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Prozessoptimierung in Bibliotheken
Transparenz durch Visualisierung
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden
Transparenz durch Visualisierung
Worum geht es?
➀ Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden
➁ Evaluation der Modellierungsmethoden
➂ Festlegung des Visualisierungskonzepts
➃ Test und Roll-Out im laufenden Betrieb
➄ Ergebnisse und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 2/21
1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Betriebsorganisation
๏ SLUB Dresden ist seit 2014
Staatsbetrieb
๏ Mehr Spielraum für
unternehmerisches Handeln
๏ Grund 1 für Workflow-
Visualierung: Steigerung des
Erfolges
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 3/21
1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Betriebskultur
๏ Mehr Netzwerk, weniger
Hierarchien durch Soziales
Intranet seit 2014
๏ Kampagne Transparenz und
Dialog seit 2017
๏ Grund 2 für Workflow-
Visualierung: Verbesserung
der Transparenz
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 4/21
1. Workflows und
Prozess-Steuerung in
der SLUB Dresden
Geschäftsprozesse
Bis 2015 wurden Workflows:
๏ wenn überhaupt,
prinzipiell verbal
beschrieben
๏ hauptsächlich mündlich
übermittelt
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 5/21
2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
Vorüberlegungen
Mögliches Ziel: Automatisation
von Prozessen, maschinelle
Verarbeitung
๏ legt Nutzung einer
standardisierten
Spezifikationssprache nahe
๏ z.B. Business Process Model
and Notation, BPMN 2.0
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 7/21
2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
BPMN 2.0
Vorteile von BPMN:
๏ weltweiter Standard
๏ Diagramme sind maschinen-lesbar
Nachteile von BPMN:
๏ eher schwierig zu erlernen für
Modellierer
๏ eher schwer zu interpretieren für Leser
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 8/21
2. Evaluation der
Modellierungs-
methoden
Flussdiagramme
Vorteile von Flussdiagrammen:
๏ geringe Komplexität
๏ leicht verständlich
Nachteile von Flussdiagrammen:
๏ nicht geeignet, wenn Prozesse in ERP-
System abgebildet werden sollen
๏ eher grobe Modellierung
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 9/21
3. Festlegung des
Visualisierungs-
konzeptes
Grundsätze und Verfahren
๏ Erstes Anliegen: lückenlose und
intuitiv verständliche Dokumentation
sämtlicher Prozesse
๏ Zweites Anliegen: Evaluation und
Optimierung von etablierten Workflows
๏ Sammlung aller Prozesse in Prozess-
Übersicht
๏ Visualisierungen voneinander
abhängiger Prozesse sind
untereinander verlinkt
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 10/21
11/21
12/21
Zum Vergleich: vorher
13/21
14/21
4. Test und Roll-Out
im laufenden Betrieb
๏ Pilot in einer Abteilung mit
kleiner Projektgruppe
๏ Evaluation in der
Abteilungsleiter-Runde und
Direktion
๏ Roll-Out durch eine
zentrale Abteilung in
Zusammenarbeit mit
geschulten Mitarbeitern
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 15/21
4. Test und Roll-Out
im laufenden Betrieb
๏ Auswahl und Priorisierung
der zu modellierenden
Prozesse
๏ Modellierung und
Optimierung zusammen mit
Experten
๏ Visualisierung und
Veröffentlichung im
Intranet
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 16/21
5. Ergebnisse und
Weiterentwicklung
๏ zentraler Produkt-Katalog
๏ Überblick über die
wesentlichen Workflows
๏ klar strukturierte,
verständliche
Prozessabläufe
๏ Zuständigkeiten klar
ersichtlich
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 17/21
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 18/21
5. Ergebnisse und
Weiterentwicklung
Ausblick
๏ Modellierung mit Lucidchart
statt Draw.io
๏ Teilautomatisierung von
Workflows mit JIRA
๏ Identifikation geeigneter ERP-
Software und Migration der
Workflow-Modellierungen zu
BPMN
๏ Automatisierung aller
geeigneten Workflows
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 20/21
Bildquellen
๏ Folie 3: Coat of arms of Saxony [Public domain], Freistaat Sachsen, House of Wettin via Wikimedia Commons.
๏ Folie 4: Werkstatt im Makerspace der SLUB [CC BY-SA 2.0], Robert Lohse via flickr.
๏ Folien 5, 6, 13: Screenshot Intranet SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Desden.
๏ Folie 7: MakerSpace_009 [CC BY-SA 2.0], via flickr.
๏ Folie 8: Produktlebenszyklus nach V-Modell XT Bund – BPMN 2.0 modelliert, Stefan Bregenzer via blog.milsystems.de.
๏ Folie 9: Consensus Flowchart [CC BY-SA 4.0], Kevin Murray via Wikimedia Commons.
๏ Folie 10: Modellierung am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin.
๏ Folien 11, 12: Workflow-Diagramm [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 14: Legende zu Workflow-Diagrammen [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 15: Arbeiten in der SLUB [CC BY-SA 2.0], Henrik Ahlers via flickr.
๏ Folie 16: Workflow am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin.
๏ Folie 17: Alistair und Jonathan Brownlee auf der Radstrecke [CC BY-SA 3.0], André Motta via Wikimedia Commons.
๏ Folie 18, 19: Produktkatalog SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Dresden.
๏ Folie 20: Telescope View By Looking Optics Background [CC0] via Max Pixel.
Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 21/21

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Prozessoptimierung in Bibliotheken — Transparenz durch Visualisierung

  • 1. Prozessoptimierung in Bibliotheken Transparenz durch Visualisierung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden
  • 2. Transparenz durch Visualisierung Worum geht es? ➀ Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden ➁ Evaluation der Modellierungsmethoden ➂ Festlegung des Visualisierungskonzepts ➃ Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ➄ Ergebnisse und Weiterentwicklungsmöglichkeiten Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 2/21
  • 3. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Betriebsorganisation ๏ SLUB Dresden ist seit 2014 Staatsbetrieb ๏ Mehr Spielraum für unternehmerisches Handeln ๏ Grund 1 für Workflow- Visualierung: Steigerung des Erfolges Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 3/21
  • 4. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Betriebskultur ๏ Mehr Netzwerk, weniger Hierarchien durch Soziales Intranet seit 2014 ๏ Kampagne Transparenz und Dialog seit 2017 ๏ Grund 2 für Workflow- Visualierung: Verbesserung der Transparenz Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 4/21
  • 5. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Geschäftsprozesse Bis 2015 wurden Workflows: ๏ wenn überhaupt, prinzipiell verbal beschrieben ๏ hauptsächlich mündlich übermittelt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 5/21
  • 6.
  • 7. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden Vorüberlegungen Mögliches Ziel: Automatisation von Prozessen, maschinelle Verarbeitung ๏ legt Nutzung einer standardisierten Spezifikationssprache nahe ๏ z.B. Business Process Model and Notation, BPMN 2.0 Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 7/21
  • 8. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden BPMN 2.0 Vorteile von BPMN: ๏ weltweiter Standard ๏ Diagramme sind maschinen-lesbar Nachteile von BPMN: ๏ eher schwierig zu erlernen für Modellierer ๏ eher schwer zu interpretieren für Leser Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 8/21
  • 9. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden Flussdiagramme Vorteile von Flussdiagrammen: ๏ geringe Komplexität ๏ leicht verständlich Nachteile von Flussdiagrammen: ๏ nicht geeignet, wenn Prozesse in ERP- System abgebildet werden sollen ๏ eher grobe Modellierung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 9/21
  • 10. 3. Festlegung des Visualisierungs- konzeptes Grundsätze und Verfahren ๏ Erstes Anliegen: lückenlose und intuitiv verständliche Dokumentation sämtlicher Prozesse ๏ Zweites Anliegen: Evaluation und Optimierung von etablierten Workflows ๏ Sammlung aller Prozesse in Prozess- Übersicht ๏ Visualisierungen voneinander abhängiger Prozesse sind untereinander verlinkt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 10/21
  • 11. 11/21
  • 12. 12/21
  • 14. 14/21
  • 15. 4. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Pilot in einer Abteilung mit kleiner Projektgruppe ๏ Evaluation in der Abteilungsleiter-Runde und Direktion ๏ Roll-Out durch eine zentrale Abteilung in Zusammenarbeit mit geschulten Mitarbeitern Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 15/21
  • 16. 4. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Auswahl und Priorisierung der zu modellierenden Prozesse ๏ Modellierung und Optimierung zusammen mit Experten ๏ Visualisierung und Veröffentlichung im Intranet Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 16/21
  • 17. 5. Ergebnisse und Weiterentwicklung ๏ zentraler Produkt-Katalog ๏ Überblick über die wesentlichen Workflows ๏ klar strukturierte, verständliche Prozessabläufe ๏ Zuständigkeiten klar ersichtlich Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 17/21
  • 18. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 18/21
  • 19.
  • 20. 5. Ergebnisse und Weiterentwicklung Ausblick ๏ Modellierung mit Lucidchart statt Draw.io ๏ Teilautomatisierung von Workflows mit JIRA ๏ Identifikation geeigneter ERP- Software und Migration der Workflow-Modellierungen zu BPMN ๏ Automatisierung aller geeigneten Workflows Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 20/21
  • 21. Bildquellen ๏ Folie 3: Coat of arms of Saxony [Public domain], Freistaat Sachsen, House of Wettin via Wikimedia Commons. ๏ Folie 4: Werkstatt im Makerspace der SLUB [CC BY-SA 2.0], Robert Lohse via flickr. ๏ Folien 5, 6, 13: Screenshot Intranet SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Desden. ๏ Folie 7: MakerSpace_009 [CC BY-SA 2.0], via flickr. ๏ Folie 8: Produktlebenszyklus nach V-Modell XT Bund – BPMN 2.0 modelliert, Stefan Bregenzer via blog.milsystems.de. ๏ Folie 9: Consensus Flowchart [CC BY-SA 4.0], Kevin Murray via Wikimedia Commons. ๏ Folie 10: Modellierung am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin. ๏ Folien 11, 12: Workflow-Diagramm [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 14: Legende zu Workflow-Diagrammen [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 15: Arbeiten in der SLUB [CC BY-SA 2.0], Henrik Ahlers via flickr. ๏ Folie 16: Workflow am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin. ๏ Folie 17: Alistair und Jonathan Brownlee auf der Radstrecke [CC BY-SA 3.0], André Motta via Wikimedia Commons. ๏ Folie 18, 19: Produktkatalog SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 20: Telescope View By Looking Optics Background [CC0] via Max Pixel. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 21/21