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Das Instrument zum Aufbau eines digitalen Archivs und somit zur Kosteneinsparung ist das ersetzende Scannen. Dabei ist dieses System sowohl für größere als aber auch für kleinere Handwerksbetriebe eine gute und sichere Option – und die Finanzverwaltung akzeptiert es. Im Rahmen der Veranstaltung wird Ihnen anhand von Beispielen aufgezeigt, wie sich eine digitale Archivierung im Rahmen der Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Praxis umsetzen lässt.

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Steuerliche Aspekte im Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten.

  1. 1. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 1 STEUERLICHE ASPEKTE BEIM UMGANG MIT ELEKTRONISCHEN GESCHÄFTSDOKUMENTEN Norbert Wittig, Betriebsprüfer Finanzamt Koblenz Koblenz, 14.10.2015
  2. 2. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 2 Übersicht Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Quelle: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  3. 3. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 3 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Rz. 3-6 GoBD, Nutzung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, z. B. HGB GmbHG Andere (z. B. Fahrlehrergesetz, VOB)
  4. 4. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 4 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Steuerliche Aufzeichnungspflichten, z. B. § 141 Abgabenordnung (AO) § 143 AO – Aufzeichnung des Wareneingangs Einzelsteuergesetze: - §4 Abs. 3 S.5 EStG - Aufzeichnung Anlagevermögen und bestimmtes Umlaufvermögen - § 4 Abs. 7 S.1 EStG – bestimmte nicht abziehbare Betriebsausgaben
  5. 5. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 5 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Was sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen? Unterlagen aufgrund der (außer-) steuerlichen Bücher, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Unterlagen/Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung erforderlich sind Dokumentation über die Umsetzung und Einhaltung der Ordnungsvorschriften Unterlagen können sein: - Papierdokumente - elektronische Dokumente (früher: „steuerrelevante Daten“) - Daten / Datensätze (früher: „steuerrelevante Daten“)
  6. 6. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 6 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Fazit: Im Ergebnis ist alles aufbewahrungspflichtig, was im Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung ist
  7. 7. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 7 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Keine abschließende Definition in den GoBD (-> jeder Fall ist anders, Rz. 6) Erstqualifikationsrecht durch den Steuerpflichtigen (Rz. 161) Ggf. Überprüfung durch die Finanzbehörde Sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in jedem Unternehmen gleich (fixer Umfang)?
  8. 8. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 8 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Beispiele I: Ausgangsrechnung: mit Office geschrieben, ausgedruckt und nicht abgespeichert: -> Papierausdruck aufbewahrungspflichtig mit Office geschrieben, ausgedruckt und abgespeichert -> elektronisches Dokument aufbewahrungspflichtig mit einem Fakturierungsprogramm erstellt -> Daten des Fakturierungsprogramms aufbewahrungspflichtig
  9. 9. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 9 Aufzeichnungs- u. aufbewahrungspflichtige Unterlagen Beispiele II: Baustellenkonto (Kostenrechnung) zur Ermittlung der teilfertigen Arbeiten Stamm- und Bewegungsdaten im EDV-System (z. B. Kundenadressen, Steuerschlüssel, Finanzbuchhaltung) Excel-Berechnung der Urlaubsrückstellung durch Steuerberater
  10. 10. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 10 Übersicht Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
  11. 11. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 11 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Grundsätze zur Digitalisierung: siehe vorangegangener Vortrag Datenaufbewahrung / -archivierung (elektronische Dokumente und Daten): - Unveränderbarkeit der Daten (Rz. 107-112), insbesondere von elektronischen Dokumenten (Rz. 110) - Aufbewahrung (Rz. 113-124, 130-135) - Maschinelle Auswertbarkeit (Rz. 125-129)
  12. 12. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 12 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Aufbewahrung von empfangenen elektronischen Dokumenten in der Praxis: +
  13. 13. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 13 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit der Daten: Rz. 110 S. 2: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem (-> Speicherung auf der Festplatte oder im E-Mail-Postfach) erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
  14. 14. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 14 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung • Problem: Nach Auffassung der FinVerw sind derzeit keine technischen Lösungen bekannt, die die o. g. Voraussetzungen auf Dateisystemebene erfüllen. • Lösung: Einsatz eines Dokument Management Systems (DMS) • Einwand: Kosten für das DMS sind unverhältnismäßig
  15. 15. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 15 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung • Auffassung Finanzverwaltung: „Ein bisschen Schwanger geht nicht“ Die zur Vermeidung der Verletzung der Ordnungsmäßigkeit erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt (Rz. 29).
  16. 16. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 16 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung • Absoluter Ausnahmefall vom DMS - Kleinstunternehmen - empfängt nur in geringem Umfang elektronische Rechnungen und kann sich dem nicht entziehen (z. B. nur Telekom) - darüber hinaus keine digitale Archivierung von Dokumenten -> Verzicht auf Archivsystem, wenn ergänzende Maßnahmen getroffen werden, die die Beweiskraft erhalten.
  17. 17. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 17 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung • Keine Ausnahme vom DMS - branchenüblicher regelmäßiger elektronischer Rechnungseingang bzw. -ausgang - elektronische Kontoauszüge, etc.
  18. 18. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 18 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen -> Unveränderbar im Original (Rz. 119) • Originale der GoBD-konform eingescannten Papierbelege können vernichtet werden (Rz. 140, Entscheidung trifft Steuerpflichtiger!) • elektronische Dokumente (Unterlagen) müssen elektronisch unveränderbar aufbewahrt werden (z. B. auch Excel-Berechnung des Steuerberaters) • alleiniger Ausdruck (und Vernichtung) des elektronischen Dokumentes (z. B. Eingangsrechnung) ist ausdrücklich ausgeschlossen
  19. 19. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 19 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“ • Wie werden die elektronischen Unterlagen aufbewahrt? • Empfangene Dokumente (originär elektronisch oder per Scan) : - maschinelle Auswertung (Lesbarmachung) mit entsprechender Software (z. B. PDF-Reader), s. a. Rz. 157 bei selbst digitalisierten Unterlagen
  20. 20. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 20 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“ • Reduzierung des Informationsgehalts ist unzulässig Bsp.: - Umwandlung eines PDF-Dokuments mit Volltextsuche in ein Bildformat (TIFF) - Excel-Tabelle als Bilddatei abgespeichert (s. o.)
  21. 21. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 21 Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Maschinelle Auswertbarkeit • Daten, Datensätze (z. B. Buchführung, Warenwirtschaft): - mathematisch-technische Auswertung muss möglich sein, d. h. - Verarbeitung der Daten im eigenen System - „problemloser“ Datenexport in externe Systeme (Datenbankanwendungen, Prüfsoftware) muss insbesondere ohne Informationsverlust möglich sein. • Aufbewahrungspflicht für die Datenbeschreibung ebenfalls in maschinell auswertbarer Form (z. B. Index.xml)
  22. 22. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 22 Übersicht Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
  23. 23. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 23 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung, Rz. 159-178 Umfang des Datenzugriffs (Rz. 159-164) • Auf alle elektronische Unterlagen (Dokumente, Daten), • soweit diese aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtig sind • im Rahmen einer Außenprüfung • Dies beinhaltet auch die Verfahrensdokumentation(en)
  24. 24. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 24 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Ausprägungen des Datenzugriffs • Unmittelbarer Zugriff (Z1) • Mittelbarer Zugriff (Z2) • Datenträgerüberlassung (Z3) • Wahlfreiheit der Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen, welche der Methoden gewählt wird (auch kumulativ möglich, Rz. 164).
  25. 25. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 25 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174 • Zugriff auf Daten im System des Steuerpflichtigen • Nur-Lesezugriff (keine Schreibrechte) • vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen • Kein Online-Zugriff (Andocken) durch die FinVerw • Einweisung in das DV-System (Rz. 171, 174)
  26. 26. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 26 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Unmittelbarer Zugriff (Z1), Rz. 165, 174 • Beispiele: - Finanzbuchhaltung beim Steuerpflichtigen - DMS
  27. 27. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 27 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174 • Auswertung der Daten durch den Steuerpflichtigen oder einem beauftragten Dritten • nach den Vorgaben der Finanzbehörde • vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen
  28. 28. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 28 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Mittelbarer Zugriff (Z2), Rz. 165, 174 • Beispiel: - Auswertung von Stammdatenänderungen (Protokollierung) durch den Administrator
  29. 29. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 29 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177 • Daten werden an die Finanzbehörde übergeben • maschinell auswertbar (Datenträger und Daten) • Datensatzbeschreibung (maschinell auswertbar) • Kein herunterladen von Daten durch die Finanzbehörde • Mitnahme der Daten ist möglich • Mitnahme Datenträger nach Absprache (Achtung: Datenträger ist unverschlüsselt, sollte möglichst im Unternehmen verbleiben) • Rückgabe Datenträger, Löschung der Daten (Rz. 169)
  30. 30. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 30 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Datenträgerüberlassung (Z3), Rz. 167-169, 176-177 • Beispiele: - Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung - bestimmte Teildatenmengen aus vorgelagerten Systemen
  31. 31. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 31 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Was ist beim Datenzugriff zu beachten • Identifizieren Sie den Datenbestand unter dem Gesichtspunkt der aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (s. a. Rz. 172) • Kontakt mit der Steuerberatung/Finanzbehörde vor Prüfungsbeginn - welche Daten werden für die Prüfung benötigt
  32. 32. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 32 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Was ist beim Datenzugriff zu beachten • Wie können die Daten zur Verfügung gestellt werden - Zugriff auf das DMS - Zugriff auf vorgelagerte Systeme / Exportschnittstellen
  33. 33. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 33 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Was ist beim Datenzugriff zu beachten • Systemwechsel, Rz. 142-144 Darf der Steuerpflichtige das „Altsystem“ einfach abschalten? - quantitativ und qualitativ gleichwertige Migration erforderlich
  34. 34. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 34 Fundstellen GoBD: BMF 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450 Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): www.ferd-net.de
  35. 35. Steuerliche Aspekte beim Umgang mit elektronischen Geschäftsdokumenten 14.10.2015 Folie 35 Zum Ende Gibt es Ihrerseits Fragen Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

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