Viele Unternehmen werfen jedes Jahr mehrere tausend Euro aufgrund fehlerhafter Analysen ihrer zu übersetzenden Dokumente und falscher Übersetzungen zum Fenster heraus. Dabei lässt sich gerade bei Übersetzungen viel Geld sparen.

1. OPTEKOM
Optimierte technische Kommunikation
Optekom Unsere Bankverbindung: Standort
Ihr Übersetzungsdienstleister für
technische Dokumentationen
IBAN: DE28 8505 0300 0221 1010 12
BLZ: OSDDDE81XXX
Ostsächsische Sparkasse Dresden
Telefon: +49351/49769093
Mobil: +49160/94435996
E-Mail: info@optekom.de
Optimierung der Prozesse zwischen Dokumentation, Einkauf und
Übersetzungsdienstleister
Viele Unternehmen beklagen die zunehmende Anzahl mangelhaft erstellter Dokumen-
tationen. Dabei handelt es sich nicht nur um falsche oder fehlende Gefahren- oder
Sicherheitshinweise. Auch der Schreibstil mancher Redakteure, die Verständlichkeit
und das Layout der Dokumentation haben erheblichen Einfluss auf die Qualität von
Dokumentationen.
Ursache dafür sind meist unzureichende Kenntnisse technischer Redakteure, die häu-
fig aus anderen Bereichen quer in die technische Redaktion eingestiegen sind. Laut
einer Statistik haben gerade mal 16 % aller technischen Redakteure ein Studium der
technischen Kommunikation absolviert. Hier besteht also dringender Nachholbedarf.
Wie kann das Problem gelöst werden?
Die Lösung ist relativ einfach. Die Umsetzung scheitert am Zeitmangel, den fehlenden
finanziellen Ressourcen und teilweise am Zeitmangel der Mitarbeiter in Dokumentati-
onsabteilungen.
1. Lösungsvorschlag: Schulung technischer Redakteure in den Grundlagen der
regelbasierten Erstellung von Dokumentationen
Weiterbildungen für technische Redakteure gibt es viele. Nur wenige von ihnen be-
schäftigen sich jedoch mit den Grundlagen einer regelbasierten Erstellung technischer
Dokumentationen und der Verbesserung des Schreibstils von Redakteuren. Bereits
hier könnten wesentliche Verbesserungen in der Qualität und Verständlichkeit von Pro-
duktbeschreibungen und Handbüchern erzielt werden.
Auch der Einkauf würde davon profitieren. Regelbasiert erstellte Dokumentationen
können die Übersetzungskosten um bis zu 30 % senken. Bei einem für Übersetzungen
relativ geringen Betrag von 9.000 Euro handelt es sich immerhin um 2.700 Euro. Wird
dieser Betrag auf ein Geschäftsjahr hochgerechnet, kommen schnell fünfstellige Be-
träge zusammen, die zum Fenster hinausgeworfen werden.

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2. Lösungsvorschlag: Einbindung des Übersetzungsdienstleisters in den Vor-
bereitungsprozess
Bei vielen Übersetzungsdienstleistern sind das Qualitätsbewusstsein und die Verant-
wortung, die korrekte Übersetzungen technischer Dokumentationen mit sich bringen,
noch nicht angekommen. Trotz der DIN 17100 werden nach wie vor die gewünschten
Qualitätsanforderungen nicht eingehalten. Von den in Deutschland tätigen Überset-
zungsdienstleister ist nur ein geringer Teil tatsächlich DIN 17100-zertifiziert. Es fehlen
die Kontrollmechanismen zur Umsetzung der DIN 17100.
In der Regel werden zur Übersetzung eingegangene Dokumente nur grob geprüft. Da-
bei liegt das Augenmerk vor allem auf der Ausgangssprache (Einige Unternehmen
schicken Dokumente mit mehreren Ausgangssprachen zur Übersetzung.), der Prüfung
auf nicht bearbeitbare Grafiken und überflüssige Absatzmarken.
Ein grober Fehler. Fehlt beispielsweise vor einer Tabelle, die am Anfang einer neuen
Seite steht, die Absatzmarke oder der Seitenumbruch, kommt es bei den in Überset-
zungsunternehmen gängigen Translation Memorys zu einem Abbruch. D. h. alle da-
rauffolgenden Texte werden nicht mehr analysiert und ergo auch nicht umsetzt. Die
Dokumente sind unvollständig. Die fehlenden Texte werden häufig erst im Rahmen
der Nacharbeit festgestellt – wenn überhaupt. Als Folge davon kommt es zu Nach-
übersetzungen und damit zu Verzögerungen der Produktauslieferung und höheren
Übersetzungskosten, etc.
Ähnlich problematisch sind Textfelder mit Positionsrahmen. Auch diese werden von
Translation Memorys oft nicht erfasst. Dadurch kommt es auch hier zu Nachüberset-
zungen, die eine potenzielle Fehlerquelle aufgrund des Zeitmangels und des fehlen-
den Kontexts bergen.
Sinnvoller wäre es, den Übersetzungsdienstleister zur regelbasierten Vorbereitung zu
animieren. Die vielleicht damit einhergehenden höheren Kosten amortisieren sich im
Laufe der Zeit durch konsistente Datenbanken und korrekte Analysen.
3. Lösungsvorschlag: Potenzielle Fehlerquellen beseitigen
Sehen wir uns den Prozess zwischen Erstellung der Dokumentation, Einkauf und
Übersetzungsprozess einmal grob an.
1. Der technische Redakteur erstellt die technische Dokumentation – mehr oder
weniger unter Berücksichtigung der regelbasierten Erstellung.
2. Das Dokument geht an die Einkaufsabteilung zur Herausgabe an den Überset-
zer.
3. Der Übersetzungsdienstleister bereitet das Dokument grob vor, analysiert es
und erstellt ein Angebot.

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4. Bei Auftragserteilung geht das während der Analyse erstellte Projekt an den
Übersetzer, der das Dokument übersetzt. Viele Übersetzer verzichten während
der Übersetzung auf die Verwendung der zur Ansicht bereitgestellten Original-
Dateien. Auch sie bemerken eventuell fehlende Textpassagen nicht.
5. Nach der Übersetzung sollte ein zweiter unabhängiger Lektor die Übersetzung
prüfen, was aus Zeitgründen nicht immer passiert.
6. Danach layoutiert ein Projektmanager die Übersetzung und schickt sie an den
Kundenheraus. Auch hier existiert eine potenzielle Fehlerquelle. Viele Layouter
ohne Erfahrung in multilingualen DTP-Arbeiten trennen auf gut Glück den
fremdsprachlichen Text, kürzen ihn oder tauschen Wörter gegen kürzere Wör-
ter aus.
7. Beim Kunden angekommen, prüft – je nach Unternehmen – noch einmal die
Sprachenabteilung oder die Dokumentation die Übersetzung. Aufgrund man-
gelnder Fremdsprachenkenntnisse werden aber auch hier nicht immer Mängel
erkannt.
Drei potenzielle Fehlerquellen. Die Lösungsvorschläge zur Beseitigung zweier Quellen
wurden bereits erläutert. Fehler, die durch DTP-Arbeiten entstehen, lassen sich durch
Umkehrung der Arbeitsabläufe vermeiden. D. h. erst die DTP-Arbeiten, dann die Kor-
rekturlesungen. So kann der Korrektur falsche Silbentrennungen und Sonderzeichen
korrigieren und gleichzeitig die Lokalisierung vornehmen.
Wie sieht es jedoch bei Anpassungen aus, die während des Übersetzungsprozesses
durch die Dokumentationsabteilungen vorgenommen werden? Bis wann macht ein
Eingriff in den bereits laufenden Übersetzungsprozess Sinn, ohne dass zusätzliche
Fehlerquellen entstehen? Häufig erhalten die Übersetzungsunternehmen entweder
das gesamte – nun geänderte Dokument – ohne Kennzeichnung der Änderungen oder
es werden nur die neu hinzugekommenen bzw. geänderten Textpassagen an den
Übersetzungsdienstleister geschickt. Beide Varianten bergen das Risiko falscher
Übersetzungen.
Wird die gesamte Dokumentation noch einmal herausgeschickt, ist der Übersetzungs-
dienstleister in der Pflicht, die angepassten Änderungen selbst herauszuarbeiten. Häu-
fig geschieht das über einen Dokumentenvergleich.
Das ist zwar die sicherste Möglichkeit, Änderungen zu erkennen, birgt aber auch Risi-
ken. Um dem Übersetzer die Arbeit zu erleichtern, schickt der Übersetzungsdienstleis-
ter nur die Änderungen an den Übersetzer heraus – ohne Kontext. Aufgrund des feh-
lenden Kontextes kann es zu mangelhaften Übersetzungen kommen. Dasselbe pas-
siert bei Textänderungen, die vom Kunden nur als Einzeltexte an den Übersetzungs-
dienstleister geschickt werden.
Eine Lösung wäre, die vorgenommenen Änderungen bereits beim Ändern der Doku-
mentation farblich zu markieren und das gesamte Dokument herauszuschicken.

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Jetzt muss nur noch der Einkauf darauf achten, dass beim Versand an den Überset-
zungsdienstleister ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass diese Dokumentation
verbindlich ist und nur die farbig markierten Texte übersetzt bzw. angepasst werden
sollen. Häufig wird diese Information vergessen und die Dokumentation als Neuauftrag
behandelt. Es kommt zu höheren Kosten, die entweder der Übersetzungsdienstleister
oder der Kunde abfedern muss.
Optimierung der Prozesse erhöht die Qualität und verringert Kosten
Grundlage für geringere Übersetzungskosten sind ein höheres Qualitätsbewusstsein
technischer Redakteure sowie verantwortungsbewusste Übersetzungsdienstleister.
Bereits sie entscheiden über die Qualität der Übersetzung und die Höhe der Überset-
zungskosten. Daher sollte hier angesetzt werden, um die Qualität technischer Doku-
mentationen sowie der Übersetzungen zu erhöhen und die Übersetzungskosten zu
verringern. Zusätzlich werden bei qualitativ hochwertigeren Dokumentationen Straf-
zahlungen und Verluste von Aufträgen vermieden.
Zusammenfassung:
 Schulungen technischer Redakteure im regelbasierten Schreiben und zum ver-
ständlichen Schreiben
 Einbindung des Übersetzungsdienstleisters in den Vorbereitungsprozess
 Umkehrung der Arbeitsprozesse DTP-Arbeit und Korrektur
 Klare, eindeutige Kommunikation zwischen Übersetzungsdienstleister, Einkauf
und Dokumentationsabteilung

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Über Optekom
Optekom entstand aus einem Zusammenschluss erfahrener multilingualer Layouter,
Diplom-Übersetzer und Projektmanager im Übersetzungsmanagement mit dem Ziel,
die Qualität technischer und medizinischer Übersetzungen bei geringeren Überset-
zungskosten zu verbessern.
Im Laufe unserer zehnjährigen Tätigkeit stellten wir immer wieder fest, wie mangelhaft
vorbereitete Dokumente die Analysen und damit die Angebote der Übersetzungsun-
ternehmen negativ beeinflussten. Die Folgen waren unnötig hohe Übersetzungskosten
und teilweise schlechte bzw. falsche Übersetzungen aufgrund falsch angelegter Über-
setzungssegmente.
Als Übersetzungsunternehmen mit der Spezialisierung auf technische und medizini-
sche Übersetzungen arbeiten wir ausschließlich mit geprüften technischen und medi-
zinischen Übersetzern, die in ihrem Heimatland leben und arbeiten, zusammen. Zur
Qualitätssicherung gehen alle Übersetzungen an einen unabhängigen Lektor heraus
und werden lieferbereit durch multilinguale Layouter fertiggestellt. Die Übersetzung ist
damit sofort einsatzbereit.
Optekom
Gamigstraße 7
01239 Dresden
Telefon: +49351/49772492
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