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DAS INBOX-ZERO-PRINZIP
BEFREIT VOM TÄGLICHEN
E-MAIL-WAHNSINN.

Konzept und Moderation:
Andreas Wiehrdt
www.kontakterschule.de
LERNZIELE.

VIEL WENIGER ZEIT MIT E-MAILS
VERBRINGEN

ENDLICH IMMER EINE LEERE 

E-MAIL-IN-BOX

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Andreas Wiehrdt, München www.kontakterschule.de
Kontakter-Schule © 2013
von fremdbestimmt. . .

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. . . zu selbstbestimmt.

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zeit und Aufmerksamkeit
sind endlich!
MEIN TIPP:

r
Überlegen Sie gut, bevo
Sie
Sie entscheiden wofür
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Ihre Zeige verwenden un
wem oder was Sie Ihre
en.
Aufmerksamkeit schenk
Ihre Ressourcen 

sind endlich!

AUFGABEN

ZEIT UND AUFMERKSAMKEIT
Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
ZEITFRESSER.

Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
das "zero-inbox"-prinzip.

Die E-Mail-App wird erst
geschlossen, wenn alle
E-Mails in der Inbox
bearbeitet und 

die Inbox vollkommen
leer ist.

Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
e-mails checken
… ist weniger, als …

e-mails bearbeiten
… heißt aber noch nicht …

e-mails beantworten
Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
nur vier einfache 

Optionen für jede E-Mail.

ERLEDIGEN bzw. ANTWORTEN
[<2Minuten]

TERMINIEREN

E-MAIL-INBOX

DELEGIEREN

LÖSCHEN oder ARCHIVIEREN
Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
DER IDEALE WORKFLOW.
EINGANG

JA

ARCHIV

NEIN

NEIN

AUFHEBEN?
Lohnt es, die E-Mail 

zu archivieren?

JA

JA

AKTION?
Gibt es etwas 

zu tun?

NEIN

DELEGIEREN?
WARTEN
Kann ich die 

Aufgabe guten 

Gewissens delegieren?

NEIN

SOFORT?
TERMINIEREN
JA
Kann ich die Aufgabe innerhalb 

AKTION Und später 

von ca. 2 Minuten erledigen?
erledigen.
SOFORT ERLEDIGEN
NEIN
NEIN
JA

AUFHEBEN??
Lohnt es, die E-Mail 

zu archivieren?
Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de

JA

ANTWORT?
ANTWORT-

Bedarf es 

E-MAIL
einer Antwort?
DREI ABLAGE-ORDNER 

SIND GENUG.
LESEN

Eventuell lohnt es, einen vierten Ordner
anzulegen, indem man E-Mails archiviert, die
man später noch lesen möchte (zum Beispiel
Newsletter).

1.

AKTION

Alle E-Mails, die noch Aktivitäten erfordern und
die bereits terminiert wurden (zum Beispiel im
Task-Manager).

2.

WARTEN

Alle E-Mails, bei denen man noch auf Erledigung
durch Dritte wartet (delegierte Aufgaben).

3.

ARCHIV

Alle E-Mails, auf die man möglicherweise zu
einem späteren Zeitpunkt noch einmal
zurückgreifen möchte.

Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
Das eisenhower-Prinzip hilft
Prioritäten setzen.
Wichtigkeit
hoch

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selbst später erledigen

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selbst und sofort erledigen

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niedrig

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Dringlichkeit

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E-Mails bearbeiten.

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beziehungsweise bei Arbeitsbeginn.
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beziehungsweise vor oder 

nach der Mittagspause.

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beziehungsweise vor Arbeitsende.

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IMAP HILFT ZEITSPAREN.
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VERSCHIEDENE ENDGERÄTE

VERSCHIEDENE ENDGERÄTE

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nach dem urlaub: alles in
den Papierkorb!

MEIN TIPP: Nach längerer Abwesenheit, zum Beispiel Urlaub, kommen alle E-Mails aus der Inbox erst
einmal in den Papierkorb. Dann reserviert man sich einen angemessen Zeitraum, um wichtige E-Mails
herauszufischen. Der Rest bleibt, wo er ohnehin hingehört. Nur Mut!
Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
Die guten ins "Töpfchen" – die
anderen in den Papierkorb.

Schnellselektion
•Kein sinnvolles oder fragwürdiges Betreff
•Meine E-Mail-Adresse nur im cc-Bereich
•Mein Name nicht in den ersten drei Zeilen
•Absender unbekannt
•Offensichtlicher Spam

E-MAIL-INBOX
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E-Mail-Regeln

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No-E-Mail-Friday.
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MEIN TIPP:

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konsequent abbestellen.
MEIN TIPP:

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"Wir sind das, was wir zur
Gewohnheit machen."
Aristoteles
MEIN TIPP:

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Treffen Sie mit sich selb
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mindestens vier Woche
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Verhalten erst zur Gew
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MEHR ZUM THEMA.
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Dies ist nur ein Auszug aus den umfangreichen Trainingsunterlagen 

zum Thema.

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Wenn Sie das Thema interessiert beziehungsweise Sie Ihre Mitarbeiter in

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www.kontakterschule.de

headmaster@kontakterschule.de
+49. (0)1 51. 50 67 67 92

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Das Inbox-Zero-System gegen E-Mail-Chaos.

  • 1. f ail E-M doo sind s toll! DAS INBOX-ZERO-PRINZIP BEFREIT VOM TÄGLICHEN E-MAIL-WAHNSINN. Konzept und Moderation: Andreas Wiehrdt www.kontakterschule.de
  • 2. LERNZIELE. VIEL WENIGER ZEIT MIT E-MAILS VERBRINGEN ENDLICH IMMER EINE LEERE 
 E-MAIL-IN-BOX Kontakter-Schule | ©| 2014 | | AndreasWiehrdt, München | | www.kontakterschule.de Andreas Wiehrdt, München www.kontakterschule.de Kontakter-Schule © 2013
  • 3. von fremdbestimmt. . . Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 4. . . . zu selbstbestimmt. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 5. zeit und Aufmerksamkeit sind endlich! MEIN TIPP:
 r Überlegen Sie gut, bevo Sie Sie entscheiden wofür d Ihre Zeige verwenden un wem oder was Sie Ihre en. Aufmerksamkeit schenk Ihre Ressourcen 
 sind endlich! AUFGABEN ZEIT UND AUFMERKSAMKEIT Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 6. ZEITFRESSER. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 7. das "zero-inbox"-prinzip. Die E-Mail-App wird erst geschlossen, wenn alle E-Mails in der Inbox bearbeitet und 
 die Inbox vollkommen leer ist. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 8. e-mails checken … ist weniger, als … e-mails bearbeiten … heißt aber noch nicht … e-mails beantworten Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 9. nur vier einfache 
 Optionen für jede E-Mail. ERLEDIGEN bzw. ANTWORTEN [<2Minuten] TERMINIEREN E-MAIL-INBOX DELEGIEREN LÖSCHEN oder ARCHIVIEREN Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 10. DER IDEALE WORKFLOW. EINGANG JA ARCHIV NEIN NEIN AUFHEBEN? Lohnt es, die E-Mail 
 zu archivieren? JA JA AKTION? Gibt es etwas 
 zu tun? NEIN DELEGIEREN? WARTEN Kann ich die 
 Aufgabe guten 
 Gewissens delegieren? NEIN SOFORT? TERMINIEREN JA Kann ich die Aufgabe innerhalb 
 AKTION Und später 
 von ca. 2 Minuten erledigen? erledigen. SOFORT ERLEDIGEN NEIN NEIN JA AUFHEBEN?? Lohnt es, die E-Mail 
 zu archivieren? Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de JA ANTWORT? ANTWORT-
 Bedarf es 
 E-MAIL einer Antwort?
  • 11. DREI ABLAGE-ORDNER 
 SIND GENUG. LESEN Eventuell lohnt es, einen vierten Ordner anzulegen, indem man E-Mails archiviert, die man später noch lesen möchte (zum Beispiel Newsletter). 1. AKTION Alle E-Mails, die noch Aktivitäten erfordern und die bereits terminiert wurden (zum Beispiel im Task-Manager). 2. WARTEN Alle E-Mails, bei denen man noch auf Erledigung durch Dritte wartet (delegierte Aufgaben). 3. ARCHIV Alle E-Mails, auf die man möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zurückgreifen möchte. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 12. Das eisenhower-Prinzip hilft Prioritäten setzen. Wichtigkeit hoch A B selbst später erledigen
 terminieren selbst und sofort erledigen P niedrig C Papierkorb niedrig Als E nt dele scheidu ngsh MEIN T giert ilfe IP werd en k , welch P:
 e önne n, d E-Mails a anw ende s Eisenh ignorier t owe n. r-Pr oder inzip delegieren hoch Dringlichkeit Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 13. 5 SÄTZE SIND GENUG. en Sätz die l5 
 IPP: axima Link in T MEIN noch m enden h r n. it nu ebenste opiere m k nftig fangs n -Mail kü n ils rE -Ma ieren. A atur de E ul Sign form Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 14. so sel ten, wie möglich E-Mails bearbeiten. 09:00 UHR beziehungsweise bei Arbeitsbeginn. Zwis 12:00 UHR beziehungsweise vor oder 
 nach der Mittagspause. chen die E durch E M -Ma EIN TIP -Ma il il-Be P nach -App be :
 e r Able nkun ichtigun nden od ge gen e zu r n aussc r wenig eduz s h ieren alten, u tens m . 17:00 UHR beziehungsweise vor Arbeitsende. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 15. IMAP HILFT ZEITSPAREN. IMAP
 CLOUD-SERVER POP
 MAIL-SERVER :
 MEIN TIPP he atisc rch autom Du der ronisation n Synch auf alle Mailboxen t sich mit läss dgeräten En ren. l Zeit spa IMAP vie VERSCHIEDENE ENDGERÄTE VERSCHIEDENE ENDGERÄTE Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 16. nach dem urlaub: alles in den Papierkorb! MEIN TIPP: Nach längerer Abwesenheit, zum Beispiel Urlaub, kommen alle E-Mails aus der Inbox erst einmal in den Papierkorb. Dann reserviert man sich einen angemessen Zeitraum, um wichtige E-Mails herauszufischen. Der Rest bleibt, wo er ohnehin hingehört. Nur Mut! Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 17. Die guten ins "Töpfchen" – die anderen in den Papierkorb. Schnellselektion •Kein sinnvolles oder fragwürdiges Betreff •Meine E-Mail-Adresse nur im cc-Bereich •Mein Name nicht in den ersten drei Zeilen •Absender unbekannt •Offensichtlicher Spam E-MAIL-INBOX P:
 MEIN TIP as das adikal, w ien Sie r -Mails Se nützer E ie ren un Aussortie omatisieren Sie d Aut ails. angeht. Ihrer E-M ion Vorselekt Automatisierte 
 E-Mail-Regeln Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 18. No-E-Mail-Friday. MEIN TIPP:
 n Kollegen Vereinbaren Sie mit Ihre oche, den n emailfreien Tag pro W eine nutzen. Aber Sie als Produktivitätstag dere mit Hilfe bitte informieren Sie an Mail-Antwort. einer automatischen EKonzept ja Vielleicht setzt sich das dann weiter durch. FR Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 19. Textbausteine verwenden spart doppel te Arbeit. MEIN TIPP:
 isierte Verwenden Sie automat ierungen und Textbausteine für Formul ig in E-Mails Antworten, die Sie häuf el für verwenden (zum Beispi oder verschiedene Anreden Grußformeln). Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 20. überflüssige newsletter konsequent abbestellen. MEIN TIPP:
 hin nie Newsletter, die Sie ohne equent lesen lieber einmal kons ig abbestellen, als regelmäß aussortieren oder st in schlimmstenfalls zunäch legen, den "Lesen"-Ordner zu lesen um sie dann später unge in den erneut bearbeiten und Papierkorb zu legen.
 
 eisten Am unteren Rand der m ein Newsletter befindet sich eist Link zum Abbestellen. M und genügen also zwei Klicks Sie haben Ruhe. Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 21. "Wir sind das, was wir zur Gewohnheit machen." Aristoteles MEIN TIPP:
 st die Treffen Sie mit sich selb ro für Vereinbarung, Inbox Ze n konsequent mindestens vier Woche belegen, dass durchzuhalten. Studien ohnheit Verhalten erst zur Gew mindestens werden kann, wenn es wird. 28 Tage durchgehalten Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 22. MEHR ZUM THEMA. Mr. "Inbox Zero": 
 Merlin Mann http://inboxzero.com http://www.davidco.com http://www.quickanddirtytips.com Kontakter-Schule | © 2014 | Andreas Wiehrdt, München | www.kontakterschule.de
  • 23. Dies ist nur ein Auszug aus den umfangreichen Trainingsunterlagen 
 zum Thema. " Wenn Sie das Thema interessiert beziehungsweise Sie Ihre Mitarbeiter in diesem oder einem anderen Job-relevanten Thema von didaktisch versierten Branchen-Insidern trainieren lassen möchten, freue ich mich sehr 
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  • 24. Andreas Wiehrdts Kontakter-
 Schule
 ntakter 
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