Die Spectos GmbH ist ein beratendes Unternehmen, das sich auf Post- und Kundenkontaktprozesse spezialisiert hat, um Kunden wettbewerbsfähig zu machen. Mit einem internationalen Netzwerk und einem Fokus auf Qualitätssicherung sowie Effizienzsteigerung bietet Spectos umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Strategie, Innovation und Qualitätsmanagement an. Ziel ist die Optimierung der Kundeninteraktionen und Postprozesse zur Steigerung der Rentabilität und Kundenzufriedenheit.

1. Wir pflegen den Weg zu Ihren Kunden
Beratung für Post- und Kundenkontakt-Prozesse

2. Editorial
Die Spectos GmbH ist ein weltweit tätiges
Beratungsunternehmen, das auf Post-
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und Kundenkontakt-Prozesse spezialisiert
ist. Unser Ziel ist, unsere Kunden zu den
Besten im Markt zu machen.

3. „Zen ist nicht etwas Aufregendes,
sondern Konzentration auf die |3
alltäglichen Verrichtungen.“

4. Unternehmen
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5. Frische Ideen,
die vorwärts weisen.
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Unsere ganzheitliche Perspektive, die Konzentration auf eine Branche, die eigenen
Erfahrungen, das Wissen unserer Netzwerkpartner und unsere akademischen Kontakte
machen Spectos zu einem der führenden Beratungsunternehmen im Kunden-
kontakt- und Postmarkt.

6. Unternehmen
Führungskräfte und Experten aus der Postbranche sowie ein
hochspezialisiertes Netzwerk aus Partnern und Dienstleistern sind
der Garant für Ihren Erfolg.
2001 von Führungskräften und Experten aus der Postbran- Branchen greifen auf unsere Leistungen in den Themen-
che gegründet, arbeiten heute 30 Mitarbeiter am Hauptsitz feldern Strategie, Innovation, Qualitätsmanagement, Out-
in Dresden und unserer Niederlassung in Hanoi, Vietnam, sourcing und IT zurück.
mit einem internationalen und hochspezialisierten Netzwerk
aus Partnern und Dienstleistern zusammen. Wir pflegen beste Kontakte in die Wissenschaft und sind Mit-
6| glied in mehreren Normungsausschüssen und den branchen-
Global-Player aus den Märkten Post und Logistik, Direktmar- relevanten Verbänden.
keting, Finanzen, Telekommunikation und vergleichbaren

7. Wir denken Post neu. Für uns sind Postprozesse weit
mehr als nur Kuvert-, Gramm- und Stückzahlen.
Entscheidend ist, welche Ziele hinter den einzelnen Prozes- „Kai steht für ‚Veränderung‘, Zen für
sen stehen. Hier setzen unsere Dienstleistungen an. ‚zum Besseren‘. Das ist unser Anspruch
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für unsere Kunden.“
Unser Ziel sind schlanke Abläufe, in denen sich Kunden und
Versender aufeinander zu bewegen. Unsere ganzheitliche Niels Delater, Geschäftsführer Spectos GmbH
Betrachtung und Bewertung der Postprozesse und des
Customer Contact Managements (CCM) bringt Lösungen, die
Kosten- und Zeitersparnis bei gleichzeitiger Steigerung der
Qualität bedeuten. Unsere Mission ist: Sie zum Besten im
Markt zu machen.
Die Spectos GmbH arbeitet vorausdenkend und kunden-
orientiert: Wir sichern und steigern Ihre Response-Quote und
damit Ihre Rendite. Wir sorgen für Qualität und Kundenzufrie-
denheit bei Ihren Post-Empfängern. Unsere Lösungen verbes-
sern die Kundenfreundlichkeit Ihrer CCM- und Postprozesse
und sichern und steigern so Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

8. Kompetenzen
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9. Visionen umzusetzen
braucht Wissen und die
richtigen Werkzeuge.
Wir betreuen unsere Kunden von A bis Z. Dazu gehört, alle Interessen und |9
Faktoren ganzheitlich zu betrachten. Unsere Führungskräfte stammen ausnahmslos
aus dem Customer Contact Management und Postumfeld und arbeiten durchgängig
nach dem anerkannten Managementsystem Six Sigma.

10. Kompetenzen
Kostensenkung, Qualitätssicherung und Zeiteffizenz – diese drei
Faktoren stehen im Kaizen im Vordergrund, um hohe Kunden-
zufriedenheit zu gewährleisten.
Unser Denken und Arbeiten orientiert sich an der Zu unseren Kunden zählen die größten Netzwerke
japanischen Qualitätsphilosophie Kaizen, unsere Werkzeuge im deutschen Postmarkt, die wichtigsten Telekommunika-
entstammen der Six-Sigma-Managementmethode. Die Erfül- tionsanbieter, aber auch Banken und Versicherungen, für die
lung der Qualitätsmanagementnorm nach ISO 9000 gehört jeder Tag, den ein Brief unterwegs ist, bares Geld bedeutet.
zu unseren Standards. Die Spectos GmbH arbeitet als einziges Wir helfen Direktvermarktern bei der Analyse und Steigerung
10 | Unternehmen im CCM- und Postmarkt durchgängig nach Six der Response. Versorgungsunternehmen aus der ganzen
Sigma. Welt greifen auf unser Wissen und unsere Erfahrung zurück.
Ob Strategieberatung, Marktstudien, Test- und Messsysteme, Unsere Referenzen in den Bereichen:
neue IT-Systeme, Zertifizierungen, Outsourcing-Lösungen
oder Wertschöpfungsanalysen auf der Basis konkreter Post und Logistik. Einsätze in allen fünf Leistungsfeldern
Kennzahlen – wir wissen, welches das passende Instrument der Spectos GmbH, von Beratung über Laufzeit- und
im richtigen Moment ist. Erhaltsstudien bis hin zum Outsourcing des kompletten
Rückläufer-Managements.
Qualität steigern mit der Six-Sigma-Managementmethode:
Direktmarketing. Optimierung der Prozesse eines der größ-
ten Bonusprogramme in Deutschland durch Messung und
Bewertung der Zustell- und Responsequoten.
Der Six-Sigma-Kernprozess (DMAIC) besteht aus fünf aufeinander
folgenden Schritten.

11. Finanzen. Steigerung der Kundenzufriedenheit bei gleich-
zeitiger Reduzierung von Transaktionslaufzeiten bei ver-
schiedenen Geldinstituten. „Gemeinsam mit der Spectos GmbH haben
wir ein ‚State of the Art‘ Qualitätssystem
Telekommunikation. Betreuung eines der größten Anbieter entwickelt, das internationalen Ansprüchen
im deutschen Markt: Prozessanalyse und Optimierung beim | 11
genügt.“
Versand von Rechnungen und Transpromo sowie Direkt-
marketing-Kampagnen. Jörg Sziegoleit, Abteilungsleiter Mail & Qualität,
Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH
Weitere Branchen. Unterstützung von großen Versand-
häusern, um den Katalogversand zeiteffizienter und schneller
zu gestalten.

12. Leistungen
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13. Kompetente Beratung,
die Perfektion zum Ziel hat.
Unsere Philosophie ist die ganzheitliche Betrachtung der komplexen Zusammenhänge | 13
im Kundenkontakt- und Postmarkt. Die besondere Kombination unserer
Leistungsfelder Strategie, Innovation, Qualitätsmanagement, Outsourcing und
Informationstechnologie bedeuten für Sie reibungslose und effiziente Prozesse.

14. Leistungen
Ihr Kontakt zum Kunden ist unsere Profession. Ganz gleich ob Sie
Post in großen Mengen erhalten oder versenden, wir planen, prüfen
und erstellen für Sie optimale Abläufe.
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1) Strategie. Aufbau und Struktur von Post- und Cus- Interaktion mit dem Kunden und die Wertschöpfung der
tomer-Contact-Management-Prozessen sind von zentraler Kundenkommunikation.
strategischer Bedeutung und haben weitreichende kosten-
relevante Folgen für das gesamte Unternehmen. Über wel- Nur strukturierte und schlanke Abläufe und die Einbindung
che Kanäle möchte ich meine Kunden erreichen? Welche der Verbraucher verhelfen neuen technologischen Lösungen
Auswirkungen haben Zustellzeiten oder Service Level auf zum Erfolg. Wir unterstützen Sie bei der Einführung innovati-
meine Geschäftsprozesse? ver Dokumentenkommunikation wie Hybrid Mail, virtueller
Post und Adressierungslösungen.
Mit unseren Dienstleistungen Beratung, Marktforschung und
Machbarkeitsstudien haben wir den Markt für Sie im Griff. 3) Outsourcing. Wenn täglich Tausende Briefe und Zehn-
tausende Blätter ihren Posteingang passieren, kann die frühe
2) Innovation. Viele CCM- und Postprozesse bedeuten Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse
heutzutage hohe Fixkosten ohne Wertschöpfung. Virtuelle bares Geld sparen. Sie brauchen ein eigenes Call-Center?
Assistenten bieten da sinnvolle Alternativen: Sie erhöhen die Wir zeigen Ihnen die günstigste und effektivste Lösung.

15. Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Digitalisierung
oder Call-Center-Lösungen genau wie der Optimierung Ihres
Rücklauf- und Reklamationsmanagements.
4) Qualitätsmanagement. Die Qualität von KEP- und
CCM-Prozessen ist ein Wettbewerbsfaktor. Je komplexer die
Organisation, desto wichtiger ist die systematische und klare
Steuerung und Qualitätskontrolle. Wir unterstützen Sie ganz
nach Wunsch bei der Durchführung einfacher Qualitätsver-
besserungsprojekte inklusive Testbrief-Lösungen bis hin zur „Kundenorientierung, Qualität und Service
Zertifizierung nach standardisierten Qualitätsmanagement- werden bei der TNT Post AG & Co. KG groß
Systemen wie ISO 9000, Six Sigma und EN 13850. geschrieben. Für eine transparente und
proaktive Qualitätssicherung setzen wir auf
Eine ganzheitliche Qualitätsbetrachtung berücksichtigt die
Interessen aller beteiligten Einheiten und schafft so die die Spectos GmbH. Ein Partner, der uns seit | 15
Grundlage für ständige Leistungsverbesserung. Jahren mit neuen und innovativen Lösungen
unterstützt.“
5) IT-Systeme. Wer Daten zur systematischen Analyse der
eigenen Postprozesse und des Marktes benötigt, ist auf ent- Andreas Schumann, Direktor Qualitäts-
sprechende IT-Systeme angewiesen. Wir begleiten Sie bei management, TNT Post AG & Co. KG
allen Schritten der Einführung von IT-Systemen und von Soft-
ware-Lösungen im CCM und KEP-Markt – damit Sie die pas-
senden Daten für Ihre strategischen und operativen Entschei-
dungen bekommen.
Zu unseren Dienstleistungen in diesem Bereich gehören
Beratung, Business-Intelligence-Lösungen und Software-
Entwicklungen.

16. Spectos GmbH
Theaterstraße 6
01067 Dresden
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