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Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

JP KOM GmbH
JP KOM GmbH
JP KOM GmbHJP KOM GmbH

Die Einführung von Social Collaboration-Plattformen, wie z. B. Jive oder IBM Connections, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! Was kann Kommunikation leisten, um Führungskräfte und Mitarbeiter zu aktivieren und die Akzeptanz für neue Formen der Zusammenarbeit ab "Tag 1" zu steigern? Und welche Maßnahmen helfen, Schwellen zu überwinden? Hier einige Ansätze und das Vorgehen, die die Arbeitsweise von JP KOM zu diesen Fragen beschreiben.

Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

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Social Collaboration: Schwellen durch
Kommunikation überwinden

Arbeitsweise und Vorgehen JP│KOM
Jörg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014
Social Collaboration

Schlüssel für den Wandel

Kompetenzen
Motivation
Kultur

Menschen

Integration
Regeln
Verantwortlichkeiten

Prozess
Technologie

Infrastruktur
Design
Vernetzung

Nach Dilip Bhatt, 2000

 Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen!
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4
Social Collaboration

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Entwicklung





Unterstützung der
Führung sichern
Hürden und
Erwartungen der
Stakeholder
identifizieren
Mitbestimmungsgremien früh
involvieren

Einführung






Social Intranet wie
ein Produkt
vermarkten (inkl.
Key Visual, Story)
Klare Regeln für
die Nutzung
kommunizieren
Anhand von Use
Cases Nutzen
vermitteln

Community
Management
 Silodenken
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Themen
vernetzen
 Schnell
antworten
 Interessante
Poweruser
gewinnen

 Was haben Sie schon gemacht? Was haben Sie bereits aufgeplant?
5
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Wie motiviere ich
mein Team zum
Mitgestalten?

Wie schützen wir
vertrauliche
Themen?

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Mitarbeiter in
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Bereich?

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Wie gehen wir
mit dem
Kontrollverlust
um?

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Wie binden wir
unterschiedliche
Mitarbeitergruppen
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Wie offen
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Wie integrieren
wir die
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internen
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Wie bleiben wir
offen für die
Einbindung
neuer Tools?

Wie regen wir
zum Mitmachen
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Wie fördern wir den
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Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden

  • 1. Social Collaboration: Schwellen durch Kommunikation überwinden Arbeitsweise und Vorgehen JP│KOM Jörg Pfannenberg/Oliver Chaudhuri, 20. Januar 2014
  • 2. Social Collaboration Schlüssel für den Wandel Kompetenzen Motivation Kultur Menschen Integration Regeln Verantwortlichkeiten Prozess Technologie Infrastruktur Design Vernetzung Nach Dilip Bhatt, 2000  Technologie alleine reicht nicht. Entscheidend sind die Menschen! 2
  • 3. UMH-CCO-UK Social Collaboration Akzeptanz und reibungslose Integration in den Arbeitsalltag durch Kommunikation unterstützen INFORMATION INTERAKTION Collaboration-Plattform Zum Mitmachen bekannt machen anregen Persönlichen Nutzen Erste Schritte darstellen einleiten  Die kritischen Pfade sind nicht die technischen Herausforderungen! 3
  • 4. UMH-CCO-UK Social Collaboration Strategie und Kommunikationsstil No Go’s: Teaching, Preaching & Technik-Protz  Vorsicht! Wenn das Herz voll ist, wird die Kommunikation oft schmerzhaft 4
  • 5. Social Collaboration Kommunikative Schwerpunkte in den einzelnen Phasen Entwicklung    Unterstützung der Führung sichern Hürden und Erwartungen der Stakeholder identifizieren Mitbestimmungsgremien früh involvieren Einführung    Social Intranet wie ein Produkt vermarkten (inkl. Key Visual, Story) Klare Regeln für die Nutzung kommunizieren Anhand von Use Cases Nutzen vermitteln Community Management  Silodenken entgegenwirken, Themen vernetzen  Schnell antworten  Interessante Poweruser gewinnen  Was haben Sie schon gemacht? Was haben Sie bereits aufgeplant? 5
  • 6. Schritt 1 Analyse Erwartungen und Bedarfe Wie motiviere ich mein Team zum Mitgestalten? Wie schützen wir vertrauliche Themen? Was bewegt die Mitarbeiter in meinem Bereich? Führungskräfte Wie begegne ich Kritik? Wie gehen wir mit dem Kontrollverlust um? HR Wie binden wir unterschiedliche Mitarbeitergruppen ein? Mitarbeiter Wie offen wollen wir den Dialog führen? Wie viel Zeit darf ich im internen Netz verbringen? Geschäftsführung Wie stellen wir Usability sicher? IT Wie integrieren wir die Plattformen? Hat mein Beitrag Folgen für meine MA-Bewertung? Wie geben wir Orientierung in der internen Medienlandschaft? Wie bleiben wir offen für die Einbindung neuer Tools? Wie regen wir zum Mitmachen an? (Lokale) Kommunikatoren Wie fördern wir den Dialog über Standorte hinweg?  Sind die Erwartungen erhoben/erfasst? Über welche Themen darf ich sprechen? Wie identifizieren wir neue Themen? 6
  • 7. Schritt 1 Analyse Erwartungen und Bedarfe  Online-Umfrage zur Ermittlung  Inhaltlicher Schwerpunkte  Funktionalitäten  Bereitschaft zur Interaktion/zu eigenen Aktivitäten  Abgleich Nutzenvorstellungen, z. B. Verwaltung vs. Produktion, Headquarter vs. Standorte etc.  Rasche Identifizierung von Schwellen, z. B. besondere Anforderungen der Rechtsabteilung, des Betriebsrats, der IT etc. 7
  • 8. Schritt 2 Check „Social Readiness“/Priorisierung „Sind Sie bereit?“ Kultur Strategie Ressourcen Rahmen Inhalt  Sind Unternehmensstrategie/-kultur und Projektdetails abgeglichen? 8
  • 9. Schritt 2 Check „Social Readiness“/Priorisierung „Gewichten Sie die Ziele in ihrer Bedeutung“ (1=sehr unwichtig, 5=sehr wichtig) Zielsetzung 1 2 3 4 5 ∑ Mitarbeiterbeteiligung/Dialogkultur Austausch über Grenzen hinweg Gelebte Perspektivvielfalt/Diversität Transparenz Kommunikation mit und unter FK Strategieverständnis der MA Unternehmerisches Handeln der MA Mitarbeiterbindung/-motivation Themenradar (Was bewegt die MA?) … 9
  • 10. Schritt 3 Leitplanken setzen, Regeln vermitteln  Sprache?  Themen?  Content Owner für Beantwortung von Anfragen?  Nutzerhierarchien?  Eröffnung neuer Foren, Threads, User Groups?  Umgang mit Kritik/Netiquette?  …  Wie setzt man Leitplanken – ohne einzuengen? 10
  • 11. Schritt 3 Leitplanken setzen, Regeln vermitteln Nicht so … … sondern so! 11
  • 12. UMH-CCO-UK Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Kennen Mitarbeiter wissen von der Einführung und kennen Vorteile der Plattform Können Mitarbeiter sind ab „Day 1“ fähig, die neue Plattform zu nutzen Wollen Mitarbeiter integrieren Plattform selbstständig in ihren Arbeitsalltag  Was passiert, wenn am „Day 1“ gar nichts passiert? Und danach ...? 12
  • 13. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne  Artikelserie: „Vorteile & Funktionen“  Tutorial-Videos  Z-Cards/Infografiken „10 Tipps für den Start“  … 13
  • 14. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Welche Funktion belegt welche Vorteils-/Nutzenversprechen? Aktualität Einfachheit Übersichtlichkeit    Enterprise Search   Responsive Design   Single-Sign-On  Seitenbewertung    Feedback-Modul    Personalisierung Wissensaustausch  Forum   Blog    Wechsel-Teaser Widgets      14
  • 15. Schritt 4 Pre-Marketing/Launch-Kampagne Stories dramatisieren die Schlüsselfunktionen 1. Personalisierung: Was wichtig ist, entscheiden Sie 2. Enterprise Search: Das „interne Google“ 3. Responsive Design: Wenn die Seite mitwächst … 4. Single-Sign-On: Alles auf einen Klick 5. Seitenbewertung: Das gefällt Ihnen bestimmt 6. Das Feedback-Modul: Lob und Anregungen willkommen! 7. Forum: Marktplatz der Meinungen und des Wissens 8. Blogs: Ein ganz neues Wir-Gefühl 9. Wechsel-Teaser: Multimedia im Intranet 10. Nachrichten- und Wissens-Widgets: Einfach im Bilde bleiben 15
  • 16. Schritt 5 Verantwortlichkeiten definieren und implementieren Support/Steuerung/ Governance Technischer Support IT HR Moderation/Inhalte Foren zu IT-Themen Bereitstellung Monitoring Tool(s) Regelung zu Nutzung während der Arbeitszeit Content Owner HR-Themen: Inhaltlicher Support Zulassung neuer Foren-Owner Regeln und Anleitung Kommunikations-Support Fachabteilungen Best Practice Austausch Lokale Kommunikatoren Moderation eigener Foren zu konzernweiten Themen Verweise auf verwandte Themen in anderen Foren Lokale fachübergreifende Themen Kritische Beiträge melden Posten von Artikeln Mitarbeiter anleiten und unterstützen FK Interne Foren übergreifend Motivation/ Promotion Ranking aktivste Community/aktivste Nutzer (tbd.) Support Einbindung FK Ggf. Moderation eigener HRForen (z. B. Karriere) Issues Management Prozess CCM Corporate Foren Moderieren von Diskussionen Kampagne zur Einführung Laufend: Verlinkung aus internen Medien Lokale Berichte zur Einführung Team zur Beteiligung an Foren motivieren  Organisationsberatung der Kommunikation ?!?Foren für den internen Dialog I CCM-IS I 30. April 2013I Folie: 16 16 BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE
  • 17. Schritt 6 Optional: Aktivierung der Mitarbeiter durch Gamification  Bitte nicht sofort ablehnen – es könnte der Königsweg zur Aktivierung sein ... 17
  • 18. Schritt 7 Konsequentes Mashing mit übriger Medienlandschaft Links zu verwandten Artikeln Links zu globalen News, Bildergalerien, Videos Links zu verwandten regionalen Artikeln Übernahme ausgewählter Inhalte (z. B. Newsteaser, Forenbeiträge) Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs… Intranet (global) Startseite: Teaser aktuelle MAZ-Ausgabe, Permanenter Link zum MAZ-Archiv News: Links zu verwandten Berichten in MAZ Videointerviews: Link zu Volltext in MAZ Links zu regionalen News, Bildergalerien, Videos Adaption von regionalen Inhalten Verweis auf regionale News Intranet (regional) Verweis auf Hintergrundberichte, Interviews, Startseite: Hinweis auf neue Ausgabe  Bitte nicht vergessen! Mitarbeiterzeitschrift Verweis auf nächste/letzte Ausgabe Übernahme redaktionelles Material; Verweis auf verwandte Artikel Standortzeitschrift Verweis auf nächste/letzte Ausgabe 18
  • 19. Herzlichen Dank! JP│KOM GmbH, Erkrather Straße 228b, 40233 Düsseldorf, www.jp-kom.de