Das Dokument befasst sich mit der Governance von SharePoint und erläutert die Notwendigkeit von klaren Richtlinien, Rollen und Prozessen für eine effektive Nutzung. Samuel Zürcher, ein erfahrener Senior Consultant, betont die Risiken eines unstrukturierten Wachstums und die Wichtigkeit, Verantwortlichkeiten und Rechte im Rahmen von SharePoint festzulegen. Es werden grundlegende Fragen für die Nutzung von SharePoint sowie Beispiele für Rollen und Rechte in einer Projektumgebung vorgestellt.

1. SharePoint Governance
Samuel Zürcher, Sen. Consultant
Experts Inside GmbH

2. Agenda
 Einführung
 Das Governance Rad
 Richtlinien
 Rollen
 Rechte
 Prozesse
 Lifecycle
 Verantwortung
 Q&A

3. Speaker
Samuel Zürcher
Senior Consultant / Evangelist
SharePoint und SQL Server
MCTS, MCITP, MCT, MVP
Kontakt und Webauftritte
szu@expertsinside.com
Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch
Blog: http://sharepointszu.com
Community: http://www.sharepointcommunity.ch
Konferenz: http://www.collaborationdays.ch
XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3
Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu
Twitter: @sharepointszu
Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie
Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen
Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint
aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab
(MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der
www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.

4. Begriffserklärung
(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus
lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das
Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet
allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im
Sinn von Strukturen (Aufbau- und
Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen
Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater
oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch
im Sinne von Steuerung oder Regelung einer
jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder
eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance
wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

5. Einführung
 Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu
einfach» ist
 Rasantes Wachstum und Destabilisierung
der Struktur ist die Folge
 Wildwuchs, Datengräber, Unklare
Zuständigkeiten und Informationschaos
 Eine nachträgliche Strukturierung wird
schwierig

6. No Chance to Manage

7. Grundsatzfragen
 Zitat: «Wer nicht weiss was er will,
bekommt das was er nicht braucht»
 Grundsatzfragen:
 Was wollen wir mit SharePoint machen?
 Welche Ziele sollen erreicht werden?
 Welche Daten sollen in SP verwaltet werden?
 Wer soll mit SharePoint arbeiten?

8. Das Governance Rad
Ver-
Richtlinien
antwortung
Lifecycle Rollen
Prozesse Rechte

9. Richtlinien
 Was darf manipuliert bzw. geändert
werden und was nicht
 Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr
ein als Rechte
 Regeln aufstellen ist besser als
Berechtigungen einschränken

10. Beispiele
 In einer Projektseite dürfen Elemente
hinzugefügt, aber nicht entfernt oder
bestehende verschoben werden
 Die Navigation darf angepasst werden,
aber nur beim Punkt «A»
 Externe Mitarbeitende dürfen keine als
intern klassifizierten Dokumente sehen

11. Rollen
 Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen
einer Person
 Der Aufgabenrahmen wird später für die
Berechtigungsstruktur sorgen
 Eine Person kann 1-n Rollen innehaben
 Pro Webseite kann die Rolle einer Person
unterschiedlich sein

12. Beispiel
 Projektleiter
 Projektassistenz
 Projektmitarbeiter
 Externe Beteiligte
 Besucher
 Spezialrolle X

13. Rollenbescheibung
Rolle Aufgabengebiet
Projektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur
einer Projektseite zuständig. Er
bestimmt zusätzliche Bibliotheken,
Listen oder Webdatenbanken.
Für den Projektleiter ist ein PL Ordner
reserviert, in welchem er vertrauliche
Dokumente ablegen kann.
Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der
Projektleitung unterstellt. Sie erhällt
nach Ermessen der Projektleitung
Zugriff auf den PL Ordner.
Die Projektassistenz ist für die
Rollenverteilung im Projekt zuständig.

14. Rechte
 Die Rollen bestimmen die Rechte
 Grundsätzlich existieren zwei Extreme
der Rechtevergabe
 Alles über Einzelberechtigungen direkt in
SharePoint
 Alles über Active Directory Gruppen
 Die Goldene Mitte ist hier der richtige
Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten

15. Wichtige Aspekte
 Folgen Sie einer klaren Strategie
 Halten Sie das Berechtigungsmodell fest
 Dokumentieren Sie die Rechte
 Entweder im System direkt per Notation
 Oder über ein externes System
 Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der
Rechtevergabe sicher
 Rechtevergabe macht NICHT die IT

16. Beispiel
Rolle Berechtigung Berechtigunsart
Projektleiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf
Projektes einem Projekt
Projektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf
Projektes, ohne PL einem Projekt
Ordner
Abteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer AD Gruppe der
Abteilung, ohne jeweiligen Abteilung
Leitungsordner
… … …

17. Klassisch
Ordner Projektleiter Assistenz Mitarbeiter Besucher
Ordner 1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.3 Voll Mitarbeit
Ordner 1.3.1 Voll
Ordner 2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 2.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit
Ordner 2.2 Voll Lesen
Ordner 2.2.1 Voll Lesen Lesen
Ordner 2.2.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 2.3 Voll Mitarbeit Mitarbeit

18. Prozesse
 Minimale Prozessstruktur festlegen
 Keine Prozessuniversen schaffen
 Einfache und klar verständliche
«Anweisungen»
 Sollte den gesamten Informationslifecycle
abbilden
 Gut sichtbar platzieren

19. Beispiele
 Wie entsteht ein neuer Workspace auf
SharePoint
 Wie bestellt man einen externen Account
für ein Kooperationsprojekt
 Wie ist das Vorgehen nach
Projektabschluss
 Wie wird ein Workspace archiviert

20. Lifecycle
 Informationslifecycle
Dokument
erstellen
Dokument Dokument
löschen freigeben
Dokument Dokument
archivieren verwenden
Dokument
suchen

21. Verantwortung
 Wer ist verantwortlich?
 Projektleiter  Projektseite
 Abteilungsleiter  Abteilungsseite
 Leiter Kommunikation  Intranet
 Klare Aufgabenkataloge erstellen
 Trennen zwischen Inhaltsverantwortung
(Leitungspersonen) und
Strukturverantwortung (Super User)

22. Questions & Answers
….noch Fragen?!
Kontakt:
szu@expertsinside.com
Mehr zum Thema:
http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/