Zeitmanagement mit Micorosoft Outlook

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Zeitmanagement mit Microsoft Outlook
Business Productivity - Knacken Sie den Zeitcode

Zeitmanagement und Outlook
Was ist Zeitmanagement?
Wie funktioniert Zeitmanagement für mich?
Wie setzte ich mein Zeitmanagement mit Outlook um?
Wie bearbeite ich E-Mails schnell und effektiv?
Wofür verwende ich den Kalender?
Wofür verwende ich die Aufgaben?

Was erwartet Sie heute?

Viel Arbeit!

Vor allem zu Hause.

Zeitmanagement ist keine Sache, die man nur einmal lernt und dann
kann.
Mit jedem Seminar lernt man etwas Neues
Mit jedem wird noch einmal an Dinge erinnert, die man schon weiß
aber nicht umsetzt .
Zeitmanagement ist individuell.
Ein Sachbearbeiter hat andere Bedürfnisse als ein CEO.
Die Grundsätze sind jedoch immer gleich.
Zeitmanagement kann auf eine einfache Formel heruntergebrochen werden.

Setzen Sie Prioritäten!

Zeitmanagement
Jeder hat 24 Stunden am Tag die er nutzen kann.
Diese Zeit gilt es, so sinnvoll wie möglich zu gestalten.
Sinnvoll heißt: „Den Tag mit Sinn füllen – nicht ausschließlich mit Arbeit“.

Ich habe zu
wenig Zeit im
Büro verbracht.

Zeitmanagement
Zeitmanagement ist unabhängig vom Werkzeug.
Outlook ist für gutes Zeitmanagement nicht nötig.
Verwenden Sie nur ein Werkzeug für das Zeitmanagement.
Mehrere andere Werkzeuge dürfen als „Neben“-Werkzeuge verwendet
werden. Aber nur eins ist für das Zeitmanagement da.
Notizblock zum Sammeln von Ideen ist natürlich Ok.
Regelmäßig wird das Buch durchgearbeitet und
alles Wichtige wird in Outlook übertragen.
Möchte man wissen, was als Nächstes zu tun ist, schaut man nicht ins
Notizbuch sondern in Outlook.

Zeitmanagement und Burnout
Wer glaubt, dass ein Zeitmanagement Seminar
gegen Burnout hilft, glaubt auch, dass ein
Ertrinkender gerettet werden kann, wenn er
kleinere Schlucke nimmt.

Zeitmanagement
Planen Sie in Ihrer Zeit Dinge ein, die Ihnen gut tun.
Sauna, Sport, Playstation, Kino, Treffen mit Freunden...

Zeitmanagement – Gedankenexperiment
Stellen Sie sich vor, Sie haben nur noch
eine einzige Einnahmequelle: Ein Rennpferd.
Nur wenn dieses Pferd Rennen gewinnt, erhalten Sie ein Preisgeld und
können Ihren Lebensunterhalt bestreiten.
Was würden Sie mit diesem Pferd machen?
Es jeden Tag von morgens bis abends zuRennen schicken?
Bekäme es keine Zeit zur Regeneration?
Würde es schlechtes Essen erhalten?

Zeitmanagement
Sie sind das Rennpferd.

Zeitmanagement
Identifizieren Sie Zeitdiebe.
Identifizieren Sie Menschen die Kraft kosten.
Identifizieren Sie Menschen die Ihnen gut tun.
Lernen Sie Nein zu sagen.
Take it, change it, leave it

Zeitmanagement
Take it
Change it
Leave it

Kalendereintrag oder Todo?
Was gehört in den Kalender? Was auf die Todo-Liste?
Ein Arzt-Termin gehört in den Kalender.
Kommt man früher zu dem Termin, bringt es nichts.
Kommt man zu spät, ist der Termin weg.
Eine Steuererklärung hat auch eine Fälligkeit – kommt aber nicht in den
Kalender.
Diese kann man auch früher erledigen.
Verschwitzt man den Termin, muss man sie dennoch machen.
Ausnahme: Termin mit sich selbst – z.B. Sport, Büro aufräumen, Familie

Pareto-Prinzip
Auch 80/20 Regel genannt.
80% des Umsatzes werden mit 20% der Kunden gemacht.
80% des Umsatzes werden mit 20% der Produktpalette gemacht.
80% der Zeit trägt man 20% seiner Kleidung.
usw.
Es ist daher sehr wichtig Prioritäten zu setzen.
Lieber einen kleinen Kunden verlieren als einen großen.
Sagen Sie öfter Nein um zu den wichtigen Dingen mit voller
Überzeugung Ja zu sagen.

Zeitmanagement Methoden – Eisenhower-Prinzip
Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit
wichtig
A / I
sofort selbst erledigen
B / II
Terminieren und selbst
erledigen
nicht
wichtig
C / III
delegieren
D / IV
Nicht bearbeiten / Papierkorb

Zeitmanagement Methoden – Eisenhower-Prinzip
Diese Methode ist (eigentlich immer) sinnvoll.
Für einfache Dinge ist sie oft auch ausreichend.
Wer jedoch viele (sehr viele) To-dos hat wird mit dieser Methode nicht
glücklich. Wer 117 To-dos mit Prio A hat muss diese wieder priorisieren.

Zeitmanagement Methoden – Getting Things Done
Extrem leistungsfähig.
Sorgt aber auch für Overhead.
GTD selber benötigt recht viel Zeit und Energie.
Es wird Zeit benötigt um seine Zeit zu managen
Wer nur wenige To-dos hat wird das Gefühl haben, dass mit Kanonen
auf Spatzen geschossen wird.

Alle Informationen (To-dos) sammeln!
Wirklich alle Informationen sammeln.
Brain-Dump um alle Tätigkeiten aufzuschreiben.
Privat und Geschäftlich.
Durcharbeiten
Regelmäßig wird der Eingangskorb durchgearbeitet.
Die Dinge im Eingangskorb werden wie Tätigkeiten geplant.

Tätigkeiten erledigen
Abhängig von der Organisation werden die Dinge abgearbeitet.
Durchsicht/Kontrolle
Tätigkeiten werden regelmäßig durchgesehen und Entscheidungen werden
überprüft.

VonRenéWeber-selbsterstellt,CCBY-SA3.0,
https://de.wikipedia.org/w/index.php?curid=1961618

GTD ist ein Lern-Prozess
Am Anfang sollte man erst einmal mit einem Teil von GTD beginnen.
GTD kann auch „abgespeckt“ verwendet werden.
Zum Beispiel in „Zen to done“

E-Mails richtig einsetzen
Bearbeiten Sie E-Mails nur 2, 3 oder 4 Mal am Tag .
Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigung ab!
Überlegen Sie bei jeder E-Mail die Sie schreiben:
Ist diese E-Mail sinnvoll? Vielleicht ist ein Telefonat sinnvoller.
Bin ich in der richtigen Stimmung?
Schreiben Sie nur an die nötigen Personen – nicht an alle.
Vermeiden Sie Anhänge wann immer es möglich ist.
Erziehen Sie Ihre Umwelt.
Gehen Sie selber mit gutem Beispiel voran.

E-Mails richtig einsetzen
Halten Sie Ihr Posteingang leer – Ziel: Zero Inbox
Klassifizieren Sie Ihre E-Mails wie folgt:
Löschen
Kann in 2 Minuten bearbeitet werden – sofort erledigen.
Benötigt mehr als zwei Minuten – In einen Ordner verschieben und später
bearbeiten.

Praxis Outlook – E-Mail
Öffnen Sie Outlook und schalten die Benachrichtigung für neue E-Mails
ab.
Öffnen Sie Outlook und schicken ihren beiden Nachbarn jeweils zwei
kurze E-Mails. Inhalt ist Nebensache.
Erstellen Sie folgende Ordner:
Später lesen
Heute beantworten
Erledigen wenn Zeit
Newsletter

Erstellen Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe.
Erstellen Sie aus einer E-Mail einen Termin.
Erstellen Sie aus einer E-Mail einen neuen Kontakt.
Legen Sie einen Favorit an mit dem Ordner „Später lesen“.
Passen Sie die Quicksteps so an, dass E-Mails direkt per
Tastenkombination in die erstellten Ordner verschoben werden.
Bennen Sie die Kategorien um. Zum Beispiel: Einkauf, Verkauf und
Marketing.

Erstellen Sie einen Suchordner mit der Kategorie „Vertrieb“.
Erstellen Sie aus diesem Suchordner einen Favorit.
Überlegen Sie welche Dopplungen sich durch die Möglichkeiten von
Ordner, Kategorien und Nachverfolgung ergeben.
Überlegen Sie welche Möglichkeit für Sie sinnvoll ist.

Aufgaben richtig einsetzen
Schreiben Sie alles auf was zu erledigen ist – ohne Ausnahme!
Verwenden Sie einen sinnvollen Betreff
Gewöhnen Sie es sich an immer die selbe Schreibweise zu benutzen.
z.B. Tel: Peter Schmitz – Preis nachverhandeln
Nutzen Sie das Notizenfeld. Notieren Sie alles was nötig ist. Später ist es
mehr Arbeit bzw. Aufwand.
Wenn Sie Aufgaben delegieren – machen Sie dies nur nach vorheriger
Absprache.
Regelmäßige Aufgaben können als Serie definiert werden.

25.000 $ Methode oder Eat that frog
Schreiben Sie alle To-dos auf, die sie morgen gerne erledigen wollen.
Stellen Sie sich nun vor, es passiert ein Unglück. Zum Beispiel ihre Firma
muss evakuiert werden, wegen einer Bombenentschärfung. Sie haben
nur noch die Möglichkeit eine einzige To-do zu erledigen.
Welche soll dies sein? Geben Sie ihr die Nummer 1.
Welche wäre es, wenn Sie noch zwei schaffen würden.
usw.

Praxis Outlook – Aufgaben
Erstellen Sie ein paar Aufgaben.
Markieren Sie diese Aufgaben als erledigt.
Schauen Sie sich die unterschiedlichen Ansichten an.
Erstellen Sie eine Ansicht mit den Dingen die diese Woche erledigt
werden müssen – und nur diesen.
Erstellen Sie eine eigene Ansicht nach dem 25.000$ Prinzip.

Kalender richtig einsetzen
Planen Sie Ihren Wochenkalender – am besten am Freitag.
Legen Sie Termine mit sich selber an.
Lassen Sie wenn möglich Lücken für Unvorhergesehenes.
Planen Sie Zeit für das Planen ein.

Kalender richtig einsetzen
Planen Sie Ihren Tageskalender – am besten am Vorabend.
Räumen Sie Abends ihren Schreibtisch auf.
Bilden Sie Blöcke bei Ihren Tätigkeiten.
Wenn Sie sich leicht ablenken lassen, setzen Sie die Pomodoro-Technik
ein.
Erledigen Sie Unangenehmes zuerst - Eat that frog.
Wann sind Sie für welche Tätigkeiten am produktivsten?
Gönnen Sie sich „stille Stunden“.
Leiten Sie das Telefon auf einen Kollegen um oder schalten die Mailbox ein.
Hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an ihre Tür.

Meetings
Meetings können die größte Ressourcen-Verschwendung aber auch die
beste Investition von allen sein.
Beharren Sie auf Einhaltung der Meeting-Zeiten.
Wer zu spät kommt muss 5 Euro in die Kaffee-Kasse zahlen.
Meetings hören absolut pünktlich auf. Die Uhr ist im Blick.
Überlegen Sie gut wer beim Meeting dabei sein muss.
Vielleicht können Kollegen auch nur an Teilen des Meetings teilnehmen?
Ergebnisprotokolle sind Pflicht.

Zeitmanagement und Outlook – Epilog
Jetzt fängt die Arbeit erst an.
Überlegen Sie sich ganz individuell, wie Sie ihre Zeit managen wollen.
Keine Methode eignet sich für jeden.
Outlook ist nur ein Tool.
Niemand wird im Zeitmanagement besser weil er Outlook verwendet.
In Outlook gibt es zum Teil konkurrierende Ansätze um Dinge zu erledigen.
Entscheiden Sie sich für einen Weg!
Starten Sie so simpel wie möglich!
Werden Sie komplexer wo es nötig ist.

Zeitmanagement und Outlook – Epilog
Zeitmanagement ist eine Sache der Routine und Rituale.
Diese muss man üben.
Durch Rückschritte nicht entmutigen lassen.
Belohnen Sie sich.
Nach 30 Tagen ist es geschafft – dann machen Sie es von alleine.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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