Welche Tablets, Anwendungen und Verfahren verdienen das Vertrauen von Unternehmen? Worauf sollte man achten wenn man einen vertrauenswürdigen Workflow mit Tablets umsetzen möchte und beweiskräftige Dokumente erzeugen will? Welche Best Practice Beispiele gibt es und wo kann man sie auf der CeBIT sehen? Und was kommt voraussichtlich noch im Lauf von 2013 an neuen Angeboten? Antworten im Fachvortrag im ECM-Forum unter dem Motto "Shared Content" von BITKOM und VOI am Donnerstag, 7. März 2013 ab 11 Uhr. Rund 3,2 Mio. Tablets wurden 2012 in Deutschland verkauft, darunter ca. 2 Mio. iPads. Viele Geräte wurden auch für den professionellen Einsatz gekauft, um darauf Dokumente anzuzeigen, zu bearbeiten und zu signieren. Zahlreiche neue Tablets mit Android und Windows 8 kamen Ende 2012 auf den Markt. "Shared Content requires Shared Consent" - Sowohl bei der Erstellung wie auch beim Teilen von Inhalten spielt die Dokumentation von Einverständnissen eine entscheidende Rolle - egal ob Kenntnisnahme, Freigabe, Vertragsunterzeichnung. Tablets wiederum sind ein Mega-Thema der CeBIT 2013. In vielen Bereichen haben sie das Potential klassische Notebooks zu ersetzen. Und über allem steht die Frage "Wie beweiskräftig und rechtswirksam sind Vorgänge die mit Tablets gestaltet werden?".

1. Rechtswirksam Signieren auf Tablets
Basis vertrauenswürdiger und beweiskräftiger Geschäftsprozesse
BITKOM Arbeitskreis Signaturen, Jörg-M. Lenz, SOFTPRO GmbH
Hannover, 7.3.2013

2. Informieren Sie sich in den nächsten 25 Minuten über …
 Einsatzzwecke & rechtliche Rahmenbedingungen
 „Alles iPad oder was?“ Was es kann und was andere Tablets besser können
 Technik-Trends: Windows 8 + Immer mehr Tablets mit Stiftbedienung
 Vermeidbare Fehler bei der Auswahl von Tablets
Wir beleuchten u.a. die Aspekte: BYOD – Sicherheit – Akzeptanz – ROI
2

3. Tablet-Fakten
Absatz iPads 2010 bis Ende 2012
 Weltweit: > 120 Mio., [DE] > 3 Mio.1)
> 5,0
4,4 Absatz Tablets gesamt
Viele neue
+122%
Tablets sind
mehr als reine  [DE] 2012: ~ 4,4 Mio. (+122%)
Media-Tablets. 2013: > 5 Mio.2)
2,1 Prognose im Sie zielen auf
+163%
Feb. 2012 „Professionals“,
0,8  Durchschnittliche Kosten 475 Euro2)
war „nur“ weniger auf
2,7 Mio. Consumer.
 Anteil an mobilen PCs 2012: 38%
2010 2011 2012 2013
Quellen:
1) Quartalsberichte Apple & Hochrechnung des Referenten
2) BITKOM-Presseinformation 22.02.13, http://goo.gl/CZTFT
3

4. Tablets & Technologie-Trends 2013
Korrespondierend u.a. mit diesen Top-
Themen in Hightech 2013
 Cloud Computing
 Mobile Anwendungen
 BYOD* - Bring Your Own Device
 Collaboration / Enterprise 2.0
Übersicht zu Hightech-Trends vgl. BITKOM-Branchenumfrage,
veröffentlicht 17.01.13, http://goo.gl/pBOvc
* Rechts- & IT-Abteilung interpretiert BYOD auch zum Teil als „Bring
Your Own Desaster“ …
4

5. Tablets & ECM-Trends 2013
Zwei Drittel aller befragten ECM-
Unternehmen sehen „ECM auf Tablets und
Smartphones“ als Top-Thema der ECM-
Branche 2013
Quelle: BITKOM 2. ECM-Barometer,
veröffentlicht 05.12.12, http://goo.gl/7s4I4
5

6. Tablets & Smartphones: Verbreitung nimmt rasch zu
Tablets und Smartphones übernehmen
Marktanteil „Smart Connected Devices“ weltweit
zusehends Aufgaben die bislang mit PCs
100%
ausgeführt wurden.
Tablet-Segment: iPad-Effekt sorgte 2010/11
für Initialzündung einer ganzen
50%
60,1 Smartphone
Gerätekategorie.
10,6 Tablet
16,8 Portable PC Top 5 nach Marktanteil der Hersteller sog.
0% 12,3 Desktop PC „Smart Connected Devices“ in 2012:
0%
2010 2011 2012 Samsung, Apple, Lenovo, HP und Sony
Quelle:
IDC-Presseinformation 21.02.13, http://goo.gl/m1gXA
6

7. Der iPad-Effekt
 Ursprünglich als Media-Tablet konzipiert
 Zuerst wahrgenommen als Gadget
 Jetzt immer öfter Arbeitsinstrument
 Tablet als PC-Ersatz
„3. Gerät“ neben Notebook & Smartphone,
meist intensiv benutzt, häufig „Lieblingsgerät“,
oft Incentive für Mitarbeiter (Statussymbol)
Verstärkt Mega-Trends Cloud Computing,
BYOD und Prosumerization
(„Professional“ trifft „Consumer“ = Zusammenwachsen
von Arbeits- und Privatwelt)
7

8. Tablet-Nutzung in Unternehmen in Deutschland
 Juni 2012: Tablets in 80% der
Unternehmen in DE (davon 90% iPads)
 Geschäftliche Nutzung: bislang primär
Lesen & Präsentieren, zunehmend
gefragt: Dokumente bearbeiten
 Statussymbol „Manager-Tablet“:
besonders viele Nutzer unter
Führungskräften, oft privat gekauft
 Integration in Unternehmens-
Anwendungen: Top-Management oft
Projekt-Auslöser („will ich haben“)
(* Quelle: Computerwoche Studie „Tablets im Unternehmen“)
8

9. Was ist Ihr wichtigstes Ziel für das Signieren auf Tablets?
Beispielsweise….
 Workflow beschleunigen (z.B. von Antrag bis Vertragsdokument)
 Kosten senken (durch minimierten Papiereinsatz)
 Dokumente absichern (z.B. für Archivierung)
9

10. Kriterien zur Auswahl passender Signatur-Verfahren
 Vorschriften: Anforderungen an Sicherheit und Beweiswert aufgrund gesetzlicher
Vorgaben, Regelungen innerhalb der Branche und eigenem Anspruch?
 Sicherheit: Risiken bei heutigem Verfahren auf Papier? Realistische / wahrscheinliche
Angriffsrisiken für elektronisches Verfahren? Mögliches „Schadenspotential“?
 Akzeptanz: Wie erklärungsbedürftig darf ein Verfahren sein um noch akzeptiert zu
werden?
 Kosten: Was darf es kosten, um rentabel zu sein? Wer profitiert, wenn ich
elektronische Signaturen anwende in welcher Form? Wer soll dafür warum und wie
bezahlen? (Oft profitiert der Empfänger digitaler Dokumente mehr als der Absender)
10

11. Unterschriften auf Tablets sind rechtswirksam, aber…
… Ausnahmen bestätigen die Regel:
Eine solche Ausnahme: !
Verbraucherkreditverträge
Elektronisch nur mit qualifizierten
elektronischen Signaturen abschließbar, da
Schriftform vorgeschrieben
Vgl. Urteil vom OLG München
AZ: 19 U 771/12 vom 4. Juni 2012
vgl. http://goo.gl/Dsvbi
Ausnahme: 0%-Finanzierung erfordert keine
Schriftform
11

12. Definition elektronischer Signaturen & Rechtsrahmen
 Siegel zu elektronischen Daten, das den Absender (Authentizität) und die Unverfälschtheit
der Daten (Integrität) erkennen lässt. Zweck: Elektronisch übermittelte Daten sollen auf dem
Weg vom Absender zum Empfänger nicht unbemerkt verändert werden können. (vgl. § 2
SigG)
Elemente des rechtlichen Rahmens in Deutschland
 EU-Rahmenbedingungen: Richtlinie 1999/93/EG
 Gesetz (SigG), Verordnung (SigV) & Ausführungsvorschriften
 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Vorschriften zur Schriftform (insbes. § 126)
 Zivilprozessordnung (ZPO): Beweiskraft elektronische Dokumente (u.a. § 371a / 445)
12

13. Formzwecke der Schriftform
Funktionen der Schriftform , die ein elektronisches Verfahren bieten sollte:
Identität
Schutz vor
Warnung Übereilung
Nichtabstreitbarkeit
Resistenz gegen
Abschluss Integrität
Manipulation
Beweis Vgl. auch §126, 127 BGB
13

14. Formen elektronischer Signaturen in Deutschland
 Qualifizierte elektronische
Signatur mit Anbieter
Akkreditierung
(§ 15 Abs. 1 Satz 4 SigG)
!
wenn
 Qualifizierte elektronische
Schriftform
Signatur
vorgeschrieben
(§ 2 Nr. 3 SigG)
Ersatz für
 Fortgeschrittene
„gewillkürte
elektronische Signatur
Schriftform“
(§ 2 Nr. 2 SigG)
(Formfreie
 Elektronische Signatur
Vereinbarung)
(§ 2 Nr. 1 SigG)
14

15. Was tun bei Zwang zur Schriftform?
Signieren auf Tablets* mit „Zutaten “: Zertifikat & Signaturkarte & Kartenleser
Qualifizierte elektronische Signaturen sind u.a. erforderlich für:
 Justiz: Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach [EGVP]
!
Schriftform
 Verwaltung: Austausch unter Behörden und zum Teil mit Bürger
 Sozialversicherung: Belege einscannen für Ersatz eines Papierarchivs
 Gesundheit: Elektronische Patientenakte
 Energie: Emissionshandel (CO²-Zertifikate)
 Abfall: Belege Sondermülltransporte [eANV]
 Verträge: Verbraucherkredit & Teilzeit-Wohnrechte (Timeshare) * zur Zeit nur in Verbindung mit
Windows-Tablets möglich
15

16. Was tun bei Zwang zur Schriftform?
Hybride Lösung:
Kombination von Papier
& Spezialstift mit Tablet
!
Schriftform
Unterschrift wird mit speziellem „Tablet Inking
Pen“ gleichzeitig auf Papier und digital auf
dem Tablet erfasst.
Beispiel im Video  http://sp-l.de/9vmi
Besonders geeignet, wenn Schriftform nur bei
einzelnen Vorgängen erforderlich und
überwiegender Teil der Vorgänge formfrei
16

17. (Noch) nicht elektronisch signierbar
weil im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Schriftform auf Papier vorgeschrieben:
 Kündigung von Arbeitsverträgen (§ 623 BGB)
 Dienstzeugnisse (§ 630 BGB)
 Leibrentenversprechen (§ 761 BGB)
 Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
 Schuldversprechen (§ 780 BGB)
 Anerkennungserklärung (§ 781 BGB)
17

18. Elektronisch Unterschreiben auf Tablets: Hier wird’s gemacht
Ersatz für gewillkürte Schriftform auf Papier bei formfreien Vereinbarungen
 Versicherungen: Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensdokumentation, Gutachten,…
 Banken: Kontoeröffnung, Daueraufträge, Freistellungsaufträge, Beratungsprotokolle,...
 Telko: Verträge (Mobilfunk, DSL, Kabel, etc.), Serviceberichte, …
 Energie: Verträge (Strom, Gas etc.), Mitgliedsanträge für Kundenbindungsprogramme, ..
 Industrie: Protokolle aus Produktion und Service, Prüfberichte und Empfangsbestätigungen, …
 Handel: Bezahlvorgänge (Lastschriften), Empfangsbestätigungen am Point of Sale oder Point of
Delivery, Abonnements, …
18

19. Display-Größe & Dokumenten-Inhalt
Je nach Platzbedarf für Anzeige zu
signierender Dokumente eignen sich mobile
Geräte folgender Display-Kategorien:
 11-12“: diverse Windows 8 Hybrid Tablet
PCs; 10“: iPad 9.7“, Galaxy Note 10.1“,
Microsoft Surface Pro 10.6“ -> z.B. für
Verträge
 8“: iPad Mini 7.9“, Galaxy Note 8.0, Olipad
Graphos, …
 5,5“: „Phablet“(Galaxy Note II) ; 4“: iPhone
und v.a. Smartphones -> z.B. für Belege
19

20. Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil
http://w
ww.cebi
t.de/exh
b b b
ibitor/so
ftpro/R4
51394
b b b b b b
Tablets in Verbindung mit Windows Tablets &
PC / Notebook Tablet PCs Smartphones
20

21. Tablets & Smartphones – Blick auf die Betriebssysteme
 iOS – Ein Hersteller (Apple), 2 Gerätetypen: iPad & iPhone
 Android – Viele Hersteller (zunehmend dominierend: Samsung), viele
Gerätetypen (vom Billiggerät bis Profi-Tablet),
 Windows 8 – Viele Hersteller, viele Gerätetypen (inkl. „Mustertablets“ von
Microsoft); Potential durch bisherige Windows-Nutzer
 Ubuntu – Linux auf Tablets, Entwicklerversion verfügbar seit Februar 2013
21

22. Unterschrift: Charakterisierende, quantifizierbare Merkmale
In einer Unterschrift steckt mehr, als das
menschliche Auge erkennen kann: Neben
den statischen Merkmalen auch unsichtbare
dynamische (biometrische) Signale der
Schreibbewegung, z.B. die Geschwindigkeit.
Sehr aufschlussreich sind u.a. die An- &
Absetzpunkte.
Zahlreiche Windows Tablet PCs und wenige
Android Tablets ermöglichen differenzierte
Erfassung von Schreibdruckstufen.
22

23. Unterschriften-Sachverständige
Für den Vergleich von Unterschriften zählen
quantitative Merkmale. Auf deren Analyse
sind Schriftsachverständige (Forensiker)
spezialisiert. Die Hersteller von Signatur-
Software bieten dazu auch eine
Visualisierung erfasster Signale mit Hilfe
spezieller Software.
(Graphologen versuchen anhand qualitativer
Merkmale Rückschlüsse auf die
Persönlichkeit eines Unterzeichners zu
ziehen.)
23

24. Tablets: Besser signieren mit Stift
[2007] Steve Jobs: Stifte sind überflüssig [2013] Stifte zählen zum meistverkauften
für iPhones (2010: … und für iPads) Zubehör für iPads
24

25. Eingabe: Finger, „Fingerersatz-Stift“ oder Spezialstift
 „Wurstfinger-Effekt“: 22 % aller Klicks auf Werbeflächen sind
Fehlbedienungen 1) - Genauigkeit bei Eingabe mit Finger (und auch mit
„Fingerersatz-Stiften“) hat auf Touchscreens natürliche Grenzen
 Alternative für präzises Arbeiten und Unterschreiben auf dem Bildschirm:
Spezialstifte für elektromagentische Resonanz wie in Unterschriftenpads
1) Quelle InternetWorld 19/12: Der Wurstfinger Effekt - http://goo.gl/0KjD8
25

26. Erster Eindruck zählt – auch beim Unterschreiben
Gefühl beim Unterschreiben auf Bildschirm von Smartphone und Tablet
idealerweise so vergleichbar wie möglich zum Unterschreiben auf Papier:
 Stift: am besten wie üblicher Kugelschreiber (Größe, Gewicht, … )
 Oberfläche: natürliches Schreibgefühl, nicht „rutschig“
 Digitale Tinte: sofortige und exakte Darstellung
26

27. Geräte mit Android-Betriebssystem
Tablets: offeneres Betriebssystem,
mehr Schnittstellen als iPads (z.B. USB),
zunehmendes Angebot für
professionelle Nutzer von 5,5“
(„Phablet“) bis 10“; Spezialstift für
Erfassung mittels elektromagnetischer
Resonanz bei erfolgreich etablierter
Samsung Galaxy Note Serie Standard.
Galaxy Note II Galaxy Note 10.1 Tablet
Anwendungen: umfangreiches Angebot
Tablets mit Wacom-Spezialstift - Samsung-Bezeichnung „S-Pen“
(1,024 Druckstufen - 133 Signale / Sekunde) von Business-Apps für „Produktivität“ in
den Marktplätzen Google Play,
Samsung Apps etc., TÜV-geprüfte
Signatur-Apps verfügbar.
27

28. Windows 8 – Zwei Versionen für zwei Zielgruppen
Jetzt (endlich) optimiert für Bedienung auf
Bildschirm mit Finger und Stift – leider
erklärungsbedürftige Differenzierung der
Versionen
 „Professional“: Echtes mobiles Büro, u.a.
Microsoft Office und bestehende Windows-
Anwendungen voll einsetzbar, nutzt
leistungsstarke Intel-Prozessoren
 „RT“: konzipiert für Consumer-Nutzung, z B
als Media-Tablet, nutzt ARM-Prozessoren),
z. Zt. nur mit Touchscreen-Technologie
28

29. Geräte mit Windows 8 Professional Betriebssystem
Viele Tablets für professionelle
Anwender. Schwachstellen früherer
Windows Tablet PCs weitgehend
behoben: leicht, leistungsfähig
(Prozessor & Akku-Laufzeit)
Spezialstift für Erfassung mit
elektromagnetischer Resonanz für viele
Microsoft Surface Pro Samsung Ativ Smart PC
Geräte
Tablets mit Wacom-Spezialstift
(1,024 Druckstufen - 133 Signale / Sekunde)
auch von weiteren Herstellern: Asus, Dell, Kupa & Lenovo Markteinführung vieler Tablets mit Win8 Pro
stark verzögert  erste Bilanz über
Marktakzeptanz erst zum ECM-Forum auf
DMS EXPO 2013 (24.-26.9.) möglich
29

30. Signieren auf Tablets & Smartphones in Workflow
Apps für
Signatur-Plattform
30

31. Signatur-Apps: Nur wenige sind wirklich Business-tauglich
31

32. Signatur-Apps: Professionelle Unterschriftenerfassung
Schreibgefühl möglichst wie auf Papier & Erfassung möglichst aussagekräftiger Daten
 Unmittelbare, ortsgenaue, „natürliche“ Anzeige digitaler Tinte auf dem Display während des
Schreibvorganges
 Erfassung möglichst vieler Signale pro Sekunde u.a. zur korrekten Darstellung von Bögen und
Schleifen, idealerweise auch Erfassung unterschiedlicher Schreibdruckstufen
Je präziser und differenzierter die Erfassung von Signalen während des Schreibvorgangs, umso
aussagekräftiger der Datensatz der Unterschrift.
Entscheidend für die Verlässlichkeit sowohl für einen automatischen Vergleich mit
Referenzunterschrift durch Software wie auch für einen Vergleich durch Schriftsachverständige –
egal ob sofort nach Unterzeichnung oder im späteren Bedarfsfall.
32

33. Funktionsäquivalentes Surrogat zur Unterschrift auf Papier
… sehen Juristen in Signatur-Apps, die u.a. folgende Kriterien erfüllen:
 Exakte Erfassung aussagekräftiger biometrischer Daten der Unterschrift ->
Möglichkeit zur Prüfung der Authentizität
 Verschlüsselung mit Algorithmen, die offiziell von der Bundesnetzagentur als
sicher empfohlen werden -> Manipulationsresistenz
 Bildung einer Prüfsumme (Integritätswert , Hash) und Speicherung im PDF (nach
ISO 32000) -> Möglichkeit zur Prüfung der Integrität bei Manipulationsverdacht
mit üblicher Software zur Darstellung von PDF-Dateien (z.B. Adobe Reader)
Die Erfüllung dieser Kriterien bei Signatur-Apps prüft beispielsweise der TÜV Saarland
für die Vergabe des Siegels „Geprüfte App“
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34. Beweiswert erhöhen beim Signieren: Fotos von Personen
Dank eingebauter hochauflösender Kameras
vieler Tablets hochwertig erfassbar:
Fotos von Kunden und/oder Mitarbeitern nach
dem Unterzeichnen
Optional: Aufnahme gemäß Raster für
biometrische Passfotos
Als elektronische Signatur ins Dokument
eingebettet wie eine zusätzliche Unterschrift
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35. Beweiswert erhöhen beim Signieren: Fotos von Dokumenten
Tablet-Kameras mit üblicher 5 Megapixel
Auflösung können Scanner ersetzen:
Aufnahmen von Identitätsdokumenten, z.B.
Personalausweis, Reisepass, Führerschein
und/oder ergänzende Dokumente zum
jeweiligen Vorgang
Als elektronische Signatur ins Dokument
eingebettet wie eine zusätzliche Unterschrift
35

36. Signatur-Apps: Anwenderbeispiele
Einige Versicherungen in Europa und Asien nutzen Lösungen für die Bearbeitung
von Dokumenten auf iPads. In die Apps der Versicherungen wurde jeweils eine
Signatur-Komponente integriert:
 AIA Gruppe, Hong Kong (Anwenderbericht: http://sp-l.de/kwPB )
 INTER Versicherungsgruppe, Mannheim (Anwenderbericht: http://sp-l.de/u2Rf )
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37. Elektronische Unterschrift auf Tablets
 Persönlichste Form der elektronischen Signatur
 Erfassung biometrischer Merkmale kombiniert mit digitaler Signatur
 Vorgang vertraut, selbsterklärend und findet bewusst statt („aktive
Willenserklärung“, „Unterschriften-Zeremonie“)
 Darstellung Dokument ab ca. 10“ Display vergleichbar DIN A4 auf Papier
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38. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
 Jörg-M. Lenz - joerg.lenz@softpro.de
 Mitglied im Arbeitskreis Signaturen der ECM-Initiative von BITKOM
 Manager Öffentlichkeitsarbeit der SOFTPRO GmbH
 Auf CeBIT 2013: Halle 3, Stand D 30
38