Basierend auf der Plattform Microsoft SharePoint und Office 365 steht mit dem Locatech Vertragsmanagement eine professionelle Lösung zur Verfügung, die nicht nur den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abbildet, sondern auch wichtige Auswertungen bereitstellt und überdies sehr einfach und mit wenig Aufwand an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
Prinzip Vertragsakte
Neben den eigentlichen Vertragsdokumenten verwaltet VM365 alle Informationen, die für einen Vertrag relevant sind. Eine Vielzahl möglicher Vertragsattribute (wie z.B. Skonto-Konditionen bei Lieferantenverträgen oder Konditionsveränderungen bei Staffelmietverträgen) sind bereits vorkonfiguriert, ggf. für Ihre Organisation wichtige zusätzliche Informationen können sehr schnell konfiguriert werden. Änderungen an Verträgen oder Vertragsdokumenten werden an Ort und Stelle automatisch protokolliert.
Funktionsumfang Vertragserstellung
Verträge unterliegen in aller Regel einem Gestaltungsprozess, in dessen Verlauf viele Entwurfsdokumente entstehen und Absprachen z.B. per E-Mail getroffen werden. Ein Mietvertrag beispielsweise durchläuft in der Entwurfsphase mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Zum anderen muss die rechtsgültige, unterschriebene Version in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. All diese Prozessschritte unterstützt LVM, Ihnen stehen sämtliche Dokumentenmanagementfunktionen der Office 365/SharePoint-Plattform zur Verfügung.
Unterstützung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus
Alle Schritte des Vertrags-Lebenszyklus werden unterstützt:
1.Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags vom Entwurf bis zu gültigen Endfassung
2.Abstimmung zwischen Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen, Anwalt oder Dienstleister
3.Definieren der Zugriffsrechte auf Vertragsdaten (z.B. geschützter Zugriff auf Arbeitsverträge) und Sicherstellen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Wer darf Verträge ansehen, wer darf bearbeiten?
4.Ablage von Korrespondenz oder Mailverkehr zu den Dokumenten
5.Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
6.Zentrale, sichere Ablage des rechtsgültigen Originalvertrags mit Unterschriften, ggf. Digitalisieren durch Scannen
7.Suchen und Wiederfinden von Verträgen
8.Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfassbar und kontrollierbar gemacht werden
9.Wiedervorlagen und Erinnerungen an wichtige Vertragstermine
Irm and dlp_and_security_in_office_365_(de)_share_point-konferenz-wien-2013_a...
Locatech Vertragsmanagement für SharePoint und Office365
1. Leistungen
Prozess-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption
Workshops & Schulungen
Projektmanagement
Anpassung – Erweiterung -
Softwareentwicklung
Einführung, Schulung,
Wissenstransfer,
Dokumentation
Produktlösungen
LTRS
Ticketsystem
Anforderungsmanagement
Servicedesk
LPM Projektmanagement
LVMVertragsmanagement
LQM Qualitätsmanagement
LRM Reklamationsmanagement
Unternehmen
Unternehmensgruppe Locatech
seit 1992
Microsoft Partner seit 2000
SharePoint-Expertise seit 2006
Locatech IT Solutions seit 2008
Beratungsexperten + Software-
Entwicklungs-Knowhow
Kompetenzen
Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen
Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint
Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für
Microsoft SharePoint und Office 365
4. Gesetzliche
Grundlage
Gesetz zur Kontrolle undTransparenz im Unternehmen
(KonTraG 1998)
Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG)
verpflichtet die Unternehmen zu einem professionellen
Risikomanagement. Die wesentliche Risiken sollen durch ein
Früherkennungssystem rechtzeitig aufgedeckt und damit die
Insolvenzgefahr deutlich gemindert werden.Verantwortlich hierfür sind die
Vorstände bzw. die Geschäftsführer der Unternehmen. Die Aufsichtsräte
sind verpflichtet sich davon überzeugen, ob das Frühwarnsystem
funktioniert, dieWirtschaftsprüfer müssen dieTauglichkeit der Maßnahmen
prüfen und testieren.
Analyse &
Strategie
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
5. Abdeckung
desVertrags-
lebenszyklus
Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam
Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen
Abstimmung zwischenVertragspartnern
Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen
Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
Ablage rechtsgültiges Original
Suchen undWiederfinden vonVerträgen
Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken
Wiedervorlagen und Erinnerungen
Archivierung
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
6. Vertrags-
prozesse
Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
Genehmigungshistorie
Aktionen beiVertragskündigung
Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
Prozesse
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
12. Vertrags-
dokumente
• Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreifeVersion
• Korrespondenz z.B. per E-Mail
• Änderungen durchVertragspartner
• (durchsuchbar + ggf.Vorlage für neueVerträge)
• Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
16. Controlling/
Vertragskosten
Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System
Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)
Basisdaten für neueVertragsverhandlungen
Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
Controlling
17. Benach-
richtigungen
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter
• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard
• Zeit- und aktionsgesteuert
Prozesse
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
18. Organisation &
Zugriffsrechte
Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?
Wer genehmigtVerträge?
In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?
Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur
AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen
Organisation
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
21. Vertrags-
reporting
Definition von Reportumfang und Intervall
Grafische oder Listenauswertung
Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
25. Archivierung
Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung
Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
26. Zusammen-
fassung
Zentrales Management-Informations-System allerVerträge
AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank
Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten
Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow
Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten
ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen
Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden
Vertragsdokumente
Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten
Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk
Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com