Allen Schülerinnen, Schülern und Lehrpersonen eine datenschutzkonforme und von überall erreichbare Groupwarelösung bereitzustellen, dies haben sich Thomas Grossenbacher und Markus Bäumler auf Grund der Bedürfnisse der Schulen vorgenommen. Die Erfahrungen der Einführung von Open-Xchange und das Zusammenspiel mit UCS@school werden in diesem Bericht präsentiert.

1. Headline
Ein Erfahrungsbericht über die Open-Xchange-Einführung
bei den Basler Schulen
Markus Bäumler
Pädagogisches Zentrum Basel-Stadt, ICT Medien
markus.baeumler@edubs.ch

2. PZ.BS ICT Medien
 ICT Medien betreut die gesamte IT-Infrastruktur der Volksschulen
in Basel. Gewisse Services stehen auch den weiterführenden
Schulen zur Verfügung.
 50 Schulen, 3’500 Computer (1.-9. Schuljahr)
 ca. 28’000 User
 UCS@school

3. Ersatz bestehende E-Mail-Lösung
 ca. 28‘000 User
 E-Mail für alle User
 vorname.name@edubs.ch
 Alter, Sicherheit, Features

5. Grundsätzliche Anforderungen
 Die bisherige E-Maillösung ist eng verzahnt mit der UCS-
Userverwaltung.
 Anlegen, Deaktivierung und Löschen von E-Mailaccounts werden
durch das Importscript und UCS gesteuert.
 Die Adressbücher (Schulen, Klassen, …) werden aus dem
Userverzeichnis generiert.

6. Unser Weg zur neuen Groupware-Lösung
 dauerte länger als angenommen
 war viel komplizierter als angenommen
 war aufwendiger als angenommen

7. Datenschutz – trinationaler Leitfaden Datensicherheit
In der Schweiz konnte mit Microsoft eine Regelung getroffen werden, wonach bei der
Benutzung von Microsoft Office 365 die Schweizer Gerichte zuständig und Schweizer Recht
anzuwenden sei. Gestützt auf den USA Patriot Act (bzw. neu: US Freedom Act) wurde
Microsoft aber erstinstanzlich von einem New Yorker Bezirksgericht verpflichtet, die auf
einem europäischen Server sich befindenden Daten der eigenen Cloud-Kunden an die
amerikanischen Behörden herauszugeben. Als US-Gesellschaft unterliegt Microsoft
ausschliesslich den dortigen Gesetzen. Es empfiehlt sich deshalb, im Schulbereich auf die
Verwendung von Cloud-Systemen zu verzichten, solange diese nicht auf dem eigenen Server
betrieben werden. Auch wenn die Vereinigung der Schweizer Datenschutzbeauftragten
«Privatim» die Verwendung von Microsoft Office 365 grundsätzlich zulässt, wird von
diversen kantonalen Datenschutzbeauftragten klar festgehalten, dass Microsoft Office
365, welches auf Cloud-Diensten basiert, nicht für personenbezogene Daten eingesetzt
werden darf.

8. Datenschutz – Kanton Basel-Stadt
Wenn Cloudlösung, dann Schlüsselmanagement nicht beim Betreiber.
Der Aufbau und die Verwaltung eines eigenen Schlüsselsystems ist
teuer und für den User sehr aufwendig und mühsam. Alles in allem
eine nicht praktikable Lösung.

9. Evaluation neue Groupware-Lösung
 Zusammenstellen der Anforderungen
 Überprüfung verschiedener Groupware-Lösungen mit Schnittstelle
zu UCS gemäss Anforderungskriterien
 Die beiden Lösungen Sogo und Open X-Change erfüllen alle
Muss-Kriterien.
 Testinstallation mit Sogo und Open X-Change inkl. Datenmigration
 Usability Test mit Lehrpersonen

10. Offertstellung
 Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit
 Kosten für zusätzliche Hardware
 Kosten Einrichtung und Migration
 Kosten Open XChange

11. Offerte zum Vergleich
 Zum Vergleich MS Exchange
 Auftrag Projektstudie an Unternehmen
 ohne Testinstallation
 Projektstudie mit Offerte

12. Begründung des Zuschlags
 Kosten OX-Implementation günstiger
 Bessere Integration in bestehende Umgebung
 Die typischen Risiken einer Open-Source-Lösung sind klein.
 Cloudspeicher-Lösung mit OX-Drive integriert

13. Umsetzung
 Installation in unserer Testumgebung
 Anpassungen Importscript / UCS
 Hardwarebeschaffungen
 Aufbau und Test der produktiven Umgebung

14. Schritt 1: Pilotschulen
 je 1 Schule Primar und Sekundar
 Schüler/innen neu vorname.name@stud.edubs.ch
 Migration an Wochenende im Mai 17
 Erfolgreich, kleinere Probleme (Ordnernamen mit Leerschlag)
 Support vor Ort zu Wochenbeginn

15. Schritt 2: Migration Lehrpersonen und Mitarbeitende
 ca. 6’500 Accounts
 Anleitungen
 Pfingstwochenende 2017
 Support personell verstärkt

16. Herausforderungen Support
 Mobile Devices
 Synchronisation verschiedener Devices/Mailclients
 Problematik Ordnernamen (gesendet, sent, Gesendete Objekte)
 Supportaufkommen anfangs hoch, nach 2-3 Wochen stark
abnehmend, heute bescheiden
 Anfragen nicht technischer Art (z.B. Zeitpunkt)

17. Support - Highlights
«Mein Outlook funktioniert seit Ihrem Eingriff auf "edubs.ch" nicht
mehr. Es stehen für mich einige berufliche und vor allem auch private
Aufgaben in meinem Outlook an. Der Kontakt mit meinem Server der
Swisscom (Provider) ist auf Grund Ihrer Aktivitäten gestört….
Ich wende mich an eine kompetente Institution und werde das
Problem lösen lassen. Die anstehenden Kosten will ich zurück
erstattet bekommen. Bitte teilen Sie mir die Kostenrücksprache mit.»

18. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)
 ca. 22‘000 User
 geplant für Sommerferien 2017

19. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)
 musste verschoben werden
 Das Anlegen der OX-Benutzer hat zu lange gedauert.
 Performance-Problem
 Optimierung des Scripts für grosse Anzahl User
 Imageschaden

20. Kontexte
 max. 8‘000 User in einem Kontext
 Kontexte für Lehrpersonen, SuS der verschiedenen Stufen
 innerhalb Kontext mehr Funktionalitäten
 Globales Adressbuch

21. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)
 Qualität hat höchste Priorität
 Migration verschoben in Dezember 17 bis Februar 18

22. Lösung
Daten-
schutz
Aufwand
Usabilty
Features
Support
Verfüg-
barkeit
Abhängig
-keit

23. Investitionen teilen und weiterentwickeln
 Anpassungen Scripts UCS – OX
 Investitionen unsererseits (und seitens Univention)
 Integration in UCS
 Teilen der Investitionen mit weiteren Schulen
 Austausch und gemeinsame Weiterentwicklung

24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Markus Bäumler
Pädagogisches Zentrum Basel-Stadt ICT Medien
markus.baeumler@edubs.ch
www.edubs.ch