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Dokumente automatisiert im Web nutzen Integration von Open Text Web Solutions mit Livelink DM
Dokumente – wertvollaberschlechtgenutzt
Bereitstellungwirdzunehmendkomplexer ... Marketing R&D Vertrieb Extranet Websites Intranet ...
Fehlende Kontrolle bei Web Dokumenten Viel Abstimmung zwischen Dokument-Erstellern und Web-Redakteuren Mangelnde Übersicht Hoher Aktualisierungsaufwand
Zukünftige Anforderungen Multi-Site Belieferung Steigende Anzahl von Dokumenten Bereitstellung für unterschiedliche Zielgruppen  Absehbare Zeit- und  Kostenfalle
Lösung: AutomatisierteBereitstellung ... Marketing R&D Vertrieb Extranet Websites Intranet ...
Lösung: Automatisierte Bereitstellung Gerüstet für wachsendes Dokument-Aufkommen Ressourcen sparen Voraussetzung für Web 2.0 Enterprise 2.0
Lösung und Integration verfügbar
Von der Theorie zur „best“ Praxis Bevor es losgehen kann Umsetzung in der Praxis Zeit für Ihre Fragen
Assessment der Dokumente durchführen Metadaten auf Qualität und Vollständigkeit prüfen Mehrsprachigkeit der Metadaten evaluieren
Livelink DM auf Multi-Site vorbereiten Kriterien zur Dokument-Automatisierung definieren
Passende Integrationsart fürs Web wählen Voll-Automatisch		  Halb-Automatisch Broschüre Broschüre Broschüren   _________   _________   _________   _____   _____   _________   _________   _________ Websites Websites
Integrationsumfangdefinieren Management Server Delivery Server Websites Livelink DM Redaktion Dateisystem Redaktions-system Datenbank ...
Erfolgreiche Umsetzung in der Praxis Marketing Technische Redaktion … Länder Websites Extranet (Partner) Intranet (Mitarbeiter) DVD
Projektfakten Mai 2008 Online-Plattform mit Support-Dokumenten Ergebnis: Zentrale Pflege ersetzt aufwändige DVD und manuelle Pflege durch Web-Redakteure Heute Weitere Websites nutzen Lösung Unternehmensweite zentrale Pflege Globale Rollouts und Intranet-Relaunch in Umsetzung
Suche – Nutzer-Feedback berücksichtigt Gestaltungsmöglichkeiten im Web für zugängliche Suche nutzen
Passende Integration genutzt: Automatisch Automatisierte Bereiche für geringen Pflegeaufwand
Passende Integration genutzt: Halb-Autom. Manuelle Bereiche erlauben redaktionelle Gestaltung
Performance bei Integration berücksichtigen Lösungen für Informationsbedarf vs. Ladezeit finden
Automatisierung lohnt sich Kontrolle über Dokumente wiedererlangen Keine redundante Bearbeitung: Mehr Ressourcen Software verfügbar, erprobte Lösungen umsetzbar
netmedia - The Integration Experts Seit über 10 Jahren spezialisierter Dienstleister für Open Text Web Solutions / RedDot Schwerpunkt: Multi-Site Projekte und komplexe Intranetprojekte mit umfangreichem Content und Personalisierung Seit 2 Jahren Erfahrungen mit Livelink Projekten, Expertise LiveServer/Livelink Integration
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Hinweis der Redaktion

  1. Warum unterhalten wir uns überhaupt so viel über Dokumente, warum beschäftigt uns das Thema? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Dokumente sind das digitale Kapital Ihres Unternehmens, das wichtigste digitale Asset was Sie in Ihrem Unternehmen haben.- An die Zeiten von Papierstapel und Kartonarchiven können wir uns alle noch gut erinnern, aber am Hauptproblem hat sich auch in der digitalen Version von Dokumenten nicht geändert:Unorganisiert, unklassifiziert und schlecht archiviert verlieren Sie sehr Zeit mit Suchen und letztendlich Geld. Spätestens bei der Bereitstellung auf der Website leiden dann Ihre Kunden, Partner oder Mitarbeiter: fehlende, veraltete oder gar falsche Dokumente, Sie kennen alle diese Probleme.
  2. Die Situation, die wirhäufig in Unternehmenantreffensiehtfolgendermaßenaus:Dokumentewerden von unterschiedlichenAbteilungen und PersonenimUnternehmenerstellt. DerVertrieberstelltPreislisten, das MarktingBroschüren, die Entwicklungtechnische Whitepaper etc.DiesePersonensind oft NICHT Web-Redakteure. (Klick1) Die Dokumentewerdendaher an die WebredakteuremitZusatzinfosweitergegeben(Klick 2) Die Web-Redakteurestellen die Dokumente auf der Website ein. Soweitnocheinigermaßenhandhabbar.(Klick 3) JetztwirdIhrUnternehmen in ZukunftabermehrereKanälewiemehrsprachige Websites, Intranets und weitere Web-Angebotehaben. Dabei muss fürjedesDokumententschiedenwoesfürwenbereitgestelltwird - Und Sieahnensicherschon was folgt...(Klick 4) DerDokumentenflusswirdschnellunüberschaubar.
  3. Die notwendigenAbsprachenzwischenDokumentenerstellern und den Web-Redakteurenwerdenunübersichtlich. Mitarbeitermüssensichzusätzlichabstimmen: Informationenwie “muss geschütztwerden” oder “woverlinken”Sieverlieren die Übersicht und die KontrolleüberDokumente, welches Dokument ist wo in welcher Version verlinkt? Die Aktualisierung von Dokumenten erzeugt ebenfalls einen hohen AufwandÜberleitung: Siesehen, dassselbstbei den Grundlagen von Dokumentenim Web Fallstrickezuumgehensind. Dabeisehensichsicherviele von IhnennochzusätzlichenAnforderungenggü.
  4. Bei vielen Unternehmen ist das schon Realität: Multi-Site Belieferung – immer mehr mehrsprachige Websites. Auf der anderen Seite auch die Gewissheit, dass die Anzahl von Dokumenten nicht geringer wird Und Sie werden die Dokumente in Zukunft auch für verschiedene Zielgruppen (Kunden, Lieferanten, Service-Partner, Presse) bereitstellen müssenWiekönnenSiesich auf dieseProbleme und die Zukunftvorbereiten?
  5. Mitdiesem Chaos istmitSicherheitkeinerfür die Zukunftgerüstet.(Klick 1) Es muss also gelingen, eineautomatisierteDokumentbereitstellungzuerschaffen, mitdersichsich die Aufgabeneleganterlösenlassen.(Klick 2) Technischgesehensprechenwirüber die NutzungeinesDokument-Management-Systems mitAnbindung an die Web-Plattformen, die diezentraleVerteilungderDokumentenerlauben. Überleitung: Die VorteilenocheinmalimÜberblick.
  6. POSITIVWennSie denProzessimGriffhaben, weitestgehendautomatisierthaben, dannkannesihnenegalsein, ob Siejetzt 500 oder 50.000 Dokumenteveröffentlichenwollen.Wennwirdarübersprechen, dassdurchdieseAutomatisierungRessourcengespartwerden, dannmeinenwirnicht, dassSie in Zukunft auf IhreWebredakteureverzichtensollen.Aber Web 2.0 istzwar in allerMunde: Esmacht KEINEN Sinn, ein 2.0 Intranet/Extranet aufzubauenohne seine Hausaufgabenbei den Grundlagen (zentraleAblage/Steuerung von Dokumenten) gemachtzuhaben!Überleitung: Die Software, die Siefür die Umsetzungbrauchen, gibtesjabereitsalsLösung von Open Text.
  7. -Die Integrations-Lösung,zumeinenaus CMS und auf deranderenSeiteaus DMS bestehend, isttechnischverfügbar, entsprechendeKonnektorenvorhanden.WieSiedieseLösungeinsetzenkönnen und wieSie am bestenvorgehen, das zeigtIhnenjetztmeinKollegeanhandeinesKundenbeispielsausder Praxis.
  8. Online-Plattform mit Support-Dokumenten für Mitarbeiter und geprüfte PartnerHeute- Weitere Websites nutzen Lösung (Extranet, Internet)
  9. Klick 2: Suchfeld: Nutzer-Feedback hat gezeigt, dassalteBegriffe/artikelnummerngesuchtwerden -> hinterlegte Listen. SynonymsuchefürintegrierteBegriffeKlick 3: Nutzerfeedback: ErweiterteSuchedirektanbieten, aberMetadatensuchelässtNutzer “bessere” Suchergebnisseerwarten. DaherNutzer via Ajax überAnzahlderTrefferinformieren und Auswahldynamischeinschränken. Was nichtfunktioniert hat: Type-Ahead Suche
  10. Überleitung: Werhilftihnendabei?
  11. Beispiel: Preislistewird online bereitgestellt und wirdüberein Login geschützt.DerVertrieberstellt das entsprechendeDokumentDerVertriebinformiert die Web-Redaktion, dass das Dokument auf der Website imBereich “Preislisten” bereitgestelltwerden muss und nurfürLieferantensichtbarseinsoll.Die Web-Redaktionstellt das Dokumentein und verlinkt dies in der Website.Das gleicheProcedereistfürjededer Websites durchzuführen.BeimErsteinstellennoch okay, aberspätestens Updates u. Ä. ErzeugenhohenAufwand.