In-House-Beratung zum IT-Sourcing an Hochschulen

Technische Hochschule Brandenburg · University of Applied Sciences 1
Prof. Dr. Vera G. Meister · MKWI Ilmenau im März 2016
Autoren der studentischen Projektarbeit: Lars Bandikow, Stefan Scholz, Setia Destra Nugraha
In-House-Beratung zum IT-Sourcing an Hochschulen
Wissenstransfer durch studentische Projektarbeit

▪ Motivation
▪ Ausgangslage
▪ Transferbedarf
▪ Transferrahmen
▪ Fallstudie
▪ Methodik
▪ Projektführung
▪ Projektergebnisse
▪ Fazit und Reflexion
Agenda
MKWI 2016 Ilmenau · Prof. Dr. Vera G. Meister 08.03.2016
·

·
Motivation
In-House
Beratung
durch
studentische
Projekte
Gegenstand der WI:
Informationssysteme in
Unternehmen und
Verwaltungen
Hochschule verfügt über
eine Vielzahl an
Informationssystemen in
Verwaltung und Lehre
Ressourcen für die
Beauftragung externer
Beratungsleistungen
sind knapp
Schlechte Erfahrungen
mit IT-Beratung,
mangelhafte Akzeptanz
(HIS GmbH, 2012)
Projektorientierte
Studienformate insbes.
in fortgeschrittenen
Phasen des Studiums
Persönlicher Bezug der
Autorin/Dozentin zum
IT-Management der
Hochschule (CIO Panel)

IT-Management-Struktur der THB
• Betriebsverantwortung verteilt
• Strategische Verantwortung zentral
• IT-Kommission als Gremium zur
Entscheidungsunterstützung für
das Präsidium
• Leiterin der ITK: Prof. V. Meister
• auf fachliche Zuarbeit angewiesen
·
Ausgangslage
NOG
Verwaltung
Labordienst
FBT
Labordienst
FBI
Labordienst
FBW
Leiter/in Leiter/in
Bibliothek
Rechenzentru
m
Kanzler/in
Präsident/i
n
ZIMK
Zentrum
X
Projekt X
Projekt Y
IT-Kommission

·
Transferbedarf
Entscheidungsprozess für hochschulweite IT-Innovationen
• NOG – Network
Operation Group:
informelles Gremium
zur hochschulweiten
Steuerung des
IT-Betriebs
• Cons. – IT-Beratung,
externe Beratung ver-
ursacht hohe Kosten
bei geringer Akzeptanz,
Beratung durch Studie-
rende der WI erzeugt
Win-Win-Situation
ITKNOGPräs.Cons.PrT
THB
Maßnahmen
priorisieren
Studie
beauftragen
Studie
erarbeiten
Studie
bewerten
Umsetzung
vorschlagen
Vorschlag
bewerten
Projektempfehlung?
über
Umsetzung
entscheiden
Umsetzung
initiieren
nein
ja
Projekt
abgelehnt
Projekt initiiert
jedes Quartal
Projekt
bewilligt?
ja
nein

·
Transferrahmen
Transferkanäle
1. Kooperation zwischen dem
Studiengang WI und dem
IT-Management der THB
2. Workshops mit den Stakeholdern
der THB, vorbereitet und durchge-
führt durch Studierende der WI
3. Vorträge vor Entscheidern der THB
von Studierenden und Professorin
der WI
4. Publikation der Projektergebnisse
in Form technischer Reports
5. Personaltransfer aus dem Studiengang
WI in IT-Betriebsorganisationen der THB
Studiengang WI
der THB
Publikationen,
Vorträge etc.
IT-Management und
IT-Betrieb der THB
KooperationPersonaltransfer

·
Fallstudie Intranetplattform
IST-Situation
• Aktuelles Projekt an der Hochschule „Neugestaltung der Webseite“
• Keine echte Trennung zwischen internen und externen Bereichen und Inhalten
• Interne Inhalte sind in passwortgeschützten Bereichen der Webseite lokalisiert
• Außerdem: Systemlandschaft mit sehr vielen Einzellösungen, auch Kollaborationstools
• Hoher Administrationsaufwand zur Pflege der vielen Einzellösungen
SOLL
• Stringente Ausrichtung der Webseite auf externe Kommunikation mit klarem Corporate Design
• Auswahl und Implementierung eines zentralen Systems für interne Kommunikation und Kollaboration
• Orientierung an den Anforderungen der Mitarbeiter, Ablösung von Insellösungen

·
IST-Situation
IT-Systeme der THB zur
• Information
• Kommunikation
• Kollaboration
• Planung
Systeme mit potenziellen
Inhalten bzw. Funktionalitäten
eines Intranets

·
Methodenrahmen – CMMI for Acquisition 1.3
Relevante Prozessgebiete und Specific Goals für die gewünschte Vorstudie
▪ ARD - Acquisition Requirements Development
• SG1 - Develop Customer Requirements
• SG2 - Develop Contractual Requirements
• SG3 - Analyze and Validate Requirements
▪ SSAD - Supplier Solicitation Agreement Development
• SG1 - Prepare for Solicitation and Supplier Agreement Development
• SG2 - Select Suppliers
• SG3 - Establish Supplier Agreements
▪ ATM - Acquisition Technical Management
• SG1 - Evaluate Technical Solutions
• SG2 - Perform Interface Management

·
ARD - Acquisition Requirements Development
Eingesetzte Methoden
✓ Experteninterviews (SP1.1)
✓ Online-Umfrage (SP1.2)
✓ Dokumentenbasierte
Recherche (SP2.1)
✓ Matching-Tabelle (SP2.2)
✓ Analyse und Reflexion
von Best Practices (SG3)
AcquiringCompany
Develop customer requirements
Analyze and validate
requirements
+
Relevant Stakeholder
Potential Supplier
Develop contractual requirements
+
Establish
contractual
requirements
Allocate
contractual
requirements
++
Elicit
stakeholder
needs
Develop and
prioritize
customer
requirements
+

·
SSAD - Solicitation and Supplier Agreement Development
SG1 Prepare for SSAD
• SP1.1 Identify potential suppliers
✓ Marktanalyse
✓ Literaturanalyse
• SP1.2 – SP1.4 nicht relevant
SG2 Select suppliers
• SP2.1 Evaluate proposed solutions
✓ Dokumentenbasierte Analyse
• SP2.2 nicht relevant
• SP2.3 Select Suppliers
✓ AHP
SG3 Establish supplier agreement
AcquiringCompany
Potential Supplier
Needs
identified
Select
suppliers
Establish
supplier
agreement
+ + Supplier
agreement
established
Prepare for
SSAD
+

·
ATM - Acquisition Technical Management
SG1 Evaluate Technical Solutions
• SP1.1 Select technical solutions for analysis
✓ Anforderungstabelle
• SP1.2 Analyze selected technical solutions
✓ Dokumentenbasierte Analyse (Beschreibungen, Testberichte, Testvideos)
• SP1.3 Conduct technical review
✓ Testimplementierungen
✓ Auswahl der Tester
✓ Usability Tests
SG2 Performe Interface Management

·
Projektführung
• Zentrale Steuerung
• Vermittlung wichtiger
Stakeholder
• Vorgabe des Methoden-
rahmens
• Sicherung der Wissen-
schaftlichkeit durch
Coaching
• Ad-hoc Problemlösung
• Wiederholtes Feedback
Kick-Off
01.10.2015
• Themenwahl
• Teambildung
• Basis-Info
• Ansprechpartner
Meilenstein 1
15.10.2015
• Projektplan
• Interviewtermine
• Methodenwahl
• Aufgabenteilung
Meilenstein 2
12.11.2015
• Ist-Situation
• Anforderungen
• Marktanalyse
• Vorauswahl
Meilenstein 3
17.12.2015
• Kriteriendefinition
und gewichtung
• Systemtests
• Testberichte
Meilenstein 4
25.01.2016
• AHP
• Empfehlung
• Präsentation der
Ergebnisse
Meilenstein 5
09.02.2016
Projektbericht über
• Vorgehen
• Methoden
• Ergebnisse
• Empfehlungen

·
Projektergebnisse - Abdeckungsgrad der Funktionsbereiche
Systeme
• Xelos Pro
• SharePoint
• Linchpin

·
Projektergebnisse - Umfrageergebnisse
Online-Umfrage
• 36 Teilnehmer
davon
• 11 aus FBW
• 10 aus Verwaltung
• 9 aus Zentren
• 4 aus FBT
• 2 aus FBI

·
Projektergebnisse - Gewichtung der Auswahlkriterien
Nach AHP
• paarweiser Vergleich
der Kriterien
• aggregierte Kriterien
• basierend auf
funktionalen und nicht-
funktionalen Anforderungen
• Tool-basiert:
http://bpmsg.com/

·
Projektergebnisse - Lösungsempfehlung
Nach AHP
• paarweiser Vergleich der
Alternativen in Bezug auf
jedes Kriterium
• basierend auf der Analyse
von Dokumenten und Berichten
sowie auf den durchgeführten
eigenen Tests
• Kriteriengewichtung fließt
automatisch ein
➢ Ergebnis kaum differenzierend

·
Fazit und Reflexion
Differenzierung studentische In-House-Projekte vs. Externe Projekte
➢ Keine einklagbare vertragliche Basis bzw. vereinbarte Qualität
➢ Eingebunden in einen Lernprozess, in Konkurrenz zu anderen Modulen
➢ Größere Nähe zum Untersuchungsgegenstand, teilweise Charakter einer Ethnografie
Charakteristika einer „idealen“ studentischen In-House Beratung
✓ Systematisches, wissenschaftsbasiertes Vorgehen in Bezug auf
• Projektmanagement
• Eingesetzte Frameworks, Werkzeuge und Methoden
• Auswertung der aktuellen Fachliteratur
✓ Mehrwert durch Insider-Kenntnisse, Förderung des hochschulinternen Austauschs
✓ Fachliche und methodische Vorbereitung auf externe Transfervorhaben sowie berufliche Praxis

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Prof. Dr. Vera G. Meister ∙ E-Mail: vera.meister@th-brandenburg.de
Leiterin der Ständigen IT-Kommission der THB

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