Das Dokument behandelt die Bedeutung und Struktur der Aufbauorganisation in Unternehmen, einschließlich ihrer Definition, Aufgaben und Elemente wie Stellenbildung und Stellenbeschreibung. Es diskutiert verschiedene Organisationssysteme und die wichtigsten Prinzipien der Organisation, sowie die Auswirkungen von Organisationsstrukturen auf die Effizienz und Flexibilität der Arbeitsabläufe. Schließlich werden auch die Bedeutung von Kompetenzen und die hierarchische Rangordnung innerhalb der Organisation analysiert.

1. 2015 Markus Hammele
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Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikation
2. Betriebswirtschaftliches Handeln
2.2. Aufbauorganisation
von
Markus Hammele
Industriemeister
Flugzeugbau
7996TYPF15A
IHK Schwaben
Augsburg
„Verstehen kann man das Leben rückwärts, leben muss man es aber vorwärts.“
Sören Kierkegaard

2. 2015 Markus Hammele
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2.2.1. Begriff Aufbauorganisation
Quelle:
http://www.bayer04.de/bilder/pdf/2014-10-01_Organigramm_deutsch_1415.pdf
Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm
Ablauforganisation
Aufbauorganisation

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2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation
Verschiedene Definitionen:
- heißt dauerhafte Regelungen zu schaffen
- planmäßige Gestaltung, z. B. eines Staats oder Unternehmens
- Biologie: die den Lebensanforderungen entsprechende Gestaltung und
Anordnung der Teile
- Strukturierung von Systemen zur Erfüllung von Daueraufgaben

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2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation
Aufgaben der Organisation:
- Arbeitsteilung (mengenmäßige und artmäßige (Spezialisierung))
- Koordination der Teilaufgaben
- Regelung der Kompetenzverteilung
Beispiel Brief:
- 900 Briefe / 3 Mitarbeiter = 300 Briefe/Mitarbeiter
- 1 MA: falten; 1 MA: kuvertieren; 1 MA: Briefmarke kleben
- Drucken – Fertigstellen – zur Post bringen
- Unterschrift

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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
Aufbauorganisation:
- Gesamtaufgabe (Aufgabenanalyse: Analysieren und Zerlegen der
Gesamtaufgabe in Teilaufgaben)
- Stellen/Stellenbildung (Aufgabensynthese: Teilaufgaben bündeln)
- Stellenbeschreibungen (detaillierte Aufgabenbeschreibung der Stelle)
- Organigramm (Organisationsschaubild, Stellenplan)
Zentrale und dezentrale Aufgabenverteilung

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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
Ablauforganisation
Unmittelbare Gestaltung des Arbeitsablaufes (Ordnung von Arbeitsinhalt, -zeit
und –raum)
a) Grundsätzliche Regelungen
- Ausführung aller Arbeiten
- Einsatz der Arbeitsmittel
- der Arbeitsdurchlauf durch einzelne Stellen, Abteilungen und den
gesamten Betrieb
- die Überwachung bzw. Selbstkontrolle beim Arbeitsablauf
⇒ optimale Auslastung der Kapazitäten (Personal und Arbeitsmittel) und
schnelle Durchlaufzeiten
⇒ Regelungen hinsichtlich Zeit und Ort
b) Ordnungselemente des Arbeitsablaufs
- Arbeitsinhalt
- Arbeitszeit
- Arbeitsort
- Arbeitszuordnung

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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
c) Arbeitsanweisungen
1.) Arbeitsanweisungen für Arbeitsvorgänge
(z.B. Briefeingang Poststelle ⇒ Ablage Registratur)
2.) arbeitsplatzbezogene Arbeitsanweisungen
(z.B. Info: Kunde am Telefon vor Schalter ⇔ Beratungsplatz: Kunde am
Beratungsplatz vor Telefon)
d) Darstellungsmöglichkeiten von Arbeitsabläufen
- Arbeitsablaufdiagramm
Arbeitsschrittliste (Zerlegung des Arbeitsvorganges in verschiedene
Arbeitsschritte) (1.;2.;3.;.... oder a); b); c);... oder -;-;-;...)
- Datenflussdiagramme (siehe nächste Folie)
e) Informations- und Kommunikationstechnik
- Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungssituation
- schnellere Reaktionsmöglichkeiten
- verbesserten Überblick
- Zeitgewinn für Führungsaufgaben

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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm

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2.2.1.3. Ursachen für verschiedene Aufbauorganisationen
- Größe des Unternehmens
- Sortimentbreite und –tiefe
- Rechtsform
- Führungsstil u.a.
Organisationsgrundsätze:
- Zielorientierung
- Zweckmäßigkeit
- Organisatorisches Gleichgewicht (zwischen Organisation und
Improvisation)
- Koordination (Arbeitsteilung)
- Wirtschaftlichkeit (Input/Output)
- Eindeutigkeit

10. 2015 Markus Hammele
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2.2.2. Bildung der Aufbauorganisation
2.2.2.1. Aufgabenanalyse
2.2.2.2. Aufgabensynthese
2.2.2.3. Stellenbildung
2.2.2.4. Stellenbeschreibung
2.2.3. Rangordnung

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2.2.2.1. Aufgabenanalyse
Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt.
Merkmale der Gliederung
● Verrichtung (Tätigkeiten, Funktionen)
● Objekte (Güter, Leistungen)
● Verantwortungsbereiche und Handlungsbefugnisse
● Weisungsbefugnisse (Über- bzw. Unterstellung)
● Zuordnung der Aufgaben (Stellenbildung)

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2.2.2.2. Aufgabensynthese
Teilaufgaben werden zu einer Stelle gebündelt.
Kernbereiche:
● Stellenbildung
● Stellenbeschreibung
● Vergabe von Kompetenz und Verantwortung
● Instanzen- und Abteilungsbildung
● Entscheidung über Zentralisierung und Dezentralisierung

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2.2.2.3. Stellenbildung
Stelle ist die kleinste Organisationseinheit.
⇒ Grundelement der Aufbauorganisation
Alle Stellen befinden sich in einem Stellenplan.

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2.2.2.4. Stellenbeschreibung
Inhalte einer Stellenbeschreibung (PIA)
- Eingliederung in die Organisation
Instanzenbild
- Ziele und Aufgaben der Stelle
Arbeitsbild
- Anforderungen an die Person des Stelleninhabers
Personenbild

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2.2.2.4. Stellenbeschreibung
Instanzenbild
- Stellenbezeichnung
- Dienstrang des Stelleninhabers
- Unterstellung
- Überstellung
- spezielle Vollmachten und Berechtigungen
Arbeitsbild
- Stellenziele/Beitrag zu den Unternehmenszielen
- Aufgaben im einzelnen gegliedert nach:
● Vorrangigkeit
● laufende oder periodische Aufgaben
● Sachgebieten
● Tätigkeiten und Befugnissen
Personenbild
- erforderliche Grundausbildung
- erforderliche Sonderkenntnisse
- persönliche Eigenschaften
- gewünschte Altersgruppe
- Einstufung in Tarifvertrag
- Eignung der Stelle für Schwerbehinderte
Verwendungszweck von Stellenbeschreibungen und Beispiel (IHK Skript S. 18)

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2.2.2.4. Stellenbeschreibung
Kompetenzen
Soziale Kompetenz (z.B. Teamfähigkeit)
Personalkompetenz (z.B. Mobilität)
⇒ ‚soft skills‘
Methodenkompetenz (z.B. Moderation)
Fachkompetenz (z.B. Diplom)
⇒ ‚hard skills‘

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2.2.3. Bedeutung und Wesen der Rangordnung
(Leitungshierarchie)
Leitungsebenen
Wie arbeitsteilig wird eine Gesamtaufgabe erledigt und wie werden die
Stellen hierarchisch miteinander verbunden (Vorstand, Abteilungsleiter,
Teamleiter).
Leitungsspanne
Unter Leitungsspanne versteht man die Anzahl der Stellen, die einer
Leitungsstelle (Instanz) direkt untergeordnet sind.
(eng ⇒ wenige; je tiefer die Aufgabengliederung desto enger ist die
Leitungsspanne)
Vorteile einer breiten Leitungsspanne
➢ kürzere Dienstwege
➢ Informationsfilter
➢ mehr Flexibilität
➢ mehr Autonomie für die unteren Hierarchieebenen
➢ kundennahe Entscheidungen sind möglich
Vorteile einer engen Leitungsspanne
➢ straffere Führung möglich
➢ leichtere Beherrschbarkeit der unteren Stellen für die Instanzen
➢ leichtere Koordination
➢ guter Informationsfluss innerhalb der Hierarchieebene

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2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und
Rangordnung
Gruppenarbeit: Organisationssysteme mit ihren Vor- und Nachteilen
1) Einliniensystem
2) Stabliniensystem
3) Mehrliniensystem
4) Matrixorganisation
5) Funktionale Organisation
6) Divisionale Organisation

19. 2015 Markus Hammele
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2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und
Rangordnung
Organisationssysteme:
Einliniensystem
Funktionalsystem
Stabliniensystem
Matrixsystem
Formale Organisation
Die organisatorisch bewusst geplanten und auf Anordnung des
Managements beruhenden Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines
Unternehmens.
informale Organisation
Das Netz der ungeplanten persönlichen Beziehungen zwischen den
Mitarbeitern eines Unternehmens bildet die informale Organisation. Sie ist
nicht organisierbar.

20. 2015 Markus Hammele
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2.2.3.2. Instanz
Begriff:
„in der Betriebswirtschaft eine Abteilung mit Leitungsverantwortung und
Entscheidungsbefugnis“
www.wikipedia.de
Befugnisse (Kompetenzen)
- ein Stelleninhaber erhält zur Bewältigung der gestellten Aufgaben
Kompetenzen (Rechte oder Befugnisse)
- Befugnisse: Befugnis ist das Recht zu einer bestimmten Handlung.
Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung qua
Amt alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens. Befugnisse können
auch aus Übernahme der Verantwortung für eine Aufgabe erwachsen.
Nach dem Kongruenzprinizip muss eine Person oder
Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür
erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten
- Rechte: Weisungsrecht, Zeichnungsrecht usw.
- Pflicht: Aufgabe erfüllen
Zusammenhang zwischen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung einer
Stelle (Instanz)
Summe aus rang niedrigeren Stellen und Instanz ergibt eine Abteilung

21. 2015 Markus Hammele
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2.2.3.3. Organisationsplan
Beispiel: Bundesministerium für Gesundheit (
http://www.bmg.bund.de/fileadmin/dateien/Downloads/O/Organisationsplan/150306_Organigramm.pdf)

22. 2015 Markus Hammele
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2.2.3.4. Auswirkungen der Arbeitsstrukturierung auf die
Aufbauorganisation
Entwicklung der menschlichen Bedürfnisse
Aufgabenerweiterung/-bereicherung (job enlargement; job enrichment)
- Mehrere Tätigkeiten (horizontal – sitzend/stehend)
- Planungs-, Kontroll- und Entscheidungsaufgaben hinzufügen (vertikal)
Aufgabenwechsel (job rotation)