E-Invoicing - einfache Loesungen sind moeglich

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Im Artikel werden verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt, wie medienbruchfreie Kommunikation in den Bereichen elektronische Rechnungen wie auch bei gesamten Bestellprozessen mit unterschiedlichsten Lieferanten einfach und kurzfristig realisiert werden kann.

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E-Invoicing - einfache Loesungen sind moeglich

  1. 1. Finanzen & Vorsorge KMU-Magazin Nr. 4, April 2016 48 ImZugederviertenindustriellenRevolu- tion, die gekennzeichnet ist durch eine zunehmendeDigitalisierungundVernet- zung von Produkten, Wertschöpfungs- ketten sowie Geschäftsmodellen, wird nicht nur die interne, sondern auch die firmenübergreifende Vernetzung voran- getrieben. Prozesse einfacher, transpa- renter und schneller zu machen, spart Ressourcen und somit auch viel Geld. Das treibt Unternehmen und Verwaltun- gen an, die Bestell- und Rechnungspro- zesse mit ihren Geschäftspartnern zu di- gitalisieren und so den Medienbruch zu eliminieren.Wasjedochbleibt,istdieHe- rausforderung jener Unternehmen, die von einer solchen Digitalisierung auch profitieren wollen, zum Beispiel die vom Bundganzklaraufgefordertwerden,ihre Rechnungen zukünftig nur noch elektro- nisch zu übermitteln. Seit Anfang 2016 zwingtderBunddieZulieferer,beischrift- lich abgefassten Verträgen mit einem Ver- tragswert von mehr als 5000 CHF eine elektronische Rechnung einzureichen. Kunde verlangt E-Rechnung Nehmen wir an, Sie erhalten einen Kun- denbrief,worinSieaufgefordertwerden, innert kürzester Zeit Ihre Rechnungen elektronisch und mehrwertsteuerkon- formzusenden.WennSiebereitseineLö- sunghaben,stellenSiesichhöchstensdie Frage,ob,wannundzuwelchemPreisSie diesmitdieserLösunggewährleistenkön- nen. Haben Sie noch keine Lösung, sind Sienungefordert,sichmitdieserThema- tik auseinanderzusetzen. Zuerst werden Sie wohl das Internet durchstöbern, um herauszufinden, was für Lösungen es auf demMarktgibtundwasesfürIhreFirma bedeuten würde. Sie werden feststellen, dass es eine Flut an Informationen gibt, es jedoch an einer einfachen Lösung, die quasi auf Knopfdruck funktioniert, fehlt. Spätestens jetzt werden sich viele be- wusst, dass es sich um kein leichtes oder schnelles Unterfangen handelt, den Kun- denwunsch zu erfüllen, weil neben der TechnikauchAnpassungenderGeschäfts- prozessegemachtwerdenmüssen,wasim Beispiel die Debitorenbuchhaltung be- trifft, die zur Papierrechnung auch die elektronische Rechnungstellung berück- sichtigen muss. Zusätzlich sollte man be- denken, was passiert, wenn ein weiterer beziehungsweise mehrere Kunden das gleiche Szenario wünschen oder zusätz- lichandereProzessewiezumBeispielder Bestellprozess elektronisch abgebildet werden soll. Einfache Lösungen gesucht Wiesollnunvorgegangenwerden,umdie optimaleLösungfüreineUnternehmung zufinden?AlsErstesmusssichdieUnter- kurz & bündig ›› Der elektronische Datenaustausch bedingt neben einer technologi­ schen Aufrüstung auch eine An­ passung der Geschäftsprozesse. ›› Am effizientesten ist die Daten­ übermittlung mit strukturierten Daten. Der Vorteil davon: Sämt­ liche Dokumente von der Bestel­ lung bis hin zur Rechnung werden in einem durchgängigen elektro­ nischen Prozess bearbeitet. ›› Auch wenn heute der Datenaus­ tausch oftmals noch auf die elek­ tronische Rechnung fokussiert ist, wird schon bald die Optimierung der Bestellprozesse zwischen den Geschäftspartnern stattfinden. ! ›› Daniel Kohler Elektronischer Datenaustausch II E-Invoicing – einfache Lösungen sind möglich Grössere und mittlere Unternehmen haben das Einsparpotenzial erkannt, das mit elektro- nischem Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern erreicht werden kann. Damit werden manche Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen gestellt, um den Bedürfnis­ sen ihrer Geschäftskunden gerecht zu werden.
  2. 2. Finanzen & Vorsorge KMU-Magazin Nr. 4, April 2016 49 nehmung Klarheit über die Konsequen- zen verschaffen. Welche Bereiche und Prozessesindbetroffen,istdasIT-System der Anforderung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) gewachsen und mitwelcheminternenAufwandmussge- rechnet werden? Ein wichtiger Aspekt, denesunbedingtzuberücksichtigengilt, ist der Blick in die digitale Zukunft, wo- mit eine entsprechende Lösungswahl in Abhängigkeit gebracht werden muss. Vielfach bedarf diese Analyse mehr Zeit, als im ersten Moment angenommen und die Aufforderung des Kunden wird zum zeitlichenProblem.JenachSituationbe- dingteseinereinfachenZwischenlösung, um den Anforderungen gerecht zu wer- den. Bestenfalls setzt man mit dem Ein- satzvonstrukturiertenDatenauf einezu- kunftsorientierte Lösung und profitiert schon heute von reduzierten Kosten! MitderNutzungvonEDI-Netzwerkenwie zumBeispieldemNetzwerk«gate2b»von io-MarketkönnenUnternehmen schweiz- weit,aberauchglobalDatenmitihrenGe- schäftspartnernaustauschen.DerVorteil dieser EDI-Netzwerk-Lösung liegt darin, dass die Unternehmen nur eine einzige Verbindung benötigen, um Daten elekt- ronisch senden und /oder empfangen zu können.MancheNetzwerkeübernehmen zudem die Validierung und Formatkon- vertierung in die verschiedenen Daten- formate sowie zusätzliche Services wie zum Beispiel die digitale mehrwertsteu- erkonforme Signatur und Archivierung. Somit fallen für die Unternehmen sämt- licheAufwendungenweg,umdieVielfalt der IT-Systeme und deren Datenformate gewährleisten zu können. PDF als Zwischenlösung Eine mögliche Lösung wäre beispiels- weise, Rechnungen als PDF zu senden. DiesekönnenvonDienstleistern,diedie- senServiceanbieten,instrukturierteDa- ten umgewandelt und dem Empfänger wiederuminseinembevorzugtenFormat zur Verfügung gestellt werden. Diese Lösung ist für Unternehmen mit einer kleinen Anzahl Rechnungen, feh- lenden technischen Möglichkeiten oder als Zwischenlösung mit rascher Umset- zungszeit empfehlenswert. Um diese Lö- sungbetreibenzukönnen,erstelltdieUn- ternehmung einfach die Rechnung als PDF und übermittelt sie an eine vorgege- bene E-Mail-Adresse. EineweitereeinfacheLösung,dievonUn- ternehmen mit nur wenig Aufwand um- gesetzt werden kann, basiert wiederum auf einem PDF, das mit unsichtbaren Da- tenangereichertist. Dazuwirddasbeste- hende Rechnungsformular einmalig mit zusätzlichenvorgegebenen«Elementen» ergänzt,diealsInformationeninunsicht- barer Schrift und Grösse auf dem PDF platziertsind.DurchdieEinlieferungder Das EDI-Netzwerk «gate2b» EDI-Portal EDI-Network Schnittstelle 3rd-party Network strukturierte Daten EDV-lesbare PDF nicht lesbare PDF ERP-System Geschäftspartner Kunden / Lieferanten Unternehmen Kunden / Lieferanten via Interconnect Web-Zugriff EDI für: Bestellprozesse E-Rechnungen (MwSt.-konform) Module / Funktionen: Validieren, Konvertieren Signieren Archivieren Beschaffungsportal Kreditorenmanagement und Workflows
  3. 3. Finanzen & Vorsorge KMU-Magazin Nr. 4, April 2016 50 sogenannten metacodierten PDF erfolgt eine automatische Erkennung der hin- terlegten «Elemente». Dadurch werden diese Daten wiederum in eine struktu- rierte Form für die weitere Verarbeitung gebracht. Der effizienteste und zu bevorzugende WegistdieDatenübermittlungmitstruk- turierten Daten. Der grösste Nutzen für Unternehmungen liegt darin, wenn alle DokumentevonderBestellungbishinzur Rechnung als durchgängiger elektroni- scher Prozess ausgetauscht werden kön- nen. Auch wenn zurzeit der Datenaus- tauschmehrheitlichaufdieelektronische Rechnungfokussiertist,liegtdielogische FolgerunginderOptimierungderBestell- prozesse, wodurch eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung sowie die Lieferan- weisung digital zwischen den Geschäfts- partnern ausgetauscht werden. Mit«SwissGovernInvoice»hatio-Market eine Lösung für den Bund und für die Kantone ins Leben gerufen. So soll eine schnelleundeinfacheIntegrationermög- licht werden, um mit ein paar wenigen KlickseineRechnungandieentsprechen- den Verwaltungen einliefern zu können. Auch hier ist das Ziel, eine einfache, kos- tengünstigesowieskalierbareLösungfür die Zukunft zu schaffen. Vor- und Nachteile von EDI Mit dem elektronischen Datenaustausch bietetsichfürGeschäftspartnerdieMög- lichkeit,ihreProzessezuautomatisieren. DasZielhierbeiist,vollumfänglichfirmen- übergreifend elektronisch zu kommu- nizieren, um Durchlaufzeiten zu redu- zieren und die Kosten der Dokumentver- arbeitungmassivzuminimieren.Einwei- tereVorteilistdieSenkungderFehlerrate, welcheunteranderemmitderwiederhol- ten Dateneingabe in Verbindung steht. Heute werden, durch die sofortige Ver- fügbarkeitvonelektronischenDaten,Ab- läufe verschiedenster Geschäftsprozesse automatisiert.Damitkannein Unterneh- men, das eine Just-in-time-Produktion betreibt,dieLagerhaltungdrastischredu- zieren und die Kapitalbindung senken. Auch auf Marktveränderungen kann ra- scher reagiert werden. Obwohl der elektronische Datenaus- tausch offensichtlich interessante Vor- teile mit sich bringt, nutzen viele Unter- nehmen diese Möglichkeit noch nicht. Ein Hauptgrund dafür sind die Setup- und Betriebskosten für elektronische Schnittstellen und die vorherrschende Unsicherheitüberdienichteinheitlichen Standards sowie die damit verbundenen Implementierungskosten,dieKritikerbe- stärken. Heute gibt es viele Tools und IT- Systeme,dieDatenrelativeinfachausfir- meninternenAnwendungen in genormte Datenformate umwandeln und bereit- stellen bzw. auch einlesen können. Je- doch stehen Unternehmen aufgrund der heterogenen IT-Landschaft und somit verschiedener Schnittstellen vor einer weiteren grossen Herausforderung, da verschiedene Standards zu unterstützen sind, was wiederum zu hohen Aufwen- dungen und Kosten führt. Fazit DerTrendinRichtungdeselektronischen Datenaustauschs wird sich in den kom- mendenJahrenrasantweiterentwickeln. Welche Vorteile mit dem elektronischen Datenaustausch gewonnen werden kön- nen–durcheinemedienbruchfreieKom- munikation den Prozessaufwand nach- haltigzuoptimierenundsomassivKosten zusparen–sindlängstbekannt.Teilweise fehltesnochanderUmsetzungskraftauf- grundvorherrschenderHemmschwellen wie zum Beispiel der Komplexität eines solchenProjektsoderdernichtabschätz- barenRealisierungs-undBetriebskosten. Diverse innovative Unternehmen folgen dennoch dem Trend der elektronischen KommunikationzwischenGeschäftspart- nern. Durch den Druck dieser zukunfts- orientierten Marktführer werden früher oder später auch andere Unternehmen mit dem Thema konfrontiert. Folgt man dabei nicht dem stärkeren Mitspieler auf dem Markt, wird man mit grösster Wahr- scheinlichkeit den Geschäftspartner ver- lieren. Umso wichtiger ist es dann, dass sich ein mit dem elektronischen Daten- austausch konfrontiertes Unternehmen optimal vorbereitet und sich allenfalls professionell beraten lässt, damit die bestmögliche Lösung für das Unterneh- men definiert und umgesetzt werden kann.UngeachtetderArtderUmsetzung einesEDI-ProjektsmussdasZielsein,den höchstmöglichen Nutzen für das Unter- nehmenunddessenGeschäftspartnerzu erreichen. « Porträt Daniel Kohler Geschäftsführer Daniel Kohler ist Geschäftsführer und Gründer der Firma io-Market AG in Vaduz. Das Unternehmen ist Soft­ wareherstellerin und Betreiberin von ganzheitlichen Un­ ternehmenslösungen, die bereits seit mehr als 15 Jahren im Bereich E-Business tätig ist. Im Vordergrund der Dienstleistungen und Lösungen steht die Optimierung von firmen- und abtei­ lungsübergreifenden Geschäftsprozessen mit Fokus auf Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Kontakt contact@io-market.com, www.io-market.com

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