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Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz:
Praxisszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Rainer Haselmeier
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Praxisszenario“ geht zunächst auf die historische Entwicklung von...
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Business IT...
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Historische Entwicklung „Business IT“-
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Welches IT-Trends bestimmen den
„moderner Arbeitsplatz“?
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Der Trend: „Handhabbarkeit, Benutzbarkeit von Systemen, Software-Ergonomie“
Die Thesen:
 Das User-Interface von ERP- und ...
Der Trend: „Die Fähigkeit, jederzeit, überall und mit jedem beliebigen Gerät auf
Applikationen und Informationen einer Unt...
Der Trend: „Die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen und Organisationen
über Grenzen, Systeme, Zeitzonen und geog...
Der Trend: „Die Fähigkeit von ERP, mit unterschiedlichen Systemen über Schnittstellen zu
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Die Thesen:
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Entwicklungsschwerpunkte „Business IT“-
Systeme
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen A...
 Personalisierung: Benutzer melden sich an und können das Portal nach
eigenen inhaltlichen Interessen und benötigten Dien...
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Mitarbeiterportale als Baustein des
„modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap ...
 Eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform für
Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens
 Ein Tool...
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Integrierte Prozesse als Baustein des
„modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Moder...
 Integration der Business IT-Applikationen mit dem Ziel, den administrativen
Aufwand zu verringern
 ERP-Systeme werden u...
 Bearbeitungszeiten und -kosten senken durch die Orientierung an den
Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen au...
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Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
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Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz:...
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Vorgehen in Kundenprojekten
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxiss...
 …hängt ab von
 Prozessen im Unternehmen
 IT-Infrastruktur und Technologie
 Rollen und deren Ausgestaltung im Unterneh...
 Verkauf/Debitoren
 Angebotsbearbeitung
 Auftragsbearbeitung
 Reklamationsprozess
 Debitoren Fakturierung
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 Rechnungseingangsverarbeitung
 Bestellabwicklung
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Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario. Rainer Haselmeier, YAVEON AG

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Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management (EIM) der YAVEON AG, auf welche Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“ setzt. (Vortrag auf dem YAVEON Kundentag 2014)

Veröffentlicht in: Leadership & Management
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Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario. Rainer Haselmeier, YAVEON AG

  1. 1. 21.05.2014 Seite 1 Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario YAVEON Business IT Forum 2014 | Rainer Haselmeier
  2. 2. Die Breakout-Session „Roadmap zum modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario“ geht zunächst auf die historische Entwicklung von Business IT-Systemen ein. Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management (EIM) der YAVEON AG, anschließend, auf welche Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“ setzt. Anhand eines Prozessszenarios aus der Beschaffung werden beispielhaft Bausteine des „modernen Arbeitsplatzes“ in der praktischen Umsetzung gezeigt. Den Abschluss bilden die Vorstellung eines Vorgehensmodells in Umsetzungsprojekten und ein Ausblick auf weitere Anwendungsszenarien für den „modernen Arbeitsplatz“. 21.05.2014 Seite 2 Abstract YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  3. 3. 21.05.2014 Seite 3 Übersicht YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Business IT: Was bisher geschah...? Praxisbeispiel „Beschaffungs- prozess“ Ausblick: Roadmap YAVEON Der „moderne Arbeitsplatz“
  4. 4. 21.05.2014 Seite 4 Historische Entwicklung „Business IT“- Systeme YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Verwaltung Finanzen Personal Beschaffung Produktion Lager Verkauf PPS/MRP ERP Customer Rel. Management CRM E-Procurement ERP II / Supply Chain Management Planung & Kontrolle Abfragen & Berichte Management Inf. Systeme Management & Entscheidungsunterstütz.
  5. 5. 21.05.2014 Seite 5 Welches IT-Trends bestimmen den „moderner Arbeitsplatz“? YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Usability Connectivity Collaboration Mobility
  6. 6. Der Trend: „Handhabbarkeit, Benutzbarkeit von Systemen, Software-Ergonomie“ Die Thesen:  Das User-Interface von ERP- und weiteren Business-IT-Systemen wird sich, durch die Arbeit auf mobilen Geräten, an die neuen Anforderungen anpassen.  Die Bedienung von Business IT-Systemen wird – wie bei Anwendungen im privaten Bereiche – intuitiver und ohne Schulungsaufwand möglich.  Mitarbeiter sind künftig stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden. Hierfür werden sich neuartige Formen der Informationsdarstellung und -bereitstellung zur Entscheidungsunterstützung entwickeln. 21.05.2014 Seite 6 IT-Trend „Usability“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  7. 7. Der Trend: „Die Fähigkeit, jederzeit, überall und mit jedem beliebigen Gerät auf Applikationen und Informationen einer Unternehmenssoftware zugreifen zu können.“ Die Thesen:  Die wachsende Internationalisierung und die demographische Entwicklung erfordern neue Arbeitsformen und -modelle. Business IT-Systeme werden in Zukunft auf unterschiedlichen Endgeräten jederzeit und überall verfügbar sein.  Das Arbeiten in Business IT-Systemen wird mit den gleichen Werkzeugen wie im Privatbereich erfolgen („Bring your own device“ bzw. Verknüpfung von Social Media mit Business Netzwerken). 21.05.2014 Seite 7 IT-Trend „Mobility“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  8. 8. Der Trend: „Die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen und Organisationen über Grenzen, Systeme, Zeitzonen und geographische Entfernungen hinweg.“ Die Thesen:  Ohne die Verwendung von bereichsübergreifenden Kooperations-Werkzeugen entstehen für Unternehmen gravierende Wettbewerbsnachteile (u. a. Produktivitätsverluste).  Der Informationsaustausch wird massiv zunehmen und gleichzeitig unstrukturierter sein. Die Austauschfrequenzen und die Anzahl der Beteiligten an weltweiten Standorten werden zunehmen.  Zentrale Plattformen zur Zusammenarbeit zwischen rechtlich eigenständigen Unternehmen (in der Supply Chain) werden ein elementarer Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit im globalisierten Umfeld. 21.05.2014 Seite 8 IT-Trend „Collaboration“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  9. 9. Der Trend: „Die Fähigkeit von ERP, mit unterschiedlichen Systemen über Schnittstellen zu kommunizieren.“ Die Thesen:  Der Bedarf an zeitnaher und räumlich uneingeschränkter Informationsverfügbarkeit wird enorm steigen.  Es einige wenige quasi-standardisierte Datenmodelle geben, die von wenigen Anbietern vorgegeben und von allen anderen Anbietern eingesetzt bzw. verwendet werden.  Standardisierte Datenformate werden die Datenkommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtern.  Die Verzahnung aller Planungsebenen, von der Ebene der Supply Chain bis zur produzierenden Maschinenebene, inklusive eines einheitlichen Austausches mit entsprechenden Datenformaten und Softwaresystemen für die Ressourcenplanung wird zum Standard.  Eine vollständige Integration im Sinne einer "1-System-Landschaft" (Monolith) wird es auch künftig nicht geben. 21.05.2014 Seite 9 IT-Trend „Connectivity“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  10. 10. 21.05.2014 Seite 10 Entwicklungsschwerpunkte „Business IT“- Systeme YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Verwaltung Finanzen Personal Beschaffung Produktion Lager Verkauf PPS/MRP ERP Customer Rel. Management CRM E-Procurement ERP II / Supply Chain Management Planung & Kontrolle Abfragen & Berichte Management Inf. Systeme Management & Entscheidungsunterstütz. Individuelle Unterstützung Gruppen- unterstützung Vorgangs- bearbeitung VertikaleIntegration Horizontale Integration
  11. 11.  Personalisierung: Benutzer melden sich an und können das Portal nach eigenen inhaltlichen Interessen und benötigten Diensten konfigurieren  Informationsaggregation: Benutzer erhalten Informationen unterschiedlichster Formate und Herkunft gebündelt zur Verfügung gestellt (z. B. Texte, Tabellen, Audio- oder Videodateien, Bilder oder E- Mails)  Prozessintegration: Geschäftsprozesse werden über ausführende Applikationen hinweg bereitgestellt  Applikationen laufen „im Hintergrund“  Single sign on: Benutzer melden sich am Portal mit einer Benutzername- Passwort-Kombination an  steuert den Zugriff auf alle Dienste des Portals im Rahmen der Mitarbeiter-Rolle  Permanente und globale Verfügbarkeit: Benutzer kann das Portal mit einem einfachen Internet-Zugang und auch mit mobilen Endgeräten nutzen  Anwendungen sind nicht auf den Computer am Arbeitsplatz beschränkt 21.05.2014 Seite 11 Grundfunktionen „Moderner Arbeitsplatz“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  12. 12. 21.05.2014 Seite 12 Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Applikationen Kollaboration Informationen Dokumente Integrationsplattform Portale
  13. 13.  Eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform für Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens  Ein Tool zur effektiven und effizienten Gestaltung der täglichen Arbeit  Ein sicherer Zugang zu allen relevanten Informationen, Applikationen und Services über unterschiedlichste Kommunikationswege im Unternehmen  Bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen, auch im Sinne von Warnhinweisen (bei Engpässen) und Prognosen zu voraussichtlichen Entwicklungen  Bessere Produktqualität  Höhere Kundenzufriedenheit  Ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen aufgrund aktueller Informationen 21.05.2014 Seite 13 Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  14. 14. Seite 14 Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario • Scannen • Rechnungs- eingang in Outlook Outlook • Beleglesung • GDPdU konfor- me Archivierung • Workflow SharePoint • Belegerkennung • Rechnungs- Eingangs- Monitor ERP • sachliche Prüfung • Freigabe- Workflow SharePoint • ERP Daten • SharePoint Portal QlikView Buchhaltung Fachabteilung Controlling Workflow 21.05.2014
  15. 15.  Integration der Business IT-Applikationen mit dem Ziel, den administrativen Aufwand zu verringern  ERP-Systeme werden um Module und Funktionen für PPS, Dokumentenmanagement, Business Intelligence und CRM erweitert  häufig genutzte Standardanwendungen wie Office-Produkte wie Word, Excel und Outlook werden in die Applikationslandschaft unter einer Oberfläche (Portallösung) integriert  ERP und Office-Programme werden kombiniert mit Business-Anwendungen wie SharePoint  Collaboration-Tools zur besseren Vernetzung der Mitarbeiter untereinander  standardisierte Prozesse  schnellere, einfachere und transparentere Prozesse und Reduzierung von Fehlern  Verringerung von administrativen Tätigkeiten (z. B. durch Vermeidung doppelter Pflegeaufwände)  reduzierter administrativen Aufwand für das Suchen, Weiterleiten, Ablegen und Verwalten von Informationen  Einsatz von Portallösungen, in denen Prozesse applikationsübergreifend und webfähig in einer Oberfläche abgebildet werden 21.05.2014 Seite 15 Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  16. 16.  Bearbeitungszeiten und -kosten senken durch die Orientierung an den Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen auf verschiedene Backend- Systeme über nur ein Portal  Prozesseffizienz verbessern (z. B. durch zentralen Zugriff auf Dokumente und Vorlagen (Suche), Workflows und Workflowunterstützung (z. B. Rechnungseingangsprüfung, Reiseantrag, IT-Antrag, etc.))  Flexibilität erhöhen  über Portale können schnell wechselnde Anforderungen abgebildet werden  Integrierter Zugriff auf alle Funktionen, Dokumente, Anwendungen und Daten, die zur Erledigung der Aufgabenstellungen eines Mitarbeiters erforderlich sind  Verbesserung der Teamarbeit durch eine geschäftsprozessorientierte Aufgabenverteilung und Funktionen zur Kommunikationsunterstützung  Geringerer Schulungsaufwand für die Anwender, da diese über den Web- Browser auf das ihnen bekannte Portal auf die Backend-Systeme zugreifen, ohne sich mit deren Benutzungskonzepten direkt auseinandersetzen zu müssen 21.05.2014 Seite 16 Was bringt der „moderne Arbeitsplatz“? YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  17. 17. 21.05.2014 Seite 17 Praxisbeispiel Beschaffungsszenario YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Applikationen Kollaboration Informationen Dokumente Integrationsplattform Portale Buchhaltung Beschaffende Abteilung Anfordernde Abteilung
  18. 18. 21.05.2014 Seite 18 Praxisbeispiel Beschaffungsszenario YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Bestellbedarf Bedarfs- anforderung PUR-020-005 Bestellungen PUR-020-030 Bestellüber- wachung PUR-020-030 Rechnungsein- gang und -prüfung PUR-020-060 Ware ist auf Lager BuchhaltungBeschaffende Abteilung Anfordernde Abteilung Beschaffende Abteilung Anfordernde Abteilung PRAXIS- DEMO
  19. 19. 21.05.2014 Seite 19 Vorgehen in Kundenprojekten YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario Projektmanagement (Planung, Kontrolle, Steuerung) Projekt- vorbereitung Analyse RealisierungKonzeption Betrieb Analyse  Bausteine für die Arbeitsplätze der ausgewählten Mitarbeitergruppen bestimmen (u. a. Elemente der Portale, relevante Prozesse, Applikationen, etc.)  Anforderungen an den „modernen Arbeitsplatz“ für die einzelnen Bausteine aufnehmen, dokumentieren und bestätigen Konzeption  Bausteine für die Arbeitsplätze aus inhaltlicher, gestalterischer und technologischer Sicht entwerfen  Konzepte bewerten, prüfen und freigeben  Vorgehensweise zur Einführung festlegen Realisierung  Umsetzung der „modernen Arbeitsplätze“ planen und durchführen  konkrete Inhalte und Prozesse einstellen  Tests durch YAVEON und durch den Kunden  Einführung der „modernen Arbeitsplätze“ als Teil eines Veränderungs- prozesses für die Kommunikations- und Arbeitskultur beim Kunden Betrieb  Anwender im Umgang mit dem „modernen Arbeitsplatz“ schulen  Rollout der Lösung  begleitender Kommunikations- prozess  Daten über die Nutzung sammeln/Nutzungs- gewohnheiten der Anwender kennenlernen  kontinuierlichen Verbesserungsprozess für die Arbeitsplätze einleiten Projektvorbereitung  Definition der Ziele, die mit dem Projekt „moderner Arbeitsplatz“ verfolgt werden  Mitarbeitergruppen für den „modernen Arbeitsplatz“ und ggf. Piloten bestimmen  Projektteam und Zeitplan festlegen
  20. 20.  …hängt ab von  Prozessen im Unternehmen  IT-Infrastruktur und Technologie  Rollen und deren Ausgestaltung im Unternehmen  Zugriffsrechten und Zugriffsmöglichkeiten der Rolle/des Mitarbeiters  Es gibt nicht den „modernen Arbeitsplatz“  dessen Ausgestaltung ist vielmehr kundenspezifische Projektarbeit!  YAVEON entwickelt und implementiert Konzepte mit den Benutzern:  spezifisch für deren Rolle im Unternehmen  entlang von Prozessen  unter Berücksichtigung der ausführenden Applikationen für die einzelnen Prozessschritte  inklusive Bereitstellung der relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Prozess 21.05.2014 Seite 20 „Moderner Arbeitsplatz“ im Kundenprojekt… YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  21. 21.  Verkauf/Debitoren  Angebotsbearbeitung  Auftragsbearbeitung  Reklamationsprozess  Debitoren Fakturierung  Mahnwesen  Stammdatenanlage und –pflege  Artikel  Debitoren  Kreditoren  Herstellvorschriften/Rezepturen  Chargendaten  Personalwesen  Personalbeschaffung  Urlaubsverwaltung 21.05.2014 Seite 21 Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
  22. 22.  Einkauf/Beschaffung  Bedarfsanforderung  Rechnungseingangsverarbeitung  Bestellabwicklung  IT  Help Desk-Anwendungen  IT-Antragsverwaltung  Berechtigungsmanagement  Administrative Prozesse  Vertragsmanagement  Posteingangsverarbeitung  Elektronisches Formularwesen  Reiseplanung u. Travelmanagement  QMB-Portal & QMB-Prozesse  YAVEON Qualitäts- & Prozessmanager 21.05.2014 Seite 22 Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“ YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario

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