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Prof. Frank Böhme: Selbstmanagement im Beruf. Die Kunst, Projekte und Zeit effektiv zu gestalten

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Prof. Frank Böhme: Selbstmanagement im Beruf. Die Kunst, Projekte und Zeit effektiv zu gestalten

  1. 1. Management spezial I 1.1 Zeit- und SelbstmanagementSelbstmanagement im BerufDie Kunst, Projekte und Zeit effektiv zu gestalten Prof. Frank BöhmeUrsprünglich stammt der Begriff Selbstmanagement aus der Verhaltenstherapie und wurde vonFredrick Kanfer geprägt. Der Begriff wurde im Laufe der Zeit in die Managementliteratur und-ausbildung übernommen. Er beschreibt das Management des eigenen Handelns bzw. der eigenenPerson; das Zeitmanagement steht dabei häufig oft im Mittelpunkt. Darüber hinaus werden inner-halb der Selbstmanagementstrategien auch Fragen der Einstellung zu sich selbst, zur Motivationund zur prinzipiellen Lebenseinstellung gestellt.Gliederung Seite1. Selbstmanagement – was ist das? 22. Die Ressourcen 33. Selbstorganisation und Zeitmanagement 43.1 Ziele 43.2 Strukturierungen von Arbeitsabläufen 54. Schlussbemerkung 9 1
  2. 2. I 1.1 Management spezialZeit- und Selbstmanagement 1. Selbstmanagement – was ist das? Für die Verortung von Selbstmanagement gibt es zahlreiche Möglich- keiten. An dieser Stelle seien 3 genannt.Karriere-Viereck Das „Karriere-Viereck“ von Katrin Hansen1 umfasst die Eckpunkte Beruf – Freizeit – Familie und alternatives Engagement. Diese Felder werden als konkurrierende Karrierefelder betrachtet. Eine besondere Akzentuierung eines Bereiches zieht unweigerlich Konsequenzen in Bezug auf die anderen Bereiche nach sich.Zeit-Balance-Modell Das „Zeit-Balance-Modell“ nach Lothar Seiwert2 definiert gleichfalls 4 Bereiche („Lebensbereiche“): Körper, Sinn, Kontakt und Leis- tung/Arbeit. Sie stehen für eine Vielzahl von Faktoren: der Bereich Körper umfasst z. B. Gesundheit, Erholung, Fitness Entspannung usw., der Bereich Sinn wird mit Selbstverwirklichung, Religion, Lie- be, Zukunftsfragen ausgefüllt, Kontakt umfasst Freunde, Familie, An- erkennung usw. und zum Bereich Leistung/Arbeit zählen Beruf, Kar- riere, Wohlstand usw. Zwischen diesen Hauptbereichen soll die zur Verfügung stehende Zeit in ausbalancierter Weise aufgeteilt werden.6 Dimensionen Niels Borstnar und Gesa Köhrmann entwarfen „6 Dimensionen inner-innerhalb des halb des Selbstmanagements“.3 Diese werden mit Vision, Organisati-Selbstmanagements on, Kontexte, Werte, Konzepte und Chancen bezeichnet. Die Vision umschreibt die gedankliche Vorstellung eines Projektes; Leitbild und Selbstmotivation fallen hierunter. Organisation beinhaltet Fragen des Zeitmanagements sowie Ordnungssysteme und Arbeitsabläufe. Kon- texte gehen der Frage nach, wie man als handelnde Person in ein Netzwerk aus sozialen und beruflichen Verpflichtungen eingebunden ist. Die Autoren gehen bei Werten von der Idee aus, dass deren Erken- nen und deren bewusste Einbeziehung eine hohe Motivation im Selbstmanagement darstellt. Konzepte beinhalten die Einstellungen und Haltungen zum eigenen Handeln; sie spiegeln die Reflexion über den eigenen Arbeitsstil wider. Der Bereich Chancen will aufzeigen, dass in Veränderungen des Umfeldes immer auch Chancen stecken, die es neu zu erkennen und zu nutzen gilt. Diese 3 exemplarisch herausgegriffenen Modelle setzen mehr oder minder verschiedene Akzente und verfeinern die Raster der Einfluss- möglichkeiten. Selbstmanagement bedeutet nicht nur eine Anwendung von Methoden und Techniken der Selbstorganisation und des Zeitma- nagements, sondern es geht darüber hinaus.Selbstmanagement Selbstmanagement hat viel mit der eigenen Einstellung zu uns selbst,als Prozess mit unserer Motivation und unserer prinzipiellen Lebenseinstellung zu tun. Alle in den Modellen genannten Faktoren agieren nicht einzeln, sondern beeinflussen sich im täglichen Leben gegenseitig. Selbstma- nagement als Prozess aufzufassen bedeutet, es sein Leben lang den gegebenen Umständen anzupassen, zu verändern und zu verfeinern –2
  3. 3. Management spezial I 1.1 Zeit- und Selbstmanagementeine Kern-Anforderung insbesondere im Kulturbereich, da sich zu-nehmend projektorientierte – und sich damit fortlaufend ändernde –Arbeitsstrukturen durchsetzen. Fragen zur Selbstreflexion • Was sind meine Erwartungen an ein strukturiertes Selbstmana- gement? • In welchen Lebensbereichen bin ich am ehesten bereit, Selbstma- nagementstrategien einzusetzen? • Ist mir der ganzheitliche Ansatz des Selbstmanagements be- wusst?2. Die RessourcenBevor geeignete Methoden und Strategien erläutert werden, gilt es, Materielle undsich seine materiellen und immateriellen Ressourcen bewusst zu ma- immateriellechen. Materielle Ressourcen umfassen z. B. die eigenen physischen RessourcenGegebenheiten, die Konstitution, finanzielle Gegebenheiten, Vernet-zungen, technische Ausstattungen usw. Zu den immateriellen Ressour-cen gehören unter anderem allgemeines und spezifisches Wissen, so-ziale und persönliche Kompetenzen, die eigene Persönlichkeitsstruk-tur und Fachkompetenzen.Einige Ressourcen lassen sich nur sehr schwer oder gar nicht verän-dern, so z. B. körperliche Gegebenheiten oder Persönlichkeitsstruktur.Andere hingegen können eher leicht verändert werden, so z. B. Fach-kompetenzen oder technische Grundausstattung. Soziale Kompeten-zen können nachhaltig nur in einem intensiven Kontakt mit anderenverändert werden, die eigene Fitness oder Kondition kann auch alleineeiner Veränderung unterzogen werden.Durch Selbstmanagement löst das bewusste Nutzen oder Verändern Synergieeffekteeiner Ressource einen Synergieeffekt auf die anderen aus. Fragen zur Selbstreflexion • Wie sind meine materiellen und immateriellen Ressourcen ausge- bildet? • Welche sind zu einer weiteren Entwicklung in eine bestimmte Richtung auszubilden? 3
  4. 4. I 1.1 Management spezialZeit- und Selbstmanagement 3. Selbstorganisation und ZeitmanagementZeitplanung Im Rahmen des Selbstmanagements nimmt die Zeitplanung eine zent- rale Stelle ein. Bei der Umsetzung seiner Ziele und Projekte wird die Zeit häufig als Begrenzung empfunden. Jeder von uns hat die gleiche Zeit zur Verfügung. „Dafür habe ich keine Zeit!“ ist eigentlich falsch ausgedrückt. Richtig müsste es heißen: „Dafür habe ich keine Zeit, weil ich in dieser Zeit etwas anderes mache.“ Meist gehen wir verschwenderisch mit der „Zeit“ um. Uns fehlt häufig ein genauer Überblick, was mit der Zeit geschieht. Es fällt nur auf, dass sie schnell vergeht. Die Arbeitsaufgaben haben sich in den letzten Jahren vervielfacht. Viele Menschen begegnen diesem Umstand mit einer Steigerung des Arbeits- und Leistungsvolumens durch noch schnelleres Arbeiten. Paradoxerweise erscheint unser Empfinden genau das Gegenteil zu verspüren: durch die erhöhte Geschwindigkeit haben wir das Gefühl, wir hätten nicht mehr, sondern weniger Zeit zur Verfügung. Es ist also im Rahmen des Selbstmanagements unerlässlich, über die- sen Umstand nachzudenken und zu analysieren, was in der Zeit ge- schieht. Es zählt nicht, wie viele Stunden ein Mensch arbeitet, sondern was in diesen Stunden erreicht wurde. Es hat also keinen Sinn, einfach nur das Tempo der Arbeitsabläufe zu erhöhen, sondern vielmehr eine effiziente Struktur zu etablieren.Zielsetzung Eine klare Zielsetzung ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Zeitma- nagement. Der Frage nach dem „Was“ (Soll-Zustand) folgt das „Wie“. Die Analyse der bestehenden Struktur führt zum Ist-Zustand und bil- det die Grundlage für eine Neuorganisation der Arbeitsabläufe (sog. „Ist-Soll-Analyse“). 3.1 Ziele Eine ausführliche Zielformulierung hilft, Prioritäten zu setzen. Sie gibt der Arbeit eine Orientierung und ist ein wirksames Mittel zur Selbst- disziplin. Ein gesetztes Ziel mobilisiert Energien, die ihrerseits Hand- lungen auslösen. Strategische, taktische und operative Ziele lassen sich auch für das Selbstmanagement definieren. • Strategische Ziele sind übergeordnete Hauptziele, die eine langfris- tige Terminierung haben und richtungsweisenden Charakter be- zeichnen.4

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