SharePoint Governance

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  • Great Presentation, thank you. SharePoint Governance is a complex topic to say the least. After many thousands of hours there is a simple solution to SharePoint Governance. Research suggests that people don't know what they need to know and that makes it a difficult and daunting task. There is a ready to go SharePoint Governance solution at http://sgm.sptouchgroup.com, it's not free but it's well worth a look for businesses that are serious about governance without becoming SharePoint gurus.
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SharePoint Governance

  1. 1. SharePoint GovernanceSamuel Zürcher, Sen. Consultant Experts Inside GmbH
  2. 2. Agenda Einführung Das Governance Rad Richtlinien Rollen Rechte Prozesse Lifecycle Verantwortung Q&A
  3. 3. SpeakerSamuel ZürcherSenior Consultant / EvangelistSharePoint und SQL ServerMCTS, MCITP, MCT, MVPKontakt und Webauftritteszu@expertsinside.comSamuel.Zuercher@sharepointcommunity.chBlog: http://sharepointszu.comCommunity: http://www.sharepointcommunity.chKonferenz: http://www.collaborationdays.chXING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszuTwitter: @sharepointszuSamuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites TechnologieKnow-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenenProjektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePointaus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab(MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer derwww.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.
  4. 4. Begriffserklärung(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen auslat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: dasSteuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnetallgemein das Steuerungs- und Regelungssystem imSinn von Strukturen (Aufbau- undAblauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichenEinheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privateroder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auchim Sinne von Steuerung oder Regelung einerjeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft odereines Betriebes) verwendet. Der Begriff governancewird häufig unscharf verwendet.(Quelle: Wikipedia)
  5. 5. Einführung Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu einfach» ist Rasantes Wachstum und Destabilisierung der Struktur ist die Folge Wildwuchs, Datengräber, Unklare Zuständigkeiten und Informationschaos Eine nachträgliche Strukturierung wird schwierig
  6. 6. No Chance to Manage
  7. 7. Grundsatzfragen Zitat: «Wer nicht weiss was er will, bekommt das was er nicht braucht» Grundsatzfragen:  Was wollen wir mit SharePoint machen?  Welche Ziele sollen erreicht werden?  Welche Daten sollen in SP verwaltet werden?  Wer soll mit SharePoint arbeiten?
  8. 8. Das Governance Rad Ver- Richtlinien antwortungLifecycle Rollen Prozesse Rechte
  9. 9. Richtlinien Was darf manipuliert bzw. geändert werden und was nicht Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr ein als Rechte Regeln aufstellen ist besser als Berechtigungen einschränken
  10. 10. Beispiele In einer Projektseite dürfen Elemente hinzugefügt, aber nicht entfernt oder bestehende verschoben werden Die Navigation darf angepasst werden, aber nur beim Punkt «A» Externe Mitarbeitende dürfen keine als intern klassifizierten Dokumente sehen
  11. 11. Rollen Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen einer Person Der Aufgabenrahmen wird später für die Berechtigungsstruktur sorgen Eine Person kann 1-n Rollen innehaben Pro Webseite kann die Rolle einer Person unterschiedlich sein
  12. 12. Beispiel Projektleiter Projektassistenz Projektmitarbeiter Externe Beteiligte Besucher Spezialrolle X
  13. 13. RollenbescheibungRolle AufgabengebietProjektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur einer Projektseite zuständig. Er bestimmt zusätzliche Bibliotheken, Listen oder Webdatenbanken. Für den Projektleiter ist ein PL Ordner reserviert, in welchem er vertrauliche Dokumente ablegen kann.Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der Projektleitung unterstellt. Sie erhällt nach Ermessen der Projektleitung Zugriff auf den PL Ordner. Die Projektassistenz ist für die Rollenverteilung im Projekt zuständig.
  14. 14. Rechte Die Rollen bestimmen die Rechte Grundsätzlich existieren zwei Extreme der Rechtevergabe  Alles über Einzelberechtigungen direkt in SharePoint  Alles über Active Directory Gruppen Die Goldene Mitte ist hier der richtige Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten
  15. 15. Wichtige Aspekte Folgen Sie einer klaren Strategie Halten Sie das Berechtigungsmodell fest Dokumentieren Sie die Rechte  Entweder im System direkt per Notation  Oder über ein externes System Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der Rechtevergabe sicher Rechtevergabe macht NICHT die IT
  16. 16. BeispielRolle Berechtigung BerechtigunsartProjektleiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf Projektes einem ProjektProjektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf Projektes, ohne PL einem Projekt OrdnerAbteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer AD Gruppe der Abteilung, ohne jeweiligen Abteilung Leitungsordner… … …
  17. 17. KlassischOrdner Projektleiter Assistenz Mitarbeiter BesucherOrdner 1 Voll Mitarbeit Mitarbeit LesenOrdner 1.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit LesenOrdner 1.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit LesenOrdner 1.3 Voll MitarbeitOrdner 1.3.1 VollOrdner 2 Voll Mitarbeit Mitarbeit LesenOrdner 2.1 Voll Mitarbeit MitarbeitOrdner 2.2 Voll LesenOrdner 2.2.1 Voll Lesen LesenOrdner 2.2.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit LesenOrdner 2.3 Voll Mitarbeit Mitarbeit
  18. 18. Prozesse Minimale Prozessstruktur festlegen Keine Prozessuniversen schaffen Einfache und klar verständliche «Anweisungen» Sollte den gesamten Informationslifecycle abbilden Gut sichtbar platzieren
  19. 19. Beispiele Wie entsteht ein neuer Workspace auf SharePoint Wie bestellt man einen externen Account für ein Kooperationsprojekt Wie ist das Vorgehen nach Projektabschluss Wie wird ein Workspace archiviert
  20. 20. Lifecycle Informationslifecycle Dokument erstellen Dokument Dokument löschen freigeben Dokument Dokument archivieren verwenden Dokument suchen
  21. 21. Verantwortung Wer ist verantwortlich?  Projektleiter  Projektseite  Abteilungsleiter  Abteilungsseite  Leiter Kommunikation  Intranet Klare Aufgabenkataloge erstellen Trennen zwischen Inhaltsverantwortung (Leitungspersonen) und Strukturverantwortung (Super User)
  22. 22. Questions & Answers….noch Fragen?!Kontakt:szu@expertsinside.comMehr zum Thema:http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/

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