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Records Management Fachtag 2013

INFORMATION MANAGEMENT

Europa und die
Aufbewahrung ein Dialog
26.11.2013
Records Management Fachtag
2013
Hans-Günther Börgmann

© 2013 Iron Mountain Incorporated. All rights reserved. Iron Mountain and the design of the
mountain are registered trademarks of Iron Mountain Incorporated. All other trademarks and
registered trademarks are the property of their respective owners.

Records Management Fachtag 2013

Europa und die Aufbewahrung
– ein Dialog
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Offenbach, 26.11.2013

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Postfach 20 25 55
20218 Hamburg

www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2013

1
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7

? !
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Rcords Management Fachtag 2013

2
Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Aufbewahrungsfristen sind einfach ?

Eingang

Beginn

Entstehung

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Ende
10 Jahre

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Vernichtung
LangzeitArchivierung

Records Management Fachtag 2013

3
Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist?

Beginn ?
Eingang
Entstehung

Mit dem
Entstehung
s-datum
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Mit dem „RecordDeclaration“Datum
Mit dem „in eine
Akte einordnen“Datum
Mit dem
„Sachbearbeitung
zu Ende“-Datum
Mit dem
Eingangsdatum

Mit dem
Erfassungsdatum
Differenz 0 Minuten bis 10 Jahre

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Records Management Fachtag 2013

4
Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wie lange läuft eine Aufbewahrungsfrist?
„Legal Hold“ setzt den
Ablauf der
Aufbewahrungsfrist aus
(Gerichtsfall)
Beginn

Ende

„n“ Jahre
+ das laufende Jahr

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

„konkurrierende“
Laufzeiten

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Definierte Laufzeit
+ „n“ Jahre

Records Management Fachtag 2013

5
Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wann endet eine Aufbewahrungsfrist?

Gesetzgeber
verkürzt die
Aufbewahrungsfrist

konditional
abhängig von der
Laufzeit eines
Vertrages

konditional abhängig
von der Lebenszeit
eines Vertragspartners
+
„n“ Jahre
Konditionale Laufzeit
+ „x“ Jahre
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Frist einer Akte
länger als die
enthaltener
Dokumente

LangzeitArchivierung
„Aufbewahrungswürdig“
unabhängig von
Aufbewahrungsfrist
Records Management Fachtag 2013

6
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7

? !
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Rcords Management Fachtag 2013

7
Studie zu Aufbewahrungsfristen

Iron Mountain in Zusammenarbeit mit
Österreich:
Belgien:

Schoenherr
Verhagen Walraven

Dänemark:
Finnland:

Gorrissen Federspiel
Roschier

Frankreich:

Aramis

Ungarn:

Szecskay

Irland:

Italien:

Trevisan & Cuonzo

Niederlande: De Brauw Blackstone Westbroek
Polen:

Linklaters

Rumänien:

Popovici Nitu & A sociatii

Spanien:

Uría Menéndez

Schweden:

Mannheimer Swartling

Arthur Cox

Großbritannien: Bristows

8
Inhaltsverzeichnis

9
Übersicht generelle & handelsrechtliche Unterlagen

10
Übersicht Gehaltsabrechnungsunterlagen

11
Übersicht HR-Unterlagen

12
Übersicht Medizin & Transport Unterlagen

13
Übersicht Umweltschutz Unterlagen

14
Übersicht Versicherungen, Marketing & Einkauf/Steuer

15
Übersicht „Legal“ & andere Unterlagen

16
? !
17
Bewertungskriterien für rechtliche Anforderungen
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Worum handelt es sich bei der
Vorgabe?

Gesetz, Verordnung, Code of Practice,…?

Gilt dies auch im Land oder
Tätigkeitsumfeld meines
Unternehmens?

Unterschiedliche Rechtsräume: internationale, europäische
oder national „importierte“ Gültigkeit, Gültigkeit im Land des
Standortes oder nach Herkunftslandprinzip,…

Betrifft dies abhängig von der
Rechts- und Gesellschaftsform
meines Unternehmens?

Form des Unternehmens, der Organisation oder der
Verwaltung; Vorgabe nur für öffentliche Verwaltung,
privatwirtschaftliche Unternehmen, Vereine, Einrichtungen,
politische Gremien, Jurisprudenz oder aber Privatpersonen?

Wie ist mein Unternehmen
betroffen?

Direkt betroffen = in jedem Fall umzusetzen
Indirekt betroffen = gegebenenfalls umzusetzen
Möglicherweise zutreffend = gegebenenfalls umzusetzen,…

Wie sind die Anforderungen zu
beurteilen?

Unbedingt vollständig zu erfüllen, abwägbar im Rahmen der
Grundsätze der Verhältnismäßigkeit oder des
Risikomanagements

Wie geht man mit widersprüchlichen Anforderungen um?

Datenschutz, konkurrierende Regelungen (man nimmt oft die
umfassendste), Offenlegungsverpflichtungen,…

In welchem Umfang sind die
Regeln gültig?

Generelle, teilweise, branchenspezifische ,… Gültigkeit

Welche internen Regelungen sind
zusätzlich zu berücksichtigen?

Corporate Governance, IT-Governance,
Qualitätsmanagementsystem, Arbeitsanweisung,
Betriebsvereinbarung,…

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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18
Mehrdimensionalität der Bewertung
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Risikobewertung & Maßnahmen-Priorisierung
•nach zuständigem Bereich / Geschäft und betroffenem
Rechtsraum
•nach Verbindlichkeit von
– Gesetz
– Verordnung
– interner Vorgabe

•nach Geschäftstätigkeit (Lieferung von
Produkten/Dienstleistungen)
– national
– international

•Nach Sitz /Standort / Produktionsort
– national
– international
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19
Bewertungskriterien für Bewertungsmatrix
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Abstimmung mit

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

QSE

RA

Bereich

FDA GxP

Handelsrecht
Steuerrecht

International

21 CFR Part
11
OECD

Europa

USA
Lokale
Regelungen

GxP

RA

(e-Commerce)
(elek. Signatur)

21 CFR Part
11
SEC 17
HIPAA
SOX

Deutschland

HGB, AO,
Änderungsgesetz
Steuer 2000
GoBS, GDPdU,
Verrechnungspreis,
Umsatz-Steuer,
(Signaturgesetz),
(Signaturverordnung)

Schweiz

Revision, HR RA, GF

Zivilrecht

UnternehDatenschutz mensrecht

(elek. Signatur)

(Corporate
Governance)
(Teledienste) (8. Direktive)

Tread Act
Verbrauchersch
utz
Produkthaftung

(Corporate
Governance)
Patriot Act

BGB, ZPO,
Produkthaftung,
Verbrauchersch
utz,
Informationsfreiheitsgesetz

KontraG,
UMAC,
Corporate
Governance

Obligationenrecht

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BDSG,
Länder

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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7

? !
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21
Studie zu Aufbewahrungsfristen

Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Hengeler Mueller

22
Übersicht generelle Unternehmensunterlagen

23
Übersicht Buchahltungs- und steuerrelevante Unterlagen

24
Übersicht Steuer- und Gehaltsunterlagen

25
Übersicht HR-Unterlagen

26
Übersicht Medizin & Sicherheit

27
Übersicht Transport Unterlagen

28
Übersicht Umwelt (1)

29
Übersicht Umwelt (2)

30
Übersicht Umwelt (3)

31
Übersicht Versicherungen, Marketing & Einkauf/Steuer

32
? !
33
JStG 2013
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Jahressteuergesetz 2013
•am 17.01.2013 abgelehnt
•Aufbewahrungsfristen
– ab 2013 auf 8 Jahre
– ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre

•Betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, §
257 HGB und § 14 b UStG
•Ausnahmen
Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7
Jahren macht das HGB Einschränkungen.
Sofern bestimmte Unterlagen handels- und
gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese
auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10
Jahren.
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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34
JStG 2013
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 bzw. 7
Jahre betrifft folgende Unterlagen:
•Bücher und Aufzeichnungen, Inventare.
•Jahresabschlüsse, Lageberichte, die
Eröffnungsbilanz.
•Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der
vorgenannten Unterlagen erforderlich sind.
•Buchungsbelege.
•Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungs-Mitteln
abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das
gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet
oder sie die Belege nach erfolgter Vorlage
zurückgegeben hatten.
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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35
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7

? !
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36
GoBD
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff“
• Zweiter Entwurf Juni 2013: http://bit.ly/GoBD2
Kritisiert von der Wirtschaft:
– BITKOM lehnt den Alleingang der Finanzverwaltung bei
der elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche
Kosten und neue Bürokratie auf die Unternehmen
zukommen
– Wirtschaftsprüfer sehen die Rechtslage deutlich verschärft
und dies einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen
– Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des
Entwurfs

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

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37
GoBD: Ziele
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Löst GoBS und GDPdU ab und beseitigt
dabei zugleich Divergenzen zwischen den
beiden älteren Verordnungen
• Berücksichtigt den aktuellen Stand der
Technik
• Soll Klarheit schaffen und Rechtssicherheit
herstellen

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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38
GoBD Inhalt
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

1.
2.
3.
4.
5.

Anwendungsbereich und Begrifflichkeiten
Verantwortlichkeit
Allgemeine Anforderungen
Belegwesen (Belegfunktion)
Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher
Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
(Grundaufzeichnungen, Grundbuch-, Journal- und Kontenfunktion)
6. Internes Kontrollsystem (IKS)
7. Datensicherheit
8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
9. Aufbewahrung
10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
11. Datenzugriff
12. Zertifizierung und Software-Testate
13. Anwendungsregelung
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Records Management Fachtag 2013

39
GoBD: Regelungsbereiche
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

•
•
•
•
•
•
•
•
•

/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Belegwesen (Belegfunktion)
Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge
und in sachlicher Ordnung
Internes Kontrollsystem (IKS)
Datensicherheit
Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Aufbewahrung
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Datenzugriff
Zertifizierung und Software-Testate

Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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40
GoBD: Regelungsbereiche
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Belegwesen (Belegfunktion)
•Neu: Regelungen zur Belegsicherung gegen Verlust von Informationen,
zur Zuordnung zwischen Belegen und Grundaufzeichnungen oder
Buchungen und zur erfassungsgerechten Aufbereitung der
Buchungsbelege.
•Zu jedem Geschäftsvorfall müssen eine eindeutige Belegnummer, der
Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangaben, die Währungsangabe,
der Buchungstext, das Buchungsdatum, die Buchungsperiode und der
Verantwortliche angegeben werden.

Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher
Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
•Keine großen Änderungen gegenüber GoBS

Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj
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Dr. Ulrich Kampfmeyer

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41
GoBD: Regelungsbereiche
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Datensicherheit
•Regelungen sind kürzer als in GoBS und gehören zum Teil
Verfahrensdokumentation

Unveränderbarkeit, Protokollierung von
Änderungen
•Bessere Übersichtlichkeit als in GoBS, da zentral an einer Stelle (Tz. 8)
aufgeführt

Aufbewahrung
•Regelungen aus GoB und GDPdU zusammengeführt in GoBD, Tz. 9
•Nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen
erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 A0 auf
Datenträgern geführt werden, soweit Form und Verfahren stimmen
•Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung sowie
andere, steuerlich relevante Daten für den Datenzugriff zur Verfügung zu
halten
Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampfmeyer

Records Management Fachtag 2013

42
GoBD: Regelungsbereiche
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
•Eigener Abschnitt GoBD, Tz. 10 anstelle von verstreuten Regelungen in
GoBS
•Kernabschnitt ist GoBD, Tz.10.1 Verfahrensdokumentation, der die
Bestandteile dieser Dokumentation festlegt und
Ordnungsmäßigkeitsvorschriften aufgibt. Zudem läuft die Aufbewahrungsfrist
für die Verfahrensdokumentation nicht ab, soweit und solange die
Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren
Verständnis sie erforderlich ist.

Datenzugriff
•Methoden des Datenzugriffs entsprechen denen der GDPdU
•Neu: „Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände, z.B. nicht
aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem
Berufsgeheimnis (§ 102 AO) unterliegende Daten, so obliegt es dem
Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbestände
so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies
kann z.B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen erfolgen.“

Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj
Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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43
GoBD: Regelungsbereiche
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Zertifizierung und Software-Testate
•Weder in GoBS noch in GDPdU geregelt
•Keine Erteilung von Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder im
Rahmen einer verbindlichen Auskunft
•Keine Bindungswirkung von „Zertifikaten“ oder „Testaten“ Dritter
gegenüber der Finanzbehörde

Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj
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44
Vergleich GoBS, GDPdU und GoBD
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/ Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6

GoBS

GDPdU

GoBD

HGB/AO

Steuergesetze

HGB/AO+
Steuergesetze

HGB-relevant

Ja

Nein

Ja

Steuer-relevant

Ja

Ja

Ja

(Jein)

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

7+laufend/
10+laufend

10+laufend

siehe Änderungen
JStG2013

Daten

Ja

Ja

Ja

Dokumente

Ja

(Jein)

Ja

Nein

Ja

Ja

Zugriff durch Prüfer

Ja

Ja

Ja

Verfahrensdokumentation

Ja

Nein

Ja

Geltungsbereich

Zoll-relevant
Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsform

Auswertbar

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45
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Governance, Risk Management & Complaince
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GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als
durchgängiges Vorgehensmodell.

Records Management, Information Governance & aktuelle Trends

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Records Management Fachtag 2013

47
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48
Records Management Fachtag 2013

INFORMATION MANAGEMENT

Vielen Dank!
26.11.2013
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Es hat uns Spaß gemacht!
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Präsentation, weitere Informationen...
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nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

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[DE] Vortrag "Europa und die Aufbewahrung – ein Dialog" auf dem Records Management Fachtag 2013

  • 1. Records Management Fachtag 2013 INFORMATION MANAGEMENT Europa und die Aufbewahrung ein Dialog 26.11.2013 Records Management Fachtag 2013 Hans-Günther Börgmann © 2013 Iron Mountain Incorporated. All rights reserved. Iron Mountain and the design of the mountain are registered trademarks of Iron Mountain Incorporated. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners. Records Management Fachtag 2013 Europa und die Aufbewahrung – ein Dialog Dr. Ulrich Kampffmeyer Offenbach, 26.11.2013 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 1
  • 2. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 2
  • 3. Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Aufbewahrungsfristen sind einfach ? Eingang Beginn Entstehung Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Ende 10 Jahre Dr. Ulrich Kampfmeyer Vernichtung LangzeitArchivierung Records Management Fachtag 2013 3
  • 4. Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist? Beginn ? Eingang Entstehung Mit dem Entstehung s-datum Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Mit dem „RecordDeclaration“Datum Mit dem „in eine Akte einordnen“Datum Mit dem „Sachbearbeitung zu Ende“-Datum Mit dem Eingangsdatum Mit dem Erfassungsdatum Differenz 0 Minuten bis 10 Jahre Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 4
  • 5. Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wie lange läuft eine Aufbewahrungsfrist? „Legal Hold“ setzt den Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus (Gerichtsfall) Beginn Ende „n“ Jahre + das laufende Jahr Records Management, Information Governance & aktuelle Trends „konkurrierende“ Laufzeiten Dr. Ulrich Kampfmeyer Definierte Laufzeit + „n“ Jahre Records Management Fachtag 2013 5
  • 6. Anfang & Ende von Aufbewahrungsfristen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Wann endet eine Aufbewahrungsfrist? Gesetzgeber verkürzt die Aufbewahrungsfrist konditional abhängig von der Laufzeit eines Vertrages konditional abhängig von der Lebenszeit eines Vertragspartners + „n“ Jahre Konditionale Laufzeit + „x“ Jahre Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Frist einer Akte länger als die enthaltener Dokumente LangzeitArchivierung „Aufbewahrungswürdig“ unabhängig von Aufbewahrungsfrist Records Management Fachtag 2013 6
  • 7. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 7
  • 8. Studie zu Aufbewahrungsfristen Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Österreich: Belgien: Schoenherr Verhagen Walraven Dänemark: Finnland: Gorrissen Federspiel Roschier Frankreich: Aramis Ungarn: Szecskay Irland: Italien: Trevisan & Cuonzo Niederlande: De Brauw Blackstone Westbroek Polen: Linklaters Rumänien: Popovici Nitu & A sociatii Spanien: Uría Menéndez Schweden: Mannheimer Swartling Arthur Cox Großbritannien: Bristows 8
  • 10. Übersicht generelle & handelsrechtliche Unterlagen 10
  • 13. Übersicht Medizin & Transport Unterlagen 13
  • 16. Übersicht „Legal“ & andere Unterlagen 16
  • 18. Bewertungskriterien für rechtliche Anforderungen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Worum handelt es sich bei der Vorgabe? Gesetz, Verordnung, Code of Practice,…? Gilt dies auch im Land oder Tätigkeitsumfeld meines Unternehmens? Unterschiedliche Rechtsräume: internationale, europäische oder national „importierte“ Gültigkeit, Gültigkeit im Land des Standortes oder nach Herkunftslandprinzip,… Betrifft dies abhängig von der Rechts- und Gesellschaftsform meines Unternehmens? Form des Unternehmens, der Organisation oder der Verwaltung; Vorgabe nur für öffentliche Verwaltung, privatwirtschaftliche Unternehmen, Vereine, Einrichtungen, politische Gremien, Jurisprudenz oder aber Privatpersonen? Wie ist mein Unternehmen betroffen? Direkt betroffen = in jedem Fall umzusetzen Indirekt betroffen = gegebenenfalls umzusetzen Möglicherweise zutreffend = gegebenenfalls umzusetzen,… Wie sind die Anforderungen zu beurteilen? Unbedingt vollständig zu erfüllen, abwägbar im Rahmen der Grundsätze der Verhältnismäßigkeit oder des Risikomanagements Wie geht man mit widersprüchlichen Anforderungen um? Datenschutz, konkurrierende Regelungen (man nimmt oft die umfassendste), Offenlegungsverpflichtungen,… In welchem Umfang sind die Regeln gültig? Generelle, teilweise, branchenspezifische ,… Gültigkeit Welche internen Regelungen sind zusätzlich zu berücksichtigen? Corporate Governance, IT-Governance, Qualitätsmanagementsystem, Arbeitsanweisung, Betriebsvereinbarung,… Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 18
  • 19. Mehrdimensionalität der Bewertung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Risikobewertung & Maßnahmen-Priorisierung •nach zuständigem Bereich / Geschäft und betroffenem Rechtsraum •nach Verbindlichkeit von – Gesetz – Verordnung – interner Vorgabe •nach Geschäftstätigkeit (Lieferung von Produkten/Dienstleistungen) – national – international •Nach Sitz /Standort / Produktionsort – national – international Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 19
  • 20. Bewertungskriterien für Bewertungsmatrix © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 Abstimmung mit / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 QSE RA Bereich FDA GxP Handelsrecht Steuerrecht International 21 CFR Part 11 OECD Europa USA Lokale Regelungen GxP RA (e-Commerce) (elek. Signatur) 21 CFR Part 11 SEC 17 HIPAA SOX Deutschland HGB, AO, Änderungsgesetz Steuer 2000 GoBS, GDPdU, Verrechnungspreis, Umsatz-Steuer, (Signaturgesetz), (Signaturverordnung) Schweiz Revision, HR RA, GF Zivilrecht UnternehDatenschutz mensrecht (elek. Signatur) (Corporate Governance) (Teledienste) (8. Direktive) Tread Act Verbrauchersch utz Produkthaftung (Corporate Governance) Patriot Act BGB, ZPO, Produkthaftung, Verbrauchersch utz, Informationsfreiheitsgesetz KontraG, UMAC, Corporate Governance Obligationenrecht Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer BDSG, Länder Records Management Fachtag 2013 20
  • 21. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 21
  • 22. Studie zu Aufbewahrungsfristen Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Hengeler Mueller 22
  • 24. Übersicht Buchahltungs- und steuerrelevante Unterlagen 24
  • 25. Übersicht Steuer- und Gehaltsunterlagen 25
  • 27. Übersicht Medizin & Sicherheit 27
  • 34. JStG 2013 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Jahressteuergesetz 2013 •am 17.01.2013 abgelehnt •Aufbewahrungsfristen – ab 2013 auf 8 Jahre – ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre •Betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14 b UStG •Ausnahmen Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB Einschränkungen. Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 34
  • 35. JStG 2013 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 bzw. 7 Jahre betrifft folgende Unterlagen: •Bücher und Aufzeichnungen, Inventare. •Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz. •Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderlich sind. •Buchungsbelege. •Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungs-Mitteln abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten. Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 35
  • 36. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 36
  • 37. GoBD © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ • Zweiter Entwurf Juni 2013: http://bit.ly/GoBD2 Kritisiert von der Wirtschaft: – BITKOM lehnt den Alleingang der Finanzverwaltung bei der elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche Kosten und neue Bürokratie auf die Unternehmen zukommen – Wirtschaftsprüfer sehen die Rechtslage deutlich verschärft und dies einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen – Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des Entwurfs Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 37
  • 38. GoBD: Ziele © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Löst GoBS und GDPdU ab und beseitigt dabei zugleich Divergenzen zwischen den beiden älteren Verordnungen • Berücksichtigt den aktuellen Stand der Technik • Soll Klarheit schaffen und Rechtssicherheit herstellen Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 38
  • 39. GoBD Inhalt © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 1. 2. 3. 4. 5. Anwendungsbereich und Begrifflichkeiten Verantwortlichkeit Allgemeine Anforderungen Belegwesen (Belegfunktion) Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grundaufzeichnungen, Grundbuch-, Journal- und Kontenfunktion) 6. Internes Kontrollsystem (IKS) 7. Datensicherheit 8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen 9. Aufbewahrung 10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 11. Datenzugriff 12. Zertifizierung und Software-Testate 13. Anwendungsregelung Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 39
  • 40. GoBD: Regelungsbereiche © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 • • • • • • • • • / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Belegwesen (Belegfunktion) Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Aufbewahrung Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Datenzugriff Zertifizierung und Software-Testate Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 40
  • 41. GoBD: Regelungsbereiche © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Belegwesen (Belegfunktion) •Neu: Regelungen zur Belegsicherung gegen Verlust von Informationen, zur Zuordnung zwischen Belegen und Grundaufzeichnungen oder Buchungen und zur erfassungsgerechten Aufbereitung der Buchungsbelege. •Zu jedem Geschäftsvorfall müssen eine eindeutige Belegnummer, der Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangaben, die Währungsangabe, der Buchungstext, das Buchungsdatum, die Buchungsperiode und der Verantwortliche angegeben werden. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung •Keine großen Änderungen gegenüber GoBS Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 41
  • 42. GoBD: Regelungsbereiche © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Datensicherheit •Regelungen sind kürzer als in GoBS und gehören zum Teil Verfahrensdokumentation Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen •Bessere Übersichtlichkeit als in GoBS, da zentral an einer Stelle (Tz. 8) aufgeführt Aufbewahrung •Regelungen aus GoB und GDPdU zusammengeführt in GoBD, Tz. 9 •Nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 A0 auf Datenträgern geführt werden, soweit Form und Verfahren stimmen •Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung sowie andere, steuerlich relevante Daten für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 42
  • 43. GoBD: Regelungsbereiche © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit •Eigener Abschnitt GoBD, Tz. 10 anstelle von verstreuten Regelungen in GoBS •Kernabschnitt ist GoBD, Tz.10.1 Verfahrensdokumentation, der die Bestandteile dieser Dokumentation festlegt und Ordnungsmäßigkeitsvorschriften aufgibt. Zudem läuft die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist. Datenzugriff •Methoden des Datenzugriffs entsprechen denen der GDPdU •Neu: „Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände, z.B. nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (§ 102 AO) unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z.B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen erfolgen.“ Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 43
  • 44. GoBD: Regelungsbereiche © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Zertifizierung und Software-Testate •Weder in GoBS noch in GDPdU geregelt •Keine Erteilung von Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder im Rahmen einer verbindlichen Auskunft •Keine Bindungswirkung von „Zertifikaten“ oder „Testaten“ Dritter gegenüber der Finanzbehörde Quelle: haufe.de, http://bit.ly/14mWGPj Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 44
  • 45. Vergleich GoBS, GDPdU und GoBD © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 GoBS GDPdU GoBD HGB/AO Steuergesetze HGB/AO+ Steuergesetze HGB-relevant Ja Nein Ja Steuer-relevant Ja Ja Ja (Jein) Ja Ja Ja Ja Ja 7+laufend/ 10+laufend 10+laufend siehe Änderungen JStG2013 Daten Ja Ja Ja Dokumente Ja (Jein) Ja Nein Ja Ja Zugriff durch Prüfer Ja Ja Ja Verfahrensdokumentation Ja Nein Ja Geltungsbereich Zoll-relevant Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist Aufbewahrungsform Auswertbar Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 45
  • 46. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 46
  • 47. Governance, Risk Management & Complaince © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell. Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Records Management Fachtag 2013 47
  • 48. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 27.12.13 / Quelle: PROJECT CONSULT 7 ? ! Records Management, Information Governance & aktuelle Trends Dr. Ulrich Kampfmeyer Rcords Management Fachtag 2013 48
  • 49. Records Management Fachtag 2013 INFORMATION MANAGEMENT Vielen Dank! 26.11.2013 Records Management Fachtag 2013 Hans-Günther Börgmann Es hat uns Spaß gemacht! Dr. Ulrich Kampffmeyer Ulrich.Kampffmeyer@PROJECTCONSULT.com Präsentation, weitere Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com PDF-Handout: http://bit.ly/Kff-HGB Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen. © 2013 Iron Mountain Incorporated. All rights reserved. Iron Mountain and the design of the mountain are registered trademarks of Iron Mountain Incorporated. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 49

Hinweis der Redaktion

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