1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.1
Veranstaltungsmanagement
Leitfaden für Kulturveranstaltungen
Rechtliche Rahmenbedingungen und Regeln für den Ablauf
Klaus Terbrack
Bei der Planung und Durchführung von kulturellen Veranstaltungen ist eine Vielzahl von rechtlichen
Rahmenbedingungen und Regelungen zu beachten. Dabei kommen Bestimmungen aus sehr unter-
schiedlichen Rechtsbereichen zur Anwendung, z. B. Steuerrecht, Sozialrecht, Urheberrecht, Baurecht,
Vertragsrecht. Der Beitrag liefert einen kompakten Überblick. Aufgrund der Bandbreite der Themen
kann ein solcher Überblick nur mit Verkürzungen arbeiten und für Probleme sensibilisieren. Der An-
wendungsbereich gilt vornehmlich für Veranstaltungen bis zu ca. 1.000 Besuchern.
Gliederung Seite
1. Künstlerrecherche 2
2. Vertragliche Vereinbarungen mit Künstlern 2
2.1 Vergütungsmodelle 3
2.2 Gage und Eintrittsbeteiligung 3
2.3 Bühnenanweisungen 4
2.4 Zusätzliche Tipps zu vertraglichen Vereinbarungen mit Künstlern 5
3. Künstlerbetreuung, Catering, Backstage, Hotel 5
4. Zusammenarbeit mit Agenturen 6
5. Veranstaltungstermin 7
6. Umsatzsteuer 7
6.1 Kleinunternehmer 8
6.2 Begünstigungen und Befreiungen 8
6.3 Die Umsatzsteuer bei Prozentdeals, Errechnung der Bruttoauszahlung 10
6.4 Weitere Tipps zur Umsatzsteuer 10
7. Veranstaltungsnebenkosten: GEMA, KSK und Co. 11
7.1 Künstlersozialkasse 11
7.2 GEMA – Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische
Vervielfältigungsrechte 12
7.3 Verlagstantiemen 14
7.4 Ausländereinkommenssteuer 14
8. Sicherheit 19
8.1 Versammlungsstättenverordnung 19
8.2 Sicherheitswachdienst, Brandsicherheitswache 22
8.3 Veranstalterhaftpflichtversicherung 23
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2. G 2.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsmanagement
1. Künstlerrecherche
Demo-Material Sowohl das Ton- wie auch das Videomaterial und der Pressespiegel
sagen oft wenig über die Live-Qualitäten von Künstlern aus – eher
schon ein Live-Mitschnitt.
Eigentlich unverzicht- Wenn möglich, sollte man sich die Künstler bei einem Live-Auftritt
bar: der Live-Eindruck anschauen, bevor man selber bucht.
Das ist natürlich mit großem Aufwand verbunden, kann aber durch den
Besuch entsprechender Veranstaltungen, bei denen gleich eine ganze
Reihe von Künstlern des entsprechenden Genres auftritt, rationeller
gestaltet werden. Hier sei als Beispiel der Besuch der eigens für diese
Anliegen gestalteten Kulturbörsen und Kulturmessen z. B. in Freiburg,
oder die Pop-Kom, erwähnt. Auch der Besuch von Mega-Events wie
des Ringfestes in Köln oder anderer Stadtfeste mit umfangreichem
Künstlerprogramm kann sich aus Sicht eines „Einkäufers“ lohnen.
Ich lasse mir bei Künstleranfragen immer die Tourpläne schicken und
fordere die Künstler auf, mich auf jeden Fall persönlich einzuladen,
wenn sie in der Nähe auftreten. Das kann dann im Einzelfall einige
Zeit dauern bis sich die Gelegenheit ergibt, aber diese Vorgehensweise
schafft die beste Entscheidungsgrundlage.
2. Vertragliche Vereinbarungen mit Künstlern
Die schriftliche Fixierung von Absprachen zur Regelung eines Künst-
lergastspiels ist sinnvoll – allein schon deshalb, weil man sich ja nicht
alles merken kann und spätere Missverständnisse weitgehend ausge-
schlossen werden können.
Es stellt sich jedoch die Frage nach dem Sinn zigseitiger Vertragswer-
ke seitens der Künstler, in denen jede auch nur denkbare Situation,
juristisch korrekt formuliert, geregelt werden soll.
In der Regel wird Grundsätzlich handelt es sich bei dem Verhältnis zwischen Künstlern
dauerhafte Kooperation bzw. Agenten und den örtlichen Veranstaltern um das von Geschäfts-
angestrebt partnern, wobei der örtliche Veranstalter ein Kunde des Künst-
lers/Agenten ist. Bei solchen Verhältnissen hat der Künstler in den
allermeisten Fällen ein vitales Interesse daran, zu einer dauerhaften
Kooperation mit dem Veranstalter zu kommen, d. h. ihn als Dauerkun-
den zu gewinnen. Es handelt sich also bei den vertraglichen Vereinba-
rungen um eine schriftliche Fixierung gemeinsamer Absprachen, bei
deren Abschluss man nicht gleich an juristische Auseinandersetzungen
denken muss.
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3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.1
Veranstaltungsmanagement
Es gibt eine Reihe branchenüblicher Standards, die sich eingebürgert Branchenübliche
haben und auf deren Einhaltung Künstler zurecht pochen können, es Standards
sei denn, es ist von vornherein etwas anderes vereinbart. Dazu gehört
seitens des Veranstalters u. a. die Übernahme folgender Leistungen:
(warmes) Catering, (Hotel)Übernachtung, GEMA/Tantiemen, KSK,
Umsatzsteuer und Bereitstellung des Veranstaltungsortes mit der ver-
einbarten technischen Ausstattung, Aufbauhelfer.
Die Zahlung von Fahrtkosten seitens des Veranstalters ist Verhand-
lungssache und nicht branchenüblich. Dieses ergibt sich allein schon
aus der Tourneesituation der Künstler. Häufig steht zum Zeitpunkt des
Vertragsabschlusses gar nicht fest, von wo der Künstler anreist.
2.1 Vergütungsmodelle
Bei der Vergütung von Künstlern für ein Gastspiel gibt es verschiede-
ne branchenübliche Modelle, die die Künstler unterschiedlich stark am
wirtschaftlichen Erfolg und Risiko des Auftritts beteiligen. Das reicht
von einer „einfachen“ Festgagenvereinbarung bis zu einem reinen
„Prozentdeal“, bei dem die Eintrittseinnahmen aufgeteilt werden. Die
wichtigsten Vergütungsmodelle sind:
• Festgage
• Mindestgage/Garantie plus prozentuale Beteiligung an den Ein-
trittseinnahmen ab Break-even
• Prozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen mit Garantie
• Prozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen
2.2 Gage und Eintrittsbeteiligung
Die Regelung über eine Festgage ist vordergründig simpel, man einigt Festgage
sich auf eine feste Summe als Gage für den Auftritt. In der Regel wer-
den Nettosummen vereinbart, d. h., die Umsatzsteuer kommt dazu
ebenso wie die üblichen oder verhandelten Nebenleistungen.
Diese Vergütung legt als Mindest- oder Garantiegage einen Sockelbe- Garantie + prozentuale
trag fest, den der Künstler auf jeden Fall erhält. Hinzu kommt eine Beteiligung an den
prozentuale Beteiligung an den Eintrittseinnahmen. Eintrittseinnahmen
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4. G 2.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsmanagement
Break-even Je nach Höhe der Garantiegage und der Höhe der prozentualen Betei-
ligung empfiehlt es sich für den Veranstalter, bei dieser Art der Vergü-
tung, einen so genannten Break-even auszuhandeln und vertraglich
festzulegen. Der Break-even entspricht den Aufwendungen des Veran-
stalters z. B. für Garantiegage, Technik, Promotion, Catering, Hotel.
Erst bei Einnahmen über den Break-even hinaus wird in diesem Fall
der Künstler prozentual beteiligt.
Die Höhe der prozentualen Beteiligung an den Eintrittseinnahmen ist
Verhandlungssache und liegt meistens zwischen 50 % und 80 % für
die Künstler.
2.3 Bühnenanweisungen
Wunschliste für In Bühnenanweisungen bestimmen die Künstler die für sie wünschens-
technische Ausstattung werte bzw. notwendige technische Ausstattung der Bühne und des Ver-
anstaltungsortes z. B. mit P. A., Licht, Vorhängen, Klavier/Flügel und
evtl. weiteren Instrumenten oder Verstärkern (Backline). Diese Bühnen-
anweisungen sind bei Vertragsformularen, die von den Künstlern for-
muliert sind, immer fester Vertragsbestandteil.
Abweichungen müssen Es empfiehlt sich unbedingt, diese Bühnenanweisungen genau zu le-
vereinbart werden! sen und im Vorfeld des Gastspiels eventuelle Abweichungen zu ver-
einbaren. Bühnenanweisungen sind Wunschlisten, von denen Abwei-
chungen durchaus üblich sind, aber sie müssen eben abgesprochen
werden.
Ein reibungsloser Ablauf eines Gastspiels kann durch seitens der Ver-
anstalter nicht abgestimmte Abweichungen von der Bühnenanweisung
erheblich gestört werden. Dies kann in seltenen, extremen Fällen zum
Abbruch des Gastspiels und Streit über die Zahlung der Gage oder
einer Konventionalstrafe führen.
Es empfiehlt sich immer eine direkte Abstimmung zwischen den örtli-
chen Technikern für Licht, Ton etc. und den Technikern der Künstler,
wenn Abweichungen von der Bühnenanweisung vereinbart werden
sollen.
Nehmen Sie die Anforderungen nach Aufbauhelfern ernst und halten
Sie sich an die diesbezüglichen Vereinbarungen.
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