trends & Herausforderungen.
Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.
Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie
Investition in die richtigen Themen
Terminierung schwacher Projekte
An den richtigen Projekten arbeiten
Vermeidung von Projekt-Redundanzen
Optimale Ressourcenallokation
Steigerung der Einspareffekte
Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften
Kürzere Lebenszyklen
Hochdynamische Umfelder
Fusion, Übernahme, etc.
Kürzere Reaktionszeiten
Bedarfe Markt & Kunden
Richtige Leistungen zum
richtigen Zeitpunkt
Kundenerwartung bzgl.
attraktiver Preise
Sinkende Budgets
Knappe Mitarbeiter-
kapazitäten
Inhaltliche Interdependenzen
Gemeinsame personelle &
finanzielle Ressourcen
Risiken
Unzureichende Transparenz
Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und Kostensenkung
Optimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios
Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen
Projekt
Portfolio
Management
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Projektportfolio-Management 5
Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.
Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.
Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität Berlin
Befragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolios
lag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten
Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch
Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab
Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform
32 % beklagen Doppelarbeiten
Aber…
45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-
Managements auf den Geschäftserfolg
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Projektportfolio-Management 7
Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?
Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.
A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped
together to facilitate effective management of work to meet strategic business
objectives.
The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or
directly related.
These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured,
ranked, and prioritized.
Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI
Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und
Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-,
Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
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Projektportfolio-Management 11
Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).
Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.
Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,
Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.
Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%
Kostenreduktion je Projekt um 37%
Verringerung redundanter Projekte um 78%
Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%
Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%
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Projektportfolio-Management 12
Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).
Nutzen von Projektportfolio-Management.
Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie
Investition in die richtigen Themen
Terminierung schwacher Projekte
An den richtigen Projekten arbeiten
Vermeidung von Projekt-Redundanzen
Optimale Ressourcenallokation
Steigerung der Einspareffekte
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Projektportfolio-Management 16
Kernbestandteil Prozesse(2/2).
Strategie /
Ziel-
setzungen
Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung
Werthaltige
Programme
& Projekte
Identifi-
kation
Kategori-
sierung
Umsetzung
Autori-
sierung
Priori-
sierung
Aus-
balan-
cierung
Evalu-
ierung
Selektion
Strategic
Change
Monitoring
&
Steuerung
Per-
formance
Review
Strategie & Zielsetzungen
Projekte/Ideen-Inventar
Balancierungs-Kriterien
Rollen, Skills, Team
Identifikation von
Projekten & Ideen
Kriterien für das Aus-
balancieren festlegen
Business (Strat. Ausricht.)
Risiken
Finanzen (ROI, NPV,…)
Markt
weitere
Rollen, Aufgaben, Skills &
Verantwortlichkeiten
Sponsor
Portfolio Mgmnt. Team
AktivitätenErgebnisse
Zusammenstellung der Nutzenversprechen und
Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions)
Bewertung jedes einzelnen Projekts
Validierung und Auswahl der Projekte
Einordnung der Projekte zu Kategorien
Obligatorisch
Businesskritisch
Hohe, mittlere, niedrige Priorität
Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen
Ranking-Modells
Ressourcenkapazitätsanalyse
Planung und Allokation von Budgets
Budgetinduzierte Streichung von Projekten
Ausbalancieren des Portfolios
Wertbeiträge, Business Cases
Geklärte Ressourcenkapazitäten
Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte
Allokierte Budgets (Strategic Buckets)
Veränderungsmanagement
Autorisierung
und Freigabe
von Projekten
Ressourcenzu-
weisung und
Freigabe
Festlegung der
Portfolio-Meilen-
steine und des
Aktivitätenablaufs
Kommunikation
Entscheidungen
Genehm. Projekte
Ressourcen sind
verfügbar
Meilensteine
Performance Metriken
Entwicklung der Nutzenschöpfung
Portfolioveränderungen
Portfolio-Status
Management und Steuerung
der Ressourcen und
Portfolioaktivitäten
Monatliches Review der Port-
folio-Performance durch Port-
foliomanager
Reporting der Portfolio-
Performance anhand
definierter Metriken an das
Management
Berücksichtigung von operativen
und strategischen Änderungen
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Projektportfolio-Management 17
Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.
Anspruch und Praxiswirklichkeit.
Der Idealfall Die Praxis
?
GATE
Projektideen werden
nicht identifiziert
Ideen,
Projektvorschläge
(Strategiekonform)
Auswahl &
Verdichtung
Abstimmung &
Koordinierung
GATE Meilensteine
Anreize für erfolgr.
Projektabschluss
Auswahl-
entscheidungen
nicht transparent
Offizielle Entscheidungs-
wege werden verlassen
Abhängigkeiten & Synergien
werden nicht erkannt
Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin
Projekte werden gestoppt,
Ressourcen freigesetzt
U-Boot
Projekte
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Projektportfolio-Management 18
Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.
CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement,
Demand-Management, etc.
Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management,
Global Standard, 2nd Edition, PMI
PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement
OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegrade
einer Organisation bzgl. Programm-/
Projekt- und Projektportfolio-Management