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Persönliches Informationsmanagement:
       Wege aus der täglichen Informationsflut


                     isabella.mader@imac.de
                   josef.herget@donau-uni.ac.at


                        KnowTech 2008
                        9. Oktober 2008
                        Frankfurt/Main




© IMAC 2008                                       KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Information Overload –
Ein massenhaftes Problem

  Das Phänomen
  Information Overload
  erfreut sich gegenwärtig
  hoher Aufmerksamkeit:

  z.B. Der Spiegel 33/2008:
  "Macht das Internet doof?"
  Vernetzt, verquatscht, verloren …




© IMAC 2008                           KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Information Overload –
Ein massenhaftes Problem


  Das Phänomen
  Information Overload
  erfreut sich gegenwärtig
  hoher Aufmerksamkeit:

  z.B. Wirtschaftswoche
  13/2008:
  "Rettung vor dem Info-Stress"
  Wie E-Mails, Handy und Internet
  immer mehr Zeit rauben – und wie
  Sie die Stunden und Tage
  zurückerobern




© IMAC 2008                          KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Information Overload –
Ein massenhaftes Problem



  …und weiter im Artikel:

  Terror 2.0

  z.B. Wirtschaftswoche
  13/2008

              Zunehmende Polarisierung


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Werden wir alle verrückt?


z.B. bei Morgan Stanley:

Angestellter:
Ø 625 Emails pro Woche

Management:
bis zu 500 – 600 Emails
pro Tag


Vgl. http://www.slideshare.net/stoweboyd/overload-shmoverload




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Produktivitätsverlust

 Basex schätzt in einer Studie:

 Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft

 aus Produktivitätsverlusten der Angestellten

 durch ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozesses
 und damit erforderlicher zusätzlicher geistiger Rüstzeiten

 Mitarbeiter werden/lassen sich Ø 11 Minuten von ihren
 eigentlichen Aufgaben (v.a. durch eingehende Emails) ablenken




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Unterbrechung
des Arbeitsprozesses


  Nathan Zeldes von Intel:

  ⅔ aller Emails binnen Sekunden geöffnet

  Mitarbeiter bei Intel:
  pro Tag Ø 4 h zur Bearbeitung von Emails.




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Störung des Arbeitsprozesses


  Softwarefirma „Rescue Time“*:

  Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich
  (mind. 4 h/Tag am Computer arbeitet):

  50-mal / Tag Posteingang abrufen
  77-mal / Tag Instant-Messenger verwenden
  40 Websites / Tag besuchen (untersch. Domains)


 *Auswertung von 40.000 Arbeitsprofilen

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Zu lange Suchzeiten


  Untersuchung von Information Builders:

  Ø europ. Angestellter
  Suche nach Unternehmensinformation: 67 Min. / Tag

  Das sind 15,9 % der täglichen Arbeitszeit !




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Informationsflut


  Accenture:

  60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut

  43 % der Manager meinen,
       wichtige Entscheidungen würden
       durch irrelevante Information verzögert




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Zeitfrage
Basex Untersuchung 2007:
Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us
28 % Unterbrechung                   9 – 11:30
     durch unwichtige,
     nicht dringende Ereignisse,
     wie z.B. unnötige Emails        11:30-12
                                   Mittagspause
25 % produktive Inhaltserstellung,
     inklusive Schreiben von Emails 12 – 14:15

20 % Besprechungen                  14:15 - 16

15 % Suche nach Informationen
                                     16 – 17:30
     (Web, digitale & Papierablagen)

12 % Denken und Reflexion          17:30 – 18:30



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Das Informationsparadoxon


  „Wir ertrinken in Informationen
  und dürsten nach Wissen“
  (John Naisbitt)

  Immer mehr:                             Gleichbleibend:
  • neue Medien                           • Zeit
  • traditionelle und
  • moderne, technologische Hilfsmittel
  • zusätzliche additive Informationen



                                  Information Overload

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Das Informationsparadoxon

  Bekannt ist:
   Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an
    Informationen lähmt Organisationen

   Kaum jemand hat systematisches, persönliches
    Informationsmanagement erlernt und alte, nicht
    mehr adäquate informationelle Verhaltensweisen
    abgelegt

   Effektiver und effizienter Umgang mit Information
    bleibt eine Herausforderung auf personaler und
    organisationaler Ebene


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Systematisierung des
Information Overload

    2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensarten
                      von Information


              PUSH                        PULL
              INFORMATION
                                          INFORMATION


      Trifft unabhängig von eigner     Aktiv nachgefragte und
       Informationsnachfrage ein     aktuell benötigte Information
Email-cc Mailing Listen
                            Alerts    Suche in internen Ablagen
   Web 2.0            RSS                   Suche im Internet
               Management-Updates
Abonnements
                Newsletter           Nachfragen bei Kollegen               …
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Systematisierung des
Information Overload

                               Problematiken

              PULL                            PUSH
              INFORMATION
                                                INFORMATION



     Push-Probleme:                     Pull Probleme:
     - Kanalisierung und Filterung      Fehlende Informations- und
        der eintreffenden Information    Medienkompetenz:
     - Informationsorganisation         Kenntnis des Informationsbedarfs,
       (Ablage, Wiederfinden /          Formulierung der Suchstrategie,
       Retrieval)                       Retrieval, Bewertung d. Quellen, …




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Arbeitsweisen




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Systematisierung des
Information Overload
                              Lösungsskizzen
                PUSH                                                      PULL
                  INFORMATION
                                                                          INFORMATION



  Persönliche und organisationale                          Informations- und Medienkompetenz
  Arbeitstechniken
                                                                Info-
                            E-Mail Handling                   Portfolio
                  Time         Etikette                      entwickeln             Informa-
                Scorecard          Quiet         Info-                            tionsbedarf
                                   Time       Verhalten                           bestimmen
          Rezeptionseffektivität
                                              optimieren
              optimieren
                                Info-Kanäle
                                 reduzieren
           Zeiträume reservieren
          für Denken & Reflexion                 Infos                                Kenntnis
                                            organisieren &                           Info-Markt:
                          Ausblendung
                                              aufbereiten                           Ressourcen,
                     aktuell nicht benötigter
                                                                                       Medien
              Email-freie Informationen
                  Zeit                                        Suchstrategien
                          Eisenhower-Matrix                     entwickeln
                          und TRAF-Prinzip

© IMAC 2008                                                               KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Systematisierung des
Information Overload


               PUSH
                INFORMATION



       Persönliche und organisationale
              Arbeitstechniken




               PULL
                INFORMATION


   Informations- und Medienkompetenz




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PULL Information
Persönliche und organisationale Arbeitstechniken

Kanalisierung und Filterung
   (automatisiert: z.B. E-Mail-Filter,
                                                                 PUSH
                                                                    INFORMATION
   und/oder durch Sekretariat)

Informationsstrategie
    Regelmäßige, systematische Überprüfung der Strategie
    und bewußte Lenkung von Incoming-Information

Loslassen der Angst,
   etwas zu versäumen

Informationsorganisation
   Taxonomien, technische Hilfsmittel, Arbeitstechnik, DISZIPLIN!

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PULL Information
Informations- und Medienkompetenz
                            Info-
                          Portfolio
                         entwickeln         Informa-
                                                               PULL
       Info-                                                    INFORMATION
    Verhalten
                                          tionsbedarf
    optimieren                            bestimmen



       Infos
  organisieren &
    aufbereiten                         Kenntnis
                                       Info-Markt:
                                      Ressourcen,
                   Suchstrategien        Medien
                     entwickeln
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Lösungsskizzen
Persönliche Arbeitstechniken
Email-freie Zeit
Eisenhower-Matrix & TRAF Prinzip                                 PUSH
                                                                    INFORMATION
    Eisenhower-Matrix: nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
    TRAF-Prinzip: Ordnung in Trash, Refer, Act, File
Informationskanäle reduzieren
Ausblenden aktuell nicht benötigter Information
Zeiträume reservieren für Denken und Reflexion
Rezeptionseffektivität erhöhen
   SQR3 Methode: Survey, Question, Read, Recite, Review
Informationsverhalten optimieren
Time-Scorecard
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Lösungsskizzen
Organisationale Arbeitstechniken

         Email-Handling Etikette
                                                            PUSH
                                                               INFORMATION

         Quiet Time


         Informationsorganisation


         Informationsmanagement


         Organisationales Wissensmanagement

         …

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Lösungsskizzen
Technologische Unterstützung

        RSS-Filter
                                                              PUSH
                                                                 INFORMATION

        Elektronische Kalender


        Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools …


        Wikis


        Semantische Technologien und Web3.0


        Online Organisation und Web4.0 (Web-OS)

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Lösungsskizzen
Technologische Unterstützung

        RSS-Filter
                                                              PUSH
                                                                 INFORMATION

        Elektronische Kalender


        Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools …


        Wikis


        Semantische Technologien und Web3.0


        Online Organisation und Web4.0 (Web-OS)

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Lösungsskizzen


 Information Overload:
 We Have Met the Enemy and He Is Us
 (Basex Untersuchung 2007)

 Information muss gemanagt und bewirtschaftet werden
 KEIN Instrument KANN Information Overload allein lösen …
 Ohne DISZIPLIN und MANAGEMENT keine Lösung

 Aktion statt Reaktion:
 "Wofür verwende ich wie viel Zeit?" statt "Wieviel Zeit geht drauf?"


              Es folgt ein praktisches Anwendungsbeispiel


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Praktische Anwendung
Informationsradar                                       Expert Knowledge

                                                        Mitreden

                                                        Auf dem Laufenden




                                                   E-Learning Technik



                                          E-Learning Didaktik

              weitere Inhalte …   E-Learning Forschung
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Praktische Anwendung

1) Informationsbedarfsanalyse

       Was / Wofür ?

        Level:
           Experte, auf dem Laufenden, Mitreden


2) Ableitung individueller Informationsstrategien




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Praktische Anwendung

Time Score Card:

                 Level
                Experte,
 Wissens-                               Medien                                 Zeit-          Integration in
                Mitreden,                                     Frequenz
 domäne                              I-Ressourcen                            aufwand         Knowledge Base
                auf dem
               Laufenden

E-Learning    Experte       Blog 1: E-Learning Blog TU Graz   täglich       15 Min.      Pdfs archivieren
                            Blog 2: E-Learning Blog Tim
                            Schlotfeldt                       täglich       10 Min.      Pdfs archivieren

                            Newsletter eLISA                  1x/Woche      15 Min.      Pdfs archivieren
                            e-Learning Developers Journal                                Notes ergänzen,
                            Uni Frankfurt                     1x/Woche      1 Std.       Zitationen speichern

                            www.e-learningguru.com            2x/Monat      30 Min.      Pdfs archivieren

                            www.elearningeuropa.info          2x/Monat      30 Min.      Pdfs archivieren

                            …                                 …             …            …
                                                                            Aufwand
                                                              SUMME         ok?


© IMAC 2008                                                              KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
Danke!


Prof. Dr. Josef Herget         Isabella Mader, MSc
                                                         Kontakt
Donau Universität Krems        IMAC
                               Information & Management Consulting
Dr.-Karl-Dorrek-Str. 30        Uferstrasse 36
3500 Krems                     78465 Konstanz
ÖSTERREICH                     DEUTSCHLAND
t: +43 2732 893-0              +43 699 102 55 124
f: +43 2732 893-4000
josef.herget@donau-uni.ac.at   isabella.mader@imac.de




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Systematisierung des Information Overload - Wege aus der Informationsflut

  • 1. Persönliches Informationsmanagement: Wege aus der täglichen Informationsflut isabella.mader@imac.de josef.herget@donau-uni.ac.at KnowTech 2008 9. Oktober 2008 Frankfurt/Main © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 2. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Der Spiegel 33/2008: "Macht das Internet doof?" Vernetzt, verquatscht, verloren … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 3. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Wirtschaftswoche 13/2008: "Rettung vor dem Info-Stress" Wie E-Mails, Handy und Internet immer mehr Zeit rauben – und wie Sie die Stunden und Tage zurückerobern © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 4. Information Overload – Ein massenhaftes Problem …und weiter im Artikel: Terror 2.0 z.B. Wirtschaftswoche 13/2008 Zunehmende Polarisierung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 5. Werden wir alle verrückt? z.B. bei Morgan Stanley: Angestellter: Ø 625 Emails pro Woche Management: bis zu 500 – 600 Emails pro Tag Vgl. http://www.slideshare.net/stoweboyd/overload-shmoverload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 6. Produktivitätsverlust Basex schätzt in einer Studie: Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft aus Produktivitätsverlusten der Angestellten durch ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozesses und damit erforderlicher zusätzlicher geistiger Rüstzeiten Mitarbeiter werden/lassen sich Ø 11 Minuten von ihren eigentlichen Aufgaben (v.a. durch eingehende Emails) ablenken © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 7. Unterbrechung des Arbeitsprozesses Nathan Zeldes von Intel: ⅔ aller Emails binnen Sekunden geöffnet Mitarbeiter bei Intel: pro Tag Ø 4 h zur Bearbeitung von Emails. © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 8. Störung des Arbeitsprozesses Softwarefirma „Rescue Time“*: Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich (mind. 4 h/Tag am Computer arbeitet): 50-mal / Tag Posteingang abrufen 77-mal / Tag Instant-Messenger verwenden 40 Websites / Tag besuchen (untersch. Domains) *Auswertung von 40.000 Arbeitsprofilen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 9. Zu lange Suchzeiten Untersuchung von Information Builders: Ø europ. Angestellter Suche nach Unternehmensinformation: 67 Min. / Tag Das sind 15,9 % der täglichen Arbeitszeit ! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 10. Informationsflut Accenture: 60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut 43 % der Manager meinen, wichtige Entscheidungen würden durch irrelevante Information verzögert © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 11. Zeitfrage Basex Untersuchung 2007: Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us 28 % Unterbrechung 9 – 11:30 durch unwichtige, nicht dringende Ereignisse, wie z.B. unnötige Emails 11:30-12 Mittagspause 25 % produktive Inhaltserstellung, inklusive Schreiben von Emails 12 – 14:15 20 % Besprechungen 14:15 - 16 15 % Suche nach Informationen 16 – 17:30 (Web, digitale & Papierablagen) 12 % Denken und Reflexion 17:30 – 18:30 © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 12. Das Informationsparadoxon „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen“ (John Naisbitt) Immer mehr: Gleichbleibend: • neue Medien • Zeit • traditionelle und • moderne, technologische Hilfsmittel • zusätzliche additive Informationen Information Overload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 13. Das Informationsparadoxon Bekannt ist:  Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an Informationen lähmt Organisationen  Kaum jemand hat systematisches, persönliches Informationsmanagement erlernt und alte, nicht mehr adäquate informationelle Verhaltensweisen abgelegt  Effektiver und effizienter Umgang mit Information bleibt eine Herausforderung auf personaler und organisationaler Ebene © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 14. Systematisierung des Information Overload 2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensarten von Information PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Trifft unabhängig von eigner Aktiv nachgefragte und Informationsnachfrage ein aktuell benötigte Information Email-cc Mailing Listen Alerts Suche in internen Ablagen Web 2.0 RSS Suche im Internet Management-Updates Abonnements Newsletter Nachfragen bei Kollegen … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 15. Systematisierung des Information Overload Problematiken PULL PUSH INFORMATION INFORMATION Push-Probleme: Pull Probleme: - Kanalisierung und Filterung Fehlende Informations- und der eintreffenden Information Medienkompetenz: - Informationsorganisation Kenntnis des Informationsbedarfs, (Ablage, Wiederfinden / Formulierung der Suchstrategie, Retrieval) Retrieval, Bewertung d. Quellen, … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 16. Arbeitsweisen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 17. Systematisierung des Information Overload Lösungsskizzen PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Persönliche und organisationale Informations- und Medienkompetenz Arbeitstechniken Info- E-Mail Handling Portfolio Time Etikette entwickeln Informa- Scorecard Quiet Info- tionsbedarf Time Verhalten bestimmen Rezeptionseffektivität optimieren optimieren Info-Kanäle reduzieren Zeiträume reservieren für Denken & Reflexion Infos Kenntnis organisieren & Info-Markt: Ausblendung aufbereiten Ressourcen, aktuell nicht benötigter Medien Email-freie Informationen Zeit Suchstrategien Eisenhower-Matrix entwickeln und TRAF-Prinzip © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 18. Systematisierung des Information Overload PUSH INFORMATION Persönliche und organisationale Arbeitstechniken PULL INFORMATION Informations- und Medienkompetenz © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 19. PULL Information Persönliche und organisationale Arbeitstechniken Kanalisierung und Filterung (automatisiert: z.B. E-Mail-Filter, PUSH INFORMATION und/oder durch Sekretariat) Informationsstrategie Regelmäßige, systematische Überprüfung der Strategie und bewußte Lenkung von Incoming-Information Loslassen der Angst, etwas zu versäumen Informationsorganisation Taxonomien, technische Hilfsmittel, Arbeitstechnik, DISZIPLIN! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 20. PULL Information Informations- und Medienkompetenz Info- Portfolio entwickeln Informa- PULL Info- INFORMATION Verhalten tionsbedarf optimieren bestimmen Infos organisieren & aufbereiten Kenntnis Info-Markt: Ressourcen, Suchstrategien Medien entwickeln © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 21. Lösungsskizzen Persönliche Arbeitstechniken Email-freie Zeit Eisenhower-Matrix & TRAF Prinzip PUSH INFORMATION Eisenhower-Matrix: nach Wichtigkeit und Dringlichkeit TRAF-Prinzip: Ordnung in Trash, Refer, Act, File Informationskanäle reduzieren Ausblenden aktuell nicht benötigter Information Zeiträume reservieren für Denken und Reflexion Rezeptionseffektivität erhöhen SQR3 Methode: Survey, Question, Read, Recite, Review Informationsverhalten optimieren Time-Scorecard © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 22. Lösungsskizzen Organisationale Arbeitstechniken Email-Handling Etikette PUSH INFORMATION Quiet Time Informationsorganisation Informationsmanagement Organisationales Wissensmanagement … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 23. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 24. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 25. Lösungsskizzen Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us (Basex Untersuchung 2007) Information muss gemanagt und bewirtschaftet werden KEIN Instrument KANN Information Overload allein lösen … Ohne DISZIPLIN und MANAGEMENT keine Lösung Aktion statt Reaktion: "Wofür verwende ich wie viel Zeit?" statt "Wieviel Zeit geht drauf?" Es folgt ein praktisches Anwendungsbeispiel © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 26. Praktische Anwendung Informationsradar Expert Knowledge Mitreden Auf dem Laufenden E-Learning Technik E-Learning Didaktik weitere Inhalte … E-Learning Forschung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 27. Praktische Anwendung 1) Informationsbedarfsanalyse Was / Wofür ? Level: Experte, auf dem Laufenden, Mitreden 2) Ableitung individueller Informationsstrategien © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 28. Praktische Anwendung Time Score Card: Level Experte, Wissens- Medien Zeit- Integration in Mitreden, Frequenz domäne I-Ressourcen aufwand Knowledge Base auf dem Laufenden E-Learning Experte Blog 1: E-Learning Blog TU Graz täglich 15 Min. Pdfs archivieren Blog 2: E-Learning Blog Tim Schlotfeldt täglich 10 Min. Pdfs archivieren Newsletter eLISA 1x/Woche 15 Min. Pdfs archivieren e-Learning Developers Journal Notes ergänzen, Uni Frankfurt 1x/Woche 1 Std. Zitationen speichern www.e-learningguru.com 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren www.elearningeuropa.info 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren … … … … Aufwand SUMME ok? © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
  • 29. Danke! Prof. Dr. Josef Herget Isabella Mader, MSc Kontakt Donau Universität Krems IMAC Information & Management Consulting Dr.-Karl-Dorrek-Str. 30 Uferstrasse 36 3500 Krems 78465 Konstanz ÖSTERREICH DEUTSCHLAND t: +43 2732 893-0 +43 699 102 55 124 f: +43 2732 893-4000 josef.herget@donau-uni.ac.at isabella.mader@imac.de © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.