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SharePoint Governance

Samuel Zürcher, Sen. Consultant
    Experts Inside GmbH
Agenda

   Einführung
   Das Governance Rad
   Richtlinien
   Rollen
   Rechte
   Prozesse
   Lifecycle
   Verantwortung
   Q&A
Speaker
Samuel Zürcher
Senior Consultant / Evangelist
SharePoint und SQL Server
MCTS, MCITP, MCT, MVP

Kontakt und Webauftritte
szu@expertsinside.com
Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch
Blog: http://sharepointszu.com
Community: http://www.sharepointcommunity.ch
Konferenz: http://www.collaborationdays.ch
XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3
Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu
Twitter: @sharepointszu

Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie
Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen
Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint
aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab
(MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der
www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.
Begriffserklärung

(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus
lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das
Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet
allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im
Sinn von Strukturen (Aufbau- und
Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen
Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater
oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch
im Sinne von Steuerung oder Regelung einer
jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder
eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance
wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)
Einführung

 Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu
  einfach» ist
 Rasantes Wachstum und Destabilisierung
  der Struktur ist die Folge
 Wildwuchs, Datengräber, Unklare
  Zuständigkeiten und Informationschaos
 Eine nachträgliche Strukturierung wird
  schwierig
No Chance to Manage
Grundsatzfragen

 Zitat: «Wer nicht weiss was er will,
  bekommt das was er nicht braucht»
 Grundsatzfragen:
     Was wollen wir mit SharePoint machen?
     Welche Ziele sollen erreicht werden?
     Welche Daten sollen in SP verwaltet werden?
     Wer soll mit SharePoint arbeiten?
Das Governance Rad


          Ver-
                    Richtlinien
       antwortung




Lifecycle                     Rollen




        Prozesse     Rechte
Richtlinien

 Was darf manipuliert bzw. geändert
  werden und was nicht
 Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr
  ein als Rechte
 Regeln aufstellen ist besser als
  Berechtigungen einschränken
Beispiele

 In einer Projektseite dürfen Elemente
  hinzugefügt, aber nicht entfernt oder
  bestehende verschoben werden
 Die Navigation darf angepasst werden,
  aber nur beim Punkt «A»
 Externe Mitarbeitende dürfen keine als
  intern klassifizierten Dokumente sehen
Rollen

 Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen
  einer Person
 Der Aufgabenrahmen wird später für die
  Berechtigungsstruktur sorgen
 Eine Person kann 1-n Rollen innehaben
 Pro Webseite kann die Rolle einer Person
  unterschiedlich sein
Beispiel

   Projektleiter
   Projektassistenz
   Projektmitarbeiter
   Externe Beteiligte
   Besucher
   Spezialrolle X
Rollenbescheibung

Rolle                    Aufgabengebiet
Projektleiter            Der Projektleiter ist für die Struktur
                         einer Projektseite zuständig. Er
                         bestimmt zusätzliche Bibliotheken,
                         Listen oder Webdatenbanken.

                         Für den Projektleiter ist ein PL Ordner
                         reserviert, in welchem er vertrauliche
                         Dokumente ablegen kann.
Projektassistenz         Die Projektassistenz ist direkt der
                         Projektleitung unterstellt. Sie erhällt
                         nach Ermessen der Projektleitung
                         Zugriff auf den PL Ordner.

                         Die Projektassistenz ist für die
                         Rollenverteilung im Projekt zuständig.
Rechte

 Die Rollen bestimmen die Rechte
 Grundsätzlich existieren zwei Extreme
  der Rechtevergabe
   Alles über Einzelberechtigungen direkt in
    SharePoint
   Alles über Active Directory Gruppen
 Die Goldene Mitte ist hier der richtige
  Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten
Wichtige Aspekte

 Folgen Sie einer klaren Strategie
 Halten Sie das Berechtigungsmodell fest
 Dokumentieren Sie die Rechte
   Entweder im System direkt per Notation
   Oder über ein externes System
 Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der
  Rechtevergabe sicher
 Rechtevergabe macht NICHT die IT
Beispiel

Rolle                   Berechtigung             Berechtigunsart
Projektleiter           Gesamte Struktur eines   Einzelberechtigung auf
                        Projektes                einem Projekt
Projektmitarbeiter      Gesamte Struktur eines   Einzelberechtigung auf
                        Projektes, ohne PL       einem Projekt
                        Ordner
Abteilungsmitarbeiter   Gesamte Struktur einer   AD Gruppe der
                        Abteilung, ohne          jeweiligen Abteilung
                        Leitungsordner
…                       …                        …
Klassisch

Ordner         Projektleiter   Assistenz   Mitarbeiter   Besucher
Ordner 1           Voll        Mitarbeit    Mitarbeit     Lesen
Ordner 1.1         Voll        Mitarbeit    Mitarbeit     Lesen
Ordner 1.2         Voll        Mitarbeit    Mitarbeit     Lesen
Ordner 1.3         Voll        Mitarbeit
Ordner 1.3.1       Voll
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Ordner 2.2.2       Voll        Mitarbeit    Mitarbeit     Lesen
Ordner 2.3         Voll        Mitarbeit    Mitarbeit
Prozesse

 Minimale Prozessstruktur festlegen
 Keine Prozessuniversen schaffen
 Einfache und klar verständliche
  «Anweisungen»
 Sollte den gesamten Informationslifecycle
  abbilden
 Gut sichtbar platzieren
Beispiele

 Wie entsteht ein neuer Workspace auf
  SharePoint
 Wie bestellt man einen externen Account
  für ein Kooperationsprojekt
 Wie ist das Vorgehen nach
  Projektabschluss
 Wie wird ein Workspace archiviert
Lifecycle

 Informationslifecycle
                         Dokument
                          erstellen


           Dokument                   Dokument
            löschen                   freigeben




           Dokument                   Dokument
           archivieren                verwenden


                         Dokument
                          suchen
Verantwortung

 Wer ist verantwortlich?
   Projektleiter  Projektseite
   Abteilungsleiter  Abteilungsseite
   Leiter Kommunikation  Intranet
 Klare Aufgabenkataloge erstellen
 Trennen zwischen Inhaltsverantwortung
  (Leitungspersonen) und
  Strukturverantwortung (Super User)
Questions & Answers
….noch Fragen?!




Kontakt:
szu@expertsinside.com

Mehr zum Thema:
http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/

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SharePoint Governance

  • 1. SharePoint Governance Samuel Zürcher, Sen. Consultant Experts Inside GmbH
  • 2. Agenda  Einführung  Das Governance Rad  Richtlinien  Rollen  Rechte  Prozesse  Lifecycle  Verantwortung  Q&A
  • 3. Speaker Samuel Zürcher Senior Consultant / Evangelist SharePoint und SQL Server MCTS, MCITP, MCT, MVP Kontakt und Webauftritte szu@expertsinside.com Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch Blog: http://sharepointszu.com Community: http://www.sharepointcommunity.ch Konferenz: http://www.collaborationdays.ch XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3 Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu Twitter: @sharepointszu Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab (MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.
  • 4. Begriffserklärung (von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet. (Quelle: Wikipedia)
  • 5. Einführung  Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu einfach» ist  Rasantes Wachstum und Destabilisierung der Struktur ist die Folge  Wildwuchs, Datengräber, Unklare Zuständigkeiten und Informationschaos  Eine nachträgliche Strukturierung wird schwierig
  • 6. No Chance to Manage
  • 7. Grundsatzfragen  Zitat: «Wer nicht weiss was er will, bekommt das was er nicht braucht»  Grundsatzfragen:  Was wollen wir mit SharePoint machen?  Welche Ziele sollen erreicht werden?  Welche Daten sollen in SP verwaltet werden?  Wer soll mit SharePoint arbeiten?
  • 8. Das Governance Rad Ver- Richtlinien antwortung Lifecycle Rollen Prozesse Rechte
  • 9. Richtlinien  Was darf manipuliert bzw. geändert werden und was nicht  Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr ein als Rechte  Regeln aufstellen ist besser als Berechtigungen einschränken
  • 10. Beispiele  In einer Projektseite dürfen Elemente hinzugefügt, aber nicht entfernt oder bestehende verschoben werden  Die Navigation darf angepasst werden, aber nur beim Punkt «A»  Externe Mitarbeitende dürfen keine als intern klassifizierten Dokumente sehen
  • 11. Rollen  Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen einer Person  Der Aufgabenrahmen wird später für die Berechtigungsstruktur sorgen  Eine Person kann 1-n Rollen innehaben  Pro Webseite kann die Rolle einer Person unterschiedlich sein
  • 12. Beispiel  Projektleiter  Projektassistenz  Projektmitarbeiter  Externe Beteiligte  Besucher  Spezialrolle X
  • 13. Rollenbescheibung Rolle Aufgabengebiet Projektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur einer Projektseite zuständig. Er bestimmt zusätzliche Bibliotheken, Listen oder Webdatenbanken. Für den Projektleiter ist ein PL Ordner reserviert, in welchem er vertrauliche Dokumente ablegen kann. Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der Projektleitung unterstellt. Sie erhällt nach Ermessen der Projektleitung Zugriff auf den PL Ordner. Die Projektassistenz ist für die Rollenverteilung im Projekt zuständig.
  • 14. Rechte  Die Rollen bestimmen die Rechte  Grundsätzlich existieren zwei Extreme der Rechtevergabe  Alles über Einzelberechtigungen direkt in SharePoint  Alles über Active Directory Gruppen  Die Goldene Mitte ist hier der richtige Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten
  • 15. Wichtige Aspekte  Folgen Sie einer klaren Strategie  Halten Sie das Berechtigungsmodell fest  Dokumentieren Sie die Rechte  Entweder im System direkt per Notation  Oder über ein externes System  Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der Rechtevergabe sicher  Rechtevergabe macht NICHT die IT
  • 16. Beispiel Rolle Berechtigung Berechtigunsart Projektleiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf Projektes einem Projekt Projektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf Projektes, ohne PL einem Projekt Ordner Abteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer AD Gruppe der Abteilung, ohne jeweiligen Abteilung Leitungsordner … … …
  • 17. Klassisch Ordner Projektleiter Assistenz Mitarbeiter Besucher Ordner 1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen Ordner 1.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen Ordner 1.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen Ordner 1.3 Voll Mitarbeit Ordner 1.3.1 Voll Ordner 2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen Ordner 2.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Ordner 2.2 Voll Lesen Ordner 2.2.1 Voll Lesen Lesen Ordner 2.2.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen Ordner 2.3 Voll Mitarbeit Mitarbeit
  • 18. Prozesse  Minimale Prozessstruktur festlegen  Keine Prozessuniversen schaffen  Einfache und klar verständliche «Anweisungen»  Sollte den gesamten Informationslifecycle abbilden  Gut sichtbar platzieren
  • 19. Beispiele  Wie entsteht ein neuer Workspace auf SharePoint  Wie bestellt man einen externen Account für ein Kooperationsprojekt  Wie ist das Vorgehen nach Projektabschluss  Wie wird ein Workspace archiviert
  • 20. Lifecycle  Informationslifecycle Dokument erstellen Dokument Dokument löschen freigeben Dokument Dokument archivieren verwenden Dokument suchen
  • 21. Verantwortung  Wer ist verantwortlich?  Projektleiter  Projektseite  Abteilungsleiter  Abteilungsseite  Leiter Kommunikation  Intranet  Klare Aufgabenkataloge erstellen  Trennen zwischen Inhaltsverantwortung (Leitungspersonen) und Strukturverantwortung (Super User)
  • 22. Questions & Answers ….noch Fragen?! Kontakt: szu@expertsinside.com Mehr zum Thema: http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/