Gleich geht’s los…
TOPSoft Frühling 2010 ERP und Shop aus einem Guss Uwe Singer, CEO boreas gmbh
Stand heute… <ul><li>Nachteile: </li></ul><ul><li>Zeitliche Verzögerung </li></ul><ul><li>„ unechte“ Bestätigung </li></ul...
Stand morgen… <ul><li>Vorteile: </li></ul><ul><li>echtes „real time“ </li></ul><ul><li>echte Bestätigung </li></ul><ul><li...
Produktgruppe => Struktur
Produkte => Auswahl
Stückliste => Konfigurator
Auswahl => Position
Position im Geschäftsfall
Abschluss => Adresse
Abschluss => Geschäftsfall
Geschäftsfall & Prozess
Zusammenfassung <ul><li>Zentrale Datenbank keine Schnittstellen keine Redundanzen </li></ul><ul><li>Echtes „realtime“ kein...
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ERP und Shop aus einem Guss - topsoft 2010_03_25 13:30

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ERP und Shop aus einem Guss - Praxisbeispiele, technischer Hintergrund, Erfolgsfaktoren: Uwe Singer, boreas gmbh

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  • Zu Beginn stehen lassen…
  • [100] Herzlich willkommen In den nächsten 20 Minuten werde ich Ihnen zeigen wie moderne eShop-Lösungen funktionieren und wie diese Ihren Aufwand und die Fehlerquellen erheblich reduzieren können. Das Einkaufen im Internet nimmt rasant zu und wird immer wichtiger. Dies sollte ein guter Grund sein um sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Mein Name ist Uwe Singer. Als Geschäftsführer der Firma boreas in Fällanden beschäftige ich mich schon seit vielen Jahren sehr intensiv mit diesem Thema. Nicht nur als Hersteller von Shop-Lösungen, sondern auch selbst als Anwender auf den verschiedenen Plattformen.
  • [110] Bei dieser Nutzung fallen mir viele Dinge auf und ich staune oft, wie weit wir von einer Integration von Shop und ERP in der Praxis noch entfernt sind. [111] Wenn heute ein Kunde in einem Shop etwas bestellt, so geschieht dies in der Regel auf einer Shop-Lösung, welche mit eigener Datenbank und direkt beim Provider betrieben wird. [112] Die dabei eingesetzte Shoplösung ist nun für die Verwaltung der Daten verantwortlich und sendet dem Kunden nach Abschluss des Warenkorbes eine automatische Bestätigung. Aus Sicht des Kunden ist diese Bestellung nun bei Ihnen angekommen, obwohl dies noch gar nicht der Fall ist. [113] In den meisten Fällen erhält Ihr Mitarbeiter nun eine Bestellung per eMail. Manchmal werden diese Daten auch als ASCII-File übermittelt und dann im ERP eingelesen. Wie auch immer, es passiert zeitverzögert und muss von einer Datenbank auf die andere umgeschrieben werden. Der Mitarbeiter erfasst diesen Auftrag nun im System. Erst jetzt ist die Bestellung wirklich bei Ihnen eingegangen. [114] Meist in der Nacht werden dann die Daten des internen ERP wieder für den Shop zur Verfügung gestellt. Hier wird zwar in vielen Fällen mit einem elektronischen Datenaustausch gearbeitet, jedoch treffe ich auch hier nicht selten auf doppelte, manuelle Pflege der Artikel in zwei Systemen. [115] Diese Shop-Lösungen weisen nun eine Reihe von Problemen auf, von welchen hier einige genannt sind. Natürlich kann es je nach Umsetzung zu vielen weiteren Problemen führen.
  • [120] Ein moderner, auf dem neuesten Stand der Technik aufgebauter eShop, funktioniert jedoch anders. [121] Aus Sicht des Kunden ändert sich zunächst nichts. Er sucht immer noch die Produkte über den Shop aus und er hat immer noch die Erwartungshaltung „online“ bei Ihrer Firma einzukaufen. [122] Der Provider wird nun technisch aber nur noch als Portal eingesetzt. Die z.B. in asp.NET entwickelte Oberfläche auf dem Webserver verarbeitet alle Benutzereingaben über einen Webservice. Dieser Webservice wird in den meisten Fällen inhouse betrieben und hat somit direkten Zugang zur ERP-Datenbank. Und zwar genau zu gleichen Datenbank wie das ERP selbst, also keine zeitlich verzögerte Kopie. [123] Der Kunde erfasst seine Bestellung also in Echtzeit direkt im ERP. Die saubere Programmierung des Webservice sorgt dabei für die Datensicherheit und den Datenschutz. Somit entfällt eine Erfassung durch das eigene Personal und der Mitarbeiter wird vom Erfasser zum Kontrolleur. Er muss sich also nur noch um Abweichungen kümmern. Ein gut aufgebautes, prozessorientiertes ERP hilft dabei die 80% der richtigen Fälle vollautomatisch abzuwickeln. Der Mitarbeiter konzentriert sich also auf die letzten 20%, hat dafür mehr Zeit und kann diese Aufgaben in höherer Qualität erledigen. [124] Das ERP selbst kann nun eine Bestätigung z.B. als PDF aufbereiten und direkt per Mail an den Kunden senden. Diese Bestätigung ist nun echt und mit allen nötigen Daten und Terminen versehen. 100% identisch mit den Angaben die Ihr Personal im ERP auch hat. [125] Die daraus entstehenden Vorteile liegen wohl auf der Hand. Stellen Sie sich nur die Personaleinsparung vor, wenn Sie sich nur noch um ein fünftel der Aufträge kümmern müssen!
  • [130] Lassen wir uns nun sehen, wie ein solches ERP in der Praxis aussieht. [131] Im ERP werden in den Stammdaten Produktgruppen definiert. Die hierarchische Struktur ermöglicht im Shop eine strukturierte Auswahl. [132] Schon bei der Datenpflege im ERP können nun alle Parameter definiert werden, welche später für den Shop relevant sind. Bilder, Farben, Plazierungen und weitere Werte können so ganz bequem im ERP eingestellt und beeinflusst werden. [133] So erfasst wird im Shop automatisch die erste Ebene der Gruppierung mit Bildern, Farben und Bezeichnungen dargestellt. Die grundsätzliche Darstellung von Schriften, Farben, Rahmen und anderen Werten erfolgt natürlich im Grunddesign des Shops.
  • [140] Der Produktestamm im ERP bietet nun die Basis für alle Wahlmöglichkeiten im eShop. [141] Hier kann nun mit wenigen Einstellungen die Sichtbarkeit im Shop gesteuert werden. Die Produkte werden nur noch an einem einzigen Ort definiert, jede Form von Doppelerfassungen entfällt. [142] Bilder, Beschreibungen in verschiedenen Sprachen und sogar Texte im HTML-Format können so direkt im ERP erfasst und gepflegt werden. [143] Auch hier können in erweiterten Einstellungen Regeln für den Shop festgelegt werden. [144] Bei einem Filialbetrieb können sogar die Verfügbarkeiten über die Mehrlagerfähigkeit des ERPs direkt gesteuert werden. [145] So gelangt nun dieses Produkt mit allen nötigen Parametern direkt in den Shop. Auch hier wird das grundsätzliche Layout über CSS festgelegt.
  • [160] Mit dem Einsatz einer mehrstufigen Stückliste im ERP lassen sich nun weitere Strukturen ganz einfach definieren. In unserem Beispiel werden damit optionale Bestandteile definiert. [161] Mit der Menge kann dabei gesteuert werden, ob die jeweiligen Zutaten vorgewählt oder optional sind. [162] Die mehrstufige Auslegung der Stückliste steuert in diesem Beispiel direkt die Auswahlmöglichkeiten innerhalb des Shops. [163] Die erste Stufe der Stückliste, welche mit Hilfsprodukten oder Baugruppen erstellt wird, führt nun im Shop automatisch zur Darstellung von Registern. [164] Die letzte Stufe, welche die effektiven Komponenten enthält, führt zur Auswahl der Zutaten. Über die Produktgruppen kann hier direkt im ERP gesteuert werden ob es sich um eine Entscheidung, also eine einfache Auswahl, oder um eine Zusammenstellung mehrerer Zutaten handelt. [165] Mit weiteren Stufen in der Stückliste können Untergruppen erstellt werden. So erhält der Benutzer im Shop eine einfache Auswahl verschiedener Zutaten.
  • [170] Direkt aus dem ERP kommen nun alle nötigen Daten um dem Benutzer im Shop laufend eine Zusammenfassung anzuzeigen. Bisher haben Sie vielleicht gedacht, dass es sich hier ja um einen normalen Shop handelt. Klar, der Benutzer hat seine Sicht wie gewohnt und das Personal pflegt die Stammdaten im ERP. Durch die direkte Anbindung der ERP-Daten über einen Webservice sind diese Vorgänge aber in Echtzeit und ohne Verzögerung abgelaufen. [171] Auch der Benutzer hat also in Echtzeit im ERP gearbeitet. Seine Bestellung ist nun also nichts anderes als ein direkt erfasster Geschäftsfall.
  • [180] Die Bestellung die er im Shop vor sich hat wurde bereits online über den Webservice als Position in einem Auftrag erfasst. [181] Alle zusätzlichen Angaben aus dem eShop werden in entsprechende Felder des ERPs eingetragen. Es handelt sich ja schliesslich auch um die selbe Datenbank, welche vom ERP und vom Shop zeitgleich benutzt wird. [182] Alle gewählten Zutaten wurden in der Stückliste der Auftragsposition eingetragen. Daraus können nun Produktionspapiere und automatische Zusammensetzungs-Deklarationen erzeugt werden.
  • [190] Am Ende der Bestellung durchläuft der Benutzer einen ganz normalen Assistenten. Bereits registrierte Benutzer können sich anmelden, andere erfassen nun die Adresse mit allen nötigen Angaben. [191] Diese Adresse wird nun ebenfalls über den Webservice online in den ERP-Daten eingetragen. Natürlich sind hier intelligente Mechanismen dahinter, welche ein mehrfaches Erfassen gleicher Adressen weitgehend verhindert. [192] Das Benutzerkonto wird automatisch angelegt und kann ganz einfach direkt im ERP bearbeitet werden. Natürlich übernimmt der Shop eine Verifikation der Mailadresse durch Zusendung eines Steuerlinks und die automatische Sperrung bei mehrfacher Eingabe eines falschen Passwortes.
  • [200] Im Shop werden nun auch die gewünschten Konditionen oder wie in unserem Beispiel die Lieferzeit erfasst. [201] Am Ende des Vorganges erfolgt die obligate Bestätigung. Jedoch nicht wie üblich die Zusammenfassung der in der Shop-Datenbank erfassten Positionen, sondern lediglich ein Hinweis auf das weitere Vorgehen….
  • [210] … denn im ERP wurde der Geschäftsfall ja bereits erstellt. [211] Der Kopf mit der Verbindung zur Adresse, also dem erfassten Benutzerkonto, und zur gewünschten Prozessart… [212] … und natürlich mit allen Angaben die im Shop zusätzlich erfasst wurden. So erhält der Besteller nun seine Auftragsbestätigung direkt aus dem ERP als PDF per eMail zugeschickt. [213] Durch das prozessorientierte ERP wird nun der weitere Verlauf dieser Bestellung gesteuert. [214] Da wir uns nun im normalen ERP befinden, sind in Sachen Funktionalität fast keine Grenzen gesetzt. Der Shop-Benutzer hat seinen Auftrag quasi direkt im ERP erfasst. Natürlich, ihm wird dazu ein spezielles Frontend zur Verfügung gestellt, nämlich der Shop, aber grundsätzlich hat er nichts anderes gemacht.
  • [220] Kommen wir nun also zur Zusammenfassung der Vor- und Nachteile dieser nahtlosen Integration. [221] Durch die eine und einzige zentral angesiedelte Datenbank entfallen die oft grossen und uferlosen Aufwände für den Bau und Betrieb von Schnittstellen. Zudem sind alle intern geschaffenen Regeln automatisch auch im Shop gültig. Das Customizing betrifft automatisch immer beide Welten. [222] Es entsteht eine maximale Performance beim Abwickeln von Aufträgen. Die Bestellung des Kunden kann z.B. schon kurze Zeit nach der Erfassung im Shop auf der Post sein. [223] Mit einem geeigneten Regelwerk lassen sich gut 80% der Aufträge vollautomatisch abwickeln. Ihre Mitarbeiter können sich auf die 20% der durchgefallenen Fälle kümmern. [224] Das eigene technische Umfeld wird etwas komplexer, da Sie in Ihrem Betrieb einen Teil der bisher vom Provider ausgeführten Funktionen übernehmen. [225] Gerade beim Einsatz einer SQL-Datenbank stellen sich auch höhere finanzielle Anforderungen bei der Lizenzierung. Jeder Shop-Anwender ist nun ein Benutzer auf der Datenbank. [226] Und auch nicht unterschätzen darf man die Auswirkungen von veränderten Stammdaten. Diese sind online und in Echtzeit im Shop sichtbar! Eine Nachtverarbeitung entfällt vollständig. [227] Grundsätzlich entsteht dadurch aber eine wesentlich höhere Effizienz bei der Abwicklung von Aufträgen indem die Arbeit der Erfassung nun an den Kunden delegiert wird. [228] Einziges Problem bleiben die höheren Initialkosten für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur und die Verfassung klarer Anweisungen bei der Stammdatenpflege. Letzteres macht aber auch ohne einem Online-Zugriff der Shoplösung Sinn. [229] Die am Anfang erwähnte Erwartungshaltung des Kunden ist nun erfüllt. Er kauft wirklich online in Ihrem Betrieb ein. [230 Sie müssen dazu lediglich die Pflege von Stammdaten sauber regeln…
  • [240] Für Ihre Aufmerksamkeit bedanke ich mich recht herzlich. Nun stehe ich Ihnen gerne noch für Fragen zur Verfügung. Sie finden mich auch am Stand 15b in dieser Halle. Das ist dort wo es die feinen Spiesse gibt!
  • ERP und Shop aus einem Guss - topsoft 2010_03_25 13:30

    1. 1. Gleich geht’s los…
    2. 2. TOPSoft Frühling 2010 ERP und Shop aus einem Guss Uwe Singer, CEO boreas gmbh
    3. 3. Stand heute… <ul><li>Nachteile: </li></ul><ul><li>Zeitliche Verzögerung </li></ul><ul><li>„ unechte“ Bestätigung </li></ul><ul><li>Datenredundanz </li></ul><ul><li>Zusatzaufwand </li></ul><ul><li>falsche Erwartungshaltung </li></ul>
    4. 4. Stand morgen… <ul><li>Vorteile: </li></ul><ul><li>echtes „real time“ </li></ul><ul><li>echte Bestätigung </li></ul><ul><li>zentrale Datenbank </li></ul><ul><li>stark reduzierter Aufwand </li></ul>
    5. 5. Produktgruppe => Struktur
    6. 6. Produkte => Auswahl
    7. 7. Stückliste => Konfigurator
    8. 8. Auswahl => Position
    9. 9. Position im Geschäftsfall
    10. 10. Abschluss => Adresse
    11. 11. Abschluss => Geschäftsfall
    12. 12. Geschäftsfall & Prozess
    13. 13. Zusammenfassung <ul><li>Zentrale Datenbank keine Schnittstellen keine Redundanzen </li></ul><ul><li>Echtes „realtime“ keine zeitliche Verzögerung </li></ul><ul><li>80 / 20 – Regel Mitarbeiter konzentrieren sich auf die 20% Ausnahmen </li></ul><ul><li>Technisches Umfeld Interner Betriebs eines Webservice </li></ul><ul><li>Datenbanklizenzen Lizenzierung per CPU nötig </li></ul><ul><li>Stammdatenpflege Änderungen sind online! </li></ul><ul><li>Hohe Effizienz und direkte Einbindung des Kunden in den internen Prozess </li></ul><ul><li>Höhere Initialkosten </li></ul>Vorteile Chancen Nachteile Gefahren eShop und ERP sind durchgängig und können zentral gesteuert werden. Personal in der Stammdatenpflege hat eine höhere Verantwortung
    14. 14. Vielen Dank ERP und Shop aus einem Guss Uwe Singer, CEO boreas gmbh

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