Der Datenschutzbeauftragte: Auch für kleine Unternehmen hilfreich

Michael Rohrlich 05.09.2019
Der Datenschutzbeauftragte: Auch für
kleine Unternehmen hilfreich

 Zulassung als Rechtsanwalt seit 03/2003
 TÜV Süd zertifizierter Datenschutzbeauftragter (DSB-TÜV) seit 2012
 Video-Trainer bei LinkedIn Learning / Microsoft (ehem. video2brain) seit 2012
 Vorstandsmitglied des Webmasters Europe e.V. seit 09/2010
 Mitglied im Expertenrat des Webmasters Europe e.V. seit 03/2019
 Fachautor & Dozent seit 1997
05.09.2019Der Datenschutzbeauftragte: Auch für kleine Unternehmen hilfreich2
Michael Rohrlich
Rechtsanwalt

Agenda
1. Einführung
2. Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?
3. Stellung des Datenschutzbeauftragten
4. Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
5. Haftung des Datenschutzbeauftragten

1 Einführung

5 Der Datenschutzbeauftragte: Auch für kleine Unternehmen hilfreich 05.09.2019
Einführung
Wer oder was ist ein Datenschutzbeauftragter eigentlich?
 in Art. 4 DSGVO werden über 20 Begriffe definiert, mit Ausnahme des „Datenschutzbeauftragten“
 in Art. 37-39 DSGVO werden Benennung, Stellung & Aufgaben des DSB geregelt
 DSB erwähnt in ErwGr 97:
 „In Fällen, in denen die Verarbeitung [...] durch einen Verantwortlichen erfolgt, [...], sollte der Verantwortliche oder
der Auftragsverarbeiter bei der Überwachung der internen Einhaltung der Bestimmungen dieser Verordnung von
einer weiteren Person, die über Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzverfahren
verfügt, unterstützt werden.“

Einführung
Wer oder was ist ein Datenschutzbeauftragter eigentlich?
 auch im BDSG keine genauere Definition der DSB-Tätigkeit
 §§ 5, 38 BDSG regeln lediglich Details zum DSB von öffentlichen bzw. nicht-öffentlichen Stellen
DSB ist kein geschützter / reglementiert Beruf… manche sagen eher eine „Berufung“

Einführung
Checkliste DSB:
 Punkt 1: Prüfung der DSB-Pflicht
 Punkt 2: Auswahl des DSB (Eignung, Fachkunde, keine Interessenskonflikte)
 Punkt 3: Benennung des DSB (intern oder extern, schriftlich)
 Punkt 4: Meldung des DSB bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
 Punkt 5: frühzeitig Einbindung des DSB bei allen Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten
aber: auch wer keinen DSB benötigt muss alle anderen Datenschutzpflichten erfüllen!

2
Wer braucht einen
Datenschutzbeauftragten?

Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?
Datenschutzbeauftragter (DSB) in Unternehmen:
Wer muss einen DSB benennen?
 2-stufige Prüfung der DSB-Pflicht für Unternehmen
 Öffnungsklausel in Art. 37 Abs. 4 S. 1 DSGVO:
 „In anderen als den in Absatz 1 genannten Fällen können der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter [...] einen
Datenschutzbeauftragten benennen [...].“
 dt. Regelungen in §§ 5, 38 BDSG

Prüfung Stufe 1 / Art. 37 Abs. 1 DSGVO:
 DSB-Pflicht, wenn…
 die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird (Ausnahme: Gerichte),
 die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von
Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine
umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder
 die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung
besonderer Kategorien von Daten gemäß Art. 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche
Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 besteht

„Kerntätigkeit“?
 Tätigkeit, mit der Unternehmen am Markt auftreten (Branche, Hauptbetätigungsfeld)
 keine Kerntätigkeit daher z.B. Personalverwaltung, Marketing, Video-Überwachung des Firmenparkplatzes…
 Pflicht zur Benennung eines DSB danach z.B. nur für spezielle „sensible“ Branchen, wie z.B. Detektivbüro, Online-
Werbenetzwerk, Krankenhaus oder IT-Dienstleister für Gesundheitssektor

Prüfung Stufe 2 / § 38 Abs. 1 BDSG (Unternehmen):
 DSB-Pflicht bei…
 Verantwortlichen, bei denen mind. 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener
Daten befasst sind,
 Datenverarbeitungen, für die eine Pflicht zur DSFA besteht,
 geschäftsmäßiger Übermittlung von Daten (z.B. Adresshändler) oder
 Markt- / Meinungsforschung
zukünftig wird die Grenze bei 20 Personen liegen!

„ständig mit Datenverarbeitung befasst“?
 nach wie vor strittig, aber wohl eng auszulegen
 in der Praxis sollten alle Mitarbeiter gezählt werden, egal ob Voll- oder Teilzeitbeschäftigte, Praktikanten, Azubis,
freie Mitarbeiter etc.
 ausgenommen sind i.d.R. nur solche Mitarbeiter, die keinerlei Zugang zu Datenverarbeitungssystemen haben, wie
z.B. Reinigungspersonal, Lager- / Fabrikarbeiter o.ä.
aber: es kommt immer auf den Einzelfall an!

Datenschutzbeauftragter (DSB) in öffentlichen Stellen / Behörden:
Brauchen Behörden einen DSB?
 simple Antwort: ja, immer
 vgl. § 5 BDSG:
 „Öffentliche Stellen benennen […] einen Datenschutzbeauftragten. Dies gilt auch für öffentliche Stellen […], die am
Wettbewerb teilnehmen.“
 auch gem. Art. 37 Abs. 1 lit. a) DSGVO

Datenschutzbeauftragter (DSB) :
Neue Pflichten bzgl. DSB:
 Veröffentlichung der Kontaktdaten des DSB (z.B. in Online-Datenschutzerklärung)
 Mitteilung der Kontaktdaten an zuständige Aufsichtsbehörde (i.d.R. über Online-Meldeformular)
 Name des DSB muss nicht zwingend angegeben werden (ggü. Aufsichtsbehörde wohl schon)
generische E-Mail-Adresse empfehlenswert (z.B. datenschutz@xyz.de)

3
Stellung des
Datenschutzbeauftragten

Stellung des Datenschutzbeauftragten
Welche Stellung hat ein DSB?
 DSB ist weisungsfrei, aber nicht weisungsbefugt
 DSB berichtet unmittelbar der höchsten Management- / Führungsebene
 Betroffene können sich mit Fragen / Problemen an DSB wenden
 DSB unterliegt Geheimhaltungspflicht
 DSB darf aufgrund seiner Stellung nicht abberufen oder benachteiligt werden

Was ist sonst noch zu beachten?
 DSB ist ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden
Fragen einzubinden
 Gewährung des Zugangs zu personenbezogenen Daten bzw. zu Verarbeitungsvorgängen
 Unterstützung des DSB durch Bereitstellen der erforderlichen Ressourcen für Erfüllung seiner Aufgaben sowie zur
Erhaltung seines Fachwissens

Ressourcen für internen DSB (falls möglich & sinnvoll) z.B.
 eigener Arbeitsplatz / Computer
 separater E-Mail-Account
 Möglichkeit zur sicheren Ablage von Unterlagen (separater Aktenschrank, separater Datei-Ordner bzw. Laufwerk…)
 ausreichende Fachliteratur (Bücher, Zeitschriften, Online-Datenbanken…)
 ausreichendes DSB-Zeitbudget neben eigentlicher Tätigkeit
 Ermöglichen der Teilnahme an Fortbildungen zur Entwicklung bzw. Aufrechterhaltung der Fachkunde

Anforderungen an den DSB
 Fähigkeit zur Erfüllung seiner Aufgaben
 keine Interessenskollision
 beruflichen Qualifikation
 Fachwissen in Datenschutzrecht & Datenschutzpraxis
 ext. DSB: Nachweis einholen vor Benennung
 int. DSB: i.d.R. Aufbau des Fachwissens

mögliche Interessenskollisionen bei…
 Mitgliedern der Geschäftsführung / Behördenleitung
 Leitern der Abteilungen Personal, Buchhaltung, Revision, Recht, IT…
 Geldwäschebeauftragten
 ggf. Betriebsrats- / Personalratsmitgliedern (strittig)
 ext. IT-Dienstleister
 Wirtschaftsprüfer
 Steuerberater
 „Haus- und Hof-Anwalt“

4
Aufgaben des

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
DSB-Tätigkeit (Art. 39 Abs. 2 DSGVO):
 DSB trägt bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko gebührend
Rechnung, wobei er folgendes berücksichtigt:
• Art,
• Umfang,
• Umstände und
• Zwecke der Datenverarbeitung

DSB-Aufgaben (Art. 39 Abs. 1 DSGVO):
 Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen / Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten bzgl. ihrer
datenschutzrechtlichen Pflichten
 Überwachung der Einhaltung des Datenschutzrechts sowie der Strategien des Verantwortlichen /
Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschl. der Zuweisung von Zuständigkeiten, der
Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen
 Beratung bzgl. DSFA und Überwachung ihrer Durchführung (auf Anfrage)
 ggf. Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
 Tätigkeit als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen

keine DSB-Aufgaben mehr:
 Erstellen / Führen de Verarbeitungsverzeichnisses
 Prüfung / Umsetzung der TOM
 Durchführung einer DSFA
DSB wird i.d.R. nur noch beratend tätig

5
Haftung des

Haftung des Datenschutzbeauftragten
Grundsätzlich:
 Sanktionen von Aufsichtsbehörden nie ggü. DSB, sondern immer ggü. verantwortlicher Stelle bzw. ggf. auch ggü.
vertretungsberechtigten Personen des Verantwortlichen (z.B. GmbH-Geschäftsführer, Behördenleitung…)
 Verantwortung für Einhaltung des Datenschutzes liegt bei verantwortlicher Stelle, nicht beim DSB
 DSB hat nur Beratungs- und Kontrollfunktion

Haftung des Datenschutzbeauftragten
Haftung des DSB?
 i.d.R. keine Haftung des DSB
 nur bei nachgewiesenem Pflichtverstoß (Fehler mit adäquatem Schaden), z.B. erkannter, aber nicht bemängelter
Datenschutzverstoß, fehlerhafte Infos in Mitarbeiterschulung…
 int. DSB: Haftung nach arbeits- / dienstrechtlichen Grundlagen („Haftungsquart“ / Amtshaftung)
 ext. DSB: Haftung nach allg. Regeln (Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung)

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