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1 von 26
Data	Security	und	Data	Privacy
Natuvion	Webcast	Nr.	5		– Auskunft
Natuvion	GmbH	– 06.2017
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
2
Seit	2014	unterstützen	wir	als	NATUVION	unsere	Kunden	mit	Erfahrung	und	Expertise	im	
Umfeld	der	Digitalisierung
3
Gegründet:	2014	als	eigentümergeführter	Beratungsspezialist		mit	
Fokus	Versorgungswirtschaft,	Security	und	Transformation
Standorte:	Walldorf,	Berlin,	München,	Wien(AT),	Philadelphia(US)
Unternehmensgröße:	>	55 Mitarbeiter
Expertise	der	Berater:	>	75	%	SAP	zertifiziert	&	Ø 12	Jahre	
Energiewirtschaft	und	SAP
SAP	Gold	Partner	
SAP	Recognized Expertise	in	Utilities	
SAP	Landscape Transformation
Langjähriger	Partner	der	größten	Energieversorger	Deutschlands
Leistungen/Kompetenzen:
§ Strategisches IT-Management
§ IT	Consulting	für	die	Energiewirtschaft
§ SAP	Transformation	&	Data	Services
§ SAP	Security	&	Data	Privacy	/	Protection
§ Business	Intelligence /	Analytics	
Natuvion Gruppe
Tiefgehende	Erfahrung	in	der	
Umsetzung	von	DS-GVO	/	GDPR	
Anforderungen	
Strategische	Partnerschaft	mit	
Entwicklungsteams	der	SAP	im	
Bereich	Data	Protection and Privacy	
– ILM	/	IRF	/	Consent
Enge	und	langjährige	Partnerschaft	
mit	Experten	im	IT/	Datenschutz	
Recht	
Vollständiges	Verständnis	über	die	
Prozesse	und	Anforderungen	aus	
Business	– IT	– Datenschutzsicht	
Eigene	zertifizierte	Lösungen	für	
konsistente	Datenlöschung,	
Auskunft	und	Anonymisierung
Ausgewiesene	Data	Protection und	
Privacy	Expertise	(Lösungen)
Ausgewiesene	
Transformationsexpertiese
Erfolgsfaktoren
Konzeption	und	Einführung	
Anonymisierung	(IS-U	/	CRM)
Konzernweiter	Roll-Out	einer	
Systemanonymisierung	(CRM	/	
IS-U	/	ERP	/	HCM)
Selektive	Datenlöschung	(IS-U	/	
CRM	/	ERP	/	BW)
Löschkonzeption	DS-GVO	/	
GDPR	(SAP	Systemlandschaft)
IT	und	Prozesskonzeption	
Konformität	Rechte	Betroffener	
nach	DS-GVO	/	GDPR	(Auskunft	
&	Transparenz)
System	und	Daten-
dekommissionierung mit	SAP	
ILM
Konzeption	und	Realisierung	
Auskunft	(SAP	IRF)
Relevante	Referenzen
Natuvion	– Ihre	Spezialisten	in	der	Realisierung	der	Anforderungen	der	GDPR	/	DS-GVO
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Datenanonymisierung
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
4
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy5
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(1	Stunde)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(30	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	Lifecycle Management	(30	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung
5
30	Min.
Datenauskunft	/	Transparenz
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung	– SAP	IRF.	
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy6
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(1	Stunde)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(30	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	Lifecycle Management	(30	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung
5
30	Min.
Datenauskunft
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung.	
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
7
8
Datenschutz-Grundverordnung
Wirksame	und	abschreckende	Geldbußen	(Wortlaut	Art.	83	Abs.	1	DS-GVO)
Betrifft	sowohl	Vorsatz	wie	auch	Fahrlässigkeit	auch	von	Managern,	Datenschutzbeauftragten	und	sonstigen	
an	fehlerhaften	Entscheidungen	zum	Datenschutz	beteiligten	Personen	(bis	zu	EUR	20	mio.)
Bußgelder	für	Unternehmen	bis	zu	EUR	20	mio. bzw.	4%	des	globalen Vorjahresumsatzes
à damit	rücken	Bußgelder	in	die	Größenordnung	von	kartellrechtlichen	Pönalen
Beweislastumkehr	zu	Ungunsten	Daten	verarbeitender	Unternehmen:	Nicht	nur	
sicherstellen,	sondern	Nachweis erbringen	können
Deutlich	Erhöhung	des	Bedarfs	an	systematischen	Lösungen,	die	eine	
vollumfängliche	Dokumentation	von	Maßnahmen	erlauben
Verstöße	haben	zukünftig	noch	schwerwiegendere	monetäre	Folgen	für	Unternehmen.
Und	was	heißt	das	jetzt	konkret?
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
20	MEUR	
oder	4%
Transparenz
über	Datenschutz-
verstöße
Einheitliches
Recht	für	EU	
Wirtschaftsraum
MAI
2018
Portabilität
Recht	auf	
Vergessenwerden
Einwilligung	
&	Kinder
Der	Handlungsdruck	zur	Schaffung	der	Datenschutzkonformität	besteht	fortwährend	und	
steigt	im	Kontext	der	neuen	Datenschutzgrundverordnung
9 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
§ Bußgeldrahmen	zwischen	EUR	50.000	bis	300.000	
je	Verstoß	(Verstöße	sind	kumulierbar)
§ Löschung:	Personenbezogene	Daten	sind	zu	
löschen,	wenn	sie	für	eigene	Zwecke	verarbeitet	
werden,	sobald	ihre	Kenntnis	für	die	Erfüllung	des	
Zwecks	der	Speicherung	nicht	mehr	erforderlich	ist
§ Auskunft:	Die	verantwortliche	Stelle	hat	dem	
Betroffenen	auf	Verlangen	und	unentgeltlich	
Auskunft	zu	erteilen	über	alle	gespeicherte	Daten	
mit	Personenbezug,	Empfänger	sowie	über	den	
Zweck	der	Speicherung	
• (geändert)	Bußgeldrahmen	bis	EUR	20Mio.	oder	4%	des	
weltweiten	Jahresumsatzes	der	betroffenen	
Unternehmensgruppe	
• (neu)	Datenübertragbarkeit	(Art.	20	DS-GVO)	
• (neu)	Privacy	by Design	and by Default	(Art.	25	DS-GVO)	
• (geändert)	Recht	auf	Vergessenwerden (Art.	17	DS-GVO)	geht	
weit	über	das	bisherigen	Recht	auf	Löschung	hinaus
• (geändert)	Erhöhte	Informations- und	Transparenzpflichten	(Art.	
12	bis	Art.	15	DS-GVO)	ist	eine	Erweiterung	des	
Auskunftsanspruches	(Beispiel:	www.selbstauskunft.net)
• (neu)	Datenschutz-Folgenabschätzungen	(Privacy	Impact	
Assessments,	Art.	35	DS-GVO)	
§ Datenschutz	bis	Mai	2016	(Extrakt) § Datenschutz	ab	Mai	2018	(Extrakt)
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
10
Die	Nutzung	von	Personenbezogene	Daten	in	den	IT	Abwicklungssystemen	führen	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Extrakt)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy11
Handlungsfelder
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Projekt-/	Test- und	
Schulungssystemen
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	auf-
gebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	jederzeit	
umfangreichst	und	teilweise	mit	
erweiterten	Berechtigungen	möglich.
Nach	Ablauf	von	Datenverarbeitungs-
aufträgen	oder	Dienstleistungs-
verträgen	werden	Kundendaten	an	
neue	Dienstleister	übergeben.
Der	historische	Datenbestand	verbleibt	
aktuell	weiterhin	in	den	jeweiligen	
Produktivsystemen.
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	für	den	
jeweiligen	Zweck	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	uneingeschränkt	
weiter	zur	Verfügung.
Test- und	Projektsysteme	nur	mit	
anonymisierten	Daten
Personenbezogene	Daten	sind	nach	Ablauf	der	
Legitimation	zu	löschen
Anonymisierung	Schulungs-
und	Testsystem
Löschen	historischer	Daten
Sperren	und	Implementierung	
kontinuierliches	Datenmgmt.
1
Kundenanfragen	zur	
Auskunftserteilung	
Anfragen	zur	Auskunft	von	Betroffenen	
über	die	Speicherung	und	Verarbeitung	
ihrer	personenbezogenen	Daten.
Auskunft	erfolgt	aktuell	als	manueller	
Prozess	und	Informationen	können	nur	
mit	hohem	Aufwand	und	in	der	Regel	
nicht	in	der	gesetzlich	vorgeschriebene	
Format	bereitgestellt	werden.
Strukturierte,	IT-gestützte	
Prozessbearbeitung	
2 3 Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenbezug
4
Nutzung	personenbezogener	Daten	in	IT-Systemen
Die	Nutzung	von	Personenbezogene	Daten	in	den	IT	Abwicklungssystemen	führen	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Beispiel)
12
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen	
Beim	Ablauf	von	
Dienstleistungsverträgen	sind	
Kundendaten	an	einen	
Rechtsnachfolger	(neue	
verantwortliche	Stelle)	übergeben
Worden	
Der	historische	Datenbestand	ist	in	
der	produktiven	Systemlandschaft	
verblieben
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	
grundsätzlich	jeweils	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	bislang	aber	auch
weiterhin	uneingeschränkt	zur	
Verfügung
Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenzug
Erteilung	einer	Auskunft	an	
Betroffene	über	die	Speicherung	ihrer	
personenbezogenen	Daten
Auskunft	ist	in	strukturierter	
elektronischer	Form	mit	der	Angabe	
über	Ort,	Grund	und	ggf.	Empfänger	
sowie	Dauer	der	Speicherung	/	
Löschkriterien	zu	gestallten.	
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Sekundärsystemen
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	
aufgebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	umfangreichst	
möglich.
û (1)	Zu	realisieren
û (2)	Zu	realisieren	
û (3)	Zu	realisieren
6
4
3
1
Buchungskreise	im	System
mit	zu	überprüfender	Legitimation
77.000
4.200.000
WechselInteressenten Inaktiv
1.150.000
400
davon
mit	Aufsicht
kritisch
Aktuell
ca.	120	p.a.
Auskunft	Dunkelz.
Datenerhebungen	mit	zu	
überprüfender	Legitimation
(aktuelles	Jahr)	
Auskunftsersuchen	(§ 34	BDSG)
Aufsicht	(§ 38	BDSG)
*	Anzahl	der	Anfragen	über	alle	Dienstleister	hinweg		derzeit	
nicht	ermittelbar
*	Wechsel	=	abgelehnte	Wechsel	und	Speicherung	der	Daten
û (3)	Zu	realisieren
1 2 3 4
Gesellschaften
Echtdaten	in	Sekundärsystemen
(Zugriff	umfangreich	/	Zugriff	eingeschränkt	/	Daten	
anonymisiert)
16
4
2
475.000	Kunden
Umfangreich Eingeschränkt Anonym.
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Auskunftsanspruch	des	Betroffenen	an	personenbezogenen	Daten
13
Organisationen	o.	
Wettbewerb
Einzelpersonen
Energieversorger
Quelle:	Selbstauskunft.net	
Beispiel	EVU	(aktuell)
Ø	41	Tage
Zukunft:	Auskunft	über	erhobene	personenbezogene	Daten	
Durchs.	Bearbeitungsdauer	(Tag)
für	Auskunftsersuchen	§ 34	BDSG
Extrakt	der	Risiken	/	Herausforderungen	neuer	Transparenzpflichten	ab	2018	
Datenschutzerklärung muss	Speicher-/Löschangaben	enthalten
Bußgeldbaukasten	für	Aufsichtsbehörden,	Verbände,	Konkurrenz	&	Betroffene
Mangelnde	Umsetzung	eines	erklärten	Status	quo	
Vorsatz	des	Konformitätsverstoßes	– hohes	(persönliches)	Risiko	der	Haftung
Einzelpers./Organ.	ersucht	Auskunft	/	beantragt	Datenübertragung
Innerhalb	von	einem	Monat	muss	Auskunft	u.	/	o.	Übermittlung	erfolgen
Aufsichtsbehörde/Gericht	trifft	ad-hoc	Anordnung	zur	Umsetzung	
oder	EVU	trifft	sonstige	rechtliche	Pflicht
Unverzügliche	Umsetzung	der	Datenschutzanforderungen/	Auflagen
1
2
3
4
48
19 19
59
KW36KW26 KW03KW46 KW13
X
Bei	Verzögerung,	nicht	Konformität	o.	falscher	Beantwortung
Öffentliche	Streitigkeiten/	Bekanntmachung,	monetäre	(nachhaltige)	
Auswirkungen	und	nachhaltige	Rufschädigung
EU-DS-GVO	Art.	12	Abs.	3	(Frist)	/	EU-DSGVO	Art.	13/14/15	(Umfang)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Die	Auskunft	nach	Art.	15	DS-GVO	enthält	umfangreiche	strukturelle	Vorgaben	mit	
Auswirkung	auf	die	IT	Abwicklungssysteme
Die	Auskunft	nach	Art.	15	DS-GVO	enthält	umfangreiche	strukturelle	Vorgaben	mit	
Auswirkung	auf	die	IT	Abwicklungssysteme
14 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
a) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine
Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene
Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf
Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende
Informationen:
a. die Verarbeitungszwecke
b. die Kategorien personenbezogener Daten
c. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
d. die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten
gespeichert werden
b) Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine
internationale Organisation übermittelt, so hat die betroffene Person das
Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 im Zusammenhang
mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
c) Der Verantwortliche stellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die
Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung.
Art.	15	EU-DS-GVO
P
P
A
A
A
P
Archivsystem
Outputsteuerung
A
P
Auftrags-/	
Poststeuerung
CSS
Customer	Self	
Services
ELKO	Verarbeitung
SAP	ERP
(Klassik	/	HR)
ERP
SAP	CRM
CRM
SAP	
ERP	
(Industrie)
SAP	BW
SAP	BO
BW
ERP
Interessentenverwaltung	
&	Akquise
Bonitätsprüfung
Mailgateway
Datenverarbeitung	in	IT-Systemen
P
Das	Ersuchen	einer	Auskunft	kann	über	verschiedene	Eingangskanäle	in	das	Unternehmen	
kommen	und	muss	strukturiert	und	zügig	bearbeitet	werden.	(IST-Zustand)
15 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Eingang
Kunde	/	Partner	/	
Organisation	fragt	
Auskunft	an.	
Routing Datenermittlung Ausgang
-- 30	Minuten 4	Stunden	– 5	Tage 1	– 2	Stunden
(Beispiel)	Durchschnittliche	Bearbeitungsdauer	von	5	Stunden	– 6	Tage	je	Vorfall
Die	Daten	werden	in	den	Systemen	manuell
ermittelt.	
Es	werden	die	Systeme	produktiven	Systeme	der	IT	
- Landschaft	betrachtet.	
DSB	oder	Kundenservice				
leitet	es	an	das	
Klärungsfallteam	zur	
Bearbeitung
Das	Antwort-formular	wird	
manuell befüllt	und	
versandt
Direkte	Anfrage	an	den	DS	
Beauftragten
Anfrage	Kunde	an	den	
Kundenservice
Anfrage	durch	DS	
Aufsichtsbehörde	an	DS	
Beauftragten
Anfrage	durch	öffentliche	
Behörde	(z.B.:	Polizei)
Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 4
Das	Ersuchen	einer	Auskunft	kann	über	verschiedene	Eingangskanäle	in	das	Unternehmen	
kommen	und	muss	strukturiert	und	zügig	bearbeitet	werden.	(Ziel-Zustand)	
16 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Eingang
Kunde	/	Partner	/	
Organisation	fragt	
Auskunft	an.	
Routing Datenermittlung Ausgang
-- 30	Minuten 30	Minuten	– 2	Stunden 30	Min.	– 1	Stunde
(Beispiel)	Durchschnittliche	Bearbeitungsdauer	von	1	– 4	Stunden
Die	Daten	werden	in	den	Systemen	
automatisch	(SAP	IRF)	ermittelt.	
Es	werden	die	Systeme	produktiven	
Systeme	der	IT	- Landschaft	
betrachtet.	
DSB	oder	
Kundenservice		leitet	
es	an	das	
Klärungsfallteam	zur	
Bearbeitung
Das	Antwort-
formular	wird	
automatisch	befüllt,	
manuell	geprüft	und		
versandt
Direkte	Anfrage	an	den	DS	
Beauftragten
Anfrage	Kunde	an	den	
Kundenservice
Anfrage	durch	DS	
Aufsichtsbehörde	an	DS	
Beauftragten
Anfrage	durch	öffentliche	
Behörde	(z.B.:	Polizei)
Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 4
Legal	Case	Mgmt.
30	Minuten
Es	wird	eine	Aktivität	
angelegt	und	eine	
Frist	zur	Einhaltung	
der	gesetzlichen		
Bearbeitungsfrist		
gesetzt.
Bei	der	Bearbeitung	von	Auskunftsersuchen	ist	eine	mehrstufige	Vorgehensweise	zur	
Strukturierung	der	Arbeitsabläufe	sinnvoll	
17 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
1. Stufe Über eine der vier beschriebenen Eingangsvarianten
wird ein Auskunftsersuchen allgemein oder explizit
nach EU-DSGVO – Art. 15 – Abs. 1 gestellt.
2. Stufe Es kommt zu Rückfragen der antragstellenden Person,
worauf dieser ein Datenabzug in elektronischer oder
schriftlicher Form zur Verfügung gestellt wird. Bezieht
sich die antragstellende Person ggf. auch direkt auf
die EU-DSGVO – Art. 15 – Abs. 3, wird der
Datenabzug sofort zur Verfügung gestellt und die
eigentlich angedachte Bearbeitungsstufe 1
übersprungen.
3. Stufe Es kommt zu weiteren Rück- oder Anfragen, was zu
einer manuellen Bearbeitung und Beantwortung
durch Kolleginnen und Kollegen des
Klärungsfallteams in Absprache mit dem
Datenschutzbeauftragten führt.
Vorgehensweise	bei	der	Auskunft	
Bearbeitung	der	
Anfrage	durch	
einen	
teilautomatisiert
en	Prozess.	
Datenermittlung	
und	Auskunft	via	
Formular
Bearbeitung	
durch	
Bereitstellung	
aller	eindeutig	
ermittelbaren	
gespeicherten	
Daten	in	
elektronischer	
Form	
Individuelle	
Bearbeitung	
durch	den	DSB	/	
DPO
Stufe	1 Stufe	2 Stufe	3
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
18
19
SAP	Information	Retrieval Framework
Funktionalität	und	Umfang	
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Suche	von	Daten	
Ÿ Die	Suche	kann	nach	definierten	Einstiegskriterien	erfolgen	(Partner,	
Debitor,	Bestellung...)
Ÿ Datenmodelle	können	in	unterschiedlicher	Ausprägung	abgelegt	werden	
(Versionen	und	Varianten)	
Ÿ Die	Suche	kann	zentral	auf	allen	angebundenen	Systemen	ausgeführt	
werden	
Ÿ Die	Suchaufträge	werden	Asynchron	im	System	durchgeführt	/	ausgeführt	
Ausgabe	von	Ergebnissen	
Ÿ Die	ausgeführten	Suchaufträge	persistieren	die	Ergebnisse	in	eigenen	
Tabellen	(ggf.	eigenen	Mandanten)	
Ÿ Diese	Daten	werden	nach	Fristablauf	gelöscht	
Ÿ Ergebnisaufbereitung	kann	gefiltert	und	/	oder	modifiziert	erfolgen
Ÿ Ausgabe	der	Daten	in	ALV	Grid (SAP	Standard)	
Ÿ Anbindung	von	anderen	Technologien	möglich	(SAP	Fiori,	UI5,	HCP)
Ÿ Formulareinbindung	nicht	im	Standard		
• Basistechnologie	(SAP	BASIS)	und	somit	in	den	Lizenzkosten	
der	SAP	Business	Suite	enthalten	
• Datensuche	nach	definierten	Datenmodellen	auf	allen	
Systemen	in	der	SAP	Business	Suite	
• Anbindung	von	nicht	SAP	Systemen	und	Webservices	
möglich	
• Nutzung	der	BASIS	Funktionalität	Generic Smart	Search	
• Nutzung	der	ILM	Objekte	(Tabellenumfang	/	Gruppierung)	
und	Ableitung	der	Lesewege
• Regelbasierte	Suche	und	Ausschluss	von	Werten	/	
Ergebnissen	
Mit	SAP	IRF	kann	Systemübergreifend	eine	
konsistente	Datenauskunft	/	Datenidentifikation	
realisiert	werden.	
Übersicht	Funktionalität
SAP	Information	Management
Integration	in	verteilte	Systemlandschaften	
Datenauskunft	in	verbundenen	Systemen	
Die	Ausführung	der	Sperrung	&	Löschung	kann	von	einem	
zentralen	System		für	alle	Systeme	im	Verbund	ausgeführt	werden
Prozessablauf	einer	Auskunft	im	System	
Erstellen	des	Suchauftrags	/	Speicherung	des	Suchauftrags
(Anlegen	einer Anfrage	als	Kontakt	/	Case)
Abhängig	definierter	Schnittstellen	im	Datenmodell, Suche	in
angebundenen	Systemen	
(persistieren	der	Ergebnisse	in	zentralen	System)	
Aufbereitung	der	Ergebnisse	/	Ausgabe	
(Löschung	der	Daten	nach	Ablauf	der	Aufbewahrungsfrist)
Suche	der	Daten	im	zentralen	System	
(persistieren	der	Ergebnisse)	
1
2
3
4
Komplexität	der	Datenverarbeitung	in	IT-Systemen	
P
P
A
A
A
A
A
A
P
Archivsystem
Outputsteuerung
A
P
A
Auftrags-/	
Poststeuerung
CSS
Customer	Self
Services
ELKO	Verarbeitung
SAP	ERP
FI /	CO
ERP
SAP	CRM
CRM
SAP	
Produktion		
(Industrie	o.	
Planung	o.	
Logistik)
SAP	BW
SAP	BO
BW
ERP
Interessenten-
verwaltung	&	
Akquise
Datenaustausch
Bonitätsprüfung
Mailgateway
betroffen
n.	betroffen
A	=	Archivsystem
P	=	Output/Print
20
führend
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
SAP	Information	Retrieval Framework	
DEMO	Konfiguration	und	Durchführung	einer	Auskunft	
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy21
22
SAP	Information	Retrieval Framework
Vorgehen	bei	der	Einführung
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Konzeption
(4	- 6	Wochen)
Realisierung
(2	– 8		Wochen)
Roll-Out	Q-System
(2	Wochen)
Schulung	
(1	Woche)
Roll-Out	P	System
(1	Woche)
§ Datenanalyse	in	allen	
Applikationen
§ Identifizierung	pbD in	
Kundenentwicklungen	
§ Definition	der	
Verarbeitungszwecke,	
Empfängerkategorien,	
Datenkategorien	und	Arten	
§ Identifizierung	von	
Schnittstellen	zu	anderen	
Systemen	
§ Erstellung	Projektplan	und	
Aufwände
§ ggf.	Definition	von	
Voraussetzungen	(z.B.:	Patch)	
§ Erstellung	Zielarchitektur	
(Mandantenkonzept/	RFC)
§ Generierung	/	Anpassung	der	
Datenmodelle	
§ Anlegen	und	Zuordnung	der	
Zwecke	u.	prüfen	d.	Lesewege
§ Generieren	/	Anlegen	der	
Systeme	und	RFC	
Verbindungen	
§ Einrichten	zentrale	Instanz	
§ Anpassen	der	Objekte	/	
Tabellencluster	
§ Anpassen	der	Lesewege	
(Eigenentwicklungen)
§ Anpassung	Berechtigungen	
§ Performanceoptimierung	
§ Transport	und	Prüfung	der	
Datenmodelle	
§ Anbindung	der	Systeme	
§ ggf.	Einrichtung	Mandant	
§ Einrichtung	und	Test	der	
Berechtigungen	
§ Vollständig	synchronisierter	
Testlauf	mit	angebundenen	
Systemen
§ Performanceoptimierung	
§ ggf.	Korrekturen	an	den	
Datenmodellen
§ Abnahmetest	inkl.	Abnahme	
DPO	/	DSB
§ Abstimmung	mit	dem	DS-GVO	
Gesamtprojekt	-
Datenschutzschulungen
§ Erstellung	
Schulungsunterlagen	
§ Ausbildung	Klärungsfallteam	
(Power-User)
§ ggf.	Arbeitsanweisungen	
erstelle	Frontoffice	(optional)
§ Transport	der	Datenmodelle	
§ Anbindung	der	Systeme	
§ Vergabe	der	Berechtigungen	
§ Freigabe	Test	
§ Übergabe	an	den	Betrieb	
Scope Umsetzung	 Roll-Out	Produktion Kow-How Transfer
Typische	Phasen	im	Rahmen	der	Umsetzung	/	Dauer	8	– 20	Wochen
Projektende
SAP	Information	Retrieval Framework
Aufgaben	und	Aufwände	bei	der	Einführung
IRF	als	konsistente	und	übergreifende	Datenauskunft
01 02 03 04 05 06 Dez.
(**)	Betrieb	&	Monitoring
(II)	Realisierung
Arbeitspaket
(I)	Konzeption	/	Vorbereitung
(IV)	Roll-Out	P-System
(III)	Roll-Out	Q-System
Arbeitspaket Aufwand	FB Aufwand	IT
(I)	Konzeption	/	Vorbereitung		1/2/3		 35	PT 20	PT
(II)	Realisierung	IRF4 20	PT 25	PT
(III)	Roll-Out	Q-System	 15	PT 20	PT
(IV)	Roll-Out	P-System 15	PT 10	PT
Gesamtaufwand 90	PT 75	PT
Indikative	Projektplanung	und	Aufwandschätzung1
1	Erfahrungswerte	aus	Referenzprojekten
2	Systeme	im	Scope SAP	ERP	/	SAP	CRM
3	zzgl.	Externe	Auditierung	(optional)
4	zzgl.	Lizenzkosten23 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Aufgabenstellung
Stufe Aktivität
1
Konzeption	und Analyse	auf	Basis	der	vorliegenden	
Systemlandschaft.	Erstellung	eines	Phasenplans	sowie	
Konkretisierung	der	Realisierungsaufwände.	Aufstellung	
und	ggf.	Planung	der	Systemvoraussetzungen.	
2
Realisierung	der	notwendigen	Datenmodellgenerierung,	
Datenmodellanpassung, UI- und	
Schnittstellenerweiterung	sowie	Berechtigungen	
3
Roll-Out und	Test	der	Konfiguration	sowie	der	
Entwicklungen/	Erweiterungen	auf	die	produktive	
Systemkette	(Qualitätssystem)	
4
Roll-Out und	Betrieb	der	Konfiguration	sowie	der	
Entwicklungen/	Erweiterungen	auf	die	produktive	
Systemkette	(Produktion)
Services	und	Leistungen	der	Natuvion	im	Rahmen	Rechte	Betroffener	(Auskunft)
24 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Konzeption	
Auskunft
(SAP	&	non	SAP)
Lösungs-
auswahl
(DS-GVO	Konformität)
Volle	
Realisierung
(SAP	IRF)
Qualitäts-
sicherung
(DS-GVO	Konformität)
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Datenauskunft	
Realisierung	Datenauskunft
Kontakt
25
Natuvion GmbH
Altrottstraße 31 | 69190 Walldorf
Fon +49 6227 73-1400
Fax +49 6227 73-1410
www.natuvion.com
Wir	freuen	uns	über	Ihre	Fragen	und	Anmerkungen
Patric Dahse
Geschäftsführer
Fon: +49 151 171 357 02
Mail: patric.dahse@natuvion.com
18 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Besuchen	Sie	uns	auch	unter
Data	Protection &	Privacy	
www.professional-system-security.com/
Natuvion	
www.natuvion.com/
Patric	Dahse
Geschäftsführer
Natuvion	GmbH
Altrottstr.	31
69190	Walldorf
T	+49	(0)	6227.73	-1400
F	+49	(0)	6227.73	-1410
patric.dahse@natuvion.com
Tätigkeitsbereiche
§ Data	Protection &	Privacy	
§ SAP	Transformation

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