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Wikis im Unternehmen:
                           Qualitätsmanagement,
                           Wissensmanagement & Co.

          Maya Biersack
Wuppertal, 25. März 2009
Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
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Über uns
EsPresto Fakten

            2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack
            Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter
            Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen
            Eine Auswahl aktueller Kunden:




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EsPresto
Wikis im Unternehmenseinsatz

            Individuelle Wiki-Lösung
             ▪ Beratung                                                    ▪ Integration bestehender Systeme
             ▪ Individuelle Anpassung                                      ▪ Begleitung der Einführung
                  − Funktionalität                                         ▪ Wartung und Betrieb
                  − Design

            Wiki On demand
              ▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de




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Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
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Fakten und Prognosen
Wikis in deutschen Unternehmen

      Ergebnisse einer Studie mit 156 deutschen Unternehmen mit
        >100 MA in wissensintensiven Wirtschaftszweigen :

            In 7% der U‘ nutzen einzelne Mitarbeiter Wikis.
            In 6% der U‘ nutzen einzelne Abteilungen Wikis.
            In 5% der U‘ werden Wikis unternehmensweit genutzt
            (bei größeren U‘ erhöht sich der Anteil: 8% der U‘>500 MA
            werden Wikis unternehmensweit genutzt)
                                                                               Quelle: „Web 2.0 in deutschen Unternehmen“, CoreMedia, 2007
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Fakten und Prognosen
Enterprise 2.0 – Umfrage mit 400 Unternehmen




                                                                                           Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti-
                                                                                           ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008
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Hype-
Cycle
2006




                                                                                                 Quelle: spiegelonline.de 2006
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Hype-
Cycle
2008




                                                                                                 Quelle: www.networkcomputing.de 2008



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Wissensmanagement
Trends im Wissensmanagement 2007 – 2011

            Trend 1:                  Transformation zum „Unternehmen 2.0“.
            Trend 8:                  Neue Suchtechniken erobern die Unternehmen.
            Trend 9:                  Lebenslanges Lernen findet zunehmend dezentral in
                                      sozialen Netzen und selbstorganisiert statt.

                                      Aus: Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007-2011 –
                                      Positionspapier des BITKOM




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Wikis im Unternehmen
Anforderungen

            Zugangskontrolle
            Besondere Benutzerfreundlichkeit
            Rechte-System
            Erweiterungen wie PDF-Export
            Ausgereifte Suchfunktion
            Template-Mechanismus
            Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn)



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Virt. Learning Communities
                                               Vertragsverhandlungen
                                               Vorbereitung von Sitzungen
                                               Austauschpl. für Abteilungen
                                               und Projektgruppen
       FAQ                                     Projektwiki                                       Intranet
       Lexikon                                                                                    ▪   Bekanntmachungen
                                               QM-Handbuch                                        ▪   Informationspflicht –
       Glossar
                                               Ideen-Management /                                     Gesetze
       Protokolle
                                               Vorschlagswesen                                    ▪   Datenschutz
       Globaler
       Wissensspeicher                         Groupware
                                               Datenschutz                                       Experten-Netzwerk
       Mikroartikel
                                               Konzept-, Angebots-,                              Diskussionsforen
       Lessons learned
       Dokumentation                           Antragstellung
       Spezifikation
                                               Persönliche Wissensablage
                                               Support-Plattform

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Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Kann nicht funktionieren
              ▪ mangels Teilnehmer-Masse
              ▪ mangels Beteiligung
            Chaos, Vandalismus
            Sicherheitsbedenken
            Fragliche Informationsgüte
            Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
            Entscheidungen getroffen werden
            Verantwortlichkeit
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Wikipedia und andere Online-Communities
Akzeptanz und Beteiligung

            Nielsen-Regel:
              ▪ 90% tragen niemals bei
              ▪ 9% tragen ab und zu bei
              ▪ 1% beteiligen sich aktiv




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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Kann nicht funktionieren
              ▪ mangels Teilnehmer-Masse
              ▪ mangels Beteiligung




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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein:
              ▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer)
              ▪ 50% tragen ab und zu bei
                                                                                                 Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten-
              ▪ 20% beteiligen sich aktiv                                                                banken im betrieblichen Wissensmanagement




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Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten
Das soziale Dilemma

            Garrett Hardin, US-Amerikanischer Mikrobiologe und Ökonom
            Veröffentlichung „The Tragedy of the Commons“, 1968

            Wenn alle beitragen, haben alle den größten Nutzen.
            Wenn alle beitragen außer mir, habe ich den größten Nutzen, der
            Nutzen für die Allgemeinheit ist nur etwas geringer.
            Wenn alle sich so verhalten, funktioniert es nicht, keiner hat einen
            Nutzen, weder die Allgemeinheit noch der Einzelne


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Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten
Das soziale Dilemma




            Die Motivation ist nicht, den anderen zu schaden, sondern den
            größten eigenen Nutzen zu erzielen!




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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

              Chaos
              ▪       Regelmäßige Strukturierung
              ▪       Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren

              Vandalismus
              ▪       Unwahrscheinlich, da keine Anonymität
              ▪       Ungefährlich, wegen Versionierung

              Erfahrung: Es passiert nicht

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Sicherheitsbedenken
              ▪    Zugangskontrolle
              ▪    Justierbare Rechtevergabe
              ▪    Verschlüsselte Verbindung
              ▪    Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises
              ▪    Innerhalb eines VPN betreiben




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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Fragliche Informationsgüte
            Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
            Entscheidungen getroffen werden
            Verantwortlichkeit unklar
            Transparenz ist gegeben:
              ▪    Historie des Inhalts
              ▪    Diskussion des Inhalts
              ▪    Autor/en sind bekannt
              ▪    Nachfragen sind möglich

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Unternehmenswiki
Vorbehalte

            Gibt es weitere?




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Unternehmenswiki
Gründe gegen ein Wiki

            Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden
            Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden

            Unternehmenskultur passt nicht
            …und soll auch nicht verändert werden

            Medienaffinität und –kompetenz ist zu gering



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Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
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Virt. Learning Communities
                                               Vertragsverhandlungen
                                               Vorbereitung von Sitzungen
                                               Austauschpl. für Abteilungen
                                               und Projektgruppen
       FAQ                                     Projektwiki                                       Intranet
       Lexikon                                                                                    ▪   Bekanntmachungen
                                               QM-Handbuch                                        ▪   Informationspflicht –
       Glossar
                                               Ideen-Management /                                     Gesetze
       Protokolle
                                               Vorschlagswesen                                    ▪   Datenschutz
       Globaler
       Wissensspeicher                         Groupware
                                               Datenschutz                                       Experten-Netzwerk
       Mikroartikel
                                               Konzept-, Angebots-,                              Diskussionsforen
       Lessons learned
       Dokumentation                           Antragstellung
       Spezifikation
                                               Persönliche Wissensablage
                                               Support-Plattform

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                Seite 31
Virt. Learning Communities
                                               Vertragsverhandlungen
                                               Vorbereitung von Sitzungen
                                               Austauschpl. für Abteilungen
                                               und Projektgruppen
       FAQ                                     Projektwiki                                       Intranet
       Lexikon                                                                                    ▪   Bekanntmachungen
                                               QM-Handbuch                                        ▪   Informationspflicht –
       Glossar
                                               Ideen-Management /                                     Gesetze
       Protokolle
                                               Vorschlagswesen                                    ▪   Datenschutz
       Globaler
       Wissensspeicher                         Groupware
                                               Datenschutz                                       Experten-Netzwerk
       Mikroartikel
                                               Konzept-, Angebots-,                              Diskussionsforen
       Lessons learned
       Dokumentation                           Antragstellung
       Spezifikation
                                               Persönliche Wissensablage
                                               Support-Plattform

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                Seite 32
Wikis im Unternehmen
Projektwiki

            Angebots- / Antragerstellung
            Projektdokumentation
            Abstimmungsprozess Agenda
            Protokolle
            Projektstand-Reports
            Abschlussbericht / Lessons Learned
            Projektdatenbank
            Kundenhistorien

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 33
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 34
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 35
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 36
Kommunikation mit Wikis und E-Mail




                                                                                                 Quelle: Manny Wilson, http://wilsonml.wordpress.com/




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                            Seite 37
Wikis im Unternehmen
Projektwiki – Vorteile

            Reduktion der Email-Kommunikation
              ▪ Beispiel: Agenda-Abstimmung
            Transparenz
              ▪ Beispiel: Projektstand-Reporting
            Arbeitsmittel ist gleichzeitig Wissensablage
              ▪ Aufbrechen des Prozesses: Erst arbeiten dann dokumentieren
            Wissensspeicher entsteht



Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 38
Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 39
Wikis im Qualitätsmanagement
Papier vs. „HTML-Export“

            Änderungen:
              ▪ Aufwändig, teuer, fehleranfällig vs. Änderungen direkt sichtbar
            Informationssuche:
              ▪ Schwierig bis unmöglich vs. Digitale Suche
            Verfügbarkeit:
              ▪ Abhängig von IT-Ausstattung
              ▪ Papierversion trotzdem verfügbar
            Interaktionsmöglichkeiten:
              ▪ Unterstreichungen vs. Bookmark
            Verweise auf Unterprozesse/Dokumentvorlagen:
              ▪ Nur mittels Anweisung vs. Direkte Verlinkung
                                                                          Quelle: http://www.prozessmanagement.ch/qm-handbuch/
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                           Seite 40
Wikis im Qualitätsmanagement
„HTML-Export“ vs. Wiki: Wiki-Vorteile

            Änderungen:
              ▪ Alle können Kommentieren, dadurch höchste Aktualität
            Informationssuche:
              ▪ Ausgereifte Suchfunktion, Verschlagwortung, Verlinkung
            Interaktionsmöglichkeiten:
              ▪ Bookmarken, Kommentieren, Verschlagworten
            Verweise auf Unterprozesse/Dokumentvorlagen:
              ▪ Verlinkung auf weitere zum Prozess gehörenden Informationsmaterialien,
                Beispiele, Projektseiten, persönliche Wissensablage, Informationen im Internet, …
            Aktive Teilnahme am Qualitätsmanagement
            Verständnis der Zusammenhänge

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 41
Wikis im Qualitätsmanagement
Online-Demonstrator




                         http://qualitaetsmanagement.wiki.espresto.de/




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 42
Signieren im Wiki
Freigabe durch digitale Signatur

      Per Knopfdruck:
         Export von Wiki-Seiten in ein PDF-Dokument
         Elektronische Signatur des PDF-Dokumentes
         Einbindung des signierten PDF-Dokumentes als Anhang im Wiki

      Vorteile:
         Im Wiki findet man stets die aktuellste offizielle Version (signiertes PDF)
         Das Dokument kann im Wiki weiter bearbeitet und kommentiert werden.
         Nach Überprüfung und Einbindung/Ablehnung der Änderungsvorschläge durch
         den QM-Beauftragten, erstellt dieser ein neues signiertes PDF als offizielles
         Dokument.
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 43
Einbindung von Visio in ein Wiki

        Visio-Datei im Wiki zeigt Beziehung
          zwischen einzelnen Elementen
                                                                                                 Klick

      Elemente sind verlinkt auf Wiki-Seiten


                  Klick auf Visio-Element


                          Seite im Wiki




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009     Seite 44
Semantic Wikis – Textanalyse
                                                                                  Analyse der Seite hinsichtlich bekannten
                                                                                         Konzepten aus Ontologie


                                                                                       Link um Textstellen mit bekannten
                                                                                                 Konzepten


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                           jährliche Sonderzahlung, Urlaubsgeldzahlung




                                                                               Suchergebnisse nach diesem und ähnlichen
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                                                                                             Oberklassen


Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                         Seite 45
Semantic Wikis – Suchergebnisse




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 46
Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 47
Ideenmanagement
Gute Gründe dafür

            Kosten werden eingespart
            Arbeitsprozesse und Produkte werden kontinuierlich verbessert
            Leistungsreserven werden mobilisiert
            Mitarbeiter werden durch Eigenverantwortung motiviert
            Die Kreativität der Mitarbeiter wird aktiviert und genutzt
            Ein positives Betriebsklima wird geschaffen
            Die Unternehmenskultur wird in Richtung Mit-Denken geprägt
            Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit werden gesteigert

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 48
Workflow eines Verbesserungsvorschlags in Ideenmanagementtool

                                                      Einreichung der Idee

Mitarbeiter                                                                                                    Führungskraft
                                                                               Einspruch
      Annahme des                                                                                                  Prüfung und
      Entscheids /                                                                                                 Delegation
      Prämienbuchung
                                                                                                 Ablehnung
                                       Freigabe
                                       der Prämie


                                                                Gutachten / Durchführung / Prämienfestlegung

                        Controlling                                                                                                 Sachbearbeiter




                                                 In Anlehnung an http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2002/09_1002/ideenmanagement.shtml




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                          Seite 49
Workflow eines Verbesserungsvorschlags in einem Wiki


         Mitarbeiter                                                              Ergänzen,
                                           Eingabe                                Kommentieren,                       Kollegen
                                           der Idee                               Bewerten,
                                                                                  Empfehlen
 Annahme des
 Entscheids /
                                                                      Wiki
 Prämienbuchung




                                                                                                  Gutachten,
                            Freigabe                                                              Durchführung,
                            der Prämie                                                            Prämienfestlegung




     Controlling                                                                                                       Führungskraft



Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                     Seite 50
Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co.
Agenda


                                                  Über EsPresto
                                                  Fakten und Prognosen
                                                  Vorbehalte und Grenzen
                                                  Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    ▪ Projekt- und Kundenhistorien
                                                    ▪ QM-Handbuch
                                                    ▪ Ideenmanagement
                                                  Potenzial
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 51
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Vorteile

            Sehr einfaches Tool
              ▪ Einfach erlernbar und bedienbar
              ▪ Schnell etwas beitragen
            Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client

            Gute open source Produkte
            Kostengünstig in Anschaffung und Wartung

            Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar
            Wächst organisch und bedarfsorientiert
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 52
Unternehmenswiki
Vorteile

            Verschiedene bedarfsorientierte Strukturen möglich, z.B.:
              ▪ Verfahrensanweisungen verlinken direkt auf Formulare, Checklisten
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              ▪ Beobachten von Seiten
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              ▪ Verschlagwortung

Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 53
Effekte von Enterprise 2.0




                                                                                           Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti-
                                                                                           ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008
Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009                                              Seite 54
Unternehmenswiki
Potenzial




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009   Seite 55
Zusammenfassung



      Viel Erfolg!

                                      …und vor allem…

                                                                                      Viel Spaß!




Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009     Seite 56
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


                                                                            Internet: www.espresto.de
                                                                            Email: info@espresto.com
                                                                            Tel. 030 - 90 226-750
                                              EsPresto AG
                                       Breite Straße 30-31
                                              10178 Berlin



                                        Wiki On Demand:
                       http://wiki.espresto.de/qualitaetsmanagement-wiki/

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Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement & Co.

  • 1. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. Maya Biersack Wuppertal, 25. März 2009
  • 2. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 2
  • 3. Über uns EsPresto Fakten 2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen Eine Auswahl aktueller Kunden: Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 3
  • 4. EsPresto Wikis im Unternehmenseinsatz Individuelle Wiki-Lösung ▪ Beratung ▪ Integration bestehender Systeme ▪ Individuelle Anpassung ▪ Begleitung der Einführung − Funktionalität ▪ Wartung und Betrieb − Design Wiki On demand ▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 4
  • 5. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 5
  • 6. Fakten und Prognosen Wikis in deutschen Unternehmen Ergebnisse einer Studie mit 156 deutschen Unternehmen mit >100 MA in wissensintensiven Wirtschaftszweigen : In 7% der U‘ nutzen einzelne Mitarbeiter Wikis. In 6% der U‘ nutzen einzelne Abteilungen Wikis. In 5% der U‘ werden Wikis unternehmensweit genutzt (bei größeren U‘ erhöht sich der Anteil: 8% der U‘>500 MA werden Wikis unternehmensweit genutzt) Quelle: „Web 2.0 in deutschen Unternehmen“, CoreMedia, 2007 Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 6
  • 7. Fakten und Prognosen Enterprise 2.0 – Umfrage mit 400 Unternehmen Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti- ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008 Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 7
  • 8. Hype- Cycle 2006 Quelle: spiegelonline.de 2006 Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 8
  • 9. Hype- Cycle 2008 Quelle: www.networkcomputing.de 2008 Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 9
  • 10. Wissensmanagement Trends im Wissensmanagement 2007 – 2011 Trend 1: Transformation zum „Unternehmen 2.0“. Trend 8: Neue Suchtechniken erobern die Unternehmen. Trend 9: Lebenslanges Lernen findet zunehmend dezentral in sozialen Netzen und selbstorganisiert statt. Aus: Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007-2011 – Positionspapier des BITKOM Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 10
  • 11. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 11
  • 12. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 12
  • 13. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 13
  • 14. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 14
  • 15. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 15
  • 16. Wikis im Unternehmen Anforderungen Zugangskontrolle Besondere Benutzerfreundlichkeit Rechte-System Erweiterungen wie PDF-Export Ausgereifte Suchfunktion Template-Mechanismus Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn) Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 16
  • 17. Virt. Learning Communities Vertragsverhandlungen Vorbereitung von Sitzungen Austauschpl. für Abteilungen und Projektgruppen FAQ Projektwiki Intranet Lexikon ▪ Bekanntmachungen QM-Handbuch ▪ Informationspflicht – Glossar Ideen-Management / Gesetze Protokolle Vorschlagswesen ▪ Datenschutz Globaler Wissensspeicher Groupware Datenschutz Experten-Netzwerk Mikroartikel Konzept-, Angebots-, Diskussionsforen Lessons learned Dokumentation Antragstellung Spezifikation Persönliche Wissensablage Support-Plattform Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 17
  • 18. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 18
  • 19. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren ▪ mangels Teilnehmer-Masse ▪ mangels Beteiligung Chaos, Vandalismus Sicherheitsbedenken Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 19
  • 20. Wikipedia und andere Online-Communities Akzeptanz und Beteiligung Nielsen-Regel: ▪ 90% tragen niemals bei ▪ 9% tragen ab und zu bei ▪ 1% beteiligen sich aktiv Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 20
  • 21. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren ▪ mangels Teilnehmer-Masse ▪ mangels Beteiligung Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 21
  • 22. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein: ▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer) ▪ 50% tragen ab und zu bei Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten- ▪ 20% beteiligen sich aktiv banken im betrieblichen Wissensmanagement Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 22
  • 23. Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten Das soziale Dilemma Garrett Hardin, US-Amerikanischer Mikrobiologe und Ökonom Veröffentlichung „The Tragedy of the Commons“, 1968 Wenn alle beitragen, haben alle den größten Nutzen. Wenn alle beitragen außer mir, habe ich den größten Nutzen, der Nutzen für die Allgemeinheit ist nur etwas geringer. Wenn alle sich so verhalten, funktioniert es nicht, keiner hat einen Nutzen, weder die Allgemeinheit noch der Einzelne Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 23
  • 24. Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten Das soziale Dilemma Die Motivation ist nicht, den anderen zu schaden, sondern den größten eigenen Nutzen zu erzielen! Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 24
  • 25. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Chaos ▪ Regelmäßige Strukturierung ▪ Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren Vandalismus ▪ Unwahrscheinlich, da keine Anonymität ▪ Ungefährlich, wegen Versionierung Erfahrung: Es passiert nicht Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 25
  • 26. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Sicherheitsbedenken ▪ Zugangskontrolle ▪ Justierbare Rechtevergabe ▪ Verschlüsselte Verbindung ▪ Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises ▪ Innerhalb eines VPN betreiben Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 26
  • 27. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit unklar Transparenz ist gegeben: ▪ Historie des Inhalts ▪ Diskussion des Inhalts ▪ Autor/en sind bekannt ▪ Nachfragen sind möglich Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 27
  • 28. Unternehmenswiki Vorbehalte Gibt es weitere? Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 28
  • 29. Unternehmenswiki Gründe gegen ein Wiki Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden Unternehmenskultur passt nicht …und soll auch nicht verändert werden Medienaffinität und –kompetenz ist zu gering Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 29
  • 30. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 30
  • 31. Virt. Learning Communities Vertragsverhandlungen Vorbereitung von Sitzungen Austauschpl. für Abteilungen und Projektgruppen FAQ Projektwiki Intranet Lexikon ▪ Bekanntmachungen QM-Handbuch ▪ Informationspflicht – Glossar Ideen-Management / Gesetze Protokolle Vorschlagswesen ▪ Datenschutz Globaler Wissensspeicher Groupware Datenschutz Experten-Netzwerk Mikroartikel Konzept-, Angebots-, Diskussionsforen Lessons learned Dokumentation Antragstellung Spezifikation Persönliche Wissensablage Support-Plattform Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 31
  • 32. Virt. Learning Communities Vertragsverhandlungen Vorbereitung von Sitzungen Austauschpl. für Abteilungen und Projektgruppen FAQ Projektwiki Intranet Lexikon ▪ Bekanntmachungen QM-Handbuch ▪ Informationspflicht – Glossar Ideen-Management / Gesetze Protokolle Vorschlagswesen ▪ Datenschutz Globaler Wissensspeicher Groupware Datenschutz Experten-Netzwerk Mikroartikel Konzept-, Angebots-, Diskussionsforen Lessons learned Dokumentation Antragstellung Spezifikation Persönliche Wissensablage Support-Plattform Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 32
  • 33. Wikis im Unternehmen Projektwiki Angebots- / Antragerstellung Projektdokumentation Abstimmungsprozess Agenda Protokolle Projektstand-Reports Abschlussbericht / Lessons Learned Projektdatenbank Kundenhistorien Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 33
  • 34. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 34
  • 35. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 35
  • 36. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 36
  • 37. Kommunikation mit Wikis und E-Mail Quelle: Manny Wilson, http://wilsonml.wordpress.com/ Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 37
  • 38. Wikis im Unternehmen Projektwiki – Vorteile Reduktion der Email-Kommunikation ▪ Beispiel: Agenda-Abstimmung Transparenz ▪ Beispiel: Projektstand-Reporting Arbeitsmittel ist gleichzeitig Wissensablage ▪ Aufbrechen des Prozesses: Erst arbeiten dann dokumentieren Wissensspeicher entsteht Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 38
  • 39. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 39
  • 40. Wikis im Qualitätsmanagement Papier vs. „HTML-Export“ Änderungen: ▪ Aufwändig, teuer, fehleranfällig vs. Änderungen direkt sichtbar Informationssuche: ▪ Schwierig bis unmöglich vs. Digitale Suche Verfügbarkeit: ▪ Abhängig von IT-Ausstattung ▪ Papierversion trotzdem verfügbar Interaktionsmöglichkeiten: ▪ Unterstreichungen vs. Bookmark Verweise auf Unterprozesse/Dokumentvorlagen: ▪ Nur mittels Anweisung vs. Direkte Verlinkung Quelle: http://www.prozessmanagement.ch/qm-handbuch/ Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 40
  • 41. Wikis im Qualitätsmanagement „HTML-Export“ vs. Wiki: Wiki-Vorteile Änderungen: ▪ Alle können Kommentieren, dadurch höchste Aktualität Informationssuche: ▪ Ausgereifte Suchfunktion, Verschlagwortung, Verlinkung Interaktionsmöglichkeiten: ▪ Bookmarken, Kommentieren, Verschlagworten Verweise auf Unterprozesse/Dokumentvorlagen: ▪ Verlinkung auf weitere zum Prozess gehörenden Informationsmaterialien, Beispiele, Projektseiten, persönliche Wissensablage, Informationen im Internet, … Aktive Teilnahme am Qualitätsmanagement Verständnis der Zusammenhänge Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 41
  • 42. Wikis im Qualitätsmanagement Online-Demonstrator http://qualitaetsmanagement.wiki.espresto.de/ Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 42
  • 43. Signieren im Wiki Freigabe durch digitale Signatur Per Knopfdruck: Export von Wiki-Seiten in ein PDF-Dokument Elektronische Signatur des PDF-Dokumentes Einbindung des signierten PDF-Dokumentes als Anhang im Wiki Vorteile: Im Wiki findet man stets die aktuellste offizielle Version (signiertes PDF) Das Dokument kann im Wiki weiter bearbeitet und kommentiert werden. Nach Überprüfung und Einbindung/Ablehnung der Änderungsvorschläge durch den QM-Beauftragten, erstellt dieser ein neues signiertes PDF als offizielles Dokument. Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 43
  • 44. Einbindung von Visio in ein Wiki Visio-Datei im Wiki zeigt Beziehung zwischen einzelnen Elementen Klick Elemente sind verlinkt auf Wiki-Seiten Klick auf Visio-Element Seite im Wiki Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 44
  • 45. Semantic Wikis – Textanalyse Analyse der Seite hinsichtlich bekannten Konzepten aus Ontologie Link um Textstellen mit bekannten Konzepten Suche nach den verwandten Begriffen: Weihnachtsgeldzahlung, Weihnachtsgeld, Klick auf Link jährliche Sonderzahlung, Urlaubsgeldzahlung Suchergebnisse nach diesem und ähnlichen Konzepten, wie Synonyme, Unter- und Oberklassen Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 45
  • 46. Semantic Wikis – Suchergebnisse Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 46
  • 47. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 47
  • 48. Ideenmanagement Gute Gründe dafür Kosten werden eingespart Arbeitsprozesse und Produkte werden kontinuierlich verbessert Leistungsreserven werden mobilisiert Mitarbeiter werden durch Eigenverantwortung motiviert Die Kreativität der Mitarbeiter wird aktiviert und genutzt Ein positives Betriebsklima wird geschaffen Die Unternehmenskultur wird in Richtung Mit-Denken geprägt Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit werden gesteigert Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 48
  • 49. Workflow eines Verbesserungsvorschlags in Ideenmanagementtool Einreichung der Idee Mitarbeiter Führungskraft Einspruch Annahme des Prüfung und Entscheids / Delegation Prämienbuchung Ablehnung Freigabe der Prämie Gutachten / Durchführung / Prämienfestlegung Controlling Sachbearbeiter In Anlehnung an http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2002/09_1002/ideenmanagement.shtml Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 49
  • 50. Workflow eines Verbesserungsvorschlags in einem Wiki Mitarbeiter Ergänzen, Eingabe Kommentieren, Kollegen der Idee Bewerten, Empfehlen Annahme des Entscheids / Wiki Prämienbuchung Gutachten, Freigabe Durchführung, der Prämie Prämienfestlegung Controlling Führungskraft Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 50
  • 51. Wikis im Unternehmen: Qualitäts-, Wissenmanagement & Co. Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Vorbehalte und Grenzen Einsatz-Szenarien in Unternehmen ▪ Projekt- und Kundenhistorien ▪ QM-Handbuch ▪ Ideenmanagement Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 51
  • 52. Unternehmenswiki Vorteile Sehr einfaches Tool ▪ Einfach erlernbar und bedienbar ▪ Schnell etwas beitragen Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client Gute open source Produkte Kostengünstig in Anschaffung und Wartung Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar Wächst organisch und bedarfsorientiert Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 52
  • 53. Unternehmenswiki Vorteile Verschiedene bedarfsorientierte Strukturen möglich, z.B.: ▪ Verfahrensanweisungen verlinken direkt auf Formulare, Checklisten ▪ Checklisten-Pool ▪ Formular-Pool Eigene Arbeitsorganisation: ▪ Beobachten von Seiten ▪ Abonnieren von Suchergebnissen ▪ Verschlagwortung Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 53
  • 54. Effekte von Enterprise 2.0 Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti- ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008 Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 54
  • 55. Unternehmenswiki Potenzial Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 55
  • 56. Zusammenfassung Viel Erfolg! …und vor allem… Viel Spaß! Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 56
  • 57. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Internet: www.espresto.de Email: info@espresto.com Tel. 030 - 90 226-750 EsPresto AG Breite Straße 30-31 10178 Berlin Wiki On Demand: http://wiki.espresto.de/qualitaetsmanagement-wiki/ Wikis im Unternehmen: Qualitätsmanagement, Wissensmanagement & Co. © EsPresto AG, 25.März 2009 Seite 57