Session #wbc2010

1. FLOW or not FLOW
Ist da eine Frage?
Welches Werkzeug dient der Steigerung der
Effizienz von Arbeitsabläufen im Office?
Eine Vorstellung des Systems
© 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de
p-kuch@t-

2. Let it flow - eine Frage der Effizienz
Ein Grund, weshalb Prozesse in Unternehmen ineffizient
sein können, ist der Medienbruch.
Brief, Telefonnotiz u. PapierFax liegen in Papierform vor.
eMail u. dig.Fax sind bereits digital.
Damit die Effizienz gesteigert wird, gilt es, alles in digitale
Information zu wandeln.
Brief werden eingescannt/archiviert und der Text
ausgelesen. Telefonanrufe werden in webbasierenden
Formularen erfasst. Der Rest passt.
Damit sind die Voraussetzungen für Effizienzsteigerung
durch DMS und digitalen Workflow gegeben.
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3. Workflow
Philosophie
Was will man mit DMS u. WorkFlow- Systemen
WorkFlow-
erreichen ?
• Abläufe definieren und steuern
• Transparenz herstellen
• Nachvollziehbarkeit herstellen
• Regeln durchsetzen
• Abläufe beschleunigen
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4. Workflow
Philosophie
• JobRouter ist ein unabhängiges WorkFlowsystem
• Geeignet für dokumentenbezogene Prozesse
dokumentenbezogene
• Geeignet für dokumentlose Prozesse
dokumentlose
• JobRouter ist sehr einfach zu bedienen
• Neue Prozesse sind mit JobRouter schnell realisiert
Die grundlegende Philosophie von
JobRouter lässt sich am einfachsten
in einem Hierarchie-Modell darstellen.
Hierarchie-
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5. Workflow
Philosophie
Geschäftsprozesse JobRouter
Applikationen Fibu
Fibu Wawi CAD Office
Datenhaltung Oracle SQL-
SQL-Server Datei-
Datei-Sys. Archive
Betriebssysteme Windows UNIX OS 400
Netzwerk Protokolle
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6. Darstellung von Prozessen
In JobRouter werden Geschäftsprozesse als Kette von einzelnen
aufeinander folgenden Schritten realisiert.
Diese Schritte richten sich normalerweise an Rollen. Eine Rolle beschreibt
normalerweise eine Funktion oder eine Stelle im Unternehmen, die durch
bestimmte Benutzer wahrgenommen werden kann.
Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3
Die Aufgaben werden von Schritt zu Schritt weitergeleitet.
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7. Darstellung von Prozessen
Der Schritt wird einer Rolle zugewiesen. Ein
Mitglied dieser Rolle öffnet nun den
Vorgangsschritt und bekommt alle wichtigen Schritt wird einer
Rolle zugewiesen
Informationen des Vorgangs in einem speziellen
Benutzerdialog angezeigt.
Schritt wird von
Die Bearbeitung der Daten erfolgt in diesem einem Mitglied der
Dialog,
Dialog, in dem der Benutzer ggf. aufgefordert Rolle bearbeitet
wird bestimmte Aktionen auszuführen.
Nach Abschluss der Aufgabe gibt der Benutzer
den Schritt durch betätigen des Senden-Buttons
Senden- Schritt wird
frei. gesendet
JobRouter wertet nun die Daten des
Schrittes aus und entscheidet anhand von im Regeln werden
ausgewertet
Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen
auszuführen sind. Dies kann die Weiterleitung
des Vorgangs betreffen, es können aber auch Neue Schritte
werden aktiviert
E-Mails werden
versendet
Aktionen wie z.B. der Zugriff auf eine externe
Datenbank oder das Versenden von E-Mails
E- Datenbankaktionen Daten werden
werden ausgeführt exportiert
sein.
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8. Darstellung von Prozessen
Sequentiell
Die Standard Vorgangsbearbeitung erfolgt
sequentiell. Dabei wird für jeden Schritt ein
Folgeschritt hinterlegt.
Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3
Parallel
Bei der Parallelität werden mehrere Schritte als
Schrittgruppe definiert. Diese werden gleichzeitig
aktiviert und sind voneinander abhängig. D.h. der Schritt 2
oder die folgende Vorgänge werden erst aktiviert,
wenn alle Prozess-Schritte der Schrittgruppe Schritt 1 Schritt 4
bearbeitet wurden.
Schritt 3
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9. Darstellung von Prozessen
Split
Schritt 2
An einem definierten Punkt im Prozess wird der Vorgang geteilt.
Es entstehen mehrere Vorgangslinien, die parallel Bearbeitet
Schritt 1
werden können, jedoch nicht voneinander abhängig sind und
nicht aufeinander warten.
Schritt 3
Regelgesteuert
Nach Beendigung eines Schrittes wird die Entscheidung zur
Schritt 2
Aktivierung von Folgeschritten durch die im Prozess
definierten Regeln getroffen, indem die Daten des Vorgangs
analysiert werden. Diese können einen oder mehrere
Folgeschritte aktivieren, die anschließend entweder als Parallel- Schritt 1 Schritt 2
Schritt oder als geteilte Vorgänge (Split) weiterverarbeitet werden
können. Die in den Regeln definierten Aktionen werden
ausgeführt.
Schritt 3
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10. Darstellung von Prozessen
Positionsebenen
JobRouter bietet die Möglichkeit die Dialoge zum Anzeigen
der Daten durch dynamische Tabellenansichten zu
erweitern. So können z.B. Rechnungs- oder Bestellpositionen
dargestellt werden. Die Workflow-Anwender können, je nach
Konfiguration, die Daten ansehen, verändern oder ergänzen.
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11. Funktionen in den Tabellen:
Berechnungen
JobRouter bietet die Möglichkeit Positionsbeträge
unter Berücksichtigung von Anzahl, Einzelpreis und
Steuerschlüssel automatisch zu berechnen.
Zusätzlich können über die einzelnen Spalten der
Tabellen Summen gebildet werden.
Parallelität
Die Positionsebenen in JobRouter können auch
in parallel ablaufenden Prozessschritten
verwendet werden. So können Aufgabenbereiche
auch auf Positionsebene klar abgegrenzt werden und
z.B. die Positionen einer Rechnung von den
einzelnen Sachbearbeiter der Kostenstellen
gleichzeitig bearbeitet werden.
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12. Produktmerkmale
Stapelbearbeitung
Um die Bedienung von JobRouter für die Anwender zu
optimieren gibt es die Möglichkeit der Stapelbearbeitung. D.h.
Benutzer, die viele Vorgänge eines Prozesses zu
bearbeiten haben, können sich diese automatisch
nacheinander anzeigen lassen, ohne die Vorgänge einzeln
aufrufen zu müssen. Dies erhöht zum Einen den
Bedienungskomfort und beschleunigt zum Anderen die Arbeit
in JobRouter.
Wiedervorlage
JobRouter bietet die Möglichkeit Vorgangs-Schritte für eine
bestimmte Zeit zurückzustellen und anschließend zur
Wiedervorlage erneut zu aktivieren. Die Benutzer können
beim Bearbeiten eines Schrittes den Vorgang zur
Wiedervorlage zurückstellen. Zusätzlich kann die
Wiedervorlage auch automatisch in den JobRouter Regeln für
Schritte aktiviert werden, wenn diese erst zu einer
bestimmten Zeit aktiviert werden sollen.
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15. Carl Zeiss 3D Automation
Und viele mehr ..
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16. Workflow
Wir erinnern uns:
• Abläufe definieren und steuern
• Transparenz herstellen
• Nachvollziehbarkeit herstellen
• Regeln durchsetzen
• Abläufe beschleunigen
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17. H. E. Keller GmbH
Porschestraße 10
71254 Ditzingen
Peter Kuch
DocuWare Appl.-/SystemConsultant
Vertriebsbüro: Westhausen
Telefon 07363-9200192
Telefax 07363-9200194
Email: p.kuch@keller-online.de
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