Präsentation im Rahmen des 6. ISPRAT Wissenschaftstages an der Donau-Uni Krems

1. EIN SOZIALES NETZWERK ALS INTERNES
KOMMUNIKATIONSMITTEL FÜR DIE
ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Potenziale, Herausforderungen und Realisierungs-
optionen auf dem Weg zur vernetzten Organisation
Foto: © teekid /stockphoto

17. 2
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18. 30.09.2014 3
Schlüsselbegriffe:
Ø Austausch
Ø Vernetzung
Ø Kooperation
Ø Koordination
Ø Ebenenübergreifend
Ø Ressortübergreifend
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19. 30.09.2014 4
Anwendungsszenarien:
Ø Umsetzung des Bildungspakets
Ø SEPA-Migration des nationalen Zahlungsverkehrs
Ø E-Government-Gesetzgebung der Länder
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20. 30.09.2014 5
Binnenorganisatorische Konsequenz
und interner Baustein von E-Government
und offenem Verwaltungshandeln
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21. 30.09.2014 6
Wissensorganisatorische Notwendigkeit
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22. 30.09.2014 7
Funktionsbeschreibung
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23. 30.09.2014 8
Organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen
Föderale Aufbauorganisation
Ressortprinzip
Hohe Arbeitsteilung
Spezialisierung
(zahlreiche hoch spezialisierte Experten)
Hohe Eigenverantwortlichkeit dezentraler
Organisationseinheiten
Aufgabenfokussierung statt Prozessdenken
Informationen sind dezentral-fragmentiert (verteiltes
Fachwissen)
Fehlende Standards für die Informationsbeschreibung
Vorganggebundenes Wissen (fehlende Wissensabstraktion)
Parallele / redundante Wissensgenerierung
Zeit- und kostenintensive Informationsbeschaffung
(Schwierigkeiten beim Auffinden von Informationen)
Unzureichende Informationsflüsse mangels Quer- und
ebenenübergreifender Koordination
Dezentrale Vorgangsdokumentation und fehlendes zentrales
Vorgangsregister
Fehlende personelle Aufschlüsselung von Organigrammen
und Geschäftsverteilungspläne
Langsamer Informationsfluss und keine Möglichkeit des
individuellen Informationsmanagements
Fehlende Routinen zur Explikation impliziten Wissens
Hierarchieprinzip
Umfassende rechtliche Regulierung (Ablauforganisation)
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24. 30.09.2014 9
Erleichterung der organisations- und
abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
Erleichterter Austausch von Erfahrungswissen und
Verringerung redundanter Arbeit
Chance über informelle Zugänge formelle Hürden zu
überwinden
Kommunikation auf Augenhöhe ("herrschaftsfreier Diskurs")
Niedrige Hemmschwellen für Kontaktaufnahme
Größere Anzahl informationsrelevanter Kontakte mit
schwacher Bindung
Ansprechpartner leichter lokalisieren/kontaktieren
Reduktion bestehender Kommunikationsbarrieren (Ort, Zeit,
Kultur)
Schneller (papierloser) Zugriff auf Daten/Dokumenten
Aggregierung kollektiven Wissens
Geringe Beteiligung aufgrund Skepsis gegenüber der
Wissensexternalisierung
Nicht für alle Aufgaben die geeignete Informations- und
Wissensverarbeitungsform
Mangelnde Akzeptanz aufgrund eines Konflikts der Vernetzungsidee
mit vorherrschender Organisationskultur
Hürden durch datenschutzrechtlichen und
datensicherheitstechnischen Unklarheiten
Skepsis gegenüber digitalen, interaktiven und neuen Anwendungen
Mangelnde digitale Kompetenzen auf Führungsebene, konservativer
Führungsstil
Externalisierung impliziten Wissens
Verändertes Rollenverständnis / Mehr Selbstorganisation
Verbesserung von Arbeitszufriedenheit/Arbeitgeberattraktivität
Organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen
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25. 30.09.2014 10
Rechtliche Rahmenbedingungen
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26. 30.09.2014 11
Rechtliche Rahmenbedingungen
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27. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Fallstudienanalyse – Untersuchungsframework / Funktionalität
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28. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Untersuchungsbeispiele
n Capgemini (technisch: Microsoft Yammer)
n CSC (technisch: Jive)
n GovLoop (technisch: Ning)
n Pleio (technisch: Elgg)
n Knowledge Hub (technisch: LifeRay Basis)
n Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk (technisch: Eigenentwicklung)
n Deutsches Vergabenetzwerk (technisch: Eigenentwicklung)
Aus technischer Perspektive / Marktübersicht ergänzt:
(Bewertung in Anlehnung an ISO 25010, Analyse technische Daten, im verschiedenen
Einzelfällen Installation und Test)
n IBM Connections
n Cisco WebEx Social
n Drupal Commons / Acquia
n Social Engine
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29. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Technologiebewertung - Technische Ansätze
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30. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Organisatorische Ansätze
n Beides möglich, Klärung Aufgabenverteilung Betrieb & teilnehmende Organisationen
n Realisierung in der Regel als Bottom-Up-Prozess
– Bisher keine Überlegungen zu Koordination dezentraler Entwicklungen
– Akzeptanzfrage privatwirtschaftlicher Akteure für Betrieb, Organisation, …
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31. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Organisatorische Empfehlung
Wahrnehmung durch eine
zentrale Stelle
Wahrnehmung durch
dezentrale Stellen / Teilnehmer
Steuerung
Politische Zieldefinition,
Zielgruppenorientierung, Festlegung
des Nutzungsrahmens, Verknüpfung
mit anderen Projekten und
Anwendungen des IT-Planungsrats
Kulturwandel
Entwicklung und
Pflege
Technologieauswahl, Entwicklung
oder Beauftragung der (Kern-
)Anwendungsprogrammierung, ggf.
Steuerung des IT-Dienstleisters,
Prozessbeschreibung,
Standardformulierung, Sicherung der
Rechtskonformität, Weiterentwicklung
Synchronisation der Netzwerkinhalte mit
den entsprechenden lokalen
Datenbanken
Operativer Einsatz
Wissensmanagement,
Qualitätsmanagement, Schulungs-
und Workshopangebot
Formulieren behördenspezifischer
Nutzungsbedingungen und Guidelines
unter Berücksichtigung des
Nutzungsrahmens, Setzen von
Nutzungsanreizen,
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32. Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Status quo
n Thema aktuell nicht forciert
– Themennotwendigkeit seitens Verwaltung erkannt aber noch nicht priorisiert
– Koordinationsaktivitäten in Verwaltung sind noch nicht etabliert, erste Bestrebungen
z.B. über VITAKO
n Dezentrale Siloentwicklung über Intranets / Beschäftigtenportale zeichnet sich ab
n Zielsetzung / Ergebnisse für Interoperabilität, insbesondere über W3C, noch unklar
– Schnittstellenproblem dezentraler Betrieb
n Anbieterseitige Angebote (insbesondere Anbietercloud) werden nicht priorisiert
n Integration in Planung für Gesamtarchitektur nicht gegeben
– Back-End-Integration
n Nachhaltigkeit der aktuellen Entwicklung ist nicht gesichert
n Wissenschaftlich: Fokussierung auf andere Anwendungsgebiete
– FOKUS Vorschlag an ISPRAT: soziales Quartiersnetzwerk
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33. 30.09.2014 18
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Kontakt:
Ass. iur. Saskia Fritzsche | Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung Speyer
Freiherr-vom-Stein-Str. 2, 67346 Speyer
Tel. +49 (0)6232 645 – 336
http://www.foev-speyer.de/collaborative-governance
fritzsche@foev-speyer.de
Dr. Heiko Hartenstein | Fraunhofer FOKUS
Kaiserin-Augusta-Allee 31, 10589 Berlin
Tel.: +49 (0)30 3463 – 7399
Fax: +49 (0)30 3463-8000
heiko.hartenstein@fokus.fraunhofer.de
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