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Eckart Achauer: Projektcontrolling als Erfolgsfaktor des Projektmanagements

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Eckart Achauer: Projektcontrolling als Erfolgsfaktor des Projektmanagements

  1. 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.2 ProjektmanagementProjektcontrolling als Erfolgsfaktordes ProjektmanagementsErfolgreiche Steuerung von Projekten im Kulturbetrieb Ass. jur., Dipl.-Bw. Eckart Achauer, MBADas Projektcontrolling ist ein wichtiges Instrumentarium der Überwachung und Steuerung vonProjekten. Der Einsatz eines integrierten Projektcontrollings ist – speziell bei komplexen Einzel-projekten sowie im Rahmen des Multi-Projektmanagements – wesentlicher Erfolgsfaktor für dasGelingen von Projekten.Gliederung Seite1. Einleitung 22. Begriffe, Zielsetzung und Rolle des Projektcontrollings 32.1 Begriffe 32.2 Zielsetzung 42.3 Rolle 73. Aufgaben des Projektcontrollings 93.1 Mitwirkung bei der Planung 103.2 Definition des Controllingstandards 123.3 Festlegung der Kontrollobjekte 133.4 Risikomanagement 143.5 Qualitätscontrolling 163.6 Controlling der Fremdleistungen 174. Praxis des Projektcontrollings 174.1 Wie wird der Projektfortschritt gemessen? 174.2 Wann muss ein Projekt eskaliert werden? 184.3 Möglichkeiten des Termincontrollings 195. Fazit 21 1
  2. 2. G 1.2 Projekt- und VeranstaltungsmanagementProjektmanagement 1. Einleitung Erfolg oder Misserfolg eines Projektes werden durch ein breites Spektrum von Einflussfaktoren bestimmt. Hierzu gehören Termine, Kosten, qualitative und quantitative Besetzung des Projektteams sowie eingesetzte technische Ressourcen, um nur einige von ihnen zu nen- nen. Die Komplexität und die gegenseitige Abhängigkeit dieser Ein- flussfaktoren erfordert daher ein methodisch abgesichertes Instrumen- tarium, um die Analyse des jeweiligen Projektstatus und die daraus abzuleitenden Prognosen und Maßnahmen zu ermöglichen. Wir spre- chen hier von einem integrierten Projektcontrolling. Die Praxis zeigt, dass trotz zahlreicher erkennbarer Misserfolge bei Projekten noch immer eine mangelnde Bereitschaft vieler Unter- nehmen besteht, ein integriertes Projektcontrolling zu installieren. Insgesamt zeichnet sich ein unbefriedigendes Bild über die man- gelnde Projekt- und Controllingkompetenz der Unternehmen und ihrer Projektorganisation ab1. Gestützt auf empirische Befunde er- rechnete Professor Manfred Gröger von der Fachhochschule Mün- chen, dass allein im Jahr 2002 ein Betrag zwischen 112 und 194 Milliarden Euro aufgrund mangelnder Projektkompetenz in Deutsch- land verschwendet worden sei2. Ursachenanalyse In der Praxis muss sich das Projektmanagement mit Unwegsamkeiten in vielen Bereichen auseinandersetzen: Planung, Methodik, soziale Kompetenz der Projektmitglieder, Zeit und Budget. Dabei fällt auf, dass das Thema Projektcontrolling – im Verhältnis zu all den anderen genannten Problem- und Konfliktbereichen – unterrepräsentiert ist. Neben vielen sachlichen Ursachen – mangelnde methodische Kennt- nis beispielsweise – sind als weitere mögliche Ursache psychologische Faktoren denkbar, die unbewusst Blockaden aufbauen. Die Leistungs- kontrolle eines Projektes ist immer auch mit der Kontrolle der Leis- tung der Projektverantwortlichen verbunden, so dass aus diesem Grund eine unbewusste Negativhaltung gegenüber dem Controlling insgesamt besteht3. Dieser Beitrag gibt einen Überblick zu den wesentlichen Aspekten des Projektcontrollings, ohne den Anspruch auf inhaltliche Vollständigkeit zu erheben. Dazu ist das Thema insgesamt zu komplex und vielschich- tig. Dennoch soll hier aufgezeigt werden, welche Bedeutung das Pro- jektcontrolling für den Erfolg bzw. Misserfolg von Projekten hat.2
  3. 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.2 Projektmanagement2. Begriffe, Zielsetzung und Rolle des Projektcontrollings2.1 BegriffeEin Projekt ist eine Institution, der eine sachliche und zeitlich be-grenzte Aufgabe zugewiesen wird, die durch das Zusammenwirkenunterschiedlicher Funktionsbereiche gelöst werden soll. Projekte zeich-nen sich dadurch aus, dass sie• fest vorgegebene Ziele besitzen,• außerhalb der üblichen Geschäftstätigkeit liegen,• in der Regel einmalig oder zumindest neuartig sind und• das Projektteam sich aus einer hierarchieübergreifenden, heteroge- nen Mitarbeiterstruktur verschiedener Funktionsbereiche zusam- mensetzt4.Diese Charakteristika spiegeln sich auch in der Definition nach DIN69901 wider: ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einerdefinierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, unddas sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaligesVorhaben ist5.Für den Begriff des Controllings ist kein adäquater deutscher Begriffverfügbar, da Controlling mehr als die Kontrolle von Leistungen undProdukten umfasst. Die Norm DIN 69904 (Projektmanagementsyste-me), Abschnitt 5.17, definiert Controlling als „Prozesse und Regeln,die innerhalb des Projektmanagements zur Sicherung des Erreichensder Projektziele beitragen“6.Der amerikanische Standard des PMBOK7 beschreibt mit „Control“ Projektcontrollingdie Überwachung der betriebswirtschaftlichen Kriterien und darüber wird als Regelkreishinausgehend auch die Beratung und Mitwirkung bei notwendigen verstandenMaßnahmen: „Taking appropriate corrective action as needed“8. DieDIN 69901 beschreibt das Projektcontrolling als einen Regelkreis: 3
  4. 4. G 1.2 Projekt- und VeranstaltungsmanagementProjektmanagement 1 Soll-Ist- 2 Vergleich Feststellen der Abweichungen 6 3 Kontrolle der Bewerten der Durchführung Konsequenzen 5 4 Vorschlagen Mitwirkung bei von Korrektur- der Maßnahmen- maßnahmen planung Abb. G 1.2-1 Regelkreis des Projektcontrollings 2.2 Zielsetzung Unter Berücksichtigung der differenzierten Definition des Projekt- controllings kommt diesem sowohl eine Steuerungs- als auch Kon- trollfunktion zu: Projektcontrolling Steuerungsfunktion Kontrollfunktion Unterstützung Inhalt und Normen- Wirtschaft- und Organisation konformität lichkeit Ziele Abb. G 1.2-2 Funktionen des Projektcontrollings4

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