Im Artikel werden verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt, wie medienbruchfreie Kommunikation in den Bereichen elektronische Rechnungen wie auch bei gesamten Bestellprozessen mit unterschiedlichsten Lieferanten einfach und kurzfristig realisiert werden kann.

1. Finanzen & Vorsorge
KMU-Magazin Nr. 4, April 2016
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ImZugederviertenindustriellenRevolu-
tion, die gekennzeichnet ist durch eine
zunehmendeDigitalisierungundVernet-
zung von Produkten, Wertschöpfungs-
ketten sowie Geschäftsmodellen, wird
nicht nur die interne, sondern auch die
firmenübergreifende Vernetzung voran-
getrieben. Prozesse einfacher, transpa-
renter und schneller zu machen, spart
Ressourcen und somit auch viel Geld.
Das treibt Unternehmen und Verwaltun-
gen an, die Bestell- und Rechnungspro-
zesse mit ihren Geschäftspartnern zu di-
gitalisieren und so den Medienbruch zu
eliminieren.Wasjedochbleibt,istdieHe-
rausforderung jener Unternehmen, die
von einer solchen Digitalisierung auch
profitieren wollen, zum Beispiel die vom
Bundganzklaraufgefordertwerden,ihre
Rechnungen zukünftig nur noch elektro-
nisch zu übermitteln. Seit Anfang 2016
zwingtderBunddieZulieferer,beischrift-
lich abgefassten Verträgen mit einem Ver-
tragswert von mehr als 5000 CHF eine
elektronische Rechnung einzureichen.
Kunde verlangt E-Rechnung
Nehmen wir an, Sie erhalten einen Kun-
denbrief,worinSieaufgefordertwerden,
innert kürzester Zeit Ihre Rechnungen
elektronisch und mehrwertsteuerkon-
formzusenden.WennSiebereitseineLö-
sunghaben,stellenSiesichhöchstensdie
Frage,ob,wannundzuwelchemPreisSie
diesmitdieserLösunggewährleistenkön-
nen. Haben Sie noch keine Lösung, sind
Sienungefordert,sichmitdieserThema-
tik auseinanderzusetzen. Zuerst werden
Sie wohl das Internet durchstöbern, um
herauszufinden, was für Lösungen es auf
demMarktgibtundwasesfürIhreFirma
bedeuten würde. Sie werden feststellen,
dass es eine Flut an Informationen gibt,
es jedoch an einer einfachen Lösung, die
quasi auf Knopfdruck funktioniert, fehlt.
Spätestens jetzt werden sich viele be-
wusst, dass es sich um kein leichtes oder
schnelles Unterfangen handelt, den Kun-
denwunsch zu erfüllen, weil neben der
TechnikauchAnpassungenderGeschäfts-
prozessegemachtwerdenmüssen,wasim
Beispiel die Debitorenbuchhaltung be-
trifft, die zur Papierrechnung auch die
elektronische Rechnungstellung berück-
sichtigen muss. Zusätzlich sollte man be-
denken, was passiert, wenn ein weiterer
beziehungsweise mehrere Kunden das
gleiche Szenario wünschen oder zusätz-
lichandereProzessewiezumBeispielder
Bestellprozess elektronisch abgebildet
werden soll.
Einfache Lösungen gesucht
Wiesollnunvorgegangenwerden,umdie
optimaleLösungfüreineUnternehmung
zufinden?AlsErstesmusssichdieUnter-
kurz & bündig
›› Der elektronische Datenaustausch
bedingt neben einer technologi­
schen Aufrüstung auch eine An­
passung der Geschäftsprozesse.
›› Am effizientesten ist die Daten­
übermittlung mit strukturierten
Daten. Der Vorteil davon: Sämt­
liche Dokumente von der Bestel­
lung bis hin zur Rechnung werden
in einem durchgängigen elektro­
nischen Prozess bearbeitet.
›› Auch wenn heute der Datenaus­
tausch oftmals noch auf die elek­
tronische Rechnung fokussiert ist,
wird schon bald die Optimierung
der Bestellprozesse zwischen den
Geschäftspartnern stattfinden.
!
›› Daniel Kohler
Elektronischer Datenaustausch II
E-Invoicing –
einfache Lösungen sind möglich
Grössere und mittlere Unternehmen haben das Einsparpotenzial erkannt, das mit elektro-
nischem Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern erreicht werden kann. Damit werden
manche Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen gestellt, um den Bedürfnis­
sen ihrer Geschäftskunden gerecht zu werden.

2. Finanzen & Vorsorge
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nehmung Klarheit über die Konsequen-
zen verschaffen. Welche Bereiche und
Prozessesindbetroffen,istdasIT-System
der Anforderung für den elektronischen
Datenaustausch (EDI) gewachsen und
mitwelcheminternenAufwandmussge-
rechnet werden? Ein wichtiger Aspekt,
denesunbedingtzuberücksichtigengilt,
ist der Blick in die digitale Zukunft, wo-
mit eine entsprechende Lösungswahl in
Abhängigkeit gebracht werden muss.
Vielfach bedarf diese Analyse mehr Zeit,
als im ersten Moment angenommen und
die Aufforderung des Kunden wird zum
zeitlichenProblem.JenachSituationbe-
dingteseinereinfachenZwischenlösung,
um den Anforderungen gerecht zu wer-
den. Bestenfalls setzt man mit dem Ein-
satzvonstrukturiertenDatenauf einezu-
kunftsorientierte Lösung und profitiert
schon heute von reduzierten Kosten!
MitderNutzungvonEDI-Netzwerkenwie
zumBeispieldemNetzwerk«gate2b»von
io-MarketkönnenUnternehmen schweiz-
weit,aberauchglobalDatenmitihrenGe-
schäftspartnernaustauschen.DerVorteil
dieser EDI-Netzwerk-Lösung liegt darin,
dass die Unternehmen nur eine einzige
Verbindung benötigen, um Daten elekt-
ronisch senden und /oder empfangen zu
können.MancheNetzwerkeübernehmen
zudem die Validierung und Formatkon-
vertierung in die verschiedenen Daten-
formate sowie zusätzliche Services wie
zum Beispiel die digitale mehrwertsteu-
erkonforme Signatur und Archivierung.
Somit fallen für die Unternehmen sämt-
licheAufwendungenweg,umdieVielfalt
der IT-Systeme und deren Datenformate
gewährleisten zu können.
PDF als Zwischenlösung
Eine mögliche Lösung wäre beispiels-
weise, Rechnungen als PDF zu senden.
DiesekönnenvonDienstleistern,diedie-
senServiceanbieten,instrukturierteDa-
ten umgewandelt und dem Empfänger
wiederuminseinembevorzugtenFormat
zur Verfügung gestellt werden.
Diese Lösung ist für Unternehmen mit
einer kleinen Anzahl Rechnungen, feh-
lenden technischen Möglichkeiten oder
als Zwischenlösung mit rascher Umset-
zungszeit empfehlenswert. Um diese Lö-
sungbetreibenzukönnen,erstelltdieUn-
ternehmung einfach die Rechnung als
PDF und übermittelt sie an eine vorgege-
bene E-Mail-Adresse.
EineweitereeinfacheLösung,dievonUn-
ternehmen mit nur wenig Aufwand um-
gesetzt werden kann, basiert wiederum
auf einem PDF, das mit unsichtbaren Da-
tenangereichertist. Dazuwirddasbeste-
hende Rechnungsformular einmalig mit
zusätzlichenvorgegebenen«Elementen»
ergänzt,diealsInformationeninunsicht-
barer Schrift und Grösse auf dem PDF
platziertsind.DurchdieEinlieferungder
Das EDI-Netzwerk «gate2b»
EDI-Portal
EDI-Network
Schnittstelle
3rd-party
Network
strukturierte Daten
EDV-lesbare PDF
nicht lesbare PDF
ERP-System
Geschäftspartner
Kunden / Lieferanten
Unternehmen
Kunden / Lieferanten
via Interconnect
Web-Zugriff
EDI für:
Bestellprozesse
E-Rechnungen (MwSt.-konform)
Module / Funktionen:
Validieren, Konvertieren
Signieren
Archivieren
Beschaffungsportal
Kreditorenmanagement und Workflows

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sogenannten metacodierten PDF erfolgt
eine automatische Erkennung der hin-
terlegten «Elemente». Dadurch werden
diese Daten wiederum in eine struktu-
rierte Form für die weitere Verarbeitung
gebracht.
Der effizienteste und zu bevorzugende
WegistdieDatenübermittlungmitstruk-
turierten Daten. Der grösste Nutzen für
Unternehmungen liegt darin, wenn alle
DokumentevonderBestellungbishinzur
Rechnung als durchgängiger elektroni-
scher Prozess ausgetauscht werden kön-
nen. Auch wenn zurzeit der Datenaus-
tauschmehrheitlichaufdieelektronische
Rechnungfokussiertist,liegtdielogische
FolgerunginderOptimierungderBestell-
prozesse, wodurch eine Bestellung, eine
Auftragsbestätigung sowie die Lieferan-
weisung digital zwischen den Geschäfts-
partnern ausgetauscht werden.
Mit«SwissGovernInvoice»hatio-Market
eine Lösung für den Bund und für die
Kantone ins Leben gerufen. So soll eine
schnelleundeinfacheIntegrationermög-
licht werden, um mit ein paar wenigen
KlickseineRechnungandieentsprechen-
den Verwaltungen einliefern zu können.
Auch hier ist das Ziel, eine einfache, kos-
tengünstigesowieskalierbareLösungfür
die Zukunft zu schaffen.
Vor- und Nachteile von EDI
Mit dem elektronischen Datenaustausch
bietetsichfürGeschäftspartnerdieMög-
lichkeit,ihreProzessezuautomatisieren.
DasZielhierbeiist,vollumfänglichfirmen-
übergreifend elektronisch zu kommu-
nizieren, um Durchlaufzeiten zu redu-
zieren und die Kosten der Dokumentver-
arbeitungmassivzuminimieren.Einwei-
tereVorteilistdieSenkungderFehlerrate,
welcheunteranderemmitderwiederhol-
ten Dateneingabe in Verbindung steht.
Heute werden, durch die sofortige Ver-
fügbarkeitvonelektronischenDaten,Ab-
läufe verschiedenster Geschäftsprozesse
automatisiert.Damitkannein Unterneh-
men, das eine Just-in-time-Produktion
betreibt,dieLagerhaltungdrastischredu-
zieren und die Kapitalbindung senken.
Auch auf Marktveränderungen kann ra-
scher reagiert werden.
Obwohl der elektronische Datenaus-
tausch offensichtlich interessante Vor-
teile mit sich bringt, nutzen viele Unter-
nehmen diese Möglichkeit noch nicht.
Ein Hauptgrund dafür sind die Setup-
und Betriebskosten für elektronische
Schnittstellen und die vorherrschende
Unsicherheitüberdienichteinheitlichen
Standards sowie die damit verbundenen
Implementierungskosten,dieKritikerbe-
stärken. Heute gibt es viele Tools und IT-
Systeme,dieDatenrelativeinfachausfir-
meninternenAnwendungen in genormte
Datenformate umwandeln und bereit-
stellen bzw. auch einlesen können. Je-
doch stehen Unternehmen aufgrund der
heterogenen IT-Landschaft und somit
verschiedener Schnittstellen vor einer
weiteren grossen Herausforderung, da
verschiedene Standards zu unterstützen
sind, was wiederum zu hohen Aufwen-
dungen und Kosten führt.
Fazit
DerTrendinRichtungdeselektronischen
Datenaustauschs wird sich in den kom-
mendenJahrenrasantweiterentwickeln.
Welche Vorteile mit dem elektronischen
Datenaustausch gewonnen werden kön-
nen–durcheinemedienbruchfreieKom-
munikation den Prozessaufwand nach-
haltigzuoptimierenundsomassivKosten
zusparen–sindlängstbekannt.Teilweise
fehltesnochanderUmsetzungskraftauf-
grundvorherrschenderHemmschwellen
wie zum Beispiel der Komplexität eines
solchenProjektsoderdernichtabschätz-
barenRealisierungs-undBetriebskosten.
Diverse innovative Unternehmen folgen
dennoch dem Trend der elektronischen
KommunikationzwischenGeschäftspart-
nern. Durch den Druck dieser zukunfts-
orientierten Marktführer werden früher
oder später auch andere Unternehmen
mit dem Thema konfrontiert. Folgt man
dabei nicht dem stärkeren Mitspieler auf
dem Markt, wird man mit grösster Wahr-
scheinlichkeit den Geschäftspartner ver-
lieren. Umso wichtiger ist es dann, dass
sich ein mit dem elektronischen Daten-
austausch konfrontiertes Unternehmen
optimal vorbereitet und sich allenfalls
professionell beraten lässt, damit die
bestmögliche Lösung für das Unterneh-
men definiert und umgesetzt werden
kann.UngeachtetderArtderUmsetzung
einesEDI-ProjektsmussdasZielsein,den
höchstmöglichen Nutzen für das Unter-
nehmenunddessenGeschäftspartnerzu
erreichen. «
Porträt
Daniel Kohler
Geschäftsführer
Daniel Kohler ist Geschäftsführer und Gründer der Firma
io-Market AG in Vaduz. Das Unternehmen ist Soft­
wareherstellerin und Betreiberin von ganzheitlichen Un­
ternehmenslösungen, die bereits seit mehr als 15 Jahren
im Bereich E-Business tätig ist. Im Vordergrund der
Dienstleistungen und Lösungen steht die Optimierung von firmen- und abtei­
lungsübergreifenden Geschäftsprozessen mit Fokus auf Beschaffungs- und
Rechnungsprozessen.
Kontakt
contact@io-market.com, www.io-market.com