Das Dokument bietet eine umfassende Analyse von Groupware-Lösungen, speziell für kleine Unternehmen, unter der Leitung von Dr. Christian Böttger, einem IT-Experten. Es diskutiert verschiedene Groupware-Optionen, die besonderen Anforderungen und Herausforderungen kleiner Firmen sowie den notwendigen Support und die Kompatibilität mit mobilen Endgeräten. Des Weiteren werden Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösungen beleuchtet, um Entscheidungsprozesse zu erleichtern.

1. Groupware en miniature Lösungen für kleinere Firmen

2. Wer steht hier vorne? Dr. Christian Böttger (Dipl.Phys.) freiberuflicher IT-Berater mit Schwerpunkt Linux & Open Source, Projektmanagement, EDI und RFID (in Ausweisen) früher Leiter einer Softwareentwicklungsabteilung bei einem Systemhaus Linux seit kernel 0.99.x (1994) Seit über 10 Jahren beruflich in der IT

3. Groupware Background Groupware- Produktentwicklung Kundenberatung mehrere größere Artikel in der iX dazu über die Jahre Herausgeber und Hauptautor der iX Studie „Groupware“ (Januar 2007) Core Team Member phpGroupWare

4. Entwicklungsmodelle Community-getriebene Projekte aus persönlichem Interesse der Entwickler oft Freiberufler oder Entwicklung in der Freizeit Getrieben von Firmengruppen und Stiftungen meist mehrere, teils große Firmen stellen Geld und Arbeitszeit für Projekte zur Verfügung Getragen von einer einzelnen Firma oft ehemals proprietäre Software, die frei gegeben wurde

5. Was ist Groupware? Zwei Sichtweisen 1) Mail, Kalender, Adressen, ... und Zubehör 2) Echtzeitkommunikation (Workplace, Datei-Sharing, Who is on? Etc), Online-Arbeit mit Dokumenten in Gruppen Hier: Sichtweise 1

6. Was ist Groupware?

7. Ausprägungen Kategorisierungen / Dimensionen Aus Mail erwachsen / Mehr für Kollaboration Web-basiert / eigener Fat Client Mobile Endgeräte nötig ja / nein Freie Software / proprietäre Software MS Outlook als Client ja / nein Betriebssystem Linux ja / nein Die Einteilungen überschneiden sich!

8. Auswahl Eigene Anforderungen definieren und aufschreiben! Für wie viele Nutzer? Mobil-Anbindung nötig? Webclient gewünscht? Fat Client (offline) nötig? Outlook nötig? Kosten vergleichen There is no „one size fits all“!

9. Bedürfnisse kleiner Unternehmen Gründe für die Einführung Vernetzung verschiedener Abteilungen Terminkoordinierung verlässlicher gestalten Zentrales Adressbuch anlegen und benutzen E-Mail Flut besser verwalten z.B. Funktionspostfächer Einfache Prozessmodellierung für Anfragen etc Transparenz bei Terminen und Kontakten z.B. im Krankheitsfall und bei Urlaub

10. Bedürfnisse kleiner Unternehmen Besondere Anforderungen Kein dediziertes KnowHow Keine IT-Abteilung Keine Zeit zur Betreuung komplexer Systeme Also Service-Angebote nötig Einfache Konfiguration nötig Sinnvolle Default-Werte nötig

11. Bedürfnisse kleiner Unternehmen Besondere Probleme für manche Freie Software-Projekte Keine Möglichkeit, sich wirklich tief mit einer Software zu beschäftigen Community Support Modell fällt es schwer, sich darauf einzustellen Support durch Dienstleister nötig, Supportverträge aber oft „zu teuer“ - wie immer man das bewerten mag Keine „Boxed Solutions“

12. Auswahl Gerade in kleineren Unternehmen dominieren Windows-Arbeitsplätze Outlook domoniert als Mail/Groupware-Client Immer wichtiger wird die Anbindung mobiler Endgeräte mit fallenden UMTS & Co -Preisen wird dies immer wichtiger Verschlüsselter Zugriff sollte selbstverständlich sein

13. Auswahl Webzugriff plus Einfach zu realisieren Arbeitsplätze müssen nicht angefasst werden Keine Client-Updates nötig minus Keine lokalen Daten: ohne Netz nix los Synchronisation schwierig oder oft unmöglich

14. Auswahl Synchronisation mobiler Geräte Fast immer über Outlook als Client Fast immer proprietär mit Zusatzkosten für die Sync-Software SyncML bei Endgeräten nicht verbreitet Nur weniger Server bieten SyncML Inder Praxis immer noch ein Sorgenkind (verlorene oder verdoppelte Einträge etc)

15. Outlook als Client Wenn unterstützt: Connectoren (Zusatzkosten) Entweder MAPI oder über *DAV (wie bei Outlook WebAccess) Achtung: vieles, was wie ein Teil von Outlook aussieht beim Betrieb mit Exchange, kommt vom Server (z.B. Assistenten, Abwesenheit) Der Connector muss es nachbilden Sehr unterschiedliche Realisierungen

16. Preise Sehr „kreative“ Preismodelle Pro Server, pro Client, Webclients extra, Sync extra, pauschal, mit Support im ersten Jahr, Support extra, ... Und alle Kombinationen Vergleich nicht allgemein gültig, da von zu vielen individuellen Faktoren abhängig Individuelle Angebote müssen verglichen werden

17. Erfolg der Einführung Vorhandene Landschaft beachten Vorher Anforderungen definieren, auch für die Zukunft Einmal eingeführt, kann eine Groupware nur schwer gewechselt werden Auch Mail und Groupware funktioniert nicht „einfach so“ Verhaltensregeln und Vorgehensweisen festlegen!

18. Lotus Notes / Domino

19. Notes

20. Notes

21. Notes

22. Notes Sehr weit verbreitet (ca. 125 Millionen Arbeitsplätze) Eigentlich eine verteilte Datenbank mit integrierter Entwicklungsumgebung Dadurch lassen sich sehr gut Prozesse abbilden Sehr stabil und skalierbar Viele Plattformen

23. Notes Dokumentenverwaltung Eigener Fat Client Domino Web Access HTTP-Tunnel für Anbindung von „Road Warriors“ Verteilte, heterogene Installation möglich Sehr viele Drittanbieter für Erweiterungen

24. Notes + ausgereiftes System + bringt eigene Entwicklungsumgebung mit + eingebaute Replikation und Cluster + HTTP-Tunnel - eigenwillige Bedienung - Anachronismen durch strikte Rückwartskompatibilität

25. Novell Groupwise

26. Groupwise

27. Groupwise

28. Groupwise

29. Groupwise weit verbreitet (ca. 35 Millionen Arbeitsplätze) Sehr stabil und skalierbar Viele Plattformen Eigener Fat Client für Windows, Mac OS-X und Linux Outlook als Client möglich Eigener Web Client (Ajax) Server für Linux, Netware und Windows

30. Groupwise Instant Messaging Dokumentenverwaltung mit Rechteverwaltung und Versionskontrolle Gruppenkalender GnuPG, PGP und S/MIME Unterstützung Trainierbares Spam-Filter

31. Groupwise + Zusatzfunktionen wie Dokumentenmanagement und Instant Messaging + viele Plattformen für Server und Client + robust und bewährt - keine ADS-Einbindung - nicht alle mobilen Endgeräte sind unterstützt

32. Scalix

33. Scalix

34. Scalix

35. Scalix

36. Scalix Hervorgegangen aus HP OpenMail Inzwischen Open Source Besitzt eigenen Webclient (Java / Ajax) Kann Outlook und Evolution anbinden Server läuft ausschließlich unter Linux Robust, für große Installationen geeignet Bis 25 Nutzer kostenlose Version verfügbar

37. Scalix + reizvolles Preismodell für kleine Unternehmen + skalierbar und robust + gute Outlook-Anbindung / einziges Produkt mit Outlook-Connector ohne Aufpreis - zu viele Funktionen nur in Outlook - keine verschlüsselte Verbindung zwischen Outlook und Server - schlechte Unterstützung für HTTPS im SWA

38. Open-Xchange

39. Open-Xchange

40. Open-Xchange

41. Open-Xchange

42. Open-Xchange Ursprünglich 1999 von Netline entwickelt Zwischendurch als SuSE Linux Open-Xchange auf dem Markt Mittlerweile von der Firma Open-Xchange weiter entwickelt und vertrieben 2 Versionen: GPL und kommerziell Als Webanwendung konzipert Kann Outlook anbinden (kommerzielle Version)

43. Open-Xchange Erweiterte Funktionen gegenüber MS Outlook / Exchange Forum Projektmanagement Pinwand Wissensdatenbank Bookmarks Nicht in erster Linie „Exchange-Ersatz“

44. Open-Xchange + freie Version verfügbar + Connectoren (OXtender) für Outlook, Palm, SyncML, Samba (kostenpflichtig) + umfangreiche Funktionen über den Standard hinaus + Administrationsoberfläche mittlerweile auch in der freien Version - nur 32-Bit, nur SLES und RHEL als Plattform

45. OpenGroupware.org / InstantOGo

46. OpenGroupware.org

47. OpenGroupware.org

48. OpenGroupware.org

49. OpenGroupware.org Von Firma Skyrix entwickelt und betreut War früher proprietär, dann freigegeben Als SKYRIX Server inkl. Support erhältlich Als OpenGroupware.org frei verfügbar ZideLook (Outlook-Connector) proprietär Skyrix lebt nicht von Lizenzen, sondern von Support/Update Verträgen bezahlter Weiterentwicklung

50. OpenGroupware.org / SKYRIX Primär als Webanwendung konzipiert Erweiterte Funktionen gegenüber MS Outlook / Exchange Projektverwaltung (Dokumente) Zeiterfassung für Aufgaben Trennung Personen / Organisationen (nur) HotSync direkt unterstützt Nicht in erster Linie „Exchange-Ersatz“

51. OpenGroupware.org + freie Software + eigenständige Weboberfläche + erweiterte Funktionen gegenüber den etablierten Lösungen + Anbindung von Outlook, Kontact und Evolution - keine eigenen Fat Clients - schlechte Anbindung von mobilen Endgeräten

52. Kolab und „Abkömmlinge“ z.B. Intranator, Univention Groupware Server, CoreBIZ Groupware

53. Kolab

54. Kolab

55. Kolab

56. Kolab Im Auftrage des BSI entwickelt Freie Software KDE Kontact erweitert, um „eigenen“ Fat Client zu haben – Entwicklung ist in KDE eingeflossen Outlook als Windows Client (mit proprietären Connectoren) Kein eigener Webclient (aber: Horde Groupware)

57. Kolab Besteht aus Standard-Komponenten (z.B. OpenLDAP, Cyrus, ...) + Kolab-“Engine“ Administration über PHP-GUI möglich, aber auch über Kommandozeile Funktionsumfang wie MS Outlook / Exchange Mobile Endgeräte nur über Client Zwei verschiedene Outlook-Connectoren

58. Kolab Varianten Univention Groupware Server Komplett in Univention Corporate Server integriert Administration über UCS Oberfläche UCS Management umfasst auch Arbeitsplätze Intranator Stand-alone Komplettlösung Für kleine Firmen / Organisationen Kolab komplett integriert

59. Kolab + freie Software + Outlook-Kompatibilität mit Konnektoren + Einsatz in heterogenen Landschaften + Fat Clients mit lokaler Datenhaltung auf vielen Plattformen - keine eigene Synchronisation für mobile Endgeräte - Webclient noch unvollständig

60. Zarafa

61. Zarafa

62. Zarafa

63. Zarafa In Belgien und den Niederlanden bereits verbreitet Läuft nur auf Linux Komplette MAPI Unterstützung mit dynamischem Datenbankmodell Eigener Webclient (Ajax) Outlook als Fat Client

64. Zarafa Besteht aus Standard-Komponenten und proprietären Komponenten Kein Client für Linux Bietet genau das, was Outlook bietet Als Exchange-Ersatz geplant Entwickler von exchange4linux arbeiten jetzt an Zarafa

65. Zarafa + vollständige MAPI-Implementierung + bidirektionale Kommunikation mit Outlook + eigener Webclient - proprietär - keine Linux-Clients - Synchronisation mit mobilen Endgeräten nur über Outlook

66. PHP-basierte Groupwares phpGroupWare eGroupWare PHProjekt HORDE Groupware

67. phpGroupWare

68. phpGroupWare

69. phpGroupWare

70. PHP Groupware-Lösungen Funktionsumfang wesentlich breiter als MS Outlook / Exchange – andere Ausrichtung Freie Software Rein Browser-basiert Keine Fat Clients Keine wirkliche Outlook-Anbindung Schlechte Synchronisation mit Mobilgeräten Community-Projekte, keine Firma dahinter

71. PHProjekt Ausrichtung auf Projektmanagement Planung von Projekten und Zusammenarbeit Arbeitszeiterfassung GANTT-Charts Dokumenten-Sharing Forum Online Chat

72. phpGroupWare / eGroupWare Gleiche Codebasis, eGroupWare ist eine Abspaltung von phpGroupWare Inzwischen haben sich die Projekte auseinander entwickelt „ Schweizer Messer“ unter den Groupwares Ca 25 - 30 verschiedene Module Forum, Chat, Projektmanagement, Bookmarks, CRM, CMS, Liegenschaftsverwaltung, Wiki, Umfragen ....

73. Horde Groupware Basiert auf bestehenden Teilen des Horde Framworks Noch keine Praxiserfahrungen, da zu neu

74. PHP basierte Groupwares + freie Software + sehr vielfältig + geeignet für Hosting + kostenfrei - keine Outlook-Anbindung - schlechte Synchronisation mit Mobilgeräten - teilweise nur langsame Weiterentwicklung

75. Fazit Sehr verschiedene Ansätze Eigene Anforderungen müssen bekannt sein Freie Software kann eine gute Alternative sein Support und Wartung kosten auch bei freier Software Geld „ Drum prüfe, wer sich ewig bindet...“

76. Fragen?

77. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Christian Böttger IT_Beratung + Projektmanagement [email_address] / [email_address] http://www.boettger-consulting.de/ Tel.: +49.5173.9249744 Fax: +49.5173.925769