Endlich Schuss machen mit dem täglichen E-Mail-Wahnsinn. Das Inbox-Zero-Prinzip verhilft schnell und einfach zu mehr Zeit, höherer Produktivität und ein wenig mehr Seelenfrieden. Dieser Auszug aus meinen Trainingsunterlagen zum Thema enthält die wichtigsten Tipps, wie jeder seine E-Mail-Inbox ganz schnell besser in der Griff bekommen kann. Viel Erfolg!

1. f
ail
E-M
doo
sind
s
toll!
DAS INBOX-ZERO-PRINZIP
BEFREIT VOM TÄGLICHEN
E-MAIL-WAHNSINN.
Konzept und Moderation:
Andreas Wiehrdt
www.kontakterschule.de

2. LERNZIELE.
VIEL WENIGER ZEIT MIT E-MAILS
VERBRINGEN
ENDLICH IMMER EINE LEERE
E-MAIL-IN-BOX
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3. von fremdbestimmt. . .
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4. . . . zu selbstbestimmt.
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5. zeit und Aufmerksamkeit
sind endlich!
MEIN TIPP:
r
Überlegen Sie gut, bevo
Sie
Sie entscheiden wofür
d
Ihre Zeige verwenden un
wem oder was Sie Ihre
en.
Aufmerksamkeit schenk
Ihre Ressourcen
sind endlich!
AUFGABEN
ZEIT UND AUFMERKSAMKEIT
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6. ZEITFRESSER.
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7. das "zero-inbox"-prinzip.
Die E-Mail-App wird erst
geschlossen, wenn alle
E-Mails in der Inbox
bearbeitet und
die Inbox vollkommen
leer ist.
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8. e-mails checken
… ist weniger, als …
e-mails bearbeiten
… heißt aber noch nicht …
e-mails beantworten
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9. nur vier einfache
Optionen für jede E-Mail.
ERLEDIGEN bzw. ANTWORTEN
[<2Minuten]
TERMINIEREN
E-MAIL-INBOX
DELEGIEREN
LÖSCHEN oder ARCHIVIEREN
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10. DER IDEALE WORKFLOW.
EINGANG
JA
ARCHIV
NEIN
NEIN
AUFHEBEN?
Lohnt es, die E-Mail
zu archivieren?
JA
JA
AKTION?
Gibt es etwas
zu tun?
NEIN
DELEGIEREN?
WARTEN
Kann ich die
Aufgabe guten
Gewissens delegieren?
NEIN
SOFORT?
TERMINIEREN
JA
Kann ich die Aufgabe innerhalb
AKTION Und später
von ca. 2 Minuten erledigen?
erledigen.
SOFORT ERLEDIGEN
NEIN
NEIN
JA
AUFHEBEN??
Lohnt es, die E-Mail
zu archivieren?
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JA
ANTWORT?
ANTWORT-
Bedarf es
E-MAIL
einer Antwort?

11. DREI ABLAGE-ORDNER
SIND GENUG.
LESEN
Eventuell lohnt es, einen vierten Ordner
anzulegen, indem man E-Mails archiviert, die
man später noch lesen möchte (zum Beispiel
Newsletter).
1.
AKTION
Alle E-Mails, die noch Aktivitäten erfordern und
die bereits terminiert wurden (zum Beispiel im
Task-Manager).
2.
WARTEN
Alle E-Mails, bei denen man noch auf Erledigung
durch Dritte wartet (delegierte Aufgaben).
3.
ARCHIV
Alle E-Mails, auf die man möglicherweise zu
einem späteren Zeitpunkt noch einmal
zurückgreifen möchte.
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12. Das eisenhower-Prinzip hilft
Prioritäten setzen.
Wichtigkeit
hoch
A
B
selbst später erledigen
terminieren
selbst und sofort erledigen
P
niedrig
C
Papierkorb
niedrig
Als E
nt
dele scheidu
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e
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delegieren
hoch
Dringlichkeit
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13. 5 SÄTZE SIND GENUG.
en
Sätz die
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IPP: axima Link in
T
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Sign
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14. so sel
ten, wie möglich
E-Mails bearbeiten.
09:00 UHR
beziehungsweise bei Arbeitsbeginn.
Zwis
12:00 UHR
beziehungsweise vor oder
nach der Mittagspause.
chen
die E durch E
M
-Ma EIN TIP
-Ma
il
il-Be
P
nach -App be :
e
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Able
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m
.
17:00 UHR
beziehungsweise vor Arbeitsende.
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15. IMAP HILFT ZEITSPAREN.
IMAP
CLOUD-SERVER
POP
MAIL-SERVER
:
MEIN TIPP he
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Du
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ronisation n
Synch
auf alle
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IMAP vie
VERSCHIEDENE ENDGERÄTE
VERSCHIEDENE ENDGERÄTE
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16. nach dem urlaub: alles in
den Papierkorb!
MEIN TIPP: Nach längerer Abwesenheit, zum Beispiel Urlaub, kommen alle E-Mails aus der Inbox erst
einmal in den Papierkorb. Dann reserviert man sich einen angemessen Zeitraum, um wichtige E-Mails
herauszufischen. Der Rest bleibt, wo er ohnehin hingehört. Nur Mut!
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17. Die guten ins "Töpfchen" – die
anderen in den Papierkorb.
Schnellselektion
•Kein sinnvolles oder fragwürdiges Betreff
•Meine E-Mail-Adresse nur im cc-Bereich
•Mein Name nicht in den ersten drei Zeilen
•Absender unbekannt
•Offensichtlicher Spam
E-MAIL-INBOX
P:
MEIN TIP as das
adikal, w
ien Sie r
-Mails
Se
nützer E
ie
ren un
Aussortie omatisieren Sie d
Aut
ails.
angeht.
Ihrer E-M
ion
Vorselekt
Automatisierte
E-Mail-Regeln
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18. No-E-Mail-Friday.
MEIN TIPP:
n Kollegen
Vereinbaren Sie mit Ihre
oche, den
n emailfreien Tag pro W
eine
nutzen. Aber
Sie als Produktivitätstag
dere mit Hilfe
bitte informieren Sie an
Mail-Antwort.
einer automatischen EKonzept ja
Vielleicht setzt sich das
dann weiter durch.
FR
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19. Textbausteine verwenden
spart doppel
te Arbeit.
MEIN TIPP:
isierte
Verwenden Sie automat
ierungen und
Textbausteine für Formul
ig in E-Mails
Antworten, die Sie häuf
el für
verwenden (zum Beispi
oder
verschiedene Anreden
Grußformeln).
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20. überflüssige newsletter
konsequent abbestellen.
MEIN TIPP:
hin nie
Newsletter, die Sie ohne
equent
lesen lieber einmal kons
ig
abbestellen, als regelmäß
aussortieren oder
st in
schlimmstenfalls zunäch
legen,
den "Lesen"-Ordner zu
lesen
um sie dann später unge
in den
erneut bearbeiten und
Papierkorb zu legen.
eisten
Am unteren Rand der m
ein
Newsletter befindet sich
eist
Link zum Abbestellen. M
und
genügen also zwei Klicks
Sie haben Ruhe.
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21. "Wir sind das, was wir zur
Gewohnheit machen."
Aristoteles
MEIN TIPP:
st die
Treffen Sie mit sich selb
ro für
Vereinbarung, Inbox Ze
n konsequent
mindestens vier Woche
belegen, dass
durchzuhalten. Studien
ohnheit
Verhalten erst zur Gew
mindestens
werden kann, wenn es
wird.
28 Tage durchgehalten
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22. MEHR ZUM THEMA.
Mr. "Inbox Zero":
Merlin Mann
http://inboxzero.com
http://www.davidco.com http://www.quickanddirtytips.com
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23. Dies ist nur ein Auszug aus den umfangreichen Trainingsunterlagen
zum Thema.
"
Wenn Sie das Thema interessiert beziehungsweise Sie Ihre Mitarbeiter in
diesem oder einem anderen Job-relevanten Thema von didaktisch versierten
Branchen-Insidern trainieren lassen möchten, freue ich mich sehr
auf Ihre Kontaktaufnahme.
"
Andreas Wiehrdt
Kontakterschule
Cheftrainer
"
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headmaster@kontakterschule.de
+49. (0)1 51. 50 67 67 92
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headmaster@kontakterschule.de
+49.1 51.50 67 67 92