Vortrag gehalten auf dem 107. Deutschen Bibliothekartag in Berlin 2018

1. Prozessoptimierung in Bibliotheken
Transparenz durch Visualisierung
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden

2. Transparenz durch Visualisierung
Worum geht es?
➀ Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden
➁ Evaluation der Modellierungsmethoden
➂ Festlegung des Visualisierungskonzepts
➃ Test und Roll-Out im laufenden Betrieb
➄ Ergebnisse und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
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3. 1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Betriebsorganisation
๏ SLUB Dresden ist seit 2014
Staatsbetrieb
๏ Mehr Spielraum für
unternehmerisches Handeln
๏ Grund 1 für Workflow-
Visualierung: Steigerung des
Erfolges
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4. 1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Betriebskultur
๏ Mehr Netzwerk, weniger
Hierarchien durch Soziales
Intranet seit 2014
๏ Kampagne Transparenz und
Dialog seit 2017
๏ Grund 2 für Workflow-
Visualierung: Verbesserung
der Transparenz
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5. 1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Geschäftsprozesse
Bis 2015 wurden Workflows:
๏ wenn überhaupt,
prinzipiell verbal
beschrieben
๏ hauptsächlich mündlich
übermittelt
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7. 2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
Vorüberlegungen
Mögliches Ziel: Automatisation
von Prozessen, maschinelle
Verarbeitung
๏ legt Nutzung einer
standardisierten
Spezifikationssprache nahe
๏ z.B. Business Process Model
and Notation, BPMN 2.0
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8. 2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
BPMN 2.0
Vorteile von BPMN:
๏ weltweiter Standard
๏ Diagramme sind maschinen-lesbar
Nachteile von BPMN:
๏ eher schwierig zu erlernen für
Modellierer
๏ eher schwer zu interpretieren für Leser
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9. 2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
Flussdiagramme
Vorteile von Flussdiagrammen:
๏ geringe Komplexität
๏ leicht verständlich
Nachteile von Flussdiagrammen:
๏ nicht geeignet, wenn Prozesse in ERP-
System abgebildet werden sollen
๏ eher grobe Modellierung
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10. 3. Festlegung des
Visualisierungs-
konzeptes
Grundsätze und Verfahren
๏ Erstes Anliegen: lückenlose und
intuitiv verständliche Dokumentation
sämtlicher Prozesse
๏ Zweites Anliegen: Evaluation und
Optimierung von etablierten Workflows
๏ Sammlung aller Prozesse in Prozess-
Übersicht
๏ Visualisierungen voneinander
abhängiger Prozesse sind
untereinander verlinkt
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12. 12/21

13. Zum Vergleich: vorher
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15. 4. Test und Roll-Out
im laufenden Betrieb
๏ Pilot in einer Abteilung mit
kleiner Projektgruppe
๏ Evaluation in der
Abteilungsleiter-Runde und
Direktion
๏ Roll-Out durch eine
zentrale Abteilung in
Zusammenarbeit mit
geschulten Mitarbeitern
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16. 4. Test und Roll-Out
im laufenden Betrieb
๏ Auswahl und Priorisierung
der zu modellierenden
Prozesse
๏ Modellierung und
Optimierung zusammen mit
Experten
๏ Visualisierung und
Veröffentlichung im
Intranet
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17. 5. Ergebnisse und
Weiterentwicklung
๏ zentraler Produkt-Katalog
๏ Überblick über die
wesentlichen Workflows
๏ klar strukturierte,
verständliche
Prozessabläufe
๏ Zuständigkeiten klar
ersichtlich
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20. 5. Ergebnisse und
Weiterentwicklung
Ausblick
๏ Modellierung mit Lucidchart
statt Draw.io
๏ Teilautomatisierung von
Workflows mit JIRA
๏ Identifikation geeigneter ERP-
Software und Migration der
Workflow-Modellierungen zu
BPMN
๏ Automatisierung aller
geeigneten Workflows
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21. Bildquellen
๏ Folie 3: Coat of arms of Saxony [Public domain], Freistaat Sachsen, House of Wettin via Wikimedia Commons.
๏ Folie 4: Werkstatt im Makerspace der SLUB [CC BY-SA 2.0], Robert Lohse via flickr.
๏ Folien 5, 6, 13: Screenshot Intranet SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Desden.
๏ Folie 7: MakerSpace_009 [CC BY-SA 2.0], via flickr.
๏ Folie 8: Produktlebenszyklus nach V-Modell XT Bund – BPMN 2.0 modelliert, Stefan Bregenzer via blog.milsystems.de.
๏ Folie 9: Consensus Flowchart [CC BY-SA 4.0], Kevin Murray via Wikimedia Commons.
๏ Folie 10: Modellierung am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin.
๏ Folien 11, 12: Workflow-Diagramm [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 14: Legende zu Workflow-Diagrammen [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 15: Arbeiten in der SLUB [CC BY-SA 2.0], Henrik Ahlers via flickr.
๏ Folie 16: Workflow am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin.
๏ Folie 17: Alistair und Jonathan Brownlee auf der Radstrecke [CC BY-SA 3.0], André Motta via Wikimedia Commons.
๏ Folie 18, 19: Produktkatalog SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 20: Telescope View By Looking Optics Background [CC0] via Max Pixel.
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 21/21