Nachdenken über Kommunikation und Zusammenarbeit heute
Gerhard Pfau, @Gpfau & Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv
Mai 2015
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Kommt Dir bekannt vor?
Muss nur mal
schnell die Mail
checken …
… noch 148.713
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weiß was mir dann
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es passiert so viel.
Alles wird gut!?
Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019.
Wir senden wenige...
Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur
▪ 63% der E-Mails sind interne
Mitarbeiterkommunikation
– 75% der E-...
Jeden Tag überfluten uns Informationen. Aufträge bleiben unerledigt. E-
Mails bleiben unbeantwortet. Besprechungen kosten ...
Social
Cloud &
Hybrid
Mobile
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IBM DESIGN THINKING
#ibmdesign
#newwaytowork
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Wie IBM Design
die Art verändert
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#ibmdesign #newwaytowork #rp15
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Photo: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation
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IBM Design Thinking
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Weniger Wirrwarr, mehr Klar...
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Einziger personalisierter Platz für meinen Arbeitstag
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Zentrale Stelle an der ich
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Schnelle und smarte Suche mit Analytics-Funktionen
Ich werde von Informationen überflutet und kann einfach nicht schnell
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Alle auf dem gleichen Stand informiert sein
Es ist zu viel Aufwand Sachen herunterzuladen, sie zu finden und dann
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Durchgängig integriert – überall und jederzeit
When ich meinen Schreibtisch verlasse dauert es zu lange bis ich wieder all...
Du, haste schon meine Mail gelesen?
“E-Mail ist kein
Echtzeit-Medium –
wer das ignoriert
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“Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt,
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Immer mehr Kanäle im Griff behalten
• Instant Messaging /
Chatten
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“… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm … Wer
gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussie...
Tools zum Abschalten???
▪ “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige
Dienste aus, die euch von der eigentlich...
Die Herausforderungen, die Unternehmen (und Gewerkschaften) sehen
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Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbei...
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Millennials fühlen sich von zu viel Information u...
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der gegebenen Zeit fokussieren sollte.
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Zum Finale …
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• E-Mail wird noch immer “falsch” genutzt.
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und müssen damit umgehen.
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Wir leben in einer mobilen AlwaysOn-Welt.
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…Technologie ist nicht das Allheilmittel.
Gerade auch die persönliche
Arbeitsweise und Selbstorganisation
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Vielen Dank für die freien Bilder http://thestocks.im/
Stefan Pfeiffer
Marketing Lead Mobile &
Social Solutions DACH
IBM Deutschland GmbH
Tel +49-7034-643-1233
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re:publica 2015 - E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork
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re:publica 2015 - E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork

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Gerhard Pfau vom IBM Design Studio in Böblingen und ich durften auf der re:publica 2015 zum Thema “E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork” sprechen. Hier ist die Aufzeichnung des Talks, in dem wir den E-Mail-Wahnsinn skizzieren, Gerhard schildert, wie wir mit IBM Design Thinking die schlimmsten “Pain Points” der verschiedenen Nutzergruppen herausgearbeitet haben, um dann eine neue Art von E-Mail mit IBM Verse zu entwickeln. Dabei ist uns klar, dass in einer Multikanal- und Multitasking-Welt die noch so gute Technologie nicht alleine die Lösung sein kann. Auch die persönliche Arbeitsweise muss sich entsprechend anpassen.

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re:publica 2015 - E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork

  1. 1. Nachdenken über Kommunikation und Zusammenarbeit heute Gerhard Pfau, @Gpfau & Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv Mai 2015 #NewWayToWork
  2. 2. Kommt Dir bekannt vor?
  3. 3. Muss nur mal schnell die Mail checken …
  4. 4. … noch 148.713 Mails checken wer weiß was mir dann noch passiert denn es passiert so viel.
  5. 5. Alles wird gut!? Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019. Wir senden weniger E-Mails: 2015 sind es ∅ 35 Mails, in 2019 nur noch 30 pro Tag. SPAM Mails nehmen pro Tag von 12 on 2015 auf 19 in 2019 zu. Radicati Group - Email Statistics Report, 2015-2019 Executive Summary 6
  6. 6. Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur ▪ 63% der E-Mails sind interne Mitarbeiterkommunikation – 75% der E-Mails waren CC/FYI Verteiler – 15% der E-Mails fragen nach Informationen / Hilfe – 10% enthalten Dokumente, die geprüft werden sollen ▪ 19% der E-Mails sind externe Informationen oder kommen von externen Kontakten ▪ 11% der E-Mails sind persönlich, nicht arbeitsbezogen ▪ 7% der E-Mails waren SPAM oder Belästigungen IBM ESS Business Value Assesment
  7. 7. Jeden Tag überfluten uns Informationen. Aufträge bleiben unerledigt. E- Mails bleiben unbeantwortet. Besprechungen kosten sehr viel Zeit, derweil sich weitere Mails ansammeln. Die heutigen Tools sind nicht für den Arbeitsplatz der Zukunft gemacht Wissensarbeiter wenden im Mittel geschätzte 28% ihrer Arbeitszeit darauf E-Mails zu bearbeiten.1 Bis zu 30% der Zeit für E-Mails könnte anders genutzt werden, wenn Social Collaboration Tools zur Kommunikation eingesetzt werden.2 1 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012, and Susan Felman, Hidden cost of information work: A progress report, International Data Corporation, May 2009 2 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012 Wann hatten Sie zum letzten Mal bei der Arbeit das Gefühl richtig produktiv gewesen zu sein?
  8. 8. Social Cloud & Hybrid Mobile Analytics Security IBM DESIGN THINKING
  9. 9. #ibmdesign #newwaytowork #rp15 Wie IBM Design die Art verändert wie wir arbeiten #ibmdesign #newwaytowork #rp15 IBM Design :: © IBM Corporation
  10. 10. IBM Design :: © IBM Corporation
  11. 11. Photo: Gerhard Pfau IBM Design :: © IBM Corporation
  12. 12. IBM Design :: © IBM Corporation
  13. 13. noun the purpose, planning, or intention that exists behind an action, fact, or material object IBM Design :: © IBM Corporation
  14. 14. IBM Design :: © 2014 IBM Corporation “Designers … don’t try to search for a solution until they have determined the real problem, and even then, instead of solving that problem, they stop to consider a wide range of potential solutions. Only then will they finally converge upon their proposal. This process is called ‘design thinking.’” –Don Norman, Rethinking Design Thinking DDon NormanIBM Design :: © IBM Corporation
  15. 15. IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation “Good design is about recognizing that the person on the other end has a lot less patience than you do.” – Jason Fried, Basecamp IBM Design :: © IBM Corporation
  16. 16. IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation Empathy IBM Design :: © IBM Corporation
  17. 17. IBM Design :: © IBM Corporation Change is not only coming, it’s here. Why are 
 Millennials 
 so important? The nature of the 
 workforce is changing. Source: Institute for Business Value 2015: Myths, exaggerations and uncomfortable truths - The real story behind Millennials in the workplace
  18. 18. Experience
  19. 19. IBM Design :: © IBM Corporation Photo: Stefan Schwarz
  20. 20. People + Places + Practices = Outcomes
  21. 21. IBM Design : ©2015 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 23 IBM Studios IBM Design :: © IBM Corporation
  22. 22. IBM Design :: © IBM CorporationIBM Design :: © IBM Corporation
  23. 23. IBM Design : ©2015 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 25IBM Design :: © IBM Corporation
  24. 24. Photo: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation
  25. 25. Photos: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation
  26. 26. IBM Design :: © IBM Corporation IBM Design Thinking
  27. 27. IBM Design :: © IBM Corporation IBM Design Thinking Prototype Evaluate Understand Explore empathy diverge measure build
  28. 28. IBM Design :: © IBM Corporation IBM Design Thinking Prototype Evaluate Understand Explore Hills Invest for Market Outcomes Sponsor Users Understand the User Experience Playbacks Collaborate. Align. Engage!
  29. 29. IBM Design :: © IBM Corporation
  30. 30. IBM Design : ©2015 IBM Corporation IBM Design Thinking Happens via Shared Practices and Artifacts 32 Feedback GridHills Drafting Prioritization Grid Scenario MapEmpathy Map Storyboard Paper Prototype To–Dos
  31. 31. IBM Design :: © IBM Corporation
  32. 32. IBM Design Thinking zeigt Wirkung
  33. 33. IBM Verse
  34. 34. IBM Design :: © IBM Corporation IBM Verse A new way to work - by Design Mail die mich versteht Weniger Wirrwarr, mehr Klarheit Das “ich” und “wir” verbinden IBM Design :: © IBM Corporation
  35. 35. Eine Reihe von Funktionen hilft mir meine Arbeit zu steuern, egal in welcher Position in der Organisation ich bin oder welche verschiedenen Rollen ich über den Tag einnehme. Der Priorisierer Der Sucher Der 
 Teiler Der kurzweilige Mitarbeiter Der technische Profi Die Führungskraft Der 
 Multi-Tasker ICH Wie kann mir IBM Verse helfen?
  36. 36. Einziger personalisierter Platz für meinen Arbeitstag Ich habe zu viele Apps und Views um meine Arbeit zu machen: E-Mail, File- Sharing, Social Networking, Kalender, to-do Liste, Notizen, usw. Ein integrierender, einfacher Platz zeigt mir auf einen Blick wo ich als nächstes dringend etwas zu erledigen habe Wie kann mir IBM Verse helfen, der Multi-Taskerin?
  37. 37. Zentrale Stelle an der ich sehe was ich anderen oder andere mir zugesagt haben. Damit wird Zusammenarbeit viel effizienter Ich kämpfe damit zu verstehen was am Wichtigsten ist und Ende regelmäßig bei Überstunden um alles zu erledigen Ansicht der wichtigsten Aktionen nach meinem Verhalten und meinen Bedürfnissen Wie kann mir IBM Verse helfen, der Priorisiererin?
  38. 38. Schnelle und smarte Suche mit Analytics-Funktionen Ich werde von Informationen überflutet und kann einfach nicht schnell genug finden, was ich suche Und es sind nicht nur Messages: Ergebnisse zeigen eingebundene Links, Dateien, Aufgaben und Meetings an Analytics sondern irrelevante Ergebnisse aus und machen überraschende Ergebnisse entdeckbar, die ich schon lange vergessen hatte Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Sucher?
  39. 39. Alle auf dem gleichen Stand informiert sein Es ist zu viel Aufwand Sachen herunterzuladen, sie zu finden und dann woanders hochzuladen – wichtige Inhalte sterben einfach in der inbox Post-to-Blog gibt mir die Chance wichtige Informationen zu verstärken, indem ich sie aus der mit Communitys teile Zwei-Klick 
 Sharing lässt mich einfacher mit anderen Zusammenarbeiten und von deren Wissen partizipieren Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Teiler?
  40. 40. Durchgängig integriert – überall und jederzeit When ich meinen Schreibtisch verlasse dauert es zu lange bis ich wieder alles am laufen habe Die mobile App und die Daten aus der Unternehmens- Cloud lassen mich ganz einfach dort weitermachen, wo ich aufgehört hatte Wie kann mir IBM Verse helfen, der On-the-Go Workerin?
  41. 41. Du, haste schon meine Mail gelesen?
  42. 42. “E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert und via E-Mail chattet, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.”
 Lea Weitekamp auf t3n
  43. 43. “Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt, wonach die E-Mail-Funktion für Blackberry-Geräte 30 Minuten nach Feierabend abgeschaltet wird, ist es abgesehen davon, dass es sich um einen Treppenwitz der digitalen Geschichte handelt, ein nicht zielführender Ansatz. Es müssen vielmehr ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden, welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)
  44. 44. 49
  45. 45. Immer mehr Kanäle im Griff behalten • Instant Messaging / Chatten • Videochat • Kurznachrichten • Soziale Netzwerke & Activity Streams • Telefon In Echtzeit und asynchron!
  46. 46. “… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm … Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin … Etwa 20 Minuten brauche man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen, …“ Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE 51
  47. 47. Tools zum Abschalten??? ▪ “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige Dienste aus, die euch von der eigentlichen Arbeit ablenken … ▪ Freedom ist das Ergänzungs-Angebot zu Antisocial und ist für alle geeignet, die wirklich ein paar Stunden komplett Offline arbeiten möchten.” Fokus und Entspannung: 10 Produktivitäts-Helfer für Webworker, t3n 52
  48. 48. Die Herausforderungen, die Unternehmen (und Gewerkschaften) sehen 1 The Knowledge Worker’s Day: Our Findings, Basex, 2012; http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/ ; 2 The Business of Performance Management, The Hay Group, 2012 … der befragten Mitarbeiter fühlen sich von Information bis zum Punkt der Handlungsunfähigkeit überwältigt.1 … der Führungskräfte sind besorgt, dass ihre Mitarbeiter bereits zu überlastet sind, um die aktuellen Geschäftsziele zu erreichen.2
  49. 49. Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten 54 Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten - Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen - Gruppen, Communities … Alan Levine
  50. 50. … trotzdem bekomme ich noch Anhänge von 20 MB 55
  51. 51. * The State of Workplace Productivity Report, Cornerstone OnDemand, 2012 Millennials fühlen sich von zu viel Information und Technologie überladen und favorisieren einfachste Bedienbarkeit – auch bei Unternehmensanwendungen* Die Mitarbeiterschaft umspannt den Globus Offene Arbeitsmodelle verursachen neue Anforderung an Security Integration muss nahtlos sein - im Büro, zuhause und unterwegs Social-Ansätze sind aus dem Privaten an den Arbeitsplatz gekommen In Zukunft fokussiert sich Arbeit auf 
 das Individuum … und die Community. Der Arbeitsplatz wird immer komplexer
  52. 52. …ein klares Verständnis worauf man sich in der gegebenen Zeit fokussieren sollte. …eine sehr einfache Möglichkeit mit denjenigen Zusammenzuarbeiten, die einem am wichtigsten sind. … ein Weg seinen (Arbeits-)Tag wieder selbst zu kontrollieren. Was man braucht ist…
  53. 53. Zum Finale …
  54. 54. Zum Finale … • E-Mail geht nicht weg. • E-Mail wird noch immer “falsch” genutzt.
  55. 55. 60 Soziale Collaboration- Werkzeuge werden noch immer nicht (richtig) in der Breite genutzt.
  56. 56. 61 Wir leben in einer Multikanalwelt und müssen damit umgehen.
  57. 57. 62 Wir leben in einer mobilen AlwaysOn-Welt.
  58. 58. 63 Unterschiedliche Erfahrungswelten 
 und Kommunikationsweisen prallen 
 aufeinander.
  59. 59. 64 Technologie, insbesondere Analytics, sollte beim Bewältigen der Informationsflut helfen, aber …
  60. 60. 65 …Technologie ist nicht das Allheilmittel. Gerade auch die persönliche Arbeitsweise und Selbstorganisation sind entscheidend.
  61. 61. 66 Vielen Dank für die freien Bilder http://thestocks.im/
  62. 62. Stefan Pfeiffer Marketing Lead Mobile & Social Solutions DACH IBM Deutschland GmbH Tel +49-7034-643-1233 Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com Twitter: DigitalNaiv Blog: http://digitalnaiv.com Vielen Dank! Thank you! Merci beaucoup!
  63. 63. Legal Disclaimer © IBM Corporation 2015. All Rights Reserved. The information contained in this publication is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in this publication, it is provided AS IS without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM’s current product plans and strategy, which are subject to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this publication or any other materials. Nothing contained in this publication is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM or its suppliers or licensors, or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software. References in this presentation to IBM products, programs, or services do not imply that they will be available in all countries in which IBM operates. Product release dates and/or capabilities referenced in this presentation may change at any time at IBM’s sole discretion based on market opportunities or other factors, and are not intended to be a commitment to future product or feature availability in any way. Nothing contained in these materials is intended to, nor shall have the effect of, stating or implying that any activities undertaken by you will result in any specific sales, revenue growth or other results. 
 All customer examples described are presented as illustrations of how those customers have used IBM products and the results they may have achieved. Actual environmental costs and performance characteristics may vary by customer. 
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