Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services

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Roland JABKOWSKI CEO, Bundesrechenzentrum GmbH, Wien

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Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services

  1. 1. Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services Roland Jabkowski 28. August 2009
  2. 2. <ul><li>Steigerung der Effizienz, Qualität und Serviceorientierung in verbundenen Organisationen </li></ul><ul><ul><li>„ Internes Outsourcing“ in der Organisationsform eines Shared-Service-Centers </li></ul></ul><ul><ul><li>Bündelung gleichartiger Prozesse und Aufgaben </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Supportprozesse </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>IT-Services und Architekturen </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Umsetzungsstrategie </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nutzung von Skaleneffekten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Vermeidung von Doppelarbeiten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Spezialisierung – Optimaler Einsatz der Experten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Harmonisierung und Standardisierung </li></ul></ul></ul>Der Shared-Service-Ansatz
  3. 3. Vorteile Shared-Service-Center <ul><li>Signifikanter Mehrwert für die öffentlichen Verwaltung </li></ul><ul><ul><li>Unterstützung auch von Kernprozessen </li></ul></ul><ul><ul><li>Datenschutz und Datensicherheit auf höchstem Niveau </li></ul></ul><ul><ul><li>Auslagerung der Unterstützungsleistungen, nicht der Entscheidungskompetenzen </li></ul></ul><ul><ul><li>Unmittelbare Einsparung für die Verwaltung </li></ul></ul><ul><ul><li>Freispielen von Ressourcen </li></ul></ul><ul><ul><li>Einflussnahme auf Geschäftsausrichtung </li></ul></ul><ul><li>Konzentration auf das Kerngeschäft der Verwaltung unter Nutzung der Vorteile des „externen“ Dienstleister </li></ul>
  4. 4. Erfolgreiche Shared-Service-Center im Bund <ul><ul><li>Bundesrechenzentrum (BRZ) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Informations- und Kommunikationstechnologie </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zentrale Beschaffung </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dienstreisemanagement </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verwaltung der Bundesimmobilien </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Buchhaltungsagentur (BUHAG ) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Rechnungswesen </li></ul></ul></ul>
  5. 5. Shared-IT-Services im Bund <ul><li>Erfolgreiche Beispiele </li></ul><ul><ul><li>Kernprozesse </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dokumentenverwaltung und Workflow - ELAKimBund </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Haushaltsverrechnung und Personalmanagement des Bundes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zentrale Register </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Supportprozesse </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Infrastrukturbetrieb </li></ul></ul></ul>
  6. 6. <ul><li>Einsparung im BRZ 2008: > € 20 Mio. </li></ul><ul><li>Beispiel Effizienz-Steigerung bei Windows-Servern </li></ul>„ More for Less“ - Shared-IT-Services im Bund Produktivität Qualität <ul><li>Verfügbarkeit von 98 % auf 99 % angehoben </li></ul><ul><li>Bereitstellungsdauer von 30 - 40 Tagen auf <1 Tag gesenkt </li></ul><ul><li>Reduktion der Stellfläche </li></ul><ul><li>Reduktion von Energiekosten und Speicherplatz </li></ul>Virtualisierung 10 10 10 Mitarbeiter 50 29 14 Server/Mitarbeiter 150 0 0 Davon Virtuelle Server 500 291 140 Windows-Server 2010 2008 2004
  7. 7. Shared-IT-Services im Bund <ul><li>Erfolgreiche Beispiele </li></ul><ul><ul><li>Kernprozesse </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dokumentenverwaltung und Workflow – ELAKimBund </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Haushaltsverrechnung und Personalmanagement des Bundes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zentrale Register </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Supportprozesse </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Infrastrukturbetrieb </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Datennetze (Corporate Network Austria) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Computer-Arbeitsplatz und Telefonie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identifikation und Zugangsverwaltung (Portal Services) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Druck und Zustellung </li></ul></ul></ul>
  8. 8. <ul><li>National </li></ul><ul><ul><li>Bürger- und Unternehmensserviceportal </li></ul></ul><ul><ul><li>Zentrale Archivierungs- und Scanning-Services </li></ul></ul><ul><ul><li>Dokumentenverwaltung und Workflow - „ELAK light“ </li></ul></ul><ul><ul><li>Einheitliche Servicetelefonnummer der öffentlichen Verwaltung </li></ul></ul><ul><ul><li>IT-Infrastrukturservices </li></ul></ul>Künftige Shared-IT-Services
  9. 9. <ul><li>BRZ-Vorschläge zur Kostensenkung im IKT-Bereich - </li></ul><ul><li>Arbeitskreis „Effizienz der Verwaltung“ </li></ul>„ More for Less“ - Shared-IT-Services im Bund  Einsparungspotential in 5 Jahren mehr als € 125 Mio. > € 15 Mio. pa Rechenzentrumskonsolidierung > € 2 Mio. pa Netzwerkkonsolidierung > € 4 Mio. pa Konsolidierung von Hotline Services > € 4 Mio. pa <ul><ul><li>Einheitliche IT-Arbeitsplatzausstattung/ Bundesclient </li></ul></ul>Einsparungspotential pro Jahr
  10. 10. <ul><li>National </li></ul><ul><ul><li>Bürger- und Unternehmensserviceportal </li></ul></ul><ul><ul><li>Zentrale Archivierungs- und Scanning-Services </li></ul></ul><ul><ul><li>Dokumentenverwaltung und Workflow - „ELAK light“ </li></ul></ul><ul><ul><li>Einheitliche Servicetelefonnummer der öffentlichen Verwaltung </li></ul></ul><ul><ul><li>IT-Infrastrukturservices </li></ul></ul><ul><li>Europäische Perspektiven </li></ul><ul><ul><li>EU-Dienstleistungsrichtlinie </li></ul></ul><ul><ul><li>E-Identity Management </li></ul></ul><ul><ul><li>Public Procurement </li></ul></ul><ul><ul><li>EU-e-Justice Portal </li></ul></ul>Künftige Shared-IT-Services
  11. 11. Lessons Learned <ul><ul><li>Technologien sind verfügbar und ausgereift </li></ul></ul><ul><ul><li>Nationale und internationale Standards sind vorhanden </li></ul></ul><ul><ul><li>Betriebsmodell ist standardisiert und etabliert </li></ul></ul><ul><li>Der Shared-Service-Ansatz hat sich als der richtige Weg erwiesen, aber ... </li></ul><ul><ul><li>Bereitschaft und Wille der Beteiligten aus Politik und Verwaltung </li></ul></ul><ul><ul><li>Organisatorische Anpassung von Prozessen und Abläufen </li></ul></ul><ul><ul><li>Definition und Harmonisierung von Architekturen - „Big Picture“ </li></ul></ul>
  12. 12. Diskussion <ul><li>Ist die Zeit reif für die „konsequente und vollständige“ Umsetzung des Shared Service Ansatzes in der Verwaltungs-IT? </li></ul><ul><ul><li>Ist die Krise eine Chance für die erfolgreiche weitere Umsetzung des Shared Service Ansatzes? </li></ul></ul><ul><ul><li>Welche Faktoren sind entscheidend für den Erfolg von Shared IT-Services? </li></ul></ul><ul><ul><li>Was hindert die Verwaltung an der umfassenden Nutzung von Shared IT-Services? </li></ul></ul><ul><ul><li>Wie könnte ein österreichischer Weg aussehen? </li></ul></ul>
  13. 13. . . . . . . . . Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services Der IKT-Dienstleister des Bundes Roland Jabkowski 28. August 2009

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