Der Einsatz von Process Mining Techniken in
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Agenda

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Hintergrund und Zielsetzung

       PROCESS MINING


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Hintergrund und Zielsetzung

      !   Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von
          Prozessanalys...
Hintergrund und Zielsetzung

      !   Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten
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Process Mining ist eine innovative, effiziente und
                objektive Form der Prozessanalyse.

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Data Mining und Process Mining

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Data Mining und Process Mining


  Beim Process Mining wird
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Data Mining und Process Mining


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VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE
       ANWENDUNG

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Vorausetzungen für den Einsatz

      !   Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss
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Erfahrungswerte

       EINSATZ IM UNTERNEHMEN


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Live Demo




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Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten
                   Nutzen bei geringen Investitionen.
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Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.
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NUTZEN FÜR INTERNE
       REVISION UND COMPLIANCE

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Wertbeitrag                                        Wirkt unmittelbar auf …
          !   Durch die verbesserte
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FRAGEN UND ANTWORTEN


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Rudolf Kuhn                                 Frank Braun
   Vorstand                                    Geschäftsführer



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VIELEN DANK FÜR IHRE
       AUFMERKSAMKEIT

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Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance

  1. 1. Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance Frankfurt am Main, 31. Mai 2010 Frank Braun, Rudolf Kuhn © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 1
  2. 2. Agenda !   Process Mining – Hintergrund und Zielsetzung !   Voraussetzungen für Process Mining-Anwendungen !   Einsatz im Unternehmen – Erfahrungswerte !   Nutzen für Interne Revision und Compliance !   Fragen und Antworten © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 2
  3. 3. Hintergrund und Zielsetzung PROCESS MINING © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 3
  4. 4. Hintergrund und Zielsetzung !   Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von Prozessanalyse und Data Mining !   Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren !   Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu untersuchen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 4
  5. 5. Hintergrund und Zielsetzung !   Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen. Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist. © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 5
  6. 6. Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Prozessanalyse. !   Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“ aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...). !   Typische Einsatzgebiete von Process Mining !   Process Discovery ! What is really happening?“ !   Performance Analysis „Where are the bottlenecks?“ !   Compliance Check „Do we follow the rules?“ !   Process Improvement „How to optimize this process?“ !   Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse: !   100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 6
  7. 7. Data Mining und Process Mining Der klassische Ansatz mit Data  Mining   „Data Mining“ nutzt Abfrage- und Auswerte- logiken, um aus den ERP- und sonstigen, führenden IT-Systemen die Prüffälle Interne  Revision   Compliance-­‐   zu ermitteln. organisa6on   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 7
  8. 8. Data Mining und Process Mining Beim Process Mining wird zum Geschäftsfall anhand der Logfiles der IT- Systeme die Bearbeitungs- folge aufgezeigt. Damit Interne  Revision   kann identifiziert werden, Compliance-­‐   organisa6on   welche Geschäftsfälle welchen Prozess durchlaufen haben. Process  Mining   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 8
  9. 9. Data Mining und Process Mining Mittels der Kombination Data  Mining   beider Techniken läßt sich die „Trefferquote“ für die Analyse naturgemäß noch weiter erhöhen. Interne  Revision   Compliance-­‐   organisa6on   Process  Mining   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 9
  10. 10. VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 10
  11. 11. Vorausetzungen für den Einsatz !   Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss gewährleistet sein, dass innerhalb des zu betrachtenden Prozesses alle Geschäftsfälle digital bearbeitet, zumindest aber die Bearbeitung digital erfasst und gespeichert wird. !   An Daten müssen mindestens gegeben sein: !   Eine eindeutige case-ID, mit der der Geschäftsfall identifiziert werden kann !   Eine Kennzeichnung der Transaktion, die jeweils angewendet wird !   Ein Datum-/Zeit-Stempel !   Weitere Daten können hinzu genommen werden © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 11
  12. 12. Erfahrungswerte EINSATZ IM UNTERNEHMEN © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 12
  13. 13. Live Demo Daten werden zu Design / KPIs © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 13
  14. 14. Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen Investitionen. Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von Process Scan Text Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten. Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten. Text Data Extraction Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold. Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die Process Mining Text gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold. Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder Process Review Text Erweiterung der Analyse. Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender Process Findings Text und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte und möglicher Zusammenarbeit. Dauer: ca. 2 Wochen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 14
  15. 15. Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse. Tage Inhalte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Process Scan Data Extraction Process Mining Process Review Process Findings Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process Review‘ und ‚Process Findings‘ – wird spätestens im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt. © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 15
  16. 16. NUTZEN FÜR INTERNE REVISION UND COMPLIANCE © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 16
  17. 17. Wertbeitrag Wirkt unmittelbar auf … !   Durch die verbesserte Identifizierung der kritischen Fälle können Verstöße kurz- bis Kosten aus mittelfristig reduziert werden Falschbearbeitung !   Die Unterstützung durch Werkzeuge und die verbesserte Transparenz führt zu jederzeit Kosten für Prüfung und aktuellen Ergebnissen und Prozessanalyse messbaren Stati !   Die Automatisierung der Analyse Kosten für reduziert manuelle Tätigkeiten, Implementierung und Entscheidungen und Eingriffe den laufenden Betrieb erheblich der internen Kontrollen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 17
  18. 18. Für die Revision ist Process Mining besonders geeignet. !   „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“ (DIIR.de) !   „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“ (Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa) 08.06.2010 © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 18
  19. 19. FRAGEN UND ANTWORTEN © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 19
  20. 20. Rudolf Kuhn Frank Braun Vorstand Geschäftsführer ProcessGold AG compliance-net GmbH Robert-Koch-Straße 116d Eichendorffstraße 23 65779 Kelkheim 63303 Dreieich Tel: +49.178.8855528 Tel: +49 6103 37696-50 Fax: +49.178.998855528 Fax: +49 6103 37696-99 mail: rudolf.kuhn@processgold.de Mail: frank.braun@compliance-net.com www.processgold.de www.compliance-net.com © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 20
  21. 21. VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 21

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