Die Fallstudie beschreibt die konzeptionellen Schritte zur Einführung eines Wikis in Unternehmen, beginnend mit der Festlegung organisatorischer Rahmenbedingungen wie der Identifizierung eines Wikimasters und der Definition von Nutzergruppen. Wichtig sind auch technische Anforderungen, die Auswahl geeigneter Wiki-Anwendungen, sowie redaktionelle Aspekte wie die Erstellung erster Inhalte und Schulungen für Mitarbeiter. Regelmäßige Reviews sollen sicherstellen, dass Struktur und Inhalte des Wikis kontinuierlich optimiert werden.

1. Case Study 1 –
Konzeption eines Wikis im eigenen Unternehmen
Bearbeiten Sie die folgende Checkliste und beantworten Sie die Fragen zu
Rahmenbedingungen für den Einsatz eines Wikis in Ihrem Unternehmen.
1. Organisatorische Rahmenbedingungen
Idee und Bedarf zur Einführung eines Wiki
Wer hat das meiste Interesse an der Einführung eines Wiki im Unternehmen?
Der sog. WikiMaster ist der Hauptlobbyist für Wiki und meist muss dieser nicht bestimmt werden, sondern es ist derjenige, der
Wiki überhaupt erst im Unternehmen zum Thema macht.
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Wiki Know-How aufbauen
Haben sich bereits Mitarbeiter mit Wikis beschäftigt und sich vertieft eingearbeitet, um Erfahrungen zu
sammeln? Wenn ja, wer?
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Wiki im Unternehmen kommunizieren und bewerben
Wer macht Wiki-Funktionalität im Unternehmen bzw. in seiner Abteilung bekannt? Wie kann das
geschehen?
z.B. Nutzung in Sitzungen oder Workshops, damit die Mitarbeiter Wiki „in Aktion sehen“, dabei Hervorhebung insbesondere Wiki-
spezifischer Vorteile um Interesse für Wiki zu wecken.
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WikiCoaches bestimmen
Wer ist geeignet und kann helfen, das Wiki im Unternehmen zu etablieren?
Es wird eine kleine, motivierte Gruppe aus allen Interessierten gebildet. Diese WikiCoaches sollten aus allen Gruppen, die
einbezogen werden, rekrutiert werden. Idealerweise versucht man dabei Mitarbeiter mit Schlüsselrollen und einer starken Position
innerhalb von deren Bereichen zu gewinnen. Dies sind insbesondere Abteilungs- und Teamleiter, Qualitätsmanagement-
Beauftragte oder Mitglieder der Geschäftsleitung.
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Themengebiet identifizieren und abstecken
Welches Thema soll im Wiki behandelt werden? Was sind der Zweck und der erwartete Nutzen?
WikiMaster und WikiCoaches einigen sich auf ein abgegrenztes Themengebiet, zu dem Inhalt im Wiki aufgebaut wird.
Idealerweise ist dies ein Themengebiet, an dem allgemeines Interesse besteht, insbesondere auch in den Gruppen, deren
Unterstützung kritisch ist. Ein wichtiges, aktuelles und zeitkritisches Thema unterstützt die positive Aufnahme der Idee.
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Potenzielle Nutzergruppen definieren
Wer soll das Wiki nutzen und wofür? Handelt es sich um rein interne Nutzer (Mitarbeiter) oder gehören
auch unternehmensfremde Personen (Partner, Kunden) zur geplanten Nutzergruppe?
WikiMaster und WikiCoaches einigen sich für das zuvor abgegrenzte Themengebiet auf eine klar definierte Gruppe von Nutzern,
denen die Nutzung des Wikis einen spürbaren Effizienz- und Produktivitätsgewinn bieten kann.
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Referent: Andreas Genth, Verigy Germany GmbH | Vortrag: Wissensmanagement in der Praxis 1

2. Form des Inhalts festlegen
Wer definiert und gibt Richtlinien zu Nutzung, Design, Branding etc. des Wikis vor?
Bezüglich der Nutzung und des Beitragens zum Inhalt eines Wikis gibt es verschiedene mögliche Formen. So kann das Wiki
beispielsweise für informelle „Diskussionen“ und Meinungsbekundungen genutzt werden oder aber als „Knowledge Base“. In
beiden Fällen wird sich der Inhalt unterscheiden und wenn keine klaren Richtlinien bestehen, wird dies unweigerlich zu
Missverständnissen und ggf. dem Scheitern von Wiki führen. Dieser Punkt muss insbesondere auch in Zusammenhang mit
anderen WM-Bemühungen gesehen und mit diesen abgestimmt werden.
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Wiki zu anderen Systemen und WM-Projekten abgrenzen
Wer kümmert sich darum, Überschneidungen mit anderen Systemen zu vermeiden und die genaue
Definition, was Ziel und Zweck und somit potenzieller Inhalt des Wikis ist?
Tendenziell werden in den Unternehmen mit der Zeit eher mehr als weniger Systeme zum Abbilden von Informationen eingeführt.
Nicht selten gibt es dabei Überschneidungen. Diese werden aber häufig übersehen und die Mitarbeiter stehen dann mit dem
Problem allein da, welches Wissen sie wo abbilden. Dies erschwert nicht nur den Prozess des Suchens und Findens, sondern
insbesondere auch des Abbildens von Wissen. Dies kann zum einen zu „Gruppenbildung“ führen, zum anderen aber auch zu
einem Scheitern des geplanten „knowledge sharing“.
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WikiAdmin / Moderator bestimmen
Wer moderiert und ist für das geplante Wiki verantwortlich?
Oft ist das ein WikiCoach, der sowohl mit der Wiki-Anwendung, insbesondere aber auch mit dem Themengebiet seht gut vertraut
sein sollte. Seine Hauptaufgabe besteht darin, bei der Generierung des Inhalts Fehlentwicklungen zu erkennen und diesen
entgegenzuwirken. Der WikiAdmin ist auch Ansprechpartner für die Anwender bei Wünschen bzgl. Customizing. Auch wenn er
dieses vielleicht nicht unbedingt selbst durchführt, so sollte er diese Wünsche beurteilen können und an die relevanten Stellen
weiterleiten. In den meisten Unternehmen, insbesondere wenn nur ein Wiki aufgebaut wird, wird der WikiMaster auch der
WikiAdmin sein.
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Bestehende Inhalte identifizieren
Existieren schon Inhalte zum gewählten Themengebiet, die in das Wiki migriert werden können?
Dies kann z.B. durch das Übernehmen des Inhalts aus Diskussionsforen, Mailinglisten oder internen Dokumenten möglich sein.
Kritische Benutzer können so gleich einen Nutzen erkennen.
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Sicherheitskonzept und Zugangsberechtigungen definieren
Wer definiert und kümmert sich um die Frage der Sicherheit bzw. der geeigneten Mechanismen zur
deren Gewährung? Wer darf auf welche Informationen zugreifen, wie sieht das Sicherheitskonzept
konkret aus?
Auch wenn die Wiki-Kultur für ein möglichst offenes Wiki spricht, erklärt es sich von selbst, dass eine Wissensbasis im
Unternehmen nicht frei im Internet verfügbar sein kann. Grundsätzlich bieten viele WikiClones Funktionalitäten zur Vergabe von
Benutzerrechten. Um dadurch keine Hemmnisse für ein erfolgreiches WM zu schaffen, muss ein Kompromiss zwischen der
Sicherheit der Wissensbasis nach außen und deren Offenheit nach innen gefunden werden. Ein solcher Kompromiss ist
beispielsweise der Betrieb eines komplett offenen Wikis innerhalb eines Intranets hinter einer Firewall. So kann sich eine Wiki-
Kultur entwickeln, ohne dass die Gefahr des Wissensdiebstahls von außen besteht.
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3. 2. Technische Rahmenbedingungen
Client-seitige IT-Infrastruktur bereitstellen
Welche technischen Voraussetzung müssen für die Nutzung des Wiki erfüllt sein? Kann jeder
potentielle Nutzer auf das Wiki zugreifen?
Entsprechend den Zugangsberechtigungen muss die IT-Infrastruktur überprüft werden. In den meisten Unternehmen erweist sich
das als relativ einfach, da als Software nur ein Internet-Browser benötigt wird. Schwieriger wird es bei verteilten Standorten, da
der Zugang zu einem zusammenhängenden Intranet evtl. nicht allen Mitarbeitern gleichermaßen offensteht.
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Wiki-Anwendung definieren
Gibt es bereits eine passende Wiki-Anwendung? Welcher sog. WikiClone ist geeignet?
Ausgehend von den Anforderungen an Standardfunktionalitäten, Sicherheit, Einbettung in ein vorhandenes Content Management
System, und Programmiersprache muss ein WikiClone ausgewählt werden. Der WikiMaster macht in Zusammenarbeit mit IT und
Kollegen auf Basis der geplanten Nutzung einen Vorschlag für die Anwendung im Unternehmen. Dabei sind kommerzielle
Lösungen und OpenSource Produkte und deren spezifische Vor- und Nachteile (Kosten, Support, spezifische Anwendungsfälle)
gegeneinander abzuwägen. Hilfe dazu bietet z.B. http://www.wikimatrix.org.
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Server-seitige IT-Infrastruktur bereitstellen
Läßt sich die bestehende Server-Umgebung für das Wiki nutzen? Wer kümmert sich um die
Bereitstellung eines geeigneten Servers und die Installation und Einrichtung des WikiClones?
Ausgehend von Kriterien wie der Anzahl Nutzer, deren räumlicher Verteilung, dem Netzwerk, dem Betriebssystem des gewählten
WikiClones sollte ein Server bereitgestellt und der gewählte WikiClone installiert werden. Die Hardwareanforderungen sind aber in
der Regel gering.
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4. 3. Redaktionelle Rahmenbedingungen
Erste Inhalte generieren
Wer ist insgesamt verantwortlich für die Erstellung des initialen Inhalts des Wikis?
Sobald die vorgenannten Rahmenbedingungen erfüllt sind, kann konkreter Inhalt generiert werden. Dabei sollten einige später nur
schwer korrigierbare Fehler vermieden werden.
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„Structure Framework“ erstellen
Wer definiert und gibt einen gewissen Rahmen für die Hierarchie der Wiki-Seiten vor?
Dessen Inhalt und Detailierungsgrad hängt ab vom gewählten Themenbereich, von der Anzahl Benutzer, deren Ausbildungsgrad
und Vertrautheit mit IT etc.
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Naming Scheme definieren
Wer achtet schon in den ersten Schritten beim Aufbau eines Wikis darauf, dass Seiten, Links etc. von
allen Benutzern nach einem einheitlichen "Naming Scheme" angelegt werden?
Ein Wiki enthält primär Text, und dieser bezieht sich in erster Linie auf Prozesse oder Produkte des Unternehmens. Die
verschiedenen Mechanismen zum Auffinden von Daten (z.B. Volltextsuche) innerhalb eines Wikis werden erheblich erschwert
oder gar unmöglich gemacht, wenn keine einheitlichen Begriffe verwendet werden. Unterlassungen diesbezüglich lassen sich
nachträglich nur mit hohem Aufwand korrigieren.
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Erste Erfahrungen sammeln, „Aussäen“, kritische Masse an Inhalt schaffen
Wer koordiniert die Erstellung erster Inhalte? Wer dokumentiert die entsprechenden Erfahrungen?
WikiMaster, WikiCoaches und einige WikiUser generieren meist erste Inhalte innerhalb der erstellten Grundstruktur. Dies ist zum
einen wichtig, um so erste Erfahrungen zu sammeln, v.a. weil dieser erste - natürlich noch unvollständige - Inhalt auch eine „Saat“
ist, die nach dem Freischalten des WikiWebs „aufgehen“ wird - wenn sie auf fruchtbaren Boden trifft: Der Inhalt gibt den
WikiUsern Ideen und führt zu einer Auseinandersetzung mit dem Thema, insbesondere wenn diese „Saat“ Interessenssphären
der WikiUser berührt. Sie werden dieser dann automatisch Aufmerksamkeit widmen und das Wiki so zum „Wachsen“ bringen.
Insbesondere offene Links - d.h. Links auf noch nicht erstellte Seiten - inspirieren die WikiUser zu neuem Inhalt.
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Schulen und freigeben
Wer erstellt Einführungs- und Schulungsunterlagen, führt die entsprechenden Veranstaltungen durch
und gibt die Benutzung des Wikis frei? Welche Schritte sind notwendig und/oder vorgeschrieben?
Nachdem alle WikiUser entsprechend eingewiesen wurden, kann das Wiki offiziell freigegeben werden. Inhalt der Schulung
sollten neben der Bedienung v.a. Naming-Scheme, Structure Framework und die Wiki-Kultur sein. Desweiteren sollte schon auf
die später möglicherweise auftretenden Probleme hingewiesen werden.
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Regelmässige Reviews
In welchen zeitlichen Abständen werden Struktur und Inhalt des Wikis überprüft?
Neben der ständigen Beobachtung durch den Wiki-Admin/Moderator sollten in regelmäßigen Abständen WikiMaster und
WikiCoaches gemeinsam mit einigen WikiUsern Struktur und Inhalt des Wikis analysieren. Dabei sollen nicht nur
Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt werden, sondern insbesondere sind diese Reviews in Zusammenhang mit den Phasen des
Wissensaquisitionszyklusses (Implizites Wissen wird externalisiert, hierarchisch organisiert und mit anderem Wissen über
Hyperlinks verknüpft) wichtig.
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Viel Erfolg beim Aufbau eines Wikis in Ihrem Unternehmen!
(Nach: Leitfaden für den Aufbau einer unternehmensinternen Wissensbasis mit Hilfe von Wiki, Christopf Puls, Luca Bongulielmi,
Patrick Henseler, Zentrum für Produktentwicklung, Eidgenössische Technische Hochschule Zürich, März 2002)
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