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Datendrehscheibe im eGovernment

Wie mit FME ein Enterprise Service Bus realisiert werden kann In modernen Verwaltungen werden heute neben zahlreichen Fachanwendungen auch verschiedene Softwarelösungen für IT-Support, Dokumentenmanagementsystem und Geschäftsprozessmodellierung eingesetzt. Diese stellen oft isolierte Dienste dar, und behindern somit eine effiziente und agile Durchführung der übergreifenden Verwaltungsaufgaben sowie eine optimale Qualitätssicherung der Daten. Die Kreisverwaltung Soest will hier Abhilfe geschaffen, indem mit den Mitteln von FME Server ein sogenannter Enterprise Service Bus implementiert wird, der die isolierten Dienste intelligent miteinander verknüpft, so dass Informationen unter den Lösungen ausgetauscht und abgeglichen werden können. Als erster Schritt werden die Lösungen, die innerhalb der IT-Abteilung genutzt werden, also das IT-Ticketsystem, die Prozessmodellierung und das Dokumentenmanagementsystem, integriert. In Zukunft sollen, basierend auf einer allgemeinen Datenarchitektur, auch Fachverfahren eingebunden werden, was die Verfügbarkeit, Aktualität und Korrektheit der Daten deutlich erhöhen wird.

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Datendrehscheibe im
eGovernment
S. Ripke, P. Kalthoff, August 2023
Was ist der „Kreis Soest“?
▪ Oft auch: Kreisverwaltung Soest
▪ Moderne Kommunalverwaltung in Südwestfalen
▪ Ca. 300.000 Einwohner*innen in 14 Städte und Gemeinden
▪ Etwa 1.500 Mitarbeitende und mehr als 100 Auszubildende
▪ ISO 9001 zertifiziert
Seite 2 · 07.09.2023
IT-Paradies: Sehr viele Werkzeuge (1/2)
07/09/23 intern
Thema Produkt Hersteller
IT-Tickets Serviceware Processes Serviceware
Prozesse Adonis BOC
Dokumente (DMS) VIS PDV
Informationssicherheit Verinice Verinice
Abrechnung/Zeitwirtsch
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LOGA3 P&I
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Arbeitsplätze RUMBA Kreis Soest
Telefonbuch Telefon-App Kreis Soest
Telefonanlage Innovaphone Innovaphone
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Fachverfahren (>200) ADVIS, ALKIS, … Viele
07/09/23 intern
Doch kein paradiesischer Zustand?
Resultierende Probleme aus der Vielfalt:
• Veraltete oder inkonsistente Stammdaten in den
Werkzeugen
• Sicherheitsprobleme durch nicht gelöschte Accounts
• Aufwände im Service Desk durch verschiedene
Zugriffsinformationen
• Zusätzlicher Aufwand durch manuelle Übertragungen von
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• Fehlende Gesamtsicht auf die IT-Infrastruktur
• Lückenhafte Beschreibung für das
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Continuation Management (BCM)
07/09/23 intern
Konzept der Datendrehscheibe
• Idee: Enterprise Service Bus mit FME
• Ziel: Verknüpfung unserer zentralen Werkzeuge per FME
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  • 2. Was ist der „Kreis Soest“? ▪ Oft auch: Kreisverwaltung Soest ▪ Moderne Kommunalverwaltung in Südwestfalen ▪ Ca. 300.000 Einwohner*innen in 14 Städte und Gemeinden ▪ Etwa 1.500 Mitarbeitende und mehr als 100 Auszubildende ▪ ISO 9001 zertifiziert Seite 2 · 07.09.2023
  • 3. IT-Paradies: Sehr viele Werkzeuge (1/2) 07/09/23 intern Thema Produkt Hersteller IT-Tickets Serviceware Processes Serviceware Prozesse Adonis BOC Dokumente (DMS) VIS PDV Informationssicherheit Verinice Verinice Abrechnung/Zeitwirtsch aft LOGA3 P&I Identität IDM econet Räume, Fuhrpark, … Spartacus N+P Workflows Panflow Panvision
  • 4. IT-Paradies: Noch mehr Werkzeuge (2/2) 07/09/23 intern Thema Produkt Hersteller Geodaten ArcGIS ESRI Kollaboration NextCloud NextCloud Agile Tasksboards Wekan Open Source Arbeitsplätze RUMBA Kreis Soest Telefonbuch Telefon-App Kreis Soest Telefonanlage Innovaphone Innovaphone Antragstellung FormSolutions FormSolutions Fachverfahren (>200) ADVIS, ALKIS, … Viele
  • 5. 07/09/23 intern Doch kein paradiesischer Zustand? Resultierende Probleme aus der Vielfalt: • Veraltete oder inkonsistente Stammdaten in den Werkzeugen • Sicherheitsprobleme durch nicht gelöschte Accounts • Aufwände im Service Desk durch verschiedene Zugriffsinformationen • Zusätzlicher Aufwand durch manuelle Übertragungen von Informationen zwischen den Werkzeugen • Fehlende Gesamtsicht auf die IT-Infrastruktur • Lückenhafte Beschreibung für das Informationssicherheitssystem (ISMS) und das Business Continuation Management (BCM)
  • 6. 07/09/23 intern Konzept der Datendrehscheibe • Idee: Enterprise Service Bus mit FME • Ziel: Verknüpfung unserer zentralen Werkzeuge per FME VIS VIS Verinice/Adonis Serviceportal (FormSolutions) Serviceware LOGA3 IDM/ZDB Tickets Dokumente ISMS-Dokum. Stammdaten Stammdaten Anträge
  • 7. 07/09/23 intern Enterprise Service Bus (ESB) Von User:Gubaer, selbst gezeichnet - nachgezeichnet aus: David A. Chappell. Enterprise Service Bus. O. Reilly. 2004. ISBN 0-596-00675-6, Bild-frei, https://de.wikipedia.org/w/index.php?curid=4233717
  • 8. Beispiel Antragstellung durch Bürger Sicherstellung der elektronischen Ablage September 23 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Service-Portal Anträge Automation in FME Alle x Minuten VIS-Adapter (OpenCMIS) E-Akte E-Mail Sachbearbeiter
  • 9. Beispiel Archivierung Security-Tickets Sicherstellung der Dokumentenablage September 23 Ticket-System REST-Adapter Automation in FME Alle x Minuten VIS-Adapter (OpenCMIS) E-Akte
  • 10. Ausblick: IT-Architektur nach TOGAF Vollständige formale Beschreibung der IT September 23 Server-Steckbriefe Software-Dokum. REST-Adapter Automation in FME 1x pro Tag Adonis-Adapter (REST-API) Adonis IT-Architektur Prozess- Beschreibungen Adonis-Adapter (REST-API)
  • 11. Beispiel Aktualisierung Benutzerverwaltung Abgleich zwischen Personal- und Zeitwirtschaft und dem Active Directory September 23 Personal- und Zeitwirtschaft csv-Datei Automation in FME 1x pro Tag Zentrale Datenbank (ZDB) Active Directory CSV ServerApp CSV Personal-Abt.
  • 12. Beispiel ZDB – RUMBA – Telefonbuch 1/2 Abwesenheiten in Arbeitsplatzbuchung eintragen September 23 REST-Adapter Automation in FME 1x pro Tag Zentrale Datenbank (ZDB) RUMBA Arbeitsplatzbuchung
  • 13. Beispiel ZDB – RUMBA – Telefonbuch 2/2 Räume in Telefonbuch eintragen September 23 REST-Adapter RUMBA Arbeitsplatzbuchung Automation in FME 2x pro Tag REST-Adapter Telefonbuch
  • 14. 07/09/23 intern Ausblick FME als Datendrehscheibe