Keynote "Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation" von Dr. Ulrich Kampffmeyer beim Neopost Business Brunch in Stuttgart am 18.05.2017
Inhalt
(1) Nur Schlagworte: Digitalisierung & Digitale Transformation?
(2) Die elektronische Rechnung: Nur ein Baustein?
(3) Status Quo: Verhelfen Standards der elektronischen Rechnung zum Durchbruch?
(4) Keine Insellösungen zulassen: Nur durchgängige Geschäftsprozesse machen Sinn!
(5) Aktuelle Trends: What’s next?
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35Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
4 Keine Insellösungen
zulassen:
Nur durchgängige
Geschäftsprozesse machen
Sinn.
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36Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Die Rechnung ist nur ein Dokument in einem
mehrstufigen Geschäftsprozess.
… es gibt ein Leben
vor und nach der Rechnung … .
Wichtig ist der Prozess:
Entstehung, Bereitstellung/Versendung,
Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Begleichung
und Speicherung.
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37Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Rechnungsaustausch „banal“
Absender Empfänger
erstellt &
versendet
erhält,
verarbeitet &
… bezahlt!
R
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38Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was kann alles passieren?
Die Rechnung selbst
einfach Sammel Vorab
Storno
berich-
tigte
Kopie
A ER
…
mehrere
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39Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Was kann alles passieren?
Der Transport der elektronischen Rechnung
versendet?
lesbar?
empfangen?
verarbeitbar?
A ER
abgehört
…
verschütt-
gegangen
…
korrumpiert
…
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40Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Typen von Prozessen
Unterschiede bei Prozessen:
• Manuelle Prozesse
• Manuell/teil-elektronifizierte Prozesse
• Automatisierte Prozesse
Typ des Prozesses:
• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend
• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend
Art der Prozesse:
Erstellung Empfang
Versand Verarbeitung
Verwaltung
Aufbewahrung
A E
A & E
41. Logo 2
41Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Automatisierung der Prozesse
Ziel ist die möglichst weitgehende und
kostensparende Automatisierung …
• Im Unternehmen ist das Rechnungswesen
in der Regel homogen und durchgehend
organisiert – beim Rechnungsaustausch
entsteht die Problematik durch die
unterschiedlichen Formate, Prozesse und
Systeme unterschiedlichster Unternehmen
und Personen.
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42Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Elektronischer Rechnungsaustausch
Die Idee: jeder kann mit jedem …
A E
Klein-Unternehmen
Manuell
Textverarbeitung
Fibu
Selbständiger
Manuell
Textverarbeitung
Steuerberater
Mittelständler
Manuell
Teilautomatisiert
Fibu
Institution
Teilautomatisiert
ERP
Groß-Unternehmen
Automatisiert
ERP
Konzern
Teilautomatisiert und
automatisiert
mehrere ERP
E A
43. Logo 2
43Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Elektronischer Rechnungsaustausch
Die Idee: jeder kann mit jedem …
A E
Klein-Unternehmen
Manuell
Textverarbeitung
Fibu
Selbständiger
Manuell
Textverarbeitung
Steuerberater
Mittelständler
Manuell
Teilautomatisiert
Fibu
Institution
Teilautomatisiert
ERP
Groß-Unternehmen
Automatisiert
ERP
Konzern
Teilautomatisiert und
automatisiert
mehrere ERP
E A
+
öffentliche
Verwaltung
+
Service Provider
+
Verbraucher
+ + + +
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44Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Erstellung und Bereitstellung
der elektronischen Rechnung
Der Ersteller und Versender elektronischer
Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form
die elektronische Rechnung bereitgestellt wird.
Er muss dabei aber berücksichtigen:
• Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder
verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine
– mit zusätzlichem Aufwand erstellte –
papiergebundene Rechnung zusätzlich oder
nachträglich zu erhalten.
• Bei einer unternehmens- oder branchen-
spezifischen Lösung kommt dem „On-Boarding“ der
Geschäftspartner (aber auch der Reduktion von
Lieferanten) ebenfalls eine Bedeutung zu.
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45Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Erstellung und Bereitstellung
der elektronischen Rechnung
Hauptprozesse
• Initialisierung
• Erzeugung
• Prüfung & Freigabe
• Bereitstellung für Übertragung
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46Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller
bekannt:
• Rechnungsgegenstand
• Rechnungsempfänger
Das Umfeld ist kontrolliert:
• Kontext
• Rechnungsnummer
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47Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
• Manuelle Rechnungserstellung
• Manuelle Verbuchung
• Versand einzeln über E-Mail
• Ablage der Rechnung in einem
„Aufbewahrungssystem“
• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder
beim Dienstleister)
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48Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
• Rechnungs-Template für die Textverarbeitung;
abhängig von der „Initiative“ des Absenders
• Automatisiertes Ausgabeformat für das
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter
• Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem
Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter
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49Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
Textverarbeitung
Fibu E-Mail
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50Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt
unterschiedliche Formen der Integration:
• Standardisierte Produkte und Dienstleistungen „ab
Lager“ mit durchgängigen elektronischen Bestell- und
Abwicklungsprozessen.
• Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen heraus
initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen Aktion.
• Individuelle oder speziell konfigurierte
Dienstleistungen und Produkte, die auch zu
individuellerer Rechnungslegung führen.
• Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert und
unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen;
gegebenenfalls auch Abstimmungsprozessen mit dem
Rechnungsempfänger.
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51Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Direkte Prozesse der Rechnungserstellung
• Manueller oder automatisierter Trigger zur Erstellung
von Rechnungen
• Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den
Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der
Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten
• Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch
• Push
Versand der Rechnung (E-Mail, X.400)
• Pull
Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum
Download bereitsteht (E-Mail, SMS, Social u.a.)
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52Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Indirekte Prozesse im Rahmen der
Rechnungserstellung
• Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung
und vertraglichen Konditionen
• Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und
Bewegungsdaten, die außerhalb des Systems
liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden
53. Logo 2
53Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
Primär für die Software, mit der
Rechnungen erstellt werden
• Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert
und über die Stammdaten zum
Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen
im erforderlichen Format erzeugt, zum
Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die
Ablage vorbereitet
• Diese Funktionalität wird in der Regel über den
Lieferanten/Systemintegrator der Software
bereitgestellt.
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54Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
Sekundär für die Software, mit der die
Erstellung von Rechnungen begleitet wird:
• Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem
Link auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls
bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger
zugestellt werden soll
• Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und
Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der Möglichkeit
Änderungen vorzunehmen
Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über
Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme
oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen
bereitgestellt werden.
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55Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen:
Vorfeld
Fibu/ERP
CRM
Kunde
Rechnung
andere
Projektmanagement
Dienst-
leistung Zeiterfassung
Verträge
andere
Produkt Warenwirtschaft
Bestellportal
andere
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56Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A Der Ersteller und Absender
Mittelständler und Groß-Unternehmen:
Ausgabe
Fibu/ERP E-Mail
Portal
Druck
Fax
SMS Notation
EDI / X.400
Stamm-
daten
Konverter
u.a.
Daten
Daten
Daten & Dokument
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Rechnung
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57Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Empfang und Verarbeitung
der elektronischen Rechnung
Grundsätzlich gilt, dass, unabhängig auf welchem
Weg und in welchem Format die Rechnungen das
Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen
Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.
Eine Rechnung ist eine Rechnung
ist eine Rechnung!
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58Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Empfang und Verarbeitung
der elektronischen Rechnung
Hauptprozesse
• Identifikation & Vorverarbeitung
• Buchung
• Prüfung & Freigabe
• Nachverarbeitung für die
Zahlung
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59Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Empfang und Verarbeitung
der elektronischen Rechnung
Der Empfänger ist von außen getrieben.
• Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen
Rechnungen verweigern.
• Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für
elektronische Rechnungen, so müssen diese
dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung
fremder Formate eingerichtet sein.
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60Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Empfang und Verarbeitung
der elektronischen Rechnung
Das Umfeld der Rechnung ist – teilweise –
bekannt:
• Bestellung
• Lieferanten-Daten und andere Stammdaten
• Verträge
• ggbf. längere Historie des
Rechnungsaustausches
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61Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Empfang und Verarbeitung
der elektronischen Rechnung
Hierbei spielt es eine Rolle,
(1) ob die Rechnung als
a) nur Daten (z.B. EDI),
b) Daten und Dokument (z.B. ZUGFeRD als
Attachment) oder
c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF
Attachment) empfangen wurden
(2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war
(originär elektronisch) oder erst nachträglich in
elektronische Form gebracht wurde (Scannen
sowie Scannen mit OCR und Extraktion der
Rechnungsdaten)
Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen
Verarbeitung von (1c).
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62Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit
Attachment (auch Fax)
• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den
Download der Rechnung
• (Scannen von Papier-Rechnung)
• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder
Dateiverzeichnis oder
Dokumentenmanagementsystem (und/oder
Ausdruck), oder, oder, oder ...
• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen
Dienstleister zum Verbuchen
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63Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
eigentlich nur organisatorisch, da
• der Empfang vorrangig über Standard-E-Mail
abgewickelt wird,
• nur manuell oder durch Dritten gebucht wird,
• und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig
sind.
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64Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen
E-Mail Fibu
Download
Fax
E-Mail
Upload
Dienstleister
Scan
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65Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung,
Umsetzung, Validierung, Import ins
Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von
Fehlern
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66Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Empfang und Import
• EDI
Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung,
Import ins Buchungssystem, Archivierung
Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern
• E-Mail mit Attachment
sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den
Rechnungserfassungsprozess.
Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse
• Papier-Rechnung
Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit
Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder
manuelle Weiterverarbeitung
• Workflow-basierter Rechnungsaustausch
(z.B. über Portale mit Partnern)
Automatisierter Empfang standardisierter Daten/Dokumente,
Download, Prüfung, Automatisierte Verarbeitung
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67Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Rechnungsprüfung
ein klassischer Prozess in zwei Varianten
• Integriert
In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe-Prozesse
direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den zu prüfenden
Rechnungen sind die empfangenen Dokumente zugeordnet und
können über einen Viewer angezeigt werden.
• Eigenständig
Es wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges Werkzeug
benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit Verlinkung auf die
zugehörigen Daten bereitstellt und entsprechend dem
Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP-Lösung die korrekten Daten
überstellt.
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68Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Rechnungsverarbeitung
• Für eine optimierte, automatisierte
Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangsdaten,
Regelwerke zur Verarbeitung (z.B. Skontierung,
Verbindung Vertragsmanagement u.a.) und zur Zahlung
notwendig (Bank-Anbindung, zukünftig E-Payment).
Hierfür werden die Dokumente nicht mehr benötigt,
sondern sind nur noch als Beleg mit den Daten
verknüpft.
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69Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
• Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen
notwendig, die auch die vereinbarten Schema
verarbeiten können.
Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung
der Rechnungsempfangsverarbeitung möglich.
Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf
Großunternehmen und spezielle
Branchenlösungen.
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70Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
• Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener
Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme
für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar:
• Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion
• Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis E-
Mail, Word, PDF oder anderen Formaten mit
Klassifikation und Datenextraktion
• Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument-
und Datenformate für die Weiterverarbeitung
• Anbindung an Postkorbsysteme,
Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP-
Systeme
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71Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen
Integration in die Anwendungslandschaft
• Sekundär für die Software, mit der Nutzung von
Eingangsrechnungen begleitet wird:
• Collaboration/Workflow in Freigabe- und
Archivierungsprozessen
• Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der
Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von
Protokollen
• Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie BI,
Analytics, Controlling und andere Werkzeuge
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72Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen:
Aufbereitung
Fibu/ERPE-Mail
Portal
Fax
EDI / X.400
Stamm-
daten
Rechnungs
-prüfung
u.a.
Daten
Daten
Dokument
Daten/Dokument
Dokument
Konverter
Papier
Scan
QS
OCR/
ICR
Klassifkation
Daten
Daten
Daten
Daten
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73Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
E Der Empfänger und Verarbeiter
Mittelständler und Groß-Unternehmen:
Nachbereitung
Fibu/ERP
Aufbewahrung
Analytics
Zahlungs-
verarbeitung
Audit-Trails
Cashflow-
Management
Währungs-
Management
Bankanwendung
usw.
Prüfungs- und
Freigabeprozess
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74Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Verwaltung und Aufbewahrung
der elektronischen Rechnung
Hauptprozesse
• Aufbewahrung/Archivierung
• Verwaltung der Aufbewahrungsfristen
• Protokollierung
(Prüfung/Nachvollziehbarkeit/
Audit Trails)
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75Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Verwaltung und Aufbewahrung
der elektronischen Rechnung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie
unterliegen den Regelungen von HGB, AO und
GoBD.
Was ist aufzubewahren?
• Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen zugehörigen
Systemen in maschinell auswertbarer Form.
• Belege (Dokumente, Datensätze) in recherchierbarer
Form. Soweit maschinelle Auswertbarkeit ursprünglich
gegeben war, muss diese erhalten bleiben.
• Audit-Trails der Verarbeitungs- und
Aufbewahrungssysteme
• Konfigurationsdaten und Verfahrensdokumentation
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76Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
Buchungsdaten
Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel in
einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für die
Ordnungsmäßigkeit.
Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus diesem
System ausgelagert werden, ist die ordnungsmäßige
Aufbewahrung der Buchungsdaten in der Regel
gewährleistet.
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77Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den
Regelungen von HGB, AO und GoBD.
Belege
• Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind
(z.B. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt
werden und muss mit diesem nicht auflösbar verknüpft sein
(gleicher Index).
• Belege werden häufig separat in einem revisionssicheren
elektronischen Archiv abgelegt. Hierbei ist zu unterscheiden,
ob
• der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System
möglich ist (HSM-Ansatz) oder
• der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig vom
ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies erlaubt auch
anderen Systemen die Nutzung der archivierten
Dokumente und Daten
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78Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Verwaltung und Aufbewahrung
HSM & revisionssichere Archivierung
HSM
Archivspeicher
BPMCapture E-MailERP ERP u.a.
Aufbewahrung & Archivierung
Archivsystem
Aufbewahrung
nur nutzbar durch
das ERP, da dort
der Index liegt
Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle
angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv
über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index
für den Zugriff verfügt.
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79Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Handlungsbedarf
Handlungsbedarf:
Projekt Elektronische Archivierung
Ergebnisse
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)
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80Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Verwaltung und Aufbewahrung
Handlungsbedarf
Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)
Das
Problem sind
die roten und
besonders die
gelben
Doppellungen
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81Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Die Prozesskette
Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit
Bei der Integration der elektronischen Rechnung in bestehende
Systemlandschaften sind häufig zahlreiche Systeme direkt oder
indirekt tangiert.
Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu
berücksichtigen:
• Durchgängige Prozesssicherheit
Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow-Software
gesteuert und sichergestellt werden.
• Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Diese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die alle
Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende protokollieren.
In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die
Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und Empfang
berücksichtigt werden.
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82Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
A & E Die Dokumentation der Prozesskette
Verfahrensdokumentation nach GoBD:
• für die Erstellung, Versendung und
Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen
und
• für Empfang, Verarbeitung und
Aufbewahrung der Eingangsrechnungen
ist die Beschreibung der zugehörigen
Organisation, Prozesse und Systeme in der
Verfahrensdokumentation erforderlich.
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91Elektronische Rechnung als Komponente digitaler Transformation Neopost Business Brunch 18.05.2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
Es war mir ein Vergnügen!
Dr. Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Präsentation, weitere Informationen...
www.PROJECT-CONSULT.com
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