1<br />Compliance – als Chance begreifen<br />Ulrich SchmidtSenior Consultantid-netsolutions GmbH<br />Geschäftsprozessopt...
2<br />Begriffsklärung<br /> Compliance ...<br />... ist die Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulat...
3<br />These<br /> Wer es versteht ...<br />... die stetig wachsenden Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze, B...
4<br />Marketing oder Realität?<br />6 Jahre<br />Storage<br />135 Milliarden<br />Compliance<br />EU-Richtlinien<br />Eff...
Aktuelle Lehren?<br />Banken"krise" / Risikomanagement im Finanzsektor<br />5<br />Jede 5. Bank agiertnach Selbsteinschätz...
6<br />Muster<br />Lehren aus der Vergangenheit<br /> Zertifizierung nach DIN EN ISO<br />Die ersten Firmen, die sich Anfa...
7<br />Aktuelle Herausforderungen<br />  "... Kernpunkte des „Code of Conduct“ sind z.B. Arbeitszeitregelungen, die Zahlun...
8<br />Taktische Variante I<br /> Aussitzen<br />"Die ... sollen erst einmal kommen. Von wegen Aufbewahrungspflicht. Das k...
9<br />Taktische Variante II<br /> Delegation und Haftungsirrtum<br />"Das macht alles mein Steuerberater."<br />"Na, da m...
10<br />Beispielhafte Geschäftsprozesse<br />Bearbeitung von Ein- /Ausgangsrechnungen<br />"online"-Rechnungen/Gutschrifte...
11<br />Beispiel: Eingangsrechnungen, online<br /> Ausdrucken dieser online-Rechnung?Das ausgedruckte "Original" ist nursc...
12<br />Beispiel: Rechnung-Online<br />
13<br />Prüfung einer "online-Rechnung"<br />PKCS7<br />+<br />Signaturdatei<br />Signaturprüfung<br />PDF/A<br />PDF/A<br...
14<br />Rechtliche Grundlage – UStG<br />Gemäß § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz müssen elektronisch übermittelte Rechnungen,...
15<br />Rechtliche Grundlagen - Details<br />Sowohl die Rechnung als auch das Prüfprotokoll sind als „Belege“ elektronisch...
16<br />Kennen Sie Ihr Optimierungspotenzial?<br />Wie lange ist die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Rechnungsf...
17<br />Nicht nur eingehende "online-Rechnungen" optimalbearbeiten und rechtskonform aufbewahren<br />Auch Ausgangsrechnun...
18<br />Chancen bei "elektronischer Abrechnung"<br />Kosteneinsparungen in der Realisierung der Druckprozesse<br />Reduzie...
19<br />Chancen bei "elektronischer Abrechnung"<br />Kürzere Reaktionszeiten bei Kundenreklamationen durch schnelleren Zug...
20<br />Beispiel: SIMPLYST Portal<br />Rechnungssteller<br />Kostenvorteile von 1,50 bis zu 5,00 EUR pro Rechnung<br />2<b...
21<br />SIMPLYST: effizienter Rechnungseingang<br />Rechnungseingang ausgelagert<br />Papier- und elektronische Rechnungen...
22<br />ELO® Workflow - Eingangsrechnung<br />(Beispiel)<br />
23<br />SIMPLYST: effizienter Rechnungsausgang<br />Rechnungsausgang ausgelagertPapier- und elektronische Rechnungen<br />...
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25<br />Beispielhafte Geschäftsprozesse<br />Bearbeitung von Ein- /Ausgangsrechnungen<br />"online"-Rechnungen<br />Portal...
26<br />E-Mail als Kommunikationsmedium<br />Kundenkontakt<br />Vertragsanbahnung<br />Auftragsannahme<br />Ständige Errei...
27<br />Kennzeichnungspflicht für E-Mail<br />Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossensc...
28<br />Geschäftsbrief oder nicht?<br />Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: <br />Ihr gesamter externer Schriftverkehr...
29<br />Fragen rund um den E-Mail-Verkehr<br />Trennen Sie "interne" und "externe" E-Mails?<br />Wie ist sichergestellt, d...
30<br />Klassische E-Mail-Archivierung<br />Ergänzt Backup und Clustering<br />Einfache Vorgehensweise<br />Statisches Arc...
31<br />Modernes E-Mail-Management<br />Ganzheitliche Betrachtung<br />Lifecycle und Wert der Information<br />Kontextbezo...
32<br />Lösungsszenarien<br />Ablösung von PST-Files<br />Postfacharchivierung 	[z.B. mit ELO® XC]<br />Traffic-Archivieru...
33<br />Kostenvorteil: E-Mail-Filterung<br />Unternehmen:<br />50 Mitarbeiter<br />200 Arbeitstage / Jahr<br />25,- € / St...
34<br />ELO®E-Mail-Archivierung<br />Hub<br />Transport<br />Edge<br />Transport<br />Enterprise Network<br />OtherSMTPSer...
35<br />ELO®XC – Funktionsprinzip <br />ELO XCConfigtool<br />OptionaleDienste<br />Exchange2007<br />Mailbox<br />Public ...
36<br />Modernes Informationsmanagement<br />Host<br />Workflow<br />Applikationen<br />Scanner<br />E-Mails<br />Drucker<...
37<br />DMS Grundlagen - Zusammenhänge<br />SMSFaxTelefonieE-Mail (Anhänge)<br />UnifiedMessaging<br />Kundenmanagement<br...
38<br />Langjährige Erfahrung im DMS<br />Umsetzung langjähriger Erfahrung für den Erfolg Ihrer Organisation!<br />
39<br />ELO® – der lösungsorientierte Ansatz<br />Multi CAD<br />
40<br />ELOenterprise - Layer & Components<br />DR 550<br />Silent Cube<br />
41<br />ELOenterprise - Monitoring mit Nagios<br />
42<br />ELOenterprise - Hochverfügbare Lösungen<br />        (Konfigurationsbeispiel)<br />Synchrones <br />Kopieren durch...
43<br />ELOenterprise – TSSAM DR550 Integration<br />
44<br />ELOenterprise– Bezahlbare Langzeitarchive<br />        (Konfigurationsbeispiel)<br /><ul><li>Direkte Anbindung (NAS)
einfache Konfiguration
bis zu 128 Cubes pro Head Unit
Full-Service Vertrag (opt. 7 x 24)</li></ul>2. Standort<br />ab 1 TB netto<br />( WAN )<br />Einfache Replikationsmechanis...
1  "virtuelle Akten"<br />2  Registratur mit Referenzen<br />3  Prüfungsjahrgänge<br />45<br />Arbeiten mit ELO® FullClien...
46<br />... ELO®im Portal ... oder ...<br />
47<br />... via  ELO® – Internet Gateway ...<br />
48<br />... im Pocket-Internetexplorer ...<br />Screenshots vom Pocket PC (WM6):<br /><ul><li>Anmelden
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... oder ELO ®forSmartPhone  (iPhone-Edition)<br />49<br /><ul><li>Anmelden
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Compliance als Chance [2009]

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Vortragsfolien zum Thema "Geschäftsprozessoptimierung und Langzeitarchivierung" am Beispiel ECM/DMS.

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Compliance als Chance [2009]

  1. 1. 1<br />Compliance – als Chance begreifen<br />Ulrich SchmidtSenior Consultantid-netsolutions GmbH<br />Geschäftsprozessoptimierungund Langzeitarchivierung<br />- Als Vortrag des Referenten verfügbar seit 10/2009 -<br />
  2. 2. 2<br />Begriffsklärung<br /> Compliance ...<br />... ist die Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben.<br /> Chance ...<br />... ist die als solche erkannte Möglichkeit, durch gezieltes Handeln einen im eigenen Interesse liegenden Zustand zu erreichen.<br />
  3. 3. 3<br />These<br /> Wer es versteht ...<br />... die stetig wachsenden Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze, Bestimmungen und Verordnungen in echte Chancen für mehr Transparenz der Geschäftsprozesse und für besseres Risikomanagement umzumünzen, wird die Einhaltung von Regeln sogar als Gewinn verbuchen können.<br />
  4. 4. 4<br />Marketing oder Realität?<br />6 Jahre<br />Storage<br />135 Milliarden<br />Compliance<br />EU-Richtlinien<br />Effizienssteigerung<br />Haftungsfalle<br />10 Jahre<br />SOX, HIPAA, FDA, BASEL II<br />Aufbewahrungspflicht<br />Lifecycle<br />Kostensenkung<br />GDPdU<br />Spam & Viren<br />Quotas<br />Rechtliche Gleichstellung mit postalischen Schriftverkehr<br />Kennzeichnungspflicht<br />Optimierung der Geschäftsprozesse<br />
  5. 5. Aktuelle Lehren?<br />Banken"krise" / Risikomanagement im Finanzsektor<br />5<br />Jede 5. Bank agiertnach Selbsteinschätzungaußerhalb der gesetzlichen Bestimmungen.<br />Quelle: InformationWeek;25.09.2008; Ausgabe 9<br />
  6. 6. 6<br />Muster<br />Lehren aus der Vergangenheit<br /> Zertifizierung nach DIN EN ISO<br />Die ersten Firmen, die sich Anfang der 90'er Jahre *) gemäß DIN zertifizieren ließen, wurden zunächst vom Wettbewerb "belächelt".<br />Sehr schnell wurde das Zertifikat zwingendeVoraussetzung für jede Auftragserteilung. *)<br />Einige Firmen waren leider "zu spät dran" …<br />*) Marktsegement Industrie Behälter- & Apparatebau<br />
  7. 7. 7<br />Aktuelle Herausforderungen<br /> "... Kernpunkte des „Code of Conduct“ sind z.B. Arbeitszeitregelungen, die Zahlung angemessener Löhne, das Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit sowie das Diskriminierungsverbot. Aber auch Fragen der Arbeitssicherheit und der Versammlungsfreiheit werden geregelt. Neu hinzugekommen ist 2006 beispielsweise die Forderung, Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung zu implementieren. Konkrete Anforderungen an das Management, z.B. die Festlegung von Verantwortlichkeiten und von Prozessabläufen, sollen die Umsetzung des Sozialstandards im Unternehmen gewährleisten.<br /> Der „Code of Conduct“ ist Bestandteil unserer Lieferantenverträge. Mit der Unterschrift unter den Vertrag verpflichtet sich der Lieferant auch zur Einhaltung des Code of Conduct. Die Umsetzung der darin festgeschriebenen Richtlinien basiert sowohl auf den Konventionen der International Labour Organisation und der Vereinten Nationen als auch auf der nationalen Gesetzgebung des jeweiligen Produktionslandes. ..."<br />(Quelle: Zitat aus der Webseite eines großen deutschen Versandhauses)<br />
  8. 8. 8<br />Taktische Variante I<br /> Aussitzen<br />"Die ... sollen erst einmal kommen. Von wegen Aufbewahrungspflicht. Das kann doch keiner bezahlen. Und wenn's weg ist, dann ist's halt weg."<br /> Ignorieren<br />"GDPdU gilt das auch für uns? Noch nie gehört!"<br />"Wir drucken die online-Rechnungen immer aus."<br />
  9. 9. 9<br />Taktische Variante II<br /> Delegation und Haftungsirrtum<br />"Das macht alles mein Steuerberater."<br />"Na, da muss halt mein IT-Dienstleister für sorgen."<br />"Was kann ich dafür, wenn mein Mitarbeiter mal vergisst seine E-Mail zu speichern."<br />Haftung ist drin, wo Geschäftsführer draufsteht!<br />
  10. 10. 10<br />Beispielhafte Geschäftsprozesse<br />Bearbeitung von Ein- /Ausgangsrechnungen<br />"online"-Rechnungen/Gutschriften<br />Portallösungen<br /> E-Mail-Archivierung<br />E-Mail als Geschäftsbrief<br />"Postgeheimnis"<br />Telemediengesetz (Diensteanbieter)<br />
  11. 11. 11<br />Beispiel: Eingangsrechnungen, online<br /> Ausdrucken dieser online-Rechnung?Das ausgedruckte "Original" ist nurschwer als Farb"kopie" zu erkennen.<br />aber<br />der Verweis auf die online-Signatur ist deutlich sichtbar.<br />
  12. 12. 12<br />Beispiel: Rechnung-Online<br />
  13. 13. 13<br />Prüfung einer "online-Rechnung"<br />PKCS7<br />+<br />Signaturdatei<br />Signaturprüfung<br />PDF/A<br />PDF/A<br />+<br />Prüfprotokoll<br />e-Rechnung<br />Aufbewahrungspflicht 10 Jahre(in elektronischer Form)<br />
  14. 14. 14<br />Rechtliche Grundlage – UStG<br />Gemäß § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz müssen elektronisch übermittelte Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen, mit einer so genannten "qualifizierten elektronischen Signatur" versehen sein. <br />Vordem Vorsteuerabzug muss der Empfänger der Rechnung die Signatur der eingehenden elektronischen Rechnung prüfen und das Ergebnis dieser Prüfung protokollieren.<br />
  15. 15. 15<br />Rechtliche Grundlagen - Details<br />Sowohl die Rechnung als auch das Prüfprotokoll sind als „Belege“ elektronisch aufbewahrungspflichtig und müssen über den gesamten Zeitraum vor Veränderung geschützt werden. Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung genügt nicht!<br />Die Anforderungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz. Im Einzelnen dazu im BMFRundschreiben S-7280/19/04 vom 29.01.2004 (Rechnungsrichtlinie). Dort heißt es in:<br />Rdn. 70„Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signaturen), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.“<br />Rdn. 71„Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.“<br />Rdn. 76„Für die Archivierung und Prüfbarkeit von Rechnungen sind die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §§146,147,200 AO) sowie das BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001- IV D2 – S0316- 136/01(GDPdU) zu beachten.“<br />
  16. 16. 16<br />Kennen Sie Ihr Optimierungspotenzial?<br />Wie lange ist die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Rechnungsfreigabe bzw. Zahlung in ihrem Haus? <br />Wissen Sie wie viele Rechnungen aktuell in ihrem Haus kursieren, inklusive des dezentralen Rechnungseingangs?<br />Kennen Sie Bearbeitungsstand und Bearbeiter jeder Rechnung?<br />Wie viele Rechnungsvorgänge in ihrem Haus haben Klärungsbedarf (in %) und wie hoch ist der Aufwand pro Fall?<br />Wie hoch ist der Skontoverlust ihres Hauses und wie häufig wird ihr Haus zur Zahlung gemahnt?<br />Wie hoch ist die Days Sales Outstanding (DSO) bzw. das durchschnittliche Zahlungsziel gegenüber ihren Kunden?<br />Wie ausgeprägt ist Ihr Stress bei interner/externer Revision undbei den Stichworten GDPdU, Prüfungsschema Z3 gemäß AO147?<br />
  17. 17. 17<br />Nicht nur eingehende "online-Rechnungen" optimalbearbeiten und rechtskonform aufbewahren<br />Auch Ausgangsrechnungen können komfortabel, z.B. über ein Portal, "online" versandt werden<br />Der Geschäftsprozess "Rechnungen" wird ganzheitlich unter die Lupe genommen<br />Umstellung auf moderne Prozesse, nicht als "Muss", sondern als Chance begreifen<br />Elektronische Abrechnung als Chance<br />
  18. 18. 18<br />Chancen bei "elektronischer Abrechnung"<br />Kosteneinsparungen in der Realisierung der Druckprozesse<br />Reduzierung der Kosten für Drucksysteme (Investitionen/Wartung etc.)<br />Senkung der Materialkosten für Papier, Kuverts etc.<br />Senkung der Distributionskosten in Form von Versandvorbereitung oder Kuvertierung der Rechnungen<br />Einsparungen im Bereich der Portokosten<br />Einsparungen bei den Personalkosten für die Rechnungsverarbeitung<br />Reduzierung des Archivierungsaufwands für Rechnungsdokumente<br />Schnellerer Zugriff auf elektronisch archivierte Rechnungen, da diese von jedem Arbeitsplatz abgerufen werden können<br />Effizienzgewinne durch Beschleunigung des Zugriffs auf Rechnungen<br />Es kann eine geringere Fehlerquote erzeugt werden<br />
  19. 19. 19<br />Chancen bei "elektronischer Abrechnung"<br />Kürzere Reaktionszeiten bei Kundenreklamationen durch schnelleren Zugriff auf Rechnungsdokumente<br />Kürze Bearbeitung von Reklamationen und nachträglichen Korrekturen von Rechnungen<br />Erhöhung der "Kundenzufriedenheit"<br />Liquiditätsverbesserung durch früheren Zahlungseingang,weil die elektr. Rechnungen früher bei den Kunden sind<br />Mögliche Verbindung mit elektr. Zahlungssystemen<br />Liquiditätsverbesserung, weil ein günstigerer Rhythmus in der Rechnungsstellung realisiert werden kann<br />Wettbewerbsvorteil, weil die elektronische Bereitstellung der Rechnungkomfortabler für die Kunden ist (z.B. Teilnahme am EDI ermöglichen)<br />Vereinheitlichung des Belegwesens im Zuge der Einführung von GDPdU-konformen Archiven<br />"Qualität ist, wenn die Kunden zurück kommen und nicht die Ware!"<br />
  20. 20. 20<br />Beispiel: SIMPLYST Portal<br />Rechnungssteller<br />Kostenvorteile von 1,50 bis zu 5,00 EUR pro Rechnung<br />2<br />1<br />3<br />4<br />Faktura<br />Druck<br />Versand(Porto) <br />Kuvertierung <br />5<br />12<br />Zahlungs-eingang<br />Evtl.Mahnung<br />Einsparpotenzial<br />Kostenvorteile von 2,00 bis 30,00 EUR pro Rechnung<br />Archi-vierung<br />Eingang(Poststelle)<br />Zahllauf<br />Vorerfassung<br />Prüfung<br />Buchung<br />6<br />11<br />9<br />10<br />8<br />7<br />Rechnungsempfänger<br />
  21. 21. 21<br />SIMPLYST: effizienter Rechnungseingang<br />Rechnungseingang ausgelagert<br />Papier- und elektronische Rechnungen<br />papierhaft<br />elektronisch<br />Signaturprüfung<br />Gemäß steuerrechtlicher Vorgaben<br />Scannen und OCR-Erkennung<br />Rohdaten & Bilddatei<br />elektronisch<br />elektronisch<br />Standardisierung auf ein Rohdatenformat<br />Formatdrehscheibe (auch „Consolidator“)<br />elektronisch<br />elektronisch<br />Übergabe der vorverarbeiteten Rechnungsdaten<br />Archivierung z.B.<br />Workflow, z.B. <br />Buchungssysteme<br />[Weitere Informationen zu SIMPLYST for ELO beim Autor]<br />Copyright by<br />
  22. 22. 22<br />ELO® Workflow - Eingangsrechnung<br />(Beispiel)<br />
  23. 23. 23<br />SIMPLYST: effizienter Rechnungsausgang<br />Rechnungsausgang ausgelagertPapier- und elektronische Rechnungen<br />Archivierung der Rechnungs-daten in der Archivlösungdes RG-Versenders<br />elektronisch<br />elektronisch<br />Lettershop <br />Rechnungsdruck & -versand<br />Signieren<br />Gemäß steuerrechtlicher Vorgaben<br />elektronisch<br />Standardisieren auf das <br />eFormat des Empfängers<br />Formatdrehscheibe („Consolidator“)<br />papierhaft<br />elektronisch<br />Übergabe der vorverarbeiteten Daten<br />Individuelles Format („e“ sowie „p“), Bilddatei zwecks Archivierung (z.B. pdf, tiff)<br />[Weitere Informationen zu SIMPLYST for ELO beim Autor]<br />Copyright by<br />
  24. 24. Platz könnten Sie auch gleich sparen!<br />24<br />HerkömmlichesLEITZ-Archivim Bereich Rechnungswesen,vor der Einführung eines DMS.<br />Bild: © id-netsolutions GmbH<br />
  25. 25. 25<br />Beispielhafte Geschäftsprozesse<br />Bearbeitung von Ein- /Ausgangsrechnungen<br />"online"-Rechnungen<br />Portallösungen<br />E-Mail-Archivierung<br />E-Mail als Geschäftsbrief<br />"Postgeheimnis"<br />Telemediengesetz (Diensteanbieter)<br />
  26. 26. 26<br />E-Mail als Kommunikationsmedium<br />Kundenkontakt<br />Vertragsanbahnung<br />Auftragsannahme<br />Ständige Erreichbarkeit (z.B. im Rahmen von SLA's)<br />Unternehmenskritische Anwendung<br />Praktische und rechtliche Gleichstellung mitpostalischem, papiergebundenem Schriftverkehr<br />
  27. 27. 27<br />Kennzeichnungspflicht für E-Mail<br />Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) 01.01.2007<br />Rechtsform des Unternehmens<br />Sitz des Unternehmens<br />Angaben zur Geschäftsführung<br />Registereintrag und –gericht<br />ggf. weitere je nach Rechtsform des Unternehmens<br />
  28. 28. 28<br />Geschäftsbrief oder nicht?<br />Als Geschäftsbrief gelten in der Regel: <br />Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.; <br />beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine. <br />Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mägelrügen etc. zu.<br />Nicht als Geschäftsbrief gelten: <br />der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen u.ä.;<br />Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Quelle: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html<br />
  29. 29. 29<br />Fragen rund um den E-Mail-Verkehr<br />Trennen Sie "interne" und "externe" E-Mails?<br />Wie ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter einen "Geschäftsbrief" nicht einfach löschen können?<br />Wenn "private E-Mails" im Unternehmen zulässig sind,wie stellen Sie das "Fernmeldegeheimnis" sicher?<br />Wie stellen Sie als potenzieller Telediensteanbieter sicher, dass Sie nicht zur "SPAM- und Virenschleuder" werden?<br />
  30. 30. 30<br />Klassische E-Mail-Archivierung<br />Ergänzt Backup und Clustering<br />Einfache Vorgehensweise<br />Statisches Archiv<br />Ausreichend (?) für rechtliche Belange[ Ist der "Geschäftsbezug" in zumutbarer Zeit herstellbar? ]<br />Kostensicht dominiert<br /> "Man macht es, weil man muss!"<br />
  31. 31. 31<br />Modernes E-Mail-Management<br />Ganzheitliche Betrachtung<br />Lifecycle und Wert der Information<br />Kontextbezogene Verarbeitung<br />Verfügbarkeit - Sicherheit<br />Benutzerfreundlichkeit<br />Nutzensicht dominiert<br /> "Man macht es, weil man es kann!"<br />
  32. 32. 32<br />Lösungsszenarien<br />Ablösung von PST-Files<br />Postfacharchivierung [z.B. mit ELO® XC]<br />Traffic-Archivierung<br />Vorsortierung von Informationen<br />Filtern des E-Mail-Verkehrs <br />E-Mail Lifecycle Management<br />Langzeitarchivierung [z.B. mit IBM DR-550 od. FAST Silent Cubes]<br />
  33. 33. 33<br />Kostenvorteil: E-Mail-Filterung<br />Unternehmen:<br />50 Mitarbeiter<br />200 Arbeitstage / Jahr<br />25,- € / Stunde / Mitarbeiter<br />12,5 Minuten / Tag / Mitarbeiterfür SPAM(LautStudieder RADICATI-Group)‏<br />Zeitaufwand / Tag: 625 Minuten<br />Zeitaufwand / Jahr: 125.000 Minuten<br />ca. Personalkosten/ Jahr : 50.000 €<br />
  34. 34. 34<br />ELO®E-Mail-Archivierung<br />Hub<br />Transport<br />Edge<br />Transport<br />Enterprise Network<br />OtherSMTPServers<br />PBX or VoIP<br />Routing Hygiene<br />Routing Policy<br />Unified<br />Messaging <br />I<br />N<br />T<br />E<br />R<br />N<br />E<br />T<br />Applications<br />OWA<br />Voice Messaging<br />Protocols<br />ActiveSync, POP, IMAP, RPC / HTTP …<br />Fax<br />Mailbox<br />Programmability<br />Web services, <br />Web parts<br />ELOXC<br />Mailbox<br />Client Access<br />Public Folders<br />ELOenterprise<br />
  35. 35. 35<br />ELO®XC – Funktionsprinzip <br />ELO XCConfigtool<br />OptionaleDienste<br />Exchange2007<br />Mailbox<br />Public Folders<br />ELOXC<br />Übergabeverzeichnis<br />MSG-File<br />XML-File<br />Flexibles Regelwerk<br />KlassifizierungAntivirusDigitale Signatur<br />XML-Import<br />ELOenterprise<br />
  36. 36. 36<br />Modernes Informationsmanagement<br />Host<br />Workflow<br />Applikationen<br />Scanner<br />E-Mails<br />Drucker<br />Fax<br />Datenbanken<br />DMS<br />
  37. 37. 37<br />DMS Grundlagen - Zusammenhänge<br />SMSFaxTelefonieE-Mail (Anhänge)<br />UnifiedMessaging<br />Kundenmanagement<br />Adressen<br />KontakteInformationenHistorie<br />Dokumenten-management(DMS)<br />Scanneranbindung<br />Ein-/Ausgangs“post“Vertrags-, RechnungsunterlagenHandbücher; Zeichnungen; ...<br />Dienstleistung<br />WarenwirtschaftBuchhaltung<br />Auftragsdaten<br />RechnungenLieferscheine<br />Maschinendaten<br />Serviceberichte<br />
  38. 38. 38<br />Langjährige Erfahrung im DMS<br />Umsetzung langjähriger Erfahrung für den Erfolg Ihrer Organisation!<br />
  39. 39. 39<br />ELO® – der lösungsorientierte Ansatz<br />Multi CAD<br />
  40. 40. 40<br />ELOenterprise - Layer & Components<br />DR 550<br />Silent Cube<br />
  41. 41. 41<br />ELOenterprise - Monitoring mit Nagios<br />
  42. 42. 42<br />ELOenterprise - Hochverfügbare Lösungen<br /> (Konfigurationsbeispiel)<br />Synchrones <br />Kopieren durch<br /> DMS<br /> DR 550 - 1<br /> DR 550 - 2<br />TSM <br />API<br />TSM <br />API<br />TSM for <br />Data Retention <br />Protection<br />TSM for <br />Data Retention <br />Protection<br />TSM DB<br />High<br />High<br />TSM DB<br />Low<br />Low<br />
  43. 43. 43<br />ELOenterprise – TSSAM DR550 Integration<br />
  44. 44. 44<br />ELOenterprise– Bezahlbare Langzeitarchive<br /> (Konfigurationsbeispiel)<br /><ul><li>Direkte Anbindung (NAS)
  45. 45. einfache Konfiguration
  46. 46. bis zu 128 Cubes pro Head Unit
  47. 47. Full-Service Vertrag (opt. 7 x 24)</li></ul>2. Standort<br />ab 1 TB netto<br />( WAN )<br />Einfache Replikationsmechanismen erhöhen die Sicherheit zusätzlich (optional).<br />
  48. 48. 1 "virtuelle Akten"<br />2 Registratur mit Referenzen<br />3 Prüfungsjahrgänge<br />45<br />Arbeiten mit ELO® FullClients ...<br />Verschlagwortung<br />- Archiv- Schrank- Ordner- Register<br />Dokument-vorschau<br />
  49. 49. 46<br />... ELO®im Portal ... oder ...<br />
  50. 50. 47<br />... via ELO® – Internet Gateway ...<br />
  51. 51. 48<br />... im Pocket-Internetexplorer ...<br />Screenshots vom Pocket PC (WM6):<br /><ul><li>Anmelden
  52. 52. Archivsicht
  53. 53. Suchbedingung
  54. 54. Download</li></ul>Für den Fall<br />der Fälle – auch unterwegs alle<br />Dokumente<br />verfügbar.<br />
  55. 55. ... oder ELO ®forSmartPhone (iPhone-Edition)<br />49<br /><ul><li>Anmelden
  56. 56. Workflow
  57. 57. Suche
  58. 58. Download oder Anzeige</li></ul>Für den Fall<br />der Fälle – auch unterwegs alle<br />Dokumente<br />verfügbar.<br />vgl. "SAP-Dokumente werden mobil"; in: s@pport, Ausgabe 4/2009<br />
  59. 59. 50<br />Papierakte vs. "virtuelle Akte"<br />Die Ablage der Belege erfolgt "logisch" im Bereich der Businessrelations. Struktur: A-Z Register (dynamisch) Name Geschäftspartner<br /> Eingangsdokumente<br /> <Dokumenttyp><br />Jahrgang<br />Beispielstruktur<br />Referenz<br />Mehrere Referenzensind möglich.<br />Das Dokument ist physikalisch nur eineinziges Mal abgelegt.<br />Ordner<br />vs.<br />Originalbeleg<br />Die Ablage der Belege erfolgt "chronologisch"im Bereich der Finanzbuchhaltung. Struktur: Jahrgang Eingangsbelege<br /> Monat<br />Archivstruktur<br />
  60. 60. 51<br />ELO® – live(Internet Gateway)<br />Hinweis: Sie haben diesen Vortrag verpasst? Kein Problem! Vereinbaren Sie einen "online" Präsentationstermin mit uns – oder wir kommen direkt zu Ihnen.Möchten Sie im Rahmen einer Veranstaltung mehr zu diesem Thema erfahren,setzen Sie sich bitte mit dem Referenten in Verbindung.<br />
  61. 61. 52<br />Fazit<br /> Modernes Informationsmanagement ...<br />... bietet die Chance den stetig wachsenden Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze, Bestimmungen und Verordnungen durch mehr Transparenz der Geschäftsprozesse und besseres Risikomanagement zu begegnen. Die Einhaltung von Regeln kann dann sogar als Gewinn verbucht werden.<br />
  62. 62. 53<br />Quellenhinweis "Fragen & Antworten GDPdU"<br />Das Bundesfinanzministerium stellt zahlreiche Informationen auf seiner Webseite zur Verfügung. Hier finden Sie u.a. die Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), sowie weitere Informationen zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.<br /> Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br /> Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung<br /> Information zum "Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung" <br />Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_308/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Abgabenordnung/003.html<br />
  63. 63. 54<br />Quellenhinweis "Elektr. Rechnungsaustausch"<br />Der elektronische Rechnungsaustausch –Ein Leitfaden für Unternehmen zur Einführung elektronischer Rechnungen<br />Unternehmen können im täglichen Geschäftsverkehr Effizienzgewinne erzielen, wenn sie die verschiedenen Geschäftsprozesse wie Warenbestellung, Lieferavisierung, Fakturierung und Zahlungsausgleich automatisieren. Hierbei liegen für den elektronischen Rechnungsaustausch die rechtlichen Rahmenbedingungen mit der 6. Mehrwertsteuerrichtlinie und dem Umsatzsteuergesetz vor. <br />Mit der Broschüre "Der elektronische Rechnungsaustausch", die von der AWV herausgeben wird und in Kooperation u. a. mit dem DIHK entstanden ist, wurde ein praktischer Leitfaden insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen herausgegeben. Hier wird verständlich dargestellt, welche Schritte zur Einführung elektronischer Rechnungen erforderlich sind, damit die rechtlichen Vorschriften eingehalten und die wirtschaftlichen Potenziale voll ausgeschöpft werden können.<br />Quelle: http://verlag.dihk.de Artikel-Nr.: 382100-1 <br />
  64. 64. 55<br />Quellenhinweis "E-Mail-Archivierung"<br />Das kostenlos via Download erhältliche eBookRechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mailsstellt eine hilfreiche Zusammenstellung zum Thema zur Verfügung.Quelle: http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf<br />BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.)Leitfaden Email und Internet im Unternehmen aktualisiert - Version 1.3Quelle: http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_Email_u._Internet_im_Unternehmen_Version_1_3(1).pdf<br />
  65. 65. 56<br />Quellenhinweis "IT-Governance"<br /> Die Informationstechnologie hat signifikanten Einfluss auf den Unternehmenserfolg, bringt die richtige Ausrichtung der IT auf die Unternehmensziele doch Wettbewerbsvorteile. Dies sollte dem Top Management eines jeden Unternehmens eigentlich längst bewusst sein. Das Schlagwort "IT Governance" beschreibt in diesem Zusammenhang die Festlegung von Methoden und Verantwortung beim Umgang mit der Technik. <br /> Wie aber kann IT Governance im Unternehmen um- und durchgesetzt werden? Die zweite Auflage des Projektpapiers "IT Governance für Geschäftsführer und Vorstände", einem Gemeinschaftsprodukt von KPMG und dem IT Governance Institute, bietet Anregungen, wie die IT zur Chefsache wird und hält im Anhang außerdem Umsetzungshilfen und Checklisten bereit.<br />http://www.elektronische-steuerpruefung.de/literatur/itgovinst_it_governance.pdf<br />
  66. 66. 57<br />Quellenhinweis "BMWI Handlungsleitfaden"<br /> "Der Übergang vom Papier zum elektronischen Dokument schreitet schnell voran. Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen resultiert vor allem in Zeit- und Kostenvorteilen. Im Verwaltungs- wie auch im Unternehmensbereich wird das Aufkommen elektronischer und elektronisch signierter Dokumente in den kommenden Jahren drastisch zunehmen. Nicht zu übersehen sind dabei erforderliche Lösungen für die rechtssichere Aufbewahrung solcher Dokumente, in Analogie zur Papierform. Grundlage sind gesetzliche Regelungen aber auch die eigene Nachweissicherung zur Vermeidung rechtlicher Nachteile. ..."<br /> Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente. Herausgegeben vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) Dokumentation Nr. 564 (August 2007)<br />http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf<br />
  67. 67. 58<br />Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit <br /> Fragen ? <br />... wir beraten Sie gerne ausführlich:<br />id-netsolutions GmbHHamburg ● Remscheid ●Nürnberg________________________Segeberger Str. 9-13a23863 Kayhude (bei Hamburg)www.id-netsolutions.dekontakt@id-netsolutions.de<br />
  68. 68. 59<br />Anhang – Aufbewahrungsfristen<br /> Angebote 6 Jahre<br /> Anlageverzeichnis 10 Jahre <br /> Auftragsbestätigungen 6 Jahre<br /> Ausgangsrechnungen 10 Jahre<br /> Bilanzen 10 Jahre<br /> Buchungsbelege 10 Jahre<br /> Computerausdrucke mit buchungsrelevanten Daten 10 Jahre<br /> Darlehensunterlagen 6 Jahre<br /> Debitorenliste 10 Jahre<br /> E-Mails (Geschäftsbriefe) 6 Jahre - in elektronischer Form<br /> E-Mails (Rechnungen) 10 Jahre - in elektronischer Form (ggf. 14 Jahre)<br /> Eröffungsbilanzen 10 Jahre<br /> Inventur 10 Jahre<br /> Jahresabschlüsse 10 Jahre<br /> Lohnbelege 6 Jahre<br /> Mahnungen 6 Jahre<br /> Quittungen / Rechnungen 10 Jahre - Papier / elektronisch<br /> Sachkonten 10 Jahre<br /> Verträge 6 Jahre<br /> Zahlungsanweisungen 10 Jahre<br />(Auszug)<br />
  69. 69. 60<br />Copyright<br />Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.<br />Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung derid-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.<br />Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. <br />Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.<br />Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.<br />Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.<br />Copyright © byid-netsolutions GmbH2010All rightsreserved<br />

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