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Reporting Reporting                                               Datenaufbereitung   Rohdaten  Aufbereitung der steuerung...
Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen ...
… zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann mannachgucken. Und ...
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)                     Apr 09                           ...
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Excellent reporting in ms excel

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5 Geheimtipps für ein exzellentes Reporting in MS Excel“
Praxistipps und Empfehlungen für den Aufbau von qualitätsorientierten und praxistaug-lichen Anwendungen für das Reporting mit Microsoft Excel.Mehr Informationen unter:www.solutiontogo.de

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Excellent reporting in ms excel

  1. 1. „5 Geheimtipps für ein exzellentes Reporting in MS Excel“Praxistipps und Empfehlungen für den Aufbau von qualitätsorientierten und praxistaug-lichen Anwendungen für das Reporting mit Microsoft Excel
  2. 2. Ihr heutiger Referent – Sebastian Zang Meilensteine der beruflichen Entwicklung 2006 – 2010 Betriebswirtschaftlicher Berater (zuletzt: Prokurist) Wirtschaftsprüfungs- & Beratungsunternehmen KPMG AG Konzeptentwicklung & Implementierung von Better Practice Prozessen sowie Tools für Finanzorganisationen: Business Intelligence, Management Informations Systeme, Controllingtools, Planungssysteme, Simulationswerkzeuge 2011 - heute Geschäftsführer Categis GmbH Rundum-Service für MS Excel und weitere Office-Anwendungen für Finanz- und Vertriebsorganisationen • On-Demand Service (Coaching) zur Fehlerbehebung oder zur technischen BeratungSebastian Zang • Automatisierung bestehender Anwendungen (mithilfe VBA Programmierung) • Entwicklung maßgeschneiderter Tools und Funktionsmodule
  3. 3. Warum MS Excel? Flexibilität Verbreitungsgrad Investitionssicherheit Excel Reports einfach webfähig mit Sharepoint 3
  4. 4. Grundstruktur von Reports in MS Excel Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import) Tabellendesign Kennzahlenermittlung Diagrammdesign Datenselektion für Zugriff auf Quelldaten Reports auf Basis von im Bereich Filtereinstellungen (z.B. „Datenaufbereitung“ Periode)+ Konsistente Kennzahlenberechnung +Einfacher &  Einfache Implementierung von Filtermöglichkeiten automatisierungsfähiger (Dynamische Reports) Datenimport 4
  5. 5. Rohdaten(import)Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import) Grundsätzlich: Datenhaltung in Datenbanken, aber Konsolidierung in Excel möglich, ebenso kleinere Mengen in MS Excel Erforderlich: Struktur der Datenhaltung, die ebenfalls strukturelle Veränderungen der Daten zulässt (z.B. Veränderungen des Kontenplans, neue Abteilungen) 5
  6. 6. Rohdaten(import) – Konsistente Datenstruktur Schematisierte ideale Struktur zur Abbildung von Rohdaten Zeitreihe (Jahr, Quartal, Monat, Tag, …) Datentyp (Ist, Forecast, Planszenarien, …) Datenquelle (optional) Primärschlüssel (z.B. KontoNr) Bezeichnungen Einzelpositionen Datensatz Rohdaten 6
  7. 7. Rohdaten(import) – Intelligenter DatenimportDatenquelleOptionen für ADODB Verbindung SQL-Import in Pivot SQL-Import in TabelleDatenimport Herstellung einer Verbindung Datenimport aus einer SQL Datenimport aus einer SQL- zur Datenbank mit dem Abfrage in eine Pivot-Tabelle Abfrage in Tabellenform OLEDB Connection providerVorteile  Sehr leichtes Excel-File  Schnelle Datenabfrage bei  Schnelle Datenabfrage (i.d.R. kleiner 1 MB) gutem Pivot-Design  Mittlerer Aufwand bei  Write Back Option  Mittlerer Aufwand bei Einrichtung / Anpassung (z.B. für Kommentare) Einrichtung / AnpassungNachteile  Langsamere Datenabfrage  Keine Write Back Option  Keine Write Back Option (da immer Live-Abfrage  Excel-File sehr groß  Excel-File vergleichsweise aus Datenbank)  Aktualisierung Gesamt- klein  Höherer Aufwand bei daten sehr zeitaufwändig  Aktualisierung Gesamt- Einrichtung / Anpassung (>> 5 min; i.d.R. Batchlauf daten zeitaufwändig (>> 5 ein Mal pro Tag/Nacht) min; i.d.R. Batchlauf ein Mal pro Tag/Nacht)  Aktualisierung von 30  Dashboard Aktualisierung:  Dashboard Aktualisierung:Performance Werten; Access-Tabelle mit Zugriff auf Pivot-Tabelle über Zugriff über Verformelung aufTestergebnis 2,6 Mio. Einzel-Datensätzen; Verformelung verdichtete Rohdaten  Abfragezeit: 3 s  Aktualisierung ohne relevante  Aktualisierung ohne relevante Verzögerung Verzögerung 7
  8. 8. Rohdaten(import) – Intelligenter Datenimport Datenimport über SQL-Abfrage erlaubt punktuellen Datenimport nach Excel Minimierung der Dateigröße in Excel [um bis zu Faktor 400 im Vergleich zu Pivotdatenimport] Dynamische Abfragen lassen sich u.a. per Makro gestalten 8
  9. 9. Datenaufbereitung für Reports in MS ExcelReports Datenaufbereitung Rohdaten Kennzahlenermittlung auf Basis der Reportdaten (z.B. Working Capital, Cash Flow, Net Debt) Aufbereitung von Daten für die Diagrammerstellung Soweit erforderlich/zulässig: Manuelle Umgliederung von Daten, Manuelle „Datenmanipulation“, etc. „Dynamisierung“ des Reports durch „dynamischen“ Zugriff auf den „Rohdaten“-Bereich 9
  10. 10. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel =INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2 10
  11. 11. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung – BeispielBeispiel für die Umsetzung einer Datenablage über mehrere Tabellenblätter und die systematischeAnsteuerung per INDIREKT-Formel im Bereich „Datenaufbereitung“ Tabellenblatt Spalte 2001a!P 11
  12. 12. Exkurs: DatenvalidierungReports Datenaufbereitung Rohdaten(import) Validierung Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017 Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17 Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365 Zentrales Validierungssheet 366 365Validierungsprüfung Prüfkalkulationen, die jeweils Konzerninternes Clearing Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK „0“ ergeben müssen OK OK Dividenden Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK Bedingte Formatierung nach OK OK Konzern Ampel-Farben Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK 12
  13. 13. Reporting Reporting Datenaufbereitung Rohdaten Aufbereitung der steuerungsrelevanten Informationen: Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren eines Geschäftsmodells? Was sind die strategischen Projekte eines Unternehmens? Informationsaufbereitung nach den Prinzipien: Vereinfachung - Verdichtung - Verknüpfung 13
  14. 14. Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“ Jean Cocteau Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung  Übersichtliche Strukturen je  Reduktion der Berichtselemente  Gliederung der Berichtsdaten nach Berichtseite für Daten / Graphiken auf informationstragende dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so  Einsatz einfacher Diagramme Elemente dass Entwicklung von Kennzahlen (beispielsweise ohne Pseudo-3D)  Einsatz von Microcharts und Ta- durch sinnvolle Zusammenstellung bellen, um Informationsgehalt je von Daten erläutert wird  Vereinheitlichung der Notation, um Orientierung zu erleichtern Berichtsseite zu erhöhen  Einsatz von Diagrammen, die Zu-  Vermeidung von Redundanz in sammenhänge zwischen verschie-  „Lean“ Design, so dass Inhalte der Aufbereitung von Daten denen Kennzahlen in eine Darstel- nicht durch dominante gliedernde lung bringen Elemente erdrückt werden  Keine unnötig großen Stellenzah- len: Platz für wertvolle Information statt irrelevante „Erbsenzählerei“
  15. 15. … zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann mannachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Undwenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünenBereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,in den Tagesthemen, 27. August 2007 15
  16. 16. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3) Apr 09 Actual & Budget YTD 275 Sales YTD April EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud 270 Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ Konzern EBITDA 41 43 46 5Δ 3Δ 265 274 in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 260 46 Net Income 25 26 27 3Δ 2Δ 255 260 Sales 36 45 46 10 Δ 1Δ 137 Ölfilter EBITDA 7 9 9 2Δ 0Δ 250 91 Ist Budget in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Sales 83 91 91 8Δ 0Δ Abgas 46 + + EBITDA 9 9 9 0Δ 0Δ in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137 91 Ölfilter Keine 3D-Effekte Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ Licht Abgasanlagen EBITDA 24 25 27 3Δ 3Δ Lichtsystem in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Ölfilter Ölfilter Abgase Licht Abgasanlagen 165 Lichtsystem 50 42 45 160 40 41 + + 35 155 40 Keine Farben ohne Cash Flow 30 150 39 25 47,4 20 37,1 38 41,7 145 160,3 Bedeutung! 15 140 37 10 142,7 5 37,4 135 36 0 35 130 Ist Vorjahr Ist Ist Vorjahr Vorjahr++ Keine 3D-Effekte 16
  17. 17. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3) Apr 09 Actual & Budget YTD Sales YTD April  EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud 280 275 274 Zuordnung von Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ goldgelb für IST- Konzern 270 EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ 265 46 -0,3% Δ 0,2% Δ in % of sales Net Income 17,0% 25 16,5% 26 16,7% 27 3 Δ 2 Δ 260 260 Werte zur 255 Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ Orientierung im Ölfilter 250 EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ 137 Ist Budget in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Bericht Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ 91 Abgas 46 EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137 Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ 91 Ölfilter Licht EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ Abgasanlagen Ölfilter in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Lichtsystem Abgasanlagen + + Lichtsystem Ölfilter Abgase Licht Vermeiden von 50 45 47,4 43 42 41,7 165 160,3 Kuchendiagrammen! 160 Cash Flow 40 37,1 41 35 155 40 30 150 25 39 145 142,7 20 38 37,4 15 140 37 10 36 135 5 0 35 130 Ist Vorjahr Ist Vorjahr Ist Vorjahr + + Unterschiedliche Skalierung der Graphiken verzerrt konzernweiten + + Sehr geringe Cash-Beitrag der einzelnen Informationsdichte! Geschäftsbereiche! 17
  18. 18. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)  Apr 09 Actual & Budget MTD Actual & Budget YTD YearEnd Kommentar Integration eines Kommen- EURm LTM PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud YE FC Δ Bud/FC Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ 1 1 Kommentar 1 tarfelds für Datenanalyse Konzern EBITDA in % of sales 18,3% 12 16,1% 11 12 16,6% -1,7% Δ 0 Δ 0,5% Δ 1 Δ 17,0% 41 43 16,5% 16,7% 46 5 Δ -0,3% Δ 3 Δ 0,2% Δ 132 16,9% -4 Δ -1,0% Δ 2 Kommentar 2 mit Referenzierungslogik Net Income 7 8 7 0 Δ 0 -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ 2 auf Tabellenzeilen. Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ 3 Kommentar 3 Ölfilter EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ  Erhöhung der Datendichte in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ Abgas EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ 0 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ 3 durch Microcharts: Sales 33 30 35 25 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ Licht EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ 20 in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ [LTM] M io. Eur 15 25 Ölfilter 25 Abgase Licht 25 10 20 20 20 5 Cash Flow 15 15 15 0 10 10 10 -5 5 5 5 n ov b rz n r ai g p kt l ez Ju Ap Fe Ja Au Se Ju M M O D N 0 0 0 -5 -5 -5 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing  Einheitliche Skalierung zur Erhöhung der Datendichte durch: Abbildung des anteiligen Beitrags Differenzierung des CashFlows in der Geschäftsbereiche zum Operating/Investing/Financing, 12- Konzernergebnis Monatssicht inkl. Forecast 18
  19. 19. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2) Keine unnötig großen Stellenzahlen Nur informationstragende Elemente im Design Hoher Informationsgehalt durch Tabellen Lean Design: Keine dominan- ten gliedernden Elemente 19
  20. 20. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2) Einfache Diagramme (ohne Pseudo-3D) Kommentarfeld (für Analyseergebnisse) Übersichtliche Struktur: Head – Daten - Filter Lean Design: Keine dominan- ten gliedernden Elemente 20
  21. 21. ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen! Webkonferenz Ihre Herausforderung Unser Lösungsangebot Fehleranalyse  Expertenrat bei allen Fragen Fehlende Erfahrung bei Telefon rund um MS Excel Umsetzung einer  Programmierung kleiner Anforderung Makros für einen effizienten Zeitaufwändige Umsetzung Arbeitsprozess von Arbeitsprozessen Email
  22. 22. Warum Solutiontogo? Hochwertige und qualitätsgeprüfte Anwendungen von langjährigen IT-Profis in Office-Anwendungen Exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis: ab 35 EUR / h Ihr Ansprechpartner mit mehrjähriger Expertise in Finanzen, Vertrieb und Administration
  23. 23. Solutiontogo Smarte Arbeitsprozesse „Das Ergebnis jedes Leistungsprozesses Categis GmbH wird begrenzt durch das am knappsten Am Hofgrund 21 vorhandene Hilfsmittel: Die Zeit.“ 97769 Bad Brückenau Peter F. Drucker www.solutiontogo.de kundenberatung@solutiontogo.de

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