Stefan Kreckwitz, Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH, David Schneider, Documentation Developer in der Robert Bosch GmbH, und Peter Stroes, Managing Director bei Author-it Europe b.v ., erläutern anhand eines Praxisprojekts bei Bosch Automotive, wie ein Unternehmen mit der Einführung eines Content-Management-Systems und einer Autorenunterstützung den Weg von der traditionellen Dokumentationserstellung zum topic-basierten Content-Management gehen kann.

1. VON DER
DOKUMENTATIONS-
ERSTELLUNG ZUM
TOPIC-BASIERTEN
CONTENT MANAGEMENT

2. Topic-basiertes Content Management
Automotive Aftermarket | AA-AS/ECT4-EU | 17.05.2017
© Robert Bosch GmbH 2017. Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.
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Agenda
 Umstieg von DTP zu CMS
 Ausgangssituation
 Gründe
 Ziele
 Topic-basiertes Content Management
 Vorgehensweise der CMS-Einführung
 Klassenkonzept
 Metadaten
 Publikation
 Autorenunterstützung Congree
 Funktionen und Einsatz
 Erste Erfahrungen
 Zeitlicher Verlauf

3. Topic-basiertes Content Management
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Bosch Automotive Service Solutions
Produkte
 Werkstattausrüstung/ Diagnose-Technik
 Hardware
 Software
 Service Training Center
Kunden
 Unabhängige Werkstätten
 Servicebereiche der Fahrzeughersteller
 Prüforganisationen

4. Topic-basiertes Content Management
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Ausgangssituation Technische Dokumentation
 Adobe InDesign für klassische gedruckte Dokumentation
 Variantenmanagement  Variablen, bedingter Text, Ebenen, Link-/Ablagekonzept, Farbfelder, Bücher
 Wiederverwendung  Variablen, Incopy-Files
 Qualitätssicherung  Skripte, Congree
 Author-it für digitale Dokumentation
 Content-Management-Konzept und redaktionelle Prozesse für Online-Hilfen (HTML, CHM)
 PDF-Publikation über Word mit manueller Nacharbeit (bei Bedarf)
 Fehlendes Content-Management-Konzept und redaktionelle Konzepte für weitere Dokumentarten

5. Topic-basiertes Content Management
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© Robert Bosch GmbH 2017. Alle Rechte vorbehalten, auch bzgl. jeder Verfügung, Verwertung, Reproduktion, Bearbeitung, Weitergabe sowie für den Fall von Schutzrechtsanmeldungen.
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Gründe für den Umstieg
Herausforderungen
 Wachsende Anzahl von Zielsprachen von 15 auf 30 und mehr
 Steigende Komplexität des Variantenmanagements durch Brands
Anforderungen
 Steigerung der Produkt- und Brand-übergreifenden strukturellen/inhaltlichen Konsistenz
 Multi-Channel-Publishing
Probleme
 Zu hoher manueller Aufwand mit Adobe InDesign
 Ineffizientes Sprach- und Änderungsmanagement durch Adobe InDesign
 Informationssilos  Single Source kaum möglich

6. Topic-basiertes Content Management
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Ziele mit einem CMS
Layout
automatisieren
Kosten/Aufwand reduzieren Qualität steigern
Wiederverwendung
steigern
Multi-Channel-
Publishing
Kollaboratives
Content Management
Von der Dokumentationserstellung zur Informationserstellung

7. Topic-basiertes Content Management
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Vorgehensweise der CMS-Einführung
 Initiale Konzeptentwicklung und prototypische
Umsetzung durch Masterthesis
Automatisierte
PDF-
Publikation
Klassenkonzept
Informations-
modell
Metadaten-
konzept
Informations-
verwaltung
Varianten-
management
Informations-
architektur
 Iterative Weiterentwicklung durch
Pilotprojekte

8. Topic-basiertes Content Management
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Klassenkonzept
 Klassen für alle Informationsobjekte
 Semantischer Ansatz
 Klassenspezifische Regelsätze
 Steigerung der inhaltlichen und strukturellen
Konsistenz

9. Topic-basiertes Content Management
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Topic-basierte Informationserstellung
 Informationserfassung in Topics
 Topic-Templates
 Grundregel: ein Thema pro Topic
 Standardisierte Informationsstruktur für
jede Topic-Klasse
 Zwei Basisklassen + untergeordnete
Klassen
Ein Buch…
…viele Topics.

10. Topic-basiertes Content Management
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Topic-basierte Informationserstellung
Regeln für Topic-Klassen
 Benennung
 Template-Name
 Inhalt
 Eigenschaften
 Titelkonvention
 Eintrag im IHVZ

11. Topic-basiertes Content Management
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Topic-basierte Informationserstellung
Beschreibende Topics
 Description
 DES_Scope of delivery
 DES_Component overview
 DES_Spare parts
 DES_Settings
 Etc.
 Aktuell 26 beschreibende Topic-Klassen
Anleitende Topics
 Instruction
 INS_Attach
 INS_Change
 INS_Software update
 INS_Unpacking
 Etc.
 Aktuell 28 anleitende Topics

12. Topic-basiertes Content Management
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Metadatenkonzept
 Metadaten definiert nach PI-Klassifikation
 Hersteller
 Produktsegment
 Produkt
 Informationsart
 Informationspräsentation
 Zielgruppe
 Ländervariante
 Etc.
 Grundlage für Prozessautomatisierung
MetadatenLegende

13. Topic-basiertes Content Management
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Metadaten

14. Topic-basiertes Content Management
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Metadaten
Gefilteter Informationspool

15. Topic-basiertes Content Management
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Publikation auf Basis von CSS
 Automatisierte PDF-Publikation auf Basis von CSS3
 Layout-Publikation ohne manuelle Nacharbeit
 Regelbasierte Umbrüche
 Bedingte Formatierung
 Einfach Syntax
 Eine Stylesheet-Sprache für unterschiedliche
Output-Formate
 Kurze Publikationsdauer
 Zukunftsfähig
LAD 250

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Autorenunterstützung Congree – Funktionen und Einsatz

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19. Topic-basiertes Content Management
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Erste Erfahrungen
 Manuelle Terminologierecherche in Terminologieverwaltungssystem Termflow entfällt
 Sehr gute Grammatik- und Stilprüfung
 Positives Feedback der Redakteure
 Sehr gute Zusammenarbeit mit Congree
 Firmenspezifisches Customizing des Plugins für InDesign erforderlich

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Zeitlicher Verlauf
2016/04 2016/06 2016/09 2016/12 2017/05
Bachelorthesis – Implementierung Congree
MA-Schulung
Rollout InDesign
Congree-Regeln für InDesign
Bugfix & Features
Plugin Author-it

24. VIELEN
DANK